Planilha de Controle de Notas Fiscais no Excel [Grátis]
Baixe a planilha de controle de notas fiscais no Excel grátis: calcule ISS e retenções, veja o que está em aberto e gere a cobrança de cada nota de serviço.
O que você vai ver aqui?
Introdução
Emitir a nota é só metade do trabalho. Depois vem saber quanto ficou retido de imposto, quanto vai cair na conta, qual cliente está atrasado e quanto você faturou no ano. A planilha de controle de notas fiscais junta tudo isso em um arquivo só, pensada para autônomos e pequenas empresas de serviço.
Neste artigo, você baixa o modelo pronto no Excel, entende cada aba e aprende a calcular ISS, retenções federais e valor líquido com fórmulas simples. A planilha ainda monta um documento de cobrança para cada nota, pronto para enviar em PDF.
Para fazer o download da planilha, preencha com o seu e-mail:
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Por que controlar as notas fiscais em uma planilha
O sistema da prefeitura, ou o Emissor Nacional da NFS-e, emite a nota, mas não responde às perguntas do dia a dia: quem já pagou, o que está vencido, quanto foi retido e quanto você realmente recebeu. Sem esse controle, é comum descobrir um atraso semanas depois ou se assustar com um depósito menor do que o valor da nota.
A planilha registra cada nota emitida e, a partir do valor e das alíquotas, calcula o líquido a receber, o vencimento e a situação. Ela não emite nota fiscal nem substitui o sistema oficial: é o seu controle interno de faturamento e cobrança.
Se a sua necessidade é acompanhar todos os recebimentos da empresa, inclusive os que não têm nota, a planilha de contas a receber complementa bem este controle.
Como usar a planilha de controle de notas fiscais
A planilha tem seis abas: Início, Configurações, Clientes, Notas, Emitir nota e Painel. As colunas com título azul-escuro são para preencher e as de título cinza são calculadas. Os dados que vêm preenchidos são de um exemplo fictício: um designer de Belo Horizonte com 27 notas emitidas de janeiro a setembro de 2026.
Preencha os dados do prestador e as alíquotas
Na aba Configurações, informe os seus dados (nome ou razão social, CNPJ ou CPF, inscrição municipal, endereço e contato) e a forma de pagamento que vai aparecer na cobrança, como a chave PIX.
Ao lado ficam as alíquotas. Os valores do modelo são exemplos e precisam ser confirmados com o seu contador, porque o ISS varia de município para município e as retenções dependem do tipo de serviço e de quem contrata.
| Imposto | Alíquota do exemplo | Quando entra |
|---|---|---|
| ISS | 5% | Sobre o valor do serviço. É descontado do líquido quando o cliente retém |
| IRRF | 1,5% | Retido por cliente pessoa jurídica em alguns serviços |
| PIS, COFINS e CSLL | 0,65% + 3% + 1% = 4,65% | Retidos juntos (CSRF) por cliente pessoa jurídica em alguns serviços |
Registre as notas e acompanhe os pagamentos
Primeiro, cadastre os clientes na aba Clientes, com o prazo de pagamento combinado com cada um. A planilha mostra quanto cada cliente faturou no ano e quanto ainda deve.
Depois, a cada nota emitida, preencha uma linha na aba Notas: número, data de emissão, cliente, descrição, valor e se há ISS retido e retenções federais. O resto é calculado: CNPJ do cliente, ISS, retenções, valor líquido, vencimento e situação.
Quando o cliente pagar, preencha a data de pagamento e a situação muda para Paga. As demais situações são Vencida, Vence em breve (até 5 dias), A vencer e Cancelada, esta última quando você marca a nota como cancelada.
Gere o documento de cobrança de cada nota
Na aba Emitir nota, escolha o número da nota na lista. A planilha monta um documento com o layout de uma nota de serviço: seus dados, os dados do tomador, a descrição, os valores com as retenções, o líquido a pagar, o vencimento e os dados para pagamento. Use Arquivo > Imprimir para salvar em PDF e enviar ao cliente.
Todos os campos vêm da aba Notas com ÍNDICE e CORRESP, usando o número da nota como chave. O documento tem um aviso no rodapé de que não tem valor fiscal. Se você trabalha com recibos em vez de nota, a planilha de controle de recibos é a opção mais indicada.
Analise o faturamento no painel
No Painel, escolha o ano e veja o faturado bruto, o recebido líquido, o que está em aberto e o que está vencido. No exemplo, o designer faturou R$ 74.730,00 em 2026 e tem R$ 15.020,10 a receber, dos quais R$ 8.955,30 já venceram.
O painel ainda traz o faturamento e o recebimento mês a mês com gráfico, os impostos retidos, os cinco maiores clientes e a lista das notas em aberto, das vencidas para as que vencem mais tarde.
Para enxergar a entrada de dinheiro junto com as saídas da empresa, leve esses números para uma planilha de fluxo de caixa.
