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Postado em em 17 de maio de 2023

Fórmulas Power BI que você Precisa Aprender Ainda hoje

No mundo cada vez mais orientado por informações, dominar as fórmulas no Power BI é essencial para explorar o máximo das suas visualizações e extrair insights valiosos. 

Neste artigo, embarcaremos em uma jornada educativa e instrutiva, guiando você em seu caminho para o domínio das fórmulas no Power BI. Prepare-se para mergulhar em um universo de possibilidades, no qual a análise de dados se torna uma verdadeira arte e impulsiona o crescimento profissional. 

Vamos explorar as fórmulas mais poderosas, capacitar nossos alunos e desvendar os segredos que estão por trás das análises de sucesso no Power BI. Está pronto para elevar suas habilidades e brilhar nesse mundo de dados? Então vamos começar!

O que são as Fórmulas Power BI?

Como o próprio nome já diz, as fórmulas do Power BI são fórmulas básicas, ou seja, fórmulas iniciais, mas que são muito utilizadas. 

Então as fórmulas básicas como soma, média, máximo, mínimo, entre outras são muito utilizadas, pois são fórmulas que nos permitem obter resultados importantes.

Nessa aula nós vamos ver as seguintes fórmulas:

Quando Usar as Fórmulas Power BI?

Essas fórmulas são quase sempre utilizadas em qualquer relatório ou dashboard que o usuário vá criar, pois são fórmulas básicas que nos trazem informações importantes para análise dos dados.

Então, sempre que precisarmos de soma, média, encontrar máximos e mínimos, dividir, contar dados, entre outras operações, utilizaremos as fórmulas básicas para obter essas informações.

Como Usar as Fórmulas Power BI?

Primeiramente vamos descobrir quais fórmulas vamos tratar nesta aula. 

Na parte de dados vamos trabalhar com duas planilhas: a planilha BaseDevolucoes e BaseVendas.

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Vamos iniciar com a planilha BaseVendas, pois nela temos o preço unitário de cada item e a quantidade que foi vendida. Com essas duas informações é possível obter o faturamento total fazendo a multiplicação do tamanho do pedido pelo preço.

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Para criar essa coluna com o faturamento total, basta clicar em qualquer lugar da tabela com o botão direito e selecionar a opção Nova Coluna.

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Ao criar essa coluna teremos uma a barra de fórmulas já selecionada para escrever a fórmula desejada. Neste caso a fórmula é simples, pois é apenas a multiplicação utilizando o símbolo *.

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Antes do sinal de igual que inicia a fórmula temos o nome da coluna. Após o símbolo de igual temos a fórmula utilizada na nova coluna. O Power BI diferentemente do Excel não faz operações célula por célula, faz operações por colunas, por esse motivo estamos selecionando essas duas colunas para a multiplicação.

Ao pressionar Enter é possível observar o resultado dentro da coluna que foi criada. Esse resultado é a multiplicação dos dados da coluna Tamanho Pedido com a coluna Preco Unitario.

Podemos repetir o mesmo procedimento para encontrar o Custo na Venda de cada pedido, ou seja, a quantidade que foi gasta com cada um dos pedidos. Para isso basta multiplicar a quantidade pelo custo unitário de cada produto.

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Fórmula SUM (SOMA)

O próximo passo será obter o faturamento total na venda, ou seja, seria o somatório do faturamento de todos os produtos. Então diferente do que já fizemos que foi a coluna calculada, que nos permite fazer a conta linha a linha, vamos querer um único resultado, pois é a soma de todas as linhas.

Então ao invés de criarmos uma coluna para ter um único resultado, vamos criar o que o Power BI chama de Medida.

Para a criação da medida o procedimento é o semelhante ao de criar uma coluna, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da tabela e selecionar a opção Nova Medida.

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Ao selecionar essa opção o Power BI terá a mesma ação de quando criamos uma coluna, irá colocar o nome na barra de fórmulas para que possamos criar nossa fórmula e obter o resultado desejado.

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Neste caso, vamos utilizar a fórmula SUM (que é soma em inglês). As fórmulas dentro do Power BI são todas em inglês, então sempre que precisar utilizar alguma fórmula terá que saber como escrevê-la em inglês.

