Planilha de Funil de Vendas: CRM Completo no Excel [Download]
Baixe grátis e veja como usar uma planilha de funil de vendas completa, com CRM automático, etapas, dashboard e fórmulas prontas para sua equipe.
O que você vai ver aqui?
Introdução
Se os leads da sua equipe estão espalhados em anotações, conversas e planilhas soltas, uma planilha de funil de vendas organiza tudo em um só lugar. Cada oportunidade é registrada uma vez e acompanhada do primeiro contato até o fechamento, ganho ou perdido, enquanto a planilha calcula sozinha o pipeline, o valor ponderado, os alertas de follow-up e o desempenho de cada vendedor.
O modelo que você baixa aqui é completo: cinco abas que conversam entre si, fórmulas protegidas, listas suspensas, formatação condicional, tabela dinâmica com segmentação de dados e um dashboard comercial com 16 indicadores e seis gráficos. Ele já vem com 110 leads fictícios de uma empresa que vende software de gestão para outras empresas, para você ver tudo funcionando antes de colocar os seus dados.
Nas próximas seções, você vai conhecer cada aba, entender o que preencher no dia a dia e aprender a ler os números que a planilha entrega.
Para fazer o download do(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha com o seu e-mail:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Conheça as 5 abas da planilha de funil de vendas
A planilha segue uma lógica de antes, durante e depois. A capa e as configurações você ajusta uma vez, a base de dados é onde a rotina acontece, e a análise dinâmica e o dashboard mostram os resultados.
| Aba | Para que serve | Você digita? |
|---|---|---|
| Capa | Passo a passo de uso, legenda de cores, etapas do funil e boas práticas | Não |
| Dashboard | 16 indicadores e seis gráficos com a visão do time inteiro | Não |
| Base de Dados | Uma linha por oportunidade, do cadastro ao fechamento | Sim, é a única aba do dia a dia |
| Análise Dinâmica | Tabela dinâmica com segmentação por vendedor, mês de entrada e origem | Não, só filtra |
| Configurações | Etapas, probabilidades, origens, segmentos, equipe, metas e alertas | Só na preparação |
Existe ainda uma sexta aba, Apoio, que fica oculta e guarda os cálculos auxiliares dos gráficos do dashboard. Não precisa mexer nela.
Esse modelo é pensado para vendas consultivas, com várias etapas até o fechamento. Se você vende para pessoas físicas e quer focar no cadastro de clientes e no histórico de compras, a planilha de cadastro de clientes pode servir melhor. E se a ideia é entender cada recurso montando do zero, veja como fazer uma planilha CRM no Excel.
Leia a capa antes de começar
A capa funciona como um manual de bolso. Ela traz um passo a passo de uso em cinco etapas, links para as outras abas, a legenda de cores e a tabela das etapas do funil com a probabilidade padrão de cada uma.
Vale gastar um minuto na legenda, porque as mesmas cores aparecem em toda a planilha:
| Cor | Significado |
|---|---|
| Cabeçalho azul | Campo de entrada, que você preenche |
| Cabeçalho cinza | Campo calculado, protegido |
| Laranja (Esfriando) | Lead sem contato há mais dias que o limite, sete por padrão |
| Vermelho (Atrasada) | A data da próxima ação já passou |
| Amarelo (Vence em breve) | A próxima ação vence em até dois dias |
| Verde (Alta probabilidade) | Negócio aberto com probabilidade a partir de 70% |
| Célula amarela | Parâmetro editável na aba de configurações |
Ajuste as configurações para a sua empresa
É na aba de configurações que você adapta a planilha ao seu negócio. As células em amarelo claro são as editáveis, e o que você muda aqui atualiza sozinho as listas suspensas, a base de dados e o dashboard.
