Formatação Condicional no Excel do Básico ao Avançado
Aprenda tudo sobre a formatação condicional no Excel, desde o básico até o nível avançado! Entenda como aplicá-la e explore os diferentes tipos disponíveis.
De forma rápida: para aplicar a formatação condicional, selecione as células, vá em Página Inicial > Formatação Condicional e escolha a regra desejada (realce de células, barra de dados, escala de cor, conjunto de ícones ou uma fórmula personalizada). O Excel passa a formatar as células automaticamente sempre que elas atenderem à condição.
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O que você aprende neste vídeo
Resposta rápida: Com uma lista de produtos, a aula aplica os cinco grupos da formatação condicional, de preços acima de 2.000 ao semáforo, ensina a editar, excluir e limpar regras e mostra por que pedir os 3 maiores custos marcou quatro. Fecha com a formatação por fórmula que pinta de amarelo a linha inteira dos produtos Apple.
Neste vídeo (24 min):
- 4:37 - Nas regras de realce das células, a opção É Maior do que, com 2.000 e preenchimento amarelo, pinta só os preços unitários acima de 2.000.
- 6:43 - Na coluna de tipo, a opção É Igual a, com o texto celular, pinta de vermelho claro os celulares; uma célula com televisão trocada para celular ganha a cor na hora, e a troca inversa a tira.
- 7:59 - Para tirar as duas regras, seleciona as colunas de tipo e de preço e abre Gerenciar Regras, onde cada regra pode ser editada (trocar a cor, por exemplo) ou excluída.
- 10:01 - Nas regras de primeiros e últimos, a opção 10 Últimos Itens, trocada para 5, pinta de vermelho os cinco menores preços unitários.
- 10:28 - Com 10 Primeiros Itens trocado para 3, os maiores custos ficam marcados, mas são quatro: o terceiro maior custo, 2.800, aparece em dois produtos.
- 11:56 - Outro jeito de tirar é Limpar Regras, que limpa as regras das células selecionadas ou da planilha inteira, sem abrir Gerenciar Regras.
- 12:45 - Na barra de dados do preço unitário, a barra cheia é o maior valor, 6.500; com o máximo trocado para 5.000, o 4.500 fica com a barra quase cheia e o 700, com uma bem pequena.
- 14:33 - Na escala de cor do custo unitário, quanto maior o valor, mais vermelho: 3.500 sai em vermelho forte, 1.700 já em rosa e 300 em branco.
- 15:59 - No custo unitário, que já tinha a escala de cor, entra o semáforo do conjunto de ícones: verde nos maiores valores, amarelo nos intermediários e vermelho nos menores.
- 18:13 - Na regra do semáforo, com o tipo em número, verde fica para 2.000 ou mais, amarelo para 1.000 ou mais e vermelho para o resto; um 600 trocado por 2.100 vira verde.
- 21:51 - Com a base inteira selecionada, a nova regra por fórmula recebe
=$B2="Apple"(a marca da linha 2 comparada com o texto Apple) e preenchimento amarelo. - 23:02 - A linha inteira de cada produto Apple fica amarela; trocar a marca de outro produto para Apple pinta a linha dele, e trocar Apple por LG tira a cor.
Trechos do vídeo:
- Pintar a linha inteira não está em nenhum dos cinco grupos da formatação condicional: é uma nova regra que usa fórmula, escrita olhando só para a primeira linha selecionada (o Excel replica a lógica nas demais), com cifrão antes da letra da coluna.
- O semáforo do conjunto de ícones não pergunta quais valores ficam de cada cor: por padrão, divide por porcentagem, com cortes em 67% e 33%. Para escolher os valores, edite a regra e troque o tipo de porcentagem para número.
- Duas formatações condicionais podem agir na mesma célula, como uma escala de cor e um semáforo; o cuidado é não misturar cor e informação demais, mantendo uma mesma paleta.
- Barra de dados e escala de cor passam a mesma ideia, destacar os valores maiores e menores: a barra mostra pelo tamanho, proporcional ao maior valor, e a escala colore todas as células mudando só o tom.
- Em Gerenciar Regras aparecem todas as regras do intervalo selecionado, e o botão Aplicar altera a planilha sem fechar a caixa, para continuar editando.
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Formatação Condicional no Excel do Básico ao Avançado
Na aula de hoje, vamos abordar tudo sobre formatação condicional no Excel, desde o básico até o nível avançado.
Vou te explicar o conceito por trás da formatação condicional, como aplicá-la corretamente e quais os tipos disponíveis que podemos utilizar.
Entre os principais e mais interessantes modelos de formatação condicional estão: regras de realce das células, regras de primeiros e últimos, barra de dados, escala de cor e conjuntos de ícones.
Durante a aula, irei apresentar exemplos de cada um desses modelos, além de ensinar como remover a formatação condicional no Excel, caso seja necessário.
Além disso, veremos como fazer a formatação condicional no Excel aplicando-a em uma linha inteira através de fórmulas.
Esses recursos são extremamente úteis e importantes para melhorar seus relatórios e planilhas no Excel. Sendo assim, aproveite para fazer o download do material disponível nesta aula e vamos começar!
