Quer aprender como usar a função PROCV Excel? Além disso ainda vou te mostrar como fazer PROCV entre planilhas e arquivos diferentes!
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A função PROCV é uma fórmula do Excel que permite ao usuário fazer uma procura na vertical de alguma informação, seja ela um número ou texto.
Desta forma, é possível, a partir de um valor, encontrar uma informação em uma tabela que esteja relacionado com esse valor procurado.
Essa procura é muito útil quando temos uma tabela muito grande e precisamos procurar informações nela. Fazer isso de forma manual é muito trabalhoso e toma muito tempo.
A função PROCV deve ser escrita da seguinte forma:
=PROCV(valor procurado; células onde podem estar as informações; matriz tabela)
Observação: a função PROCV Excel sempre realiza procuras em “L”, ou seja, de cima para baixo e da esquerda para a direita.
Sintaxe do PROCV Excel
Para conseguir sucesso no uso desse método, é necessário estar atento a sua sintaxe.
Os argumentos são: valor procurado, matriz_tabela, número do índice da coluna e o tipo de procura. Agora, vamos entender melhor esses argumentos, explicando cada um.
Como usar a função PROCV Excel
Como vimos, a função que estamos estudando é ideal para fazer buscas e filtragem de dados.
Você fornece uma certa categoria que deseja buscar para resgatar exatamente o que deseja ou algo aproximado.
1- Organizar os dados
Antes de usar essa função, sempre lembre de organizar muito bem os dados. O método apenas lê da esquerda para a direita, sempre nessa ordem, então é necessário contar com dados devidamente formatados e organizados.
2- Informar à função o que e onde procurar
O primeiro atributo a definir é o valor procurado, ou seja, o que queremos resgatar da tabela. Corresponde ao dado que geralmente já temos e gostaríamos de localizar na nossa tabela para manipular ou recuperar alguma informação-chave.
É comum preencher a parte do valor procurado com alguma célula, ou seja, você só precisa indicar ela e seu valor.
A segunda parte da função delimita o intervalo onde o método vai procurar aquela informação do primeiro atributo. Na maioria dos casos, o objetivo é procurar na tabela inteira, então esse intervalo abrange todas as células.
Quando o caso envolver a busca em um intervalo específico, é só definir o range corretamente e você vai ter uma busca eficiente e bem-feita.
3- Informar de qual coluna gerar os dados
A próxima informação a definir no método é o número do índice da coluna. Contando da esquerda à direita, é o número que corresponde à coluna do dado que você deseja buscar.
Ou seja, o usuário geralmente vai usar a PROCV com um dado que já tem, que pode ser um identificador. No entanto, o objetivo é recuperar um dado associado na tabela, como já comentamos.
Nesse caso, é nessa parte da função que você define com um número inteiro qual coluna deseja recuperar.
Por isso, falamos da necessidade de organização dos dados, principalmente para atender ao critério deste argumento em específico. Ele precisa que as colunas estejam delimitadas, na ordem certa, para que seja possível buscar o dado correto.
Você pode variar esse número caso queira outros dados associados com aquele código que está procurando. Esse atributo funciona como um filtro, um parâmetro para filtrar as informações necessárias e relevantes.
4- Correspondência exata ou aproximada
Essa parte é um pouco mais complexa. Trata-se de um campo para definir se você busca uma correspondência exata ou aproximada ao que está procurando.
Se você define como Falso ou 0, isso diz ao método que você procura algo exatamente como aquela informação que você definiu. Se, por sua vez, o valor é Verdadeiro ou 1, a função vai buscar uma ocorrência similar, aproximada.
Usar o 1 é uma forma de prevenir erros na execução da função — principalmente quando seu código identificador for um conjunto de números ou uma combinação complexa de números e letras. Caso você tenha digitado algo errado, a função ainda retorna o que você deseja.
Se for um número, pode ser interessante buscar aproximações caso você não digite o número completo (sem as casas decimais, por exemplo).
Exemplo prático de uso da função PROCV
Vamos utilizar o PROCV quando queremos encontrar uma informação relacionada ao dado que temos inicialmente.
Neste caso, vamos procurar, em uma tabela pequena para facilitar a demonstração, o código de uma venda, para que a partir dele possamos obter o valor de venda daquele código em específico.
Tabela com o resultado final:
Para usarmos a função PROCV vamos começar escrevendo-a na célula G2 e verificar quais são os argumentos necessários para que essa função funcione.