| Bloco | O que você ajusta |
|---|---|
| 1. Etapas do funil | Nome, ordem e probabilidade padrão de cada etapa |
| 2. Origens do lead | Indicação, Site, Redes Sociais, Evento, Cold Call e Marketing |
| 3. Segmentos de clientes | Agronegócio, Distribuição, Educação, Indústria e outros quatro |
| 4. Equipe comercial | Vendedor, regional e meta mensal (a meta de seis meses é calculada) |
| 5. Motivos de perda | Preço, concorrência, sem orçamento, projeto adiado, sem retorno e funcionalidade |
| 6. Metas mensais da empresa | Rótulo, início do mês e valor da meta de cada um dos seis meses |
| 7. Parâmetros de alerta | Dias sem contato para o lead esfriar e antecedência do aviso de vencimento |
As probabilidades padrão do exemplo são 10% na prospecção, 25% na qualificação, 50% na proposta enviada, 75% na negociação, 100% no fechamento ganho e 0% no fechamento perdido.
O parâmetro que mais merece atenção é o número de dias para o lead esfriar. No exemplo são sete, mas o certo depende do seu ciclo de vendas: em uma venda rápida, sete dias sem contato já é muito tempo; em um contrato grande, que leva meses, 14 ou 30 dias podem fazer mais sentido.
O nome da empresa fictícia, NexaGest Software, aparece só nos títulos da capa, do dashboard e da base. Para trocá-lo, edite esses títulos.
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Começar agora
Registre e acompanhe cada lead na base de dados
A base de dados é o coração da planilha. Cada linha é uma oportunidade, e é aqui que a equipe passa a maior parte do tempo. Para cadastrar, basta preencher a próxima linha vazia.
Saiba o que preencher e o que é calculado
A base tem 25 colunas. As de cabeçalho azul são suas, e as de cabeçalho cinza são preenchidas por fórmulas e ficam bloqueadas, para ninguém apagar uma fórmula sem querer.
| Momento | Colunas que você preenche | Colunas calculadas |
|---|---|---|
| Cadastro | ID (ex.: OP-0111), Empresa, Contato, Segmento, Origem do Lead, Vendedor, Data de Entrada | Regional, Mês de Entrada |
| Negociação | Etapa do Funil, Valor Estimado, Prob. Ajuste Manual (opcional) | Probabilidade, Valor Ponderado, Nível no Funil |
| Follow-up | Último Contato, Próxima Ação, Data Próx. Ação | Dias sem Contato, Alerta Contato, Alerta Ação |
| Encerramento | Data de Fechamento e, se perdido, Motivo de Perda e Etapa na Perda | Ciclo (dias) |
Segmento, origem, vendedor, etapa e motivo de perda são escolhidos em listas suspensas criadas com validação de dados, que puxam os itens da aba de configurações. Assim ninguém escreve "Indicacao" numa linha e "Indicação" em outra.
Quase todas as fórmulas começam com a função SE, para a célula ficar vazia enquanto a linha não tem dados. Dentro delas entram ÍNDICE e CORRESP, que buscam nas configurações a probabilidade da etapa e a regional do vendedor, e HOJE, que calcula os dias sem contato e os alertas.
Alguns cuidados mantêm tudo funcionando:
- As fórmulas estão prontas até a linha 404, o que comporta cerca de 400 oportunidades.
- Não insira colunas no meio da base, como recomenda a própria capa. Cada coluna é ligada às outras abas por um intervalo nomeado, como BD_Etapa e BD_Valor, que você vê no gerenciador de nomes.
- A senha para desproteger as abas está escrita na própria capa. Se for compartilhar o arquivo e quiser que a proteção valha de verdade, troque a senha antes.
Avance as etapas e use a probabilidade a seu favor
Todo lead entra como prospecção e avança pela lista suspensa: qualificação, proposta enviada, negociação e, no fim, fechamento ganho ou fechamento perdido. Cada etapa tem uma cor própria na coluna Etapa do Funil, do azul claro da prospecção ao verde do fechamento ganho e ao vermelho claro do fechamento perdido.