Neste caso a fórmula SUM pede apenas um argumento que é uma coluna. Como queremos o faturamento total basta selecionar a coluna de Faturamento na Venda

É importante ressaltar que o programa não permite que o usuário selecione a coluna, ela terá que ser escrita dentro da fórmula diferentemente do Excel que permite ao usuário selecionar seus dados.

É possível observar que ao criar a medida ela ficará dentro dos campos da tabela que está sendo utilizada com um símbolo de uma calculadora ao lado para indicar que é uma medida e não uma coluna.

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Como essa medida não aparece dentro da nossa tabela, temos que ir até a guia relatórios e criar um gráfico para que possamos ver de fato o resultado dessa medida.

Para observar esse valor, vamos selecionar a opção de Cartão na parte de Visualizações.

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Ao criar um gráfico qualquer dentro do Power BI teremos a opção de inserir alguns dados nos campos disponíveis.

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Neste caso vamos arrastar a nossa medida até esse campo para que possamos atribuir esse valor ao cartão.

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Ao arrastar a medida de Faturamento Total para o campo do cartão é possível observar que o valor já foi atribuído ao cartão. A soma do faturamento é de 157 milhões.

Caso o usuário queira fazer alguma modificação no formato do gráfico (cartão neste caso) basta clicar no pincel.

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Aqui temos as formatações gerais do gráfico selecionado. Vamos modificar o rótulo de dados, que é exatamente o número que está sendo mostrado, vamos alterar a opção de exibir unidades para nenhum.

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Feito isso a visualização da soma que tínhamos foi alterada de forma que agora o valor total aparece para o usuário.

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Agora para deixar essa visualização melhor vamos alterar o formato do valor para moeda. Para isso, vamos primeiramente selecionar a medida no campo direito do programa, em seguida vamos até a guia Modelagem para selecionar a opção de moeda. Dentro desse menu que será aberto basta selecionar a opção de Moeda Geral. Como o programa está em português a opção de moeda geral irá retornar o Real.

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Feito isso o faturamento total irá receber a formatação de real.

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Caso o usuário queira agora criar outra medida com o Custo Total dos produtos, basta repetir o mesmo procedimento de criação, fórmula, cartão/gráfico e formatação dos dados.

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Como a visualização de cartão só permite que um dado seja inserido no mesmo campo será necessário criar outro cartão para inserir a informação de custo total.

É possível criar uma medida dentro da guia relatório, ou seja, não é necessário estarmos dentro da guia dados com as tabelas para criar uma medida. A próxima medida a ser criada será o lucro. Essa é uma medida que podemos criar com base nas duas medidas que já temos, ou seja, o lucro é o faturamento total menos o custo total.

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Lembrando que para criar uma medida dentro do ambiente de relatório é necessário clicar com o botão direito na parte de campos que fica à direita do programa. Como vamos criar dentro da BaseVendas, basta clicar em qualquer parte que tenha os dados dessa planilha.

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Temos até o momento 3 medidas sendo calculadas utilizando os dados da nossa tabela. Cada uma delas está sendo representada por um cartão e está formatada como moeda geral para facilitar a visualização e a análise destas informações.

É de boa prática ao invés de criarmos essas medidas todas dentro da tabela que estamos utilizando, criar em uma tabela em branco. Isso serve para que não tenhamos muitos dados em uma única tabela e acabe atrapalhando o usuário a analisar esses dados e até saber quais os dados possui.

Para fazer isso basta ir até a guia Página Inicial e selecionar a opção Inserir Dados.

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Feito isso será aberta uma janela para que o usuário possa editar os dados e modificar o nome da tabela. Como queremos apenas uma tabela vazia, basta modificar o nome e clicar em Carregar.

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Feito isso o Power BI irá criar a tabela. No entanto, como vimos, a tabela se encontra vazia, e para que possamos passar as medidas que temos para essa tabela temos que selecionar a medida, ir até a guia Modelagem e seguida ir até a opção Tabela Inicial.

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Essa opção é onde aquela informação está guardada, neste caso temos as medidas dentro da tabela BaseVendas, no entanto como queremos separar as medidas dos dados da tabela para deixar organizado, vamos alterar para a tabela de Medidas.

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Feito essa modificação com as duas medidas que temos elas ficarão alocadas dentro da tabela de Medidas, sem que atrapalhem a visualização dos outros dados que já temos nas outras tabelas.

