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PROCV Aproximado – Como usar o PROCV com correspondência aproximada

João Paulo Lira

O PROCV aproximado no Excel serve para classificar um valor dentro de uma faixa, como definir o status de um vendedor pelo faturamento. Veja o passo a passo, a lógica por trás e os cuidados.

Introdução – PROCV Aproximado no Excel: Busca por Faixa de Valores

Se você já precisou classificar dados por faixa de valores, tipo dar um status para cada vendedor conforme o faturamento, sabe como é chato montar um monte de condições. O PROCV aproximado resolve isso com uma única fórmula, e é bem mais simples do que parece.

Neste guia você vai entender o que é o PROCV aproximado, quando usar, e fazer o passo a passo com um exemplo real de classificação por faixa de valores. Também vamos explicar a lógica que ele usa por trás e os cuidados para não cair nas armadilhas mais comuns.

O PROCV aproximado é o PROCV com o último argumento igual a VERDADEIRO (ou 1). Em vez de procurar um valor idêntico, ele encontra o maior valor que seja menor ou igual ao procurado, o que é perfeito para encaixar um número dentro de uma faixa. Para funcionar, a primeira coluna da tabela precisa estar em ordem crescente, e o recurso vale para números, não para texto.

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O que é o PROCV aproximado e quando usar

O PROCV é a função de procura vertical do Excel, que busca um valor na primeira coluna de uma tabela e retorna uma informação relacionada. Se você ainda não domina o básico, vale conferir antes o nosso guia completo da função PROCV no Excel.

A diferença do PROCV aproximado está só no último argumento, o procurar_intervalo. Quando você usa FALSO (ou 0), o Excel procura o valor exato. Quando usa VERDADEIRO (ou 1), ele faz a busca aproximada, encontrando o maior valor que seja menor ou igual ao procurado.

Isso é exatamente o que você precisa quando trabalha com faixas de valores. Pense em classificar vendedores por faturamento, notas por conceito ou pedidos por faixa de frete: você não tem cada valor possível na tabela, tem intervalos. O PROCV aproximado encaixa cada número na faixa certa sem que você precise montar várias condições.

Como fazer o PROCV aproximado no Excel passo a passo

No nosso exemplo temos uma tabela com o faturamento de cada vendedor e, à direita, uma tabela de status por faixa de faturamento. O objetivo é preencher o status de cada vendedor automaticamente.

Tabela de faturamento e tabela de status por faixa para o PROCV aproximado no Excel
  1. Monte a tabela de faixas: na tabela de status, deixe na primeira coluna os valores mínimos de cada faixa, sempre em ordem crescente, e na última coluna o resultado que você quer retornar (o status).
  2. Escreva o PROCV: na coluna de status, use o faturamento como valor procurado, selecione a tabela de faixas como matriz e informe a coluna do status como número de índice.
  3. Ative a busca aproximada: no último argumento, coloque VERDADEIRO (ou 1). É isso que diz ao Excel para encaixar o valor na faixa em vez de procurar um valor idêntico.

Na prática, a fórmula fica com esta estrutura, apontando o faturamento para a tabela de faixas e retornando o status:

Codigo
=PROCV(C2;$G$2:$I$6;3;VERDADEIRO)
Função PROCV com busca aproximada preenchendo o status no Excel

Repare que o resultado bate certinho com a tabela: um faturamento entre 60.001 e 75.000 recebe o status Esmeralda. Depois, é só replicar a fórmula para as demais linhas.

Replicando a fórmula do PROCV aproximado para as demais células no Excel

Vale lembrar que, para buscar o vendedor pelo nome e trazer o faturamento, você usaria o mesmo PROCV, mas com FALSO no último argumento, porque aí a busca precisa ser exata. É o contraste que mostra o poder do quarto argumento: FALSO para valores exatos, VERDADEIRO para faixas.

Como o PROCV aproximado funciona por trás

Entender a lógica evita boa parte dos erros. O PROCV aproximado lê apenas a primeira coluna da matriz, a coluna dos valores mínimos, e vai comparando de cima para baixo até encontrar um valor maior que o procurado. Quando isso acontece, ele volta uma linha e retorna o resultado daquela faixa.

Uma forma mais intuitiva de imaginar é ir testando de baixo para cima. Para um faturamento de 65.000, o raciocínio seria:

  • É maior que 95.001? Não, vamos para o próximo.
  • É maior que 85.001? Não, vamos para o próximo.
  • É maior que 75.001? Não, vamos para o próximo.
  • É maior que 60.001? Sim, então retornamos o status dessa faixa.

Como só a primeira coluna é levada em conta, aquela coluna de valor máximo que costuma aparecer na tabela é apenas visual, para as pessoas enxergarem os limites de cada faixa. O Excel ignora essa coluna no cálculo.

PROCV aproximado usando apenas a coluna de valores mínimos no Excel
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Cuidados ao usar o PROCV aproximado

Três detalhes fazem toda a diferença entre um resultado certo e um erro silencioso:

  • Ordene a primeira coluna em ordem crescente. Como a busca para no primeiro valor maior que o procurado, uma tabela fora de ordem devolve a faixa errada.
  • Use apenas com números. O PROCV aproximado foi feito para faixas numéricas. Com texto, ele tende a retornar informações erradas ou nem encontra o valor.
  • Comece a tabela com um valor inicial. Se a primeira faixa não começar do zero (ou do menor valor possível), os valores abaixo do primeiro mínimo ficam sem classificação.

Se mesmo assim aparecer um resultado estranho ou um erro na sua fórmula, vale conferir o nosso guia com os 10 erros mais comuns do PROCV e como resolvê-los, que cobre desde o #N/D até problemas de formatação.