A probabilidade vem sozinha da etapa. Se o vendedor tem motivo para achar que a chance é maior ou menor que a padrão, ele digita o percentual na coluna Prob. Ajuste Manual, e esse valor passa a valer no lugar do padrão. O valor ponderado é o valor estimado multiplicado pela probabilidade:
| Lead | Etapa | Valor estimado | Probabilidade | Valor ponderado |
|---|---|---|---|---|
| Metalúrgica Alvorada S.A. | Negociação | R$ 99.000 | 75% (padrão) | R$ 74.250 |
| Magazine Sete Lagoas Ltda | Negociação | R$ 39.000 | 90% (ajuste manual) | R$ 35.100 |
O valor ponderado mostra quanto aquele negócio vale de forma realista, e é ele que ajuda a decidir quem atender primeiro: um contrato grande com chance alta merece mais atenção do que um pequeno que mal saiu da prospecção.
Quando um negócio fecha, registre a Data de Fechamento. Se ele foi perdido, escolha também o Motivo de Perda e a Etapa na Perda. Essa etapa é o que permite ao dashboard calcular a conversão real do funil, contando quem chegou a cada fase mesmo que tenha sido perdido depois.
Priorize com os alertas e a formatação condicional
A formatação condicional é o que faz a base mostrar, sem você procurar, onde está o problema.
- Dias sem contato e Esfriando. A planilha subtrai o último contato da data de hoje. Se passar do limite configurado, a coluna Alerta Contato mostra Esfriando, e o ID, a empresa e o contato daquela linha ficam laranja.
- Atrasada, Vence em breve e No prazo. A coluna Alerta Ação compara a data da próxima ação com hoje. Ação vencida pinta o começo da linha de vermelho; ação que vence em até dois dias aparece em amarelo.
- Alta probabilidade. As colunas Probabilidade e Valor Ponderado ficam verdes quando o negócio está aberto e a chance fica entre 70% e 99%.
- Barra de dados no valor estimado. Quanto maior o contrato, mais preenchida a célula.
Os alertas só valem para negócios abertos. Ganhos e perdidos saem da conta.
Um detalhe sobre os dados de exemplo: como os alertas dependem da data de hoje e os leads fictícios param em setembro de 2026, com o passar do tempo quase todos os negócios abertos vão aparecer como esfriando e atrasados. É esperado. Com os seus dados, atualizados no dia a dia, os alertas ficam precisos.
Filtre os dados com tabela dinâmica e segmentação
A aba de análise dinâmica tem uma tabela dinâmica que soma o valor estimado por vendedor e por etapa do funil, e já vem com três segmentações de dados conectadas: Vendedor, Mês de Entrada e Origem do Lead.
Basta clicar nos botões para filtrar: só um vendedor, só os leads que entraram em agosto e setembro, só os que vieram por indicação, ou tudo isso combinado. Ctrl + clique seleciona vários itens, e o ícone de funil com X limpa o filtro.
Quer filtrar também por região? Clique na tabela dinâmica, vá em Análise da Tabela Dinâmica, Inserir Segmentação de Dados e marque o campo Regional, que já está disponível. O mesmo vale para segmento, etapa ou qualquer outra coluna da base.
A tabela dinâmica lê só as linhas preenchidas da base e se atualiza ao abrir o arquivo. Se cadastrar leads com ele aberto, use Dados, Atualizar Tudo.
Acompanhe o time no dashboard comercial
O dashboard reúne a visão do time inteiro e se atualiza sozinho a cada lead registrado. Todos os números são fórmulas ligadas à base, como SOMASES e CONT.SES, então não há nada para clicar ou atualizar.