Escrita e argumentos da fórmula PROCV Excel:
Essa função possui 4 argumentos, como já vimos. Sabendo dessas informações teremos a seguinte função.
Fórmula completa com todos os argumentos:
Como todos os argumentos preenchidos basta pressionar a tecla ENTER para obter o resultado.
Resultado final baseado no código a esquerda:
Então, toda vez que o código na célula F2 for alterado a fórmula vai ser atualizada e vai pegar automaticamente o valor de venda do código em questão.
Alterando o código para verificar a funcionalidade da fórmula:
Portanto, temos uma fórmula que se atualiza automaticamente para buscar um dado específico em uma tabela.
Isso evita com que o usuário tenha que fazer uma busca manual que demanda tempo, especialmente se a tabela for muito grande.
Essa é uma fórmula muito utilizada no Excel pela sua funcionalidade e é uma função intermediária do Excel.
Neste caso, é possível acrescentar as outras 3 informações utilizando a mesma função, o único argumento que seria alterado para cada uma dessas informações seria o núm_índice, que é a coluna na qual aquele dado será obtido.
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Nesta aula eu quero te mostrar como fazer PROCV entre arquivos e planilhas no Excel.
Essa é uma dúvida de muitas pessoas, mas o processo é muito simples. Se você já sabe fazer o PROCV basta utilizá-lo normalmente.
Vou te mostrar 2 exemplos o primeiro é como fazer o PROCV entre planilhas diferentes e o segundo é como fazer o PROCV entre arquivos diferentes.
Para explicar vou utilizar 2 arquivos que estão no material didático desta aula.
Em um desses arquivos temos 2 planilhas (abas), vamos fazer um PROCV entre as abas. O outro arquivo vai ser usado para fazermos o PROCV entre arquivos diferentes.
Usando o PROCV Excel entre Abas Diferentes
Vamos completar a tabela da aba Consulta com as informações da tabela que está na aba Base Vendedor.
Na célula abaixo da palavra Idade (aba Consulta) inicie a função -> vamos escrever:
=PROCV(primeiro argumento;…
O primeiro argumento da função é o valor procurado, neste caso a célula onde está o nome do vendedor na aba Consulta -> B3, dê ponto e vírgula e vamos ao próximo argumento.
O segundo argumento é a matriz onde vamos procurar o nome e a idade que vamos retornar, essas informações estão na outra aba -> clique na planilha Base Vendedor e selecione todas as colunas da tabela, novamente vamos colocar o ponto e vírgula e passar ao terceiro argumento.
O terceiro argumento é o número da coluna onde vamos buscar o resultado, neste caso queremos retornar a coluna idade -> coluna 2 -> “;”.
O quarto argumento é a correspondência que queremos, neste caso, correspondência exata, então coloque Falso.
=PROCV(B3;’Base Vendedor’!B3:D17;2;Falso)
Observe que o procedimento é essencialmente o mesmo, a única diferença é que no argumento onde buscamos o resultado em outra planilha, o próprio Excel coloca o nome da planilha na fórmula.
Usando o PROCV entre Arquivos Diferentes
Para completar a coluna Valor na planilha que está na aba Consulta, vamos ter que buscar o resultado em outro arquivo, o procedimento é essencialmente o mesmo.
=PROCV(B3;'[Arquivo 2.xlsx]Base’!$B$3:$C$17;2;falso)
Usando o mesmo procedimento podemos observar que a diferença é somente a identificação que o Excel coloca no argumento exportado de outro arquivo.
O Excel identifica o nome do arquivo, a aba e o intervalo, expõe essa informação na fórmula e nada mais, o restante funciona igual. É necessário ter na planilha do arquivo 2, uma coluna com os nomes para que a função possa se orientar e consiga encontrar o valor correto.
Você sabe como fazer o PROCV Excel com valores repetidos? Nesta aula vamos usar o PROCV com a mesma finalidade da função FILTRO, mas que funciona em qualquer versão do Excel.
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Fala Impressionadores! Na aula de hoje eu quero te mostrar como fazer PROCV Excek com valores repetidos que funciona em qualquer versão que você tenha.
Nessa aula nós vamos utilizar a função PROCV Excel, a função CONT.SES e a função SEERRO (para o tratamento de erros no Excel).
Vamos criar algumas colunas auxiliares para fazer a busca de informações no Excel e trazer todas as informações, pois só com o PROCV “normal” não vamos conseguir isso.
