Quer aprender como usar a função PROCV Excel? Aprenda como usar essa função tão importante e famosa e veja como fazer PROCV no Excel entre planilhas e arquivos diferentes!
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O que você vai aprender hoje?
PROCV Excel – Como Fazer PROCV no Excel
A função PROCV é uma das mais populares e úteis no Excel, amplamente utilizada para localizar e recuperar informações específicas em tabelas extensas, facilitando a busca de dados em grandes volumes de informações.
O nome PROCV vem da expressão “procura vertical”, pois realiza a busca em colunas organizadas verticalmente.
Desta forma, é possível, a partir de um valor, encontrar uma informação em uma tabela que esteja relacionado com esse valor procurado.
Essa função é extremamente útil quando lidamos com uma tabela extensa e precisamos localizar informações nela.
Fazer isso manualmente seria muito trabalhoso e consome bastante tempo. Por isso, nesta aula, vou mostrar como utilizar o PROCV no Excel para buscar informações em uma mesma planilha, entre diferentes planilhas e até em arquivos distintos.
O que é a Função PROCV?
A função PROCV permite buscar em uma coluna específica de uma tabela ou intervalo de dados e retornar um valor correspondente de outra coluna.
Por exemplo, podemos encontrar o preço de um produto ou a nota de um aluno com base no código ou nome. A fórmula PROCV é escrita assim:
=PROCV(valor procurado; células onde podem estar as informações; matriz tabela)
Observação: a função PROCV sempre faz buscas em “L”, ou seja, de cima para baixo e da esquerda para a direita.
Sintaxe do PROCV Excel
Para utilizar a função corretamente, é importante entender a sintaxe e cada um de seus argumentos:
- Valor_procurado – É o valor que será buscado na tabela. Por exemplo, vamos buscar o valor na célula F2.
- Matriz_tabela – Aqui, definimos o intervalo que contém as informações a serem buscadas. Por exemplo, nossa tabela vai de A1 a D18.
- Índice_coluna – Número da coluna na qual desejamos buscar o valor correspondente. Se quisermos a informação da quarta coluna, esse valor será 4.
- Procurar_intervalo – Especifica o tipo de correspondência: exata (FALSO ou 0) ou aproximada (VERDADEIRO ou 1).
Como usar a função PROCV no Excel
A função PROCV é ideal para buscas e filtragem de dados no Excel. Com ela, você pode buscar uma categoria específica e retornar valores exatos ou aproximados.
1 – Organizar os dados:
Antes de usar o PROCV, organize bem os dados. A função só lê da esquerda para a direita, então, os dados precisam estar formatados e organizados adequadamente.
2 – Informar à função o que e onde procurar:
O primeiro atributo a definir é o valor procurado, ou seja, o que queremos localizar na tabela. Esse valor geralmente é um dado que já temos e do qual gostaríamos de extrair informações específicas na tabela.
É comum preencher essa parte com uma célula específica, bastando indicá-la com seu valor.
A segunda parte da função define o intervalo em que a busca será realizada. Normalmente, o objetivo é procurar na tabela inteira, então o intervalo cobre todas as células.
Se a busca for em um intervalo específico, basta definir o range corretamente para obter uma busca precisa e eficiente.
3 – Informar de qual coluna gerar os dados:
O próximo atributo a definir na função é o índice da coluna onde está o dado que você deseja recuperar. Esse índice é o número correspondente à coluna, contado da esquerda para a direita, que contém a informação desejada.
Por isso, geralmente o usuário utiliza o PROCV com um identificador existente e busca um dado associado na tabela. Nessa parte da função, basta definir com um número inteiro qual coluna deve ser recuperada.
A organização dos dados é essencial aqui, já que a função requer que as colunas estejam na ordem correta para garantir a recuperação do dado correto.
Esse número pode variar caso você precise de outros dados relacionados ao código procurado, funcionando como um filtro para as informações necessárias.
4 – Correspondência exata ou aproximada:
Esse atributo define se você deseja uma correspondência exata ou aproximada. Ao definir como FALSO ou 0, a função busca exatamente o valor indicado. Se for VERDADEIRO ou 1, a função busca uma correspondência aproximada.
Utilizar 1 é uma maneira de evitar erros, especialmente se o identificador for complexo, composto por números e letras. Assim, a função ainda pode retornar o valor desejado mesmo em caso de digitação incorreta.
Para valores numéricos, a correspondência aproximada é útil se não houver precisão decimal no valor inserido, como ao omitir casas decimais.