O que é formatação no Excel?
A formatação no Excel refere-se ao aspecto visual, estilo e padrão que podemos aplicar às células. Isso inclui a cor da célula, a fonte utilizada, a cor da fonte, os formatos numéricos e outras alterações que podem ser feitas para personalizar as células.
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O que é formatação condicional no Excel?
A formatação condicional no Excel é uma funcionalidade que permite aplicar automaticamente um formato específico às células que atendem a determinada condição.
Para o nosso exemplo utilizaremos a planilha abaixo com as colunas: Produto, Marca, Tipo, Preço Unitário e Custo Unitário.
Vamos explorar os diferentes tipos de formatação condicional no Excel e aplicar alguns exemplos.
Regras de Realce das Células – É maior do que.
Imagine que desejamos destacar apenas os produtos na planilha cujo Preço Unitário seja maior do que R$ 2.000,00.
Para fazer isso, primeiro selecionamos os valores que queremos formatar.
Com os valores selecionados, acessamos a guia Página Inicial, selecionamos a opção Formatação Condicional, escolhemos Regras de Realce das Células e clicamos em É Maior do que.
Na janela que abrirá definiremos o valor e o tipo de formatação que desejamos aplicar.
Basta clicar em Ok e pronto, nossa planilha será atualizada automaticamente.
Caso você altere um valor para que ele seja maior ou menor do que R$2.000,00, a formatação será aplicada automaticamente, adicionando ou removendo o realce em amarelo.
Regras de Realce das Células – É igual a.
Da mesma forma, podemos selecionar os valores da coluna Tipo e aplicar uma formatação condicional no Excel para realçar em vermelho as células que tenham o tipo "Celular".
O procedimento inicial é o mesmo: vá até a guia Página Inicial, acesse a opção Formatação Condicional, selecione Regras de Realce das Células e clique em É igual a.
Na janela que se abrirá podemos definir o texto que queremos realçar e o estilo da formatação condicional.
Regras de Primeiros/Últimos – 10 Primeiros Itens
Agora, vamos supor que desejamos destacar os 10 primeiros itens com o maior preço unitário. Para isso, selecionamos os valores e aplicamos a formatação condicional de Regras de Primeiros/Últimos, selecionando a opção 10 Primeiros Itens.
Na janela que se abrirá, podemos escolher tanto o estilo da formatação quanto o número de valores desejados. Apesar do nome 10 Primeiros Itens, podemos selecionar quantos itens quisermos.
Regras de Primeiros/Últimos – 10 Últimos Itens
Podemos identificar na nossa tabela os itens com o menor custo unitário aplicando a formatação condicional de Regras de Primeiros/Últimos e selecionando 10 Últimos Itens.
Formatação Condicional – Barra de Dados
Essa formatação permite exibir uma barra junto aos seus valores, preenchendo mais ou menos a célula de acordo com o tamanho do valor. Vamos fazer um exemplo com os valores da coluna Preço Unitário.
Observe que o valor de R$ 6.500,00 ficou com a barra totalmente preenchida e, a partir dele, o Excel preencheu as outras barras proporcionalmente, considerando esse valor como o máximo.
Formatação Condicional – Escala de Cor
Essa formatação funciona de forma semelhante à Barra de Dados, no entanto, cria uma escala de cores que vai do menor ao maior valor, preenchendo todas as células de acordo com essa escala.
Repare que quanto maior o valor dentro do Custo Unitário, mais escuro é o tom de vermelho, e quanto menor o valor, mais claro é, chegando ao branco.
Formatação Condicional – Conjuntos de Ícones
O último grupo de formatação condicional no Excel que gostaria de mostrar é o Conjuntos de Ícones. Essa formatação permite adicionar ícones às células, que também serão modificados de acordo com o valor nelas.
Observe que podemos aplicar duas formatações condicionais ao mesmo tempo. Na coluna Custo Unitário, temos tanto a formatação de Conjuntos de Ícones como a Escalas de Cor. No entanto, tome cuidado para não poluir visualmente a sua planilha com muitas formatações diferentes.
Além disso, na formatação Conjuntos de Ícones, podemos definir regras que irão guiar qual estilo de ícone será atribuído a um determinado valor. Vamos editar a regra do Conjuntos de Ícones.
Para isso, vá em Formatação Condicional e selecione Gerenciar Regras.
Na janela que se abrirá, selecione a regra desejada e clique em Editar Regra.
Nessa opção, podemos alterar o tipo de escala que a regra está usando como referência, o valor e o tipo de comparação, como maior ou igual, menor ou igual, entre outras opções.
Por exemplo, podemos definir que os valores maiores ou iguais a 2000 sejam exibidos com o semáforo da cor verde e os valores maiores ou iguais a 1000 com o da cor amarela, e os valores abaixo desses sejam destacados com o semáforo na cor vermelha.
Formato Personalizado na Formatação Condicional
Além dos modelos padrões de formatação condicional no Excel que aparecem para selecionarmos, também é possível criar formatos personalizados de acordo com as nossas preferências.
Para isso, basta selecionar a opção Formato Personalizado.