Leia os 16 indicadores do topo
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Pipeline aberto | Soma do valor estimado dos negócios em andamento |
| Pipeline ponderado | O mesmo pipeline multiplicado pelas probabilidades |
| Receita fechada | Soma dos contratos ganhos |
| Ticket médio | Receita fechada dividida pelos contratos ganhos |
| Ciclo médio de vendas | Dias, em média, da entrada ao fechamento ganho |
| Taxa de win e taxa de loss | Ganhos e perdidos sobre o total de negócios encerrados |
| Leads ativos e total de leads | Negócios no funil agora e todos os cadastrados |
| Leads esfriando e ações atrasadas | Quantas linhas estão com cada alerta |
| Negócios ganhos e perdidos | Contagem de cada tipo de fechamento |
| Conversão lead em venda | Ganhos sobre o total de leads |
| Meta acumulada e % da meta | Soma das metas mensais e quanto a receita já cobriu |
No exemplo, 20 negócios ganhos e 14 perdidos dão taxa de win de 58,8%, e a receita fechada de R$ 1.961.000 cobre 106% da meta acumulada de R$ 1.850.000.
Entenda o funil, as metas e o ranking de vendedores
Abaixo dos indicadores vêm cinco blocos de análise. Os dois primeiros mostram o funil e as metas:
- Funil de vendas e conversão por etapa. Quantos leads chegaram a cada etapa, quantos estão nela hoje, o valor parado em cada uma e a conversão para a etapa seguinte. No exemplo, 110 leads entraram, 81 chegaram à qualificação e 20 viraram contrato.
- Evolução mensal, vendas fechadas contra a meta. O realizado de cada mês ao lado da meta, com o percentual em verde a partir de 100%, amarelo entre 80% e 99% e vermelho abaixo de 80%.
O terceiro bloco é o ranking de vendedores, ordenado pela receita ganha, com contratos, win rate, pipeline aberto e percentual da meta de seis meses de cada um.
O ranking é o lugar para comparar a equipe. Para mergulhar nos negócios de um vendedor específico, use a segmentação Vendedor na aba de análise dinâmica.
Os dois últimos blocos explicam o resultado. O de ganhos e perdas mostra os motivos de perda em quantidade, percentual e valor perdido:
E o de desempenho por origem compara leads, ganhos, conversão, receita e ticket médio de cada canal:
Esse último bloco costuma render as decisões mais práticas. No exemplo, o site traz o maior volume de leads, mas converte só 6,7%, enquanto a indicação converte 56,3%. É o tipo de informação que muda onde a equipe investe tempo.
Se você quiser montar painéis assim nas suas próprias planilhas, o passo a passo do dashboard comercial no Excel mostra como.
Conclusão
Com a planilha de funil de vendas, sua equipe registra cada oportunidade em um só lugar e deixa o trabalho pesado com as fórmulas: probabilidade e valor ponderado, alertas de lead esfriando e de ação atrasada, conversão por etapa, metas, ranking de vendedores e motivos de perda. Tudo atualizado a cada lead cadastrado.
Baixe o modelo, ajuste as configurações à sua realidade, apague os leads de exemplo e comece pelos negócios que estão abertos hoje. E se quiser dominar fórmulas, validação de dados, formatação condicional e tabela dinâmica para criar os seus próprios controles comerciais, conheça o curso Excel Impressionador.
Caso prefira esse conteúdo no formato de videoaula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
FAQ - Perguntas Frequentes sobre Planilha de Funil de Vendas
A planilha de funil de vendas serve para qualquer tipo de negócio?
Serve para qualquer venda que passa por etapas antes de fechar. O exemplo é B2B, mas etapas, probabilidades, origens, segmentos, motivos de perda, equipe e metas são todos editáveis na aba de configurações.
Preciso saber fórmulas avançadas para usar a planilha?
Não. No dia a dia você só preenche a base de dados e escolhe opções nas listas suspensas. As fórmulas já estão prontas e protegidas até a linha 404.
Como faço para ver os números de um vendedor específico?
Use o ranking de vendedores no dashboard para comparar a equipe, e a segmentação Vendedor na aba de análise dinâmica para filtrar os negócios de uma pessoa.
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