Exemplo prático de uso da função PROCV
A função PROCV é extremamente útil quando queremos localizar informações relacionadas a um dado específico. Neste exemplo, vamos buscar o código de uma venda em uma tabela para obter o valor de venda associado a esse código.
Tabela com o resultado final:
Para usar a função PROCV, começaremos escrevendo-a na célula G2 e revisando os argumentos necessários para que a função funcione corretamente.
Escrita e argumentos da fórmula PROCV Excel:
Essa função possui quatro argumentos, como já vimos. Considerando essas informações, a fórmula completa com todos os argumentos ficará assim:
Após preencher todos os argumentos, basta pressionar a tecla ENTER para obter o resultado.
Resultado final baseado no código a esquerda:
Então, toda vez que o código na célula F2 for alterado a fórmula vai ser atualizada e vai pegar automaticamente o valor de venda do código em questão.
Alterando o código para verificar a funcionalidade da fórmula:
Assim, temos uma fórmula que se atualiza automaticamente, buscando um dado específico em uma tabela, o que evita que o usuário precise realizar buscas manuais – algo que demanda tempo, especialmente em tabelas grandes.
Essa é uma fórmula amplamente usada no Excel, sendo uma função intermediária em termos de complexidade.
Utilizando PROCV para buscar várias informações:
Com essa mesma fórmula, é possível obter outras informações, alterando apenas o argumento núm_índice, que corresponde à coluna na qual o dado será extraído.
PROCV Entre Planilhas e Arquivos Diferentes no Excel
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PROCV Entre Planilhas e Arquivos Diferentes
Nesta aula, vamos mostrar como fazer PROCV entre diferentes arquivos e planilhas no Excel, uma dúvida comum para muitos usuários.
O processo é simples: se você já sabe como utilizar o PROCV, basta aplicá-lo normalmente. Vamos ver dois exemplos: o primeiro usa o PROCV entre planilhas diferentes, e o segundo, entre arquivos diferentes.
Para ilustrar, utilizaremos os dois arquivos disponíveis no material disponível para download desta aula. Em um desses arquivos temos 2 planilhas (abas), vamos fazer um PROCV entre as abas. O outro arquivo vai ser usado para fazermos o PROCV entre arquivos diferentes.
Usando o PROCV Excel entre Abas Diferentes
Vamos completar a tabela da aba Consulta com informações da tabela Base Vendedor. Na célula abaixo da palavra “Idade” (aba “Consulta”), inicie a função escrevendo: PROCV(
- O primeiro argumento é o valor procurado. Neste caso, é a célula onde está o nome do vendedor na aba Consulta (B3). Coloque um ponto e vírgula e vá para o próximo argumento.
- O segundo argumento é a matriz onde vamos procurar o nome e a idade a serem retornados. Essas informações estão na aba Base Vendedor. Clique nessa aba e selecione todas as colunas da tabela, coloque o ponto e vírgula e passe ao terceiro argumento.
- O terceiro argumento é o número da coluna onde está o dado que queremos retornar. Neste caso, queremos a coluna “Idade,” que é a segunda coluna, então digite 2 e ponto e vírgula.
- O quarto argumento define a correspondência que queremos. Como queremos uma correspondência exata, escreva Falso.
=PROCV(B3;'Base Vendedor'!B3:D17;2;Falso)
Observe que o procedimento é essencialmente o mesmo; a única diferença é que, ao buscar o resultado em outra planilha, o Excel automaticamente insere o nome da planilha na fórmula.
Usando o PROCV entre Arquivos Diferentes
Para preencher a coluna “Valor” na aba “Consulta,” buscaremos o resultado em outro arquivo. O processo é essencialmente o mesmo.
=PROCV(B3;'[Arquivo 2.xlsx]Base'!$B$3:$C$17;2;falso)
Usando o mesmo procedimento podemos observar que a diferença é somente a identificação que o Excel coloca no argumento exportado de outro arquivo.
O Excel identifica o nome do arquivo, a aba e o intervalo, expõe essa informação na fórmula e nada mais, o restante funciona igual.
É necessário ter na planilha do arquivo 2, uma coluna com os nomes para que a função possa se orientar e consiga encontrar o valor correto.
PROCV com Valores Repetidos no Excel [Funciona em Qualquer Versão]
Você sabe como fazer PROCV com valores repetidos? Nesta aula, vamos usar o PROCV com uma finalidade similar à função FILTRO, para buscar múltiplas ocorrências de um mesmo valor. Este método funciona em qualquer versão do Excel.