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Como calcular ISS, retenções e valor líquido no Excel
As contas de imposto são multiplicações simples, mas valem dois cuidados: arredondar cada valor para duas casas, como na nota oficial, e só descontar o que foi de fato retido. Nas fórmulas abaixo, o valor do serviço está na coluna G, "ISS retido?" na H e "Retém federais?" na I.
O ISS é o valor vezes a alíquota, com a função ARRED:
=ARRED(G6*Configurações!$F$7;2)As retenções federais só entram quando a coluna I diz "Sim". A soma das alíquotas (IRRF 1,5% e CSRF 4,65%) dá 6,15%:
=SE(I6="Sim";ARRED(G6*SOMA(Configurações!$F$8:$F$11);2);0)O líquido é o valor menos as retenções e menos o ISS, quando ele foi retido:
=G6-K6-SE(H6="Sim";J6;0)Na nota 101 do exemplo, de R$ 3.200,00, com ISS retido e retenções federais, a conta fica assim:
| Item | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Valor do serviço | R$ 3.200,00 | |
| (−) Retenções federais | 3.200 × 6,15% | R$ 196,80 |
| (−) ISS retido | 3.200 × 5% | R$ 160,00 |
| (=) Valor líquido | R$ 2.843,20 |
Por fim, o vencimento soma à data de emissão o prazo do cliente, buscado na aba Clientes:
=C6+SEERRO(ÍNDICE(Clientes!$G$6:$G$55;CORRESP(D6;Clientes!$B$6:$B$55;0));0)Para conferir as regras de cada retenção, vale ler este resumo sobre retenções em serviços prestados a pessoa jurídica.
Monte o faturamento mês a mês com SOMASES entre datas
O quadro mês a mês do painel soma as notas emitidas entre o primeiro e o último dia de cada mês, deixando as canceladas de fora. É a técnica de SOMASES entre datas: DATA monta o primeiro dia do mês, e FIMMÊS encontra o último.
=SOMASES(Notas!$G$6:$G$505;Notas!$O$6:$O$505;"<>Cancelada";Notas!$C$6:$C$505;">="&DATA(Ano;Mês;1);Notas!$C$6:$C$505;"<="&FIMMÊS(DATA(Ano;Mês;1);0))Na planilha, Ano vem da célula do painel e Mês é o número da linha (1 para janeiro, 2 para fevereiro e assim por diante). Para o recebido, a lógica é a mesma, somando o valor líquido pela data de pagamento.
Cuidados com a NFS-e e o seu contador
A planilha organiza o controle, mas as regras fiscais mudam e variam por cidade. Alguns pontos merecem atenção:
- A planilha não emite nota. A NFS-e é emitida no sistema da prefeitura ou no Emissor Nacional, e o documento de cobrança da planilha não tem valor fiscal.
- MEI usa o Emissor Nacional. Desde setembro de 2023, o microempreendedor individual emite a NFS-e pelo padrão nacional.
- ME e EPP do Simples também. A Resolução CGSN nº 189/2026 tornou a NFS-e nacional obrigatória para microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional a partir de 1º de setembro de 2026.
- Alíquotas mudam por município. Confirme a alíquota de ISS da sua cidade e quais retenções valem para o seu serviço antes de usar os números da planilha.
- Guarde os XMLs e PDFs oficiais. A planilha é o controle gerencial. Os arquivos que valem para o fisco são os do sistema emissor.
Conclusão
Com a planilha de controle de notas fiscais, você sabe exatamente quanto faturou, quanto foi retido, quanto vai receber e quem está atrasado, sem depender de extrato e memória. E a cobrança de cada nota sai pronta em PDF, com os valores certos. Se precisar de outros modelos, confira todos os modelos de planilha grátis da Hashtag.
As fórmulas que fazem isso funcionar, como ARRED, SE, ÍNDICE e CORRESP e SOMASES entre datas, são a base de qualquer controle financeiro no Excel. Se você quer dominar esses recursos e montar as suas próprias planilhas, conheça o Excel Impressionador, o curso completo de Excel da Hashtag Treinamentos.
FAQ - Perguntas Frequentes sobre Controle de Notas Fiscais
1. A planilha emite nota fiscal?
Não. A NFS-e é emitida no sistema da prefeitura ou no Emissor Nacional. A planilha controla as notas emitidas e gera um documento de cobrança sem valor fiscal.
2. Como calcular o ISS de uma nota fiscal no Excel?
Multiplique o valor do serviço pela alíquota do seu município, por exemplo =ARRED(valor*5%;2). Se o tomador reter o ISS, desconte esse valor do líquido a receber.
3. Quais impostos podem ser retidos na nota de serviço?
Dependendo do serviço e do tomador, ISS, IRRF e PIS, COFINS e CSLL. Confira com o seu contador quais retenções valem para o seu caso.
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