PROCV aproximado, PROCX e outras alternativas

A grande vantagem do PROCV aproximado é substituir aquele emaranhado de condições. Sem ele, você precisaria empilhar várias funções SE ou usar a função SES para cada faixa, o que deixa a fórmula longa e difícil de manter.

Se você usa o Excel 2021 ou o Microsoft 365, também dá para fazer a busca aproximada com o PROCX, a função mais moderna que veio para suceder o PROCV. Para entender as diferenças e decidir qual usar, veja o nosso artigo sobre a diferença entre PROCV e PROCX. O PROCV aproximado, por outro lado, tem a vantagem de funcionar em qualquer versão do Excel.

Conclusão

O PROCV aproximado é uma daquelas soluções simples que economizam muito trabalho. Trocando um único argumento para VERDADEIRO, você classifica qualquer valor por faixa sem montar dezenas de condições, seja para status de vendedores, conceitos de notas ou categorias de preço.

Agora que você entende a lógica e os cuidados, é só praticar nas suas próprias planilhas. E se quiser dominar o PROCV e todas as principais fórmulas do Excel de forma estruturada, conheça o curso de Excel completo da Hashtag Treinamentos.

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso Canal do YouTube!

O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: Numa aula ao vivo, depois de revisar o PROCV exato, o instrutor classifica 2.000 linhas em dez status pelo faturamento, numa tabela com o mínimo de cada faixa: com 0 no último argumento a busca dá #N/D, e com 1 cada faturamento cai na faixa certa, desde que a coluna dos mínimos esteja em ordem crescente.

Neste vídeo (28 min):

  • 4:15 - Numa base com CPFs e nomes inventados, o caso é o de uma empresa de marketing multinível: classificar cada pessoa, pelo faturamento, em dez status, de iniciante a titã.
  • 4:56 - Mostra o resultado esperado com o João Martins: com R$ 65.000, entre 60.000 e 75.000 na tabela de mínimos e máximos, ele é esmeralda; com 22.000, ouro; com 8.600, júnior.
  • 6:16 - Revisa os quatro argumentos do PROCV e lembra que o último, o procurar intervalo, aparece entre colchetes por ser opcional: 0 e FALSO dão no mesmo, e 1 ou VERDADEIRO é a procura aproximada.
  • 9:56 - Na revisão do PROCV exato, o valor procurado é a célula I16, onde se escolhe o nome, e não o nome entre aspas, que não acompanharia a troca de nome na célula.
  • 10:18 - A matriz tabela vai das colunas B a D, porque a primeira coluna tem de ser a dos nomes, o que se procura, e o número índice é 3, porque o faturamento é a terceira informação da matriz.
  • 12:29 - Com 1 no último argumento, a busca pela Mariana Félix devolve 99.000, o faturamento de outra pessoa; com 0, vem o certo, 78.000.
  • 18:44 - No caso dos status, com =PROCV(D2;I3:K12;3;0), o PROCV procura exatamente os 58.000 de D2 na primeira coluna da matriz, a dos mínimos, não acha e devolve #N/D.
  • 20:02 - Com 1, o PROCV não para no valor mais próximo de 58.000, o 60.001, e sim no maior valor dentre os menores, o mínimo da faixa entre 40 mil e 60 mil, e responde safira.
  • 22:30 - Com 19.500, os menores são 0, 5.001, 10.001 e 15.001: o PROCV para no 15.001 e, pelo 3 no número índice, responde prata.
  • 24:25 - Tranca a matriz tabela com F4, porque ela é a mesma para todas as linhas, e com um duplo clique no canto inferior direito da célula a classificação desce para todo mundo.

Trechos do vídeo:

  • No PROCV com 1, ou VERDADEIRO, no último argumento, a busca não para no valor mais próximo do procurado: para no maior valor da primeira coluna que não passa dele, o que o instrutor resume como o maior dentre os menores.
  • Em busca por texto, como um nome, o último argumento do PROCV vai com 0, ou FALSO, que só aceita o valor exato: com 1, a busca pode devolver o valor de outra linha.
  • Numa tabela de faixas para o PROCV com 1, a coluna de máximo serve só de referência: a busca acontece apenas na primeira coluna da matriz, a dos mínimos.
  • O PROCV não traz o que está à esquerda da coluna procurada, como um CPF antes da coluna dos nomes; para isso, o instrutor indica o PROCX, nas versões do Excel que já o têm, ou ÍNDICE com CORRESP.
  • Segundo o instrutor, não são tantos os casos para o 1 no último argumento do PROCV: o indicado é a tabela em que cada faixa tem mínimo, máximo e uma classificação, onde o PROCV evita uma SE dentro da outra (com dez status, seriam nove).

FAQ - Perguntas Frequentes sobre PROCV Aproximado

1. Qual a diferença entre PROCV exato e aproximado?

O PROCV exato (FALSO ou 0) só retorna um valor idêntico ao procurado. O PROCV aproximado (VERDADEIRO ou 1) retorna o maior valor que seja menor ou igual ao procurado, ideal para classificar números por faixa de valores.

2. O PROCV aproximado funciona com texto?

Não é recomendado. O PROCV aproximado foi feito para números, como faixas de valores. Com texto, ele tende a retornar resultados errados ou não encontrar o valor procurado.

3. Por que a tabela precisa estar em ordem crescente?

Porque a busca aproximada percorre a primeira coluna de cima para baixo até achar um valor maior que o procurado e retorna a faixa anterior. Se a coluna não estiver em ordem crescente, o resultado fica errado.

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João Paulo Lira

Sócio e Professor

Sócio fundador e especialista em Python da Hashtag Treinamentos. Criador do Método Impressionador para ensinar pessoas comuns a crescerem na carreira e se destacarem na empresa usando o Python.

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