Vale ressaltar que essa mudança de tabelas não irá influenciar no resultado das nossas medidas. A tabela em que esses dados estão guardados não faz diferença, pois essa mudança não altera os valores ou as fontes de dados que estão sendo utilizadas.

Fórmula AVERAGE (MÉDIA)

Nossa segunda entre as fórmulas do Power BI é a AVERAGE.

O próximo passo será a criação de uma medida que calcule a média de faturamento na venda. Essa fórmula funciona da mesma forma que a fórmula SUM, então basta escrever e colocar o argumento que queremos, feito isso teremos uma medida com o resultado desejado.

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Como estamos guardando todas as medidas em uma tabela específica para isso, é possível criar essa medida diretamente dentro dessa tabela. Caso o usuário fique com dificuldade de visualizar os dados, é possível criar na tabela onde esses dados estão e em seguida mover como fizemos anteriormente para a tabela de Medidas.

Para fazer a visualização dessa medida basta repetir o mesmo procedimento que foi feito para as outras medidas.

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Fórmula MAX/MIN (Máximo/Mínimo)

Para as próximas fórmulas vamos obter os valores máximo e mínimo do faturamento, ou seja, vamos ver qual foi o maior faturamento e o menor faturamento em uma única venda.

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Feito isso teremos duas novas medidas com os valores de máximo e mínimo faturado em uma única venda. Agora basta colocar isso dentro do relatório para complementar as informações que já temos.

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Antes de partir para as próximas fórmulas, vamos ver mais uma aplicação que podemos utilizar essas medidas. Na medida de faturamento total é possível observar que temos o total geral, no entanto é possível obter o faturamento de cada marca por exemplo.

Para isso vamos criar um gráfico de colunas empilhadas. Dentro desse gráfico vamos ter campos similares aos que tínhamos nos cartões, no entanto como é um gráfico temos uma quantia maior de campos.

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Como se trata de um gráfico temos mais campos para inserir informações. Dentro do campo de Valor vamos inserir os dados de Faturamento Total, enquanto no campo de Eixo vamos inserir os dados de Marca. Desta forma será possível observar o faturamento total de cada uma das marcas que temos.

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O mesmo pode ser feito com as lojas, para que o usuário possa ver os faturamentos de cada uma das lojas.

Fórmula DIVIDE (DIVISÃO)

Essa fórmula é bem simples também, no entanto vamos utilizá-la para descobrir o percentual de produtos devolvidos. Para isso vamos utilizar as tabelas de vendas e devoluções para que possamos descobrir quantas devoluções nós temos do total das vendas.

Na tabela de vendas temos o tamanho do pedido enquanto na tabela de devoluções temos a quantidade devolvida, então com essas duas informações vamos poder obter o percentual de produtos devolvidos.

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Antes de ir direto para a divisão desses dados teremos que criar duas medidas. Uma para saber o total de produtos vendidos e outra para saber o total de produtos devolvidos.

Para verificar o resultado dessas medidas vamos colocar esses valores dentro de dois cartões.

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Temos então a quantidade vendida e a quantidade devolvida, agora será possível utilizar a fórmula DIVIDE para obter o percentual de produtos devolvidos em relação ao total de produtos vendidos.

Temos duas formas de fazer essa divisão, uma delas é similar a forma que utilizamos para fazer a multiplicação, colocando somente o símbolo de divisão.

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E a outra forma é utilizando a fórmula DIVIDE que é a fórmula específica para a divisão.

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Para utilizar a fórmula DIVIDE temos 3 argumentos, o primeiro é o denominador, o segundo é o numerador e o último argumento é bem interessante, pois caso a divisão retorne um erro o Power BI consegue retornar um valor ao invés do erro.

Caso algum produto não tenha nenhuma venda a divisão irá retornar um erro, pois não existe divisão por 0. Neste caso com o uso da função DIVIDE e utilizando seu terceiro argumento é possível inserir um resultado para ser mostrado caso ocorra um erro deste tipo.

Agora basta atribuir essa medida a um cartão e alterar a formatação desta medida para percentual.

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É possível observar que estamos ganhando cada vez mais informações importantes somente com os dados iniciais que tínhamos. Aqui podemos ver as quantidades que foram vendidas, devolvidas e o percentual dessas devoluções. Isso é importante para que uma empresa possa tratar essa quantidade, se está em um nível aceitável, entre outras ações.