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PROCV com Valores Repetidos no Excel
Neste caso, vamos combinar a função PROCV com as funções CONT.SES e SEERRO para tratar possíveis erros e listar todas as ocorrências de um mesmo valor erros no Excel.
Como o PROCV sozinho não consegue retornar várias ocorrências, usaremos colunas auxiliares para localizar e exibir todas as vezes em que o valor aparece.
E aí, bora aprender a utilizar o PROCV para buscar valores repetidos na tabela e trazer todos eles sem que eles sejam iguais?
Base de Dados de Exemplo
Em alguns casos, como com o nome “Mariana Félix”, há entradas duplicadas em uma lista, e nosso objetivo é retornar todas as ocorrências de “Mariana Félix”.
A função PROCV busca informações de cima para baixo e retorna apenas a primeira correspondência, parando a busca e ignorando repetições subsequentes.
A solução mais rápida seria utilizar a fórmula Filtro, mas ela está disponível apenas nas versões mais recentes do Excel.
Neste guia, vamos combinar duas funções para obter o mesmo resultado do FILTRO, usando qualquer versão do Excel. Este método é um pouco mais detalhado, mas eficaz.
Nomes Repetidos
Se você filtrar a planilha pelo nome Mariana Felix, verá que ele se repete 6 vezes – Como retornar os 6 resultados?
Para começar, vamos precisar identificar o nome + a posição dele, por exemplo, Mariana Felix1, Mariana Felix2, Mariana Felix3, e assim sucessivamente.
Todos os nomes têm que possuir o número correspondente a quantas vezes ele está se repetindo na tabela, para isso vamos precisar de algumas colunas auxiliares, em uma das colunas vamos copiar o mesmo nome da célula de busca conforme imagem abaixo:
Na coluna ao lado vamos colocar a posição do nome
Nosso PROCV agora será um PROCV com chave composta, ele vai buscar a Mariana Felix na posição 1, na posição 2,3 e assim por diante.
Para melhorar a visualização vamos criar mais uma coluna e concatenar(&) o nome com o número.
Resultado:
Esses valores que acabamos de criar vão ser os valores procurados pelo PROCV, mas, para que isso dê certo, precisamos ter na tabela onde será feita a pesquisa uma coluna com os valores iguais aos dessa coluna, uma deve referenciar a outra, assim conseguimos fazer a busca.
É aqui que entra o uso da função CONT.SES, com esta função vamos conseguir indicar quantas vezes aquele nome está aparecendo na tabela, vamos então, criar uma coluna auxiliar na tabela com os dados e fazer a contagem:
Na segunda linha preenchida da tabela escreva: =CONT.SES(
O primeiro argumento será o intervalo da tabela, vamos selecionar de C3 até C4 como na imagem abaixo, nosso objetivo é saber quantas vezes o nome João Lira aparece apenas neste intervalo
O segundo argumento é o valor que estamos procurando, podemos então clicar na célula onde está escrito João Lira, célula C4, feche os parênteses e dê enter.
Observe que a função dá 1 como resultado, ou seja, neste intervalo o nome João Lira apareceu apenas 1 vez, neste caso podemos facilmente confirmar que o resultado está correto.
Nosso objetivo agora é replicar para as outras células essa função, porém, não podemos apenas puxar para baixo, se fizermos isso o intervalo de critério vai se deslocar para baixo à medida que puxarmos, e não vai permitir a contagem na lista toda.
Temos que trancar a primeira célula do intervalo de critério, deste modo o intervalo sempre vai começar da primeira célula e vai se estendendo à medida que puxarmos para as demais células.
Após trancar a primeira célula do intervalo de critério -> dê enter, após isso, para arrastar para as demais células você pode dar dois cliques no canto inferior direito da célula onde está a função, assim a função desce até o final da planilha e conta todos os nomes da lista.
Quando o nome está repetido aparece o número correspondente ao tanto de vezes que o nome se repetiu na coluna com a função:
Agora só precisamos concatenar o nome da lista com esses números para ter a referência que precisávamos.
Crie uma coluna e vamos fazer o mesmo que fizemos anteriormente, concatenar o nome ao número:
Agora só precisamos ajustar, arrastando as funções para a primeira linha e colocando os títulos das colunas.
PROCV Excel
Já podemos usar o PROCV, na primeira linha onde vamos procurar por Estado escreva =PROCV(
O primeiro argumento é o valor procurado nele vamos indicar a primeira célula da coluna onde temos -> nome + número auxiliar ao lado da tabela onde buscamos as respostas:
O segundo argumento é a matriz tabela, nele vamos colocar toda a tabela a partir da coluna B onde temos a referência de nome + número.