E aí, bora aprender a utilizar o PROCV para buscar valores repetidos na tabela e trazer todos eles sem que eles sejam iguais?
Vamos usar esta tabela para a explicação:
Nesta tabela, alguns nomes se repetem como a Mariana Félix, então nosso objetivo é usar o PROCV para retornar todas às vezes que o nome aparece na lista.
O PROCV procura a informação de cima para baixo e, assim que encontra a primeira combinação, retorna o resultado sem verificar se existem outros nomes iguais na lista, ele para no primeiro que encontra.
Nós podemos encontrar esse resultado mais facilmente utilizando a fórmula Filtro, mas essa função só funciona na versão mais recente do Excel.
Nesta aula vamos combinar duas funções para obter o mesmo resultado da função FILTRO, a forma que vamos fazer agora é mais trabalhosa, mas, pode ser feita em qualquer versão do Excel.
Nomes repetidos
Se você filtrar a planilha pelo nome Mariana Felix, verá que ele se repete 6 vezes – Como retornar os 6 resultados?
Para começar, vamos precisar identificar o nome + a posição dele, por exemplo, Mariana Felix1, Mariana Felix2, Mariana Felix3, e assim sucessivamente.
Todos os nomes têm que possuir o número correspondente a quantas vezes ele está se repetindo na tabela, para isso vamos precisar de algumas colunas auxiliares, em uma das colunas vamos copiar o mesmo nome da célula de busca conforme imagem abaixo:
Na coluna ao lado vamos colocar a posição do nome
Nosso PROCV agora será um PROCV com chave composta, ele vai buscar a Mariana Felix na posição 1, na posição 2,3 e assim por diante.
Para melhorar a visualização vamos criar mais uma coluna e concatenar(&) o nome com o número.
Resultado
Esses valores que acabamos de criar vão ser os valores procurados pelo PROCV, mas, para que isso dê certo, precisamos ter na tabela onde será feita a pesquisa uma coluna com os valores iguais aos dessa coluna, uma deve referenciar a outra, assim conseguimos fazer a busca.
É aqui que entra o uso da função CONT.SES, com esta função vamos conseguir indicar quantas vezes aquele nome está aparecendo na tabela, vamos então, criar uma coluna auxiliar na tabela com os dados e fazer a contagem:
Na segunda linha preenchida da tabela escreva: =CONT.SES(
O primeiro argumento será o intervalo da tabela, vamos selecionar de C3 até C4 como na imagem abaixo, nosso objetivo é saber quantas vezes o nome João Lira aparece apenas neste intervalo
O segundo argumento é o valor que estamos procurando, podemos então clicar na célula onde está escrito João Lira, célula C4, feche os parênteses e dê enter.
Observe que a função dá 1 como resultado, ou seja, neste intervalo o nome João Lira apareceu apenas 1 vez, neste caso podemos facilmente confirmar que o resultado está correto.
Nosso objetivo agora é replicar para as outras células essa função, porém, não podemos apenas puxar para baixo, se fizermos isso o intervalo de critério vai se deslocar para baixo à medida que puxarmos, e não vai permitir a contagem na lista toda.
Temos que trancar a primeira célula do intervalo de critério, deste modo o intervalo sempre vai começar da primeira célula e vai se estendendo à medida que puxarmos para as demais células.
Após trancar a primeira célula do intervalo de critério -> dê enter, após isso, para arrastar para as demais células você pode dar dois cliques no canto inferior direito da célula onde está a função, assim a função desce até o final da planilha e conta todos os nomes da lista.
Quando o nome está repetido aparece o número correspondente ao tanto de vezes que o nome se repetiu na coluna com a função:
Agora só precisamos concatenar o nome da lista com esses números para ter a referência que precisávamos.
Crie uma coluna e vamos fazer o mesmo que fizemos anteriormente, concatenar o nome ao número:
Agora só precisamos ajustar, arrastando as funções para a primeira linha e colocando os títulos das colunas.
PROCV Excel
Já podemos usar o PROCV, na primeira linha onde vamos procurar por Estado escreva =PROCV(
O primeiro argumento é o valor procurado nele vamos indicar a primeira célula da coluna onde temos -> nome + número auxiliar ao lado da tabela onde buscamos as respostas:
O segundo argumento é a matriz tabela, nele vamos colocar toda a tabela a partir da coluna B onde temos a referência de nome + número.