Na janela que se abrirá, você terá a liberdade para personalizar a formatação com diferentes tipos numéricos, opções de fonte, bordas e estilos, além de escolher cores de preenchimento de acordo com sua preferência.
Como remover a formatação condicional no Excel
Para remover a formatação condicional que você aplicou em uma tabela no Excel, existem duas maneiras simples de fazê-lo.
A primeira opção é selecionar as células que possuem a formatação condicional.
Ir em Formatação Condicional e depois em Gerenciar Regras. Nessa janela que será aberta, você terá a possibilidade de editar ou excluir as formatações condicionais criadas anteriormente.
A segunda opção para excluir a formatação condicional é selecionando as células que estão com a formatação e ir em Limpar Regras. Você pode escolher entre limpar as formatações apenas das células selecionadas ou da planilha inteira.
Formatação Condicional Linha Inteira - Formatação Condicional com Fórmula
Agora você já aprendeu sobre os grupos de formatação condicional no Excel, sabe como personalizá-los e como remover as formatações da sua tabela. Mas você sabia que é possível formatar a linha inteira com base nas informações de uma única célula, utilizando as fórmulas no Excel?
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A formatação condicional no Excel de linha inteira serve para realçar informações que correspondam a um determinado requisito, ou seja, uma regra específica. Isso é particularmente útil quando queremos destacar informações ou dados relevantes que merecem uma atenção especial.
Um exemplo prático seria na análise financeira de uma gestão empresarial, especificamente nas contas a pagar. Podemos definir um marcador visual verde para contas que já foram pagas dentro do prazo de vencimento correto, e vermelho para contas atrasadas ou não pagas.
Outro exemplo é em um controle de estoque, onde podemos realçar os produtos cuja quantidade esteja abaixo do mínimo desejado.
É importante ressaltar que, para isso, é necessário criar uma lógica consistente e organizar os critérios de forma clara ao definir a regra que será seguida para realçar os dados corretos.
Vamos usar a mesma planilha que estávamos utilizando até agora, disponível no material para download, e vamos pintar as linhas de amarelo onde a marca do produto for Apple.
Primeiro, selecionamos todos os valores da nossa tabela. Em seguida, na guia Página Inicial, selecionamos Formatação Condicional e clicamos em Nova Regra.
Na janela que será aberta iremos selecionar a opção “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas”.
Dentro de “Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira:”, vamos definir a fórmula que será usada como regra para nossa formatação.
Por se tratar de uma fórmula, vamos começar usando o símbolo de igual (=) e passando para ela o critério que desejamos analisar, considerando a primeira linha da tabela. Uma vez definida, essa fórmula será replicada para todas as linhas.
=$B2="Apple"Essa fórmula verificará se a célula B2 é igual a "Apple". Se for verdadeiro, a formatação será aplicada a toda a linha. Caso contrário, nada será alterado.
Observe que utilizamos o símbolo do cifrão ($) antes da célula B2. Isso serve para trancar a coluna em B. Permitindo que a formatação condicional se aplique a todas as linhas da tabela.
Feito isso, podemos clicar em Formatar para personalizar a formatação que será aplicada à linha da célula caso a fórmula seja verdadeira.
Para o nosso exemplo, vamos definir o preenchimento da célula como amarelo. No entanto, como vimos anteriormente, você pode personalizar a formatação de acordo com suas preferências.
Após configurar, basta clicar em OK em ambas as janelas e a formatação condicional para a linha inteira será aplicada em toda a tabela.
Você pode usar quaisquer critérios desejados para criar suas regras. É possível utilizar operadores de comparação, como maior que (>), menor que (<) e igual a (=), para verificar os valores e definir regras de destaque com base nos números da planilha.
Ou até mesmo colocar condições mais complexas, como combinar diferentes fórmulas e critérios para verificar a marca e o tipo simultaneamente, ou quando o preço unitário e o custo estão dentro de uma faixa específica.
São diversas as possibilidades em que podemos utilizar as fórmulas para criarmos formatação condicional no Excel para a linha toda.
Material Complementar – Formatação Condicional Excel do Básico ao Avançado
Para aprofundar seu conhecimento sobre formatação condicional no Excel, vou disponibilizar uma sequência de vídeos para que você possa revisar o conteúdo aprendido e também visualizar mais exemplos de como aplicar a formatação condicional no Excel.
Conclusão – Formatação Condicional no Excel do Básico ao Avançado
Na aula de hoje, você aprendeu o conceito de formatação condicional no Excel, como aplicá-la em suas planilhas e quais são os principais tipos que você pode usar.
A formatação condicional possui diversas funcionalidades, dependendo da forma e do contexto em que é aplicada.
Ao longo dessa aula, foram apresentados os principais e mais interessantes modelos de formatação condicional e como fazer a formatação condicional na linha inteira. No entanto, existem muitos outros tipos e combinações que você pode estudar e experimentar. Para aprender mais sobre formatação condicional no Excel, inscreva-se no curso de Excel completo on-line da Hashtag Treinamentos!
Não deixe de praticar e explorar essa funcionalidade do Excel, pois ela será muito útil para aprimorar e otimizar suas planilhas e relatórios.
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