No terceiro argumento vamos colocar o número da coluna onde está a resposta que queremos retornar, neste caso é a coluna de Estado, coluna 4 contando a partir da primeira coluna da matriz selecionada.
Por fim o último argumento é se queremos a correspondência exata ou não, neste argumento é bom sempre colocar a correspondência exata, ou seja, zero.
Feche com os parênteses, dê enter e arraste para todas as células abaixo. Para buscar o telefone ao lado o processo é o mesmo, precisamos apenas trocar o terceiro argumento de 4 para 5, porque a informação de telefone está na quinta-coluna da matriz.
Mensagem de Erro
O principal assunto desta aula, que é retornar diversos valores já foi cumprido, porém, a partir de agora se você filtrar um nome que apareça menos vezes do que a Mariana Felix na tabela, as linhas que não forem preenchidas vão ficar com uma mensagem de erro.
Observe que o nome João Lira aparece apenas 2 vezes, nas linhas abaixo temos mensagens de erro, não é algo que tira a funcionalidade, porém, é sempre bom manter o melhor aspecto possível em seus trabalhos, para corrigir vamos utilizar a função SEERRO().
Função SEERRO():
- Primeiro argumento: O primeiro argumento será o PROCV que já montamos.
- Segundo argumento: O segundo argumento é o que queremos que apareça caso o primeiro argumento resulte em erro, então vamos colocar um espaço vazio no segundo argumento -> “ “, pois não queremos que apareça nada.
Como ficou a função na coluna -> Estado
=SEERRO(PROCV(J5;B:F;4;0); " ")
Como ficou a função na coluna -> Telefone
=SEERRO(PROCV(J5;B:F;5;0); " ")
Corrija a função na primeira célula e em seguida arraste para as demais. Feito isso, podemos ocultar as colunas auxiliares e já temos nosso PROCV retornando corretamente todos os valores da tabela correspondente ao nome da busca sem erros!
Resultado:
Problemas comuns do PROCV Excel
A PROCV Excel também pode apresentar alguns problemas, mas, se você tiver os conhecimentos necessários, é possível resolver facilmente esses dilemas.
Veja quais são os problemas mais recorrentes:
- falta da menção do intervalo (a quarta informação da fórmula);
- erro “informação não disponível”, que pode ser resolvido quando você usa a função substituir;
- erros de formatação das células;
- formatação personalizada (o ideal é sempre usar somente números e letras, sem pontos e outros tipos de caracteres).
Aqui no blog da Hashtag Treinamentos, é possível encontrar mais detalhes sobre os problemas recorrentes de PROCV.
Dicas para usar a fórmula PROCV Excel
A primeira dica, para você poder usar bem a função PROCV, é usar a fórmula com todas as suas informações completas — vale rever o exemplo que colocamos na videoaula.
Além disso, procure sempre ter tabelas bem organizadas, com as informações separadas por colunas, por exemplo: código de produto, nome, preço, cor, tamanho.
Mais uma dica bem importante é conhecer os principais problemas da função PROCV. É comum que as fórmulas do Excel, vez ou outra, apresentem alguns defeitos. Mas, como dissemos, com alguns conhecimentos, dá para driblar esses dilemas.
Falando em conhecimentos, a última dica é para você buscar ainda mais informações e práticas sobre o Excel. Isso é possível com o curso de Excel 100% on-line da Hashtag Treinamentos. Você tem acesso a videoaulas e a exercícios, que podem ser assistidos e feitos em qualquer hora e lugar.
Conclusão – PROCV Excel
A função PROCV é uma ferramenta valiosa para gerenciar e recuperar dados em tabelas grandes no Excel. Com ela, você pode automatizar buscas, encontrar informações rapidamente e até criar relatórios dinâmicos.
Nessa aula eu te mostrei como funciona o PROCV Excel, qual a sua funcionalidade e qual a restrição que essa função tem.
Vimos a sua estrutura, dicas e a explicação detalhada de cada argumento da fórmula, esta é uma função muito importante no Excel e dominá-la vai ser um diferencial quando você precisar criar dashboards e planilhas automáticas.
Por mais que tenha uma restrição, você deve ter notado que é uma função ainda muito utilizada, não é a toa que muitas pessoas já ouviram falar no tal PROCV Excel.
É uma fórmula muito útil, pois consegue te auxiliar na busca de informações e pode fazer isso de forma muito rápida, o que é mais eficiente do que buscar de forma manual entre diversas linhas de informação.
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Hashtag Treinamentos
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