No terceiro argumento vamos colocar o número da coluna onde está a resposta que queremos retornar, neste caso é a coluna de Estado, coluna 4 contando a partir da primeira coluna da matriz selecionada.
Por fim o último argumento é se queremos a correspondência exata ou não, neste argumento é bom sempre colocar a correspondência exata, ou seja, zero.
Feche com os parênteses, dê enter e arraste para todas as células abaixo. Para buscar o telefone ao lado o processo é o mesmo, precisamos apenas trocar o terceiro argumento de 4 para 5, porque a informação de telefone está na quinta-coluna da matriz.
Mensagem de Erro
O principal assunto desta aula, que é retornar diversos valores já foi cumprido, porém, a partir de agora se você filtrar um nome que apareça menos vezes do que a Mariana Felix na tabela, as linhas que não forem preenchidas vão ficar com uma mensagem de erro.
Observe que o nome João Lira aparece apenas 2 vezes, nas linhas abaixo temos mensagens de erro, não é algo que tira a funcionalidade, porém, é sempre bom manter o melhor aspecto possível em seus trabalhos, para corrigir vamos utilizar a função SEERRO().
Função SEERRO():
Primeiro argumento
O primeiro argumento será o PROCV que já montamos.
Segundo argumento
O segundo argumento é o que queremos que apareça caso o primeiro argumento resulte em erro, então vamos colocar um espaço vazio no segundo argumento -> “ “, pois não queremos que apareça nada.
Como ficou a função na coluna -> Estado
=SEERRO(PROCV(J5;B:F;4;0); ” “)
Como ficou a função na coluna -> Telefone
=SEERRO(PROCV(J5;B:F;5;0); ” “)
Corrija a função na primeira célula e em seguida arraste para as demais. Feito isso, podemos ocultar as colunas auxiliares e já temos nosso PROCV retornando corretamente todos os valores da tabela correspondente ao nome da busca sem erros!
Resultado
Problemas comuns do PROCV Excel
A PROCV Excel também pode apresentar alguns problemas, mas, se você tiver os conhecimentos necessários, é possível resolver facilmente esses dilemas.
Veja quais são os problemas mais recorrentes:
Aqui no blog da Hashtag Treinamentos, é possível encontrar mais detalhes sobre os problemas recorrentes de PROCV.
Dicas para usar a fórmula PROCV Excel
A primeira dica, para você poder usar bem a função PROCV, é usar a fórmula com todas as suas informações completas — vale rever o exemplo que colocamos na videoaula.
Além disso, procure sempre ter tabelas bem organizadas, com as informações separadas por colunas, por exemplo: código de produto, nome, preço, cor, tamanho.
Mais uma dica bem importante é conhecer os principais problemas da função PROCV. É comum que as fórmulas do Excel, vez ou outra, apresentem alguns defeitos.
Mas, como dissemos, com alguns conhecimentos, dá para driblar esses dilemas.
Falando em conhecimentos, a última dica é para você buscar ainda mais informações e práticas sobre o Excel.
Isso é possível com o curso de Excel 100% on-line da Hashtag Treinamentos. Você tem acesso a videoaulas e a exercícios, que podem ser assistidos e feitos em qualquer hora e lugar.
Nunca é demais lembrar que, quando se é expert em Excel, dá para garantir vagas de emprego excelentes, surpreender os colegas de trabalho e crescer muito profissionalmente.
Vale a pena aproveitar!
Nessa aula eu te mostrei como funciona o PROCV Excel, qual a sua funcionalidade e qual a restrição que essa função tem.
Vimos a sua estrutura, dicas e a explicação detalhada de cada argumento da fórmula, esta é uma função muito importante no Excel e dominá-la vai ser um diferencial quando você precisar criar dashboards e planilhas automáticas.
Por mais que tenha uma restrição, você deve ter notado que é uma função ainda muito utilizada, não é a toa que muitas pessoas já ouviram falar no tal PROCV Excel.
É uma fórmula muito útil, pois consegue te auxiliar na busca de informações e pode fazer isso de forma muito rápida, o que é mais eficiente do que buscar de forma manual entre diversas linhas de informação.
Aproveitem a aula! Eu fico por aqui! Até breve,
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Sócio fundador e especialista em Python da Hashtag Treinamentos. Criador do Método Impressionador para ensinar pessoas comuns a crescerem na carreira e se destacarem na empresa usando o Python.
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