Fórmula COUNT/COUNTA/COUNTROWS (CONTAGEM)

Vamos agora partir para as fórmulas de contagem, anteriormente fizemos a soma do total de produtos vendidos, no entanto vamos agora verificar quantas vendas foram feitas para atingir essa quantidade total.

Vamos então partir para a tabela de medidas para criar essa medida de quantidade de vendas que foram feitas a partir da contagem delas ou pela contagem de linhas (que seria o COUNTROWS).

Qualquer uma das 3 fórmulas poderá ser utilizada para efetuar essa contagem. Neste caso vamos utilizar a fórmula para contar as linhas, pois como cada linha representa uma venda, basta contar quantas linhas temos.

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Essa fórmula, diferente das outras ao invés de pedir uma coluna, pede uma tabela, então basta selecionar a tabela BaseVendas que é onde temos todas as vendas efetuadas que o Power BI irá fazer a contagem de quantas linhas temos.

OBS: Toda vez que o usuário começa a escrever uma fórmula o Power BI já dá uma pequena descrição do que aquela fórmula faz, portanto fica mais fácil por mais que a fórmula seja em inglês é possível que o usuário saiba o que ela faz.

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É possível agora verificar que tivemos mais de 23 mil vendas, que geraram um total de mais de 71 mil produtos. Então temos que boa parte das vendas teve mais de 1 produto incluso.

Fórmula DISTINTCTCOUNT (CONTAGEM DE VALORES ÚNICOS)

Para finalizar vamos ver a utilização da fórmula DISTINCTCOUNT que permite ao usuário fazer a contagem de valores distintos, ou seja, de valores únicos dentro de uma coluna.

Neste caso podemos por exemplo saber quantas marcas foram vendidas, independentemente da quantidade vendida por cada marca, vamos saber quantas marcas distintas que temos. Seria como se fosse a função de remover duplicadas do Excel, só teríamos os valores únicos de cada marca.

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Desta forma teremos uma medida com a quantidade de marcas distintas dentro da nossa coluna de Marca.

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Temos mais de 23 mil vendas, no entanto temos apenas 11 marcas de produtos que estão sendo vendidas.

Função FILTER

A função FILTER é uma poderosa ferramenta que permite filtrar dados com base em critérios específicos. Ao utilizá-la, é possível segmentar e analisar informações relevantes de forma mais precisa, com foco nos dados que realmente importam para as análises e visualizações.

Função ALL

A função ALL é essencial para realizar análises comparativas no Power BI. Serve para remover filtros e contextos específicos, de modo que se veja claramente o conjunto completo de dados em uma determinada visualização. 

Isso possibilita a comparação de resultados e a identificação de tendências e padrões relevantes para a tomada de decisões informadas.

A função RELATED é fundamental para realizar a junção de tabelas no Power BI. Com essa função, dá para estabelecer relações entre diferentes tabelas e extrair informações relacionadas. 

Logo, se torna viável a criação de análises mais complexas e abrangentes, com insights valiosos sobre as relações e conexões dos dados.

Funções TOTALYTD / TOTALQTD / TOTALMTD

As funções TOTALYTD, TOTALQTD e TOTALMTD são especialmente úteis para análises de dados temporais no Power BI. 

Em suma, o que elas fazem é calcular valores acumulados ao longo do tempo, seja por ano (YTD), trimestre (QTD) ou mês (MTD). Com essas funções, é possível visualizar a evolução dos dados ao longo do período e identificar padrões sazonais ou tendências significativas.

Função CALCULATE

A função CALCULATE é outra das mais importantes fórmulas no Power BI. Permite que os usuários modifiquem o contexto de cálculo das fórmulas. Com essa função, é possível criar cálculos personalizados, aplicar filtros específicos e criar métricas avançadas. 

Ela oferece flexibilidade e controle sobre as análises, para que seja possível explorar os dados de maneira mais precisa e sofisticada.

Conclusão

Relatório final do nosso exemplo estudado com as fórmulas no Power BI:

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Ao dominar essas fórmulas no Power BI, os usuários estarão capacitados a realizar análises mais avançadas e sofisticadas, o que é crucial para impulsionar o desenvolvimento profissional e abrir portas para oportunidades de carreira promissoras. 

O conhecimento dessas funções proporcionará uma base sólida para a construção de relatórios e dashboards impactantes, agregando valor às empresas e aos negócios em geral.

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