Você até pode saber como usar o Google Sheets, mas sabia que ele é muito mais do que apenas uma ferramenta para criar planilhas?
Com suas funcionalidades avançadas, essa aplicação pode se tornar um verdadeiro aliado no seu dia a dia, seja para gerenciar dados, realizar análises ou colaborar em tempo real com colegas.
E, ao longo deste artigo, vamos explorar como utilizar os recursos do Google Sheets de forma prática e eficiente, capacitando você a transformar a maneira como trabalha com informações.
Prepare-se para descobrir dicas valiosas e truques que irão otimizar sua experiência e potencializar sua produtividade!
O que você vai ver hoje?
O que é o Google Sheets?
O Google Sheets ou, simplesmente, Google Planilhas é como se fosse uma versão online do Excel.
Dessa maneira, a ferramenta é ideal para fazer cálculos, agendas, cronogramas, lista de tarefas, escalas de trabalho e muito mais.
Também é possível mexer nela de maneira online ou offline e, ainda, é possível receber a colaboração de outras pessoas, apenas compartilhando o link do documento.
Entenda mais a respeito em nosso vídeo abaixo:
Como funciona o Google Sheets?
Para que o usuário consiga utilizar essa ferramenta, é importante que ele tenha uma conta no Gmail e, claro, acesso à internet.
Tendo isso, é só pesquisar por Google Sheets no site do Google e fazer o seu login. Depois de logar na conta, a tarefa é escolher se você quer algum modelo já pronto ou um projeto em branco.
Como vamos explicar alguns pontos dessa versão online, o arquivo em branco é a melhor alternativa.
É possível verificar, logo de cara, que o ambiente online é muito parecido com o Excel, portanto, os que já fazem o uso dessa ferramenta já estarão familiarizados com o layout e disposição do Google.
O Sheets também tem diversas fórmulas e ferramentas que temos dentro do ambiente Excel, no entanto, não há absolutamente todas. Isso porque estamos tratando de uma versão virtual.
Mas, afinal, existem atalhos no Google Planilhas?
Sim. Alguns atalhos vão funcionar da mesma maneira como é o caso do CTRL + SETAS DIRECIONAIS (esquerda, baixo, direita e cima).
Com isso, é possível ir até a última linha/coluna preenchida ou, até mesmo, última linha/coluna da tabela.
Aqui, podemos perceber a diferença entre Sheets e o Excel. O primeiro possui menos linhas e colunas. A parte de colunas vai só até a Z, enquanto as linhas inicialmente vão até 1000.
Mas, o programa permite uma adição de mais linhas ao chegar na última da tabela.
Outra informação importante sobre o Sheets é que — como dissemos brevemente no primeiro tópico — os usuários conseguem editar tudo simultaneamente.
Saiba mais: Como fazer planilha no Excel – aprenda Excel do zero
Quais são as funções mais usadas no Google Sheets?
Um dos pontos altos do Sheets é em relação às fórmulas. O programa dá mais detalhes sobre elas e ainda mostra um exemplo do funcionamento, isso facilita a vida dos iniciantes ou de quem costuma esquecer o que certas fórmulas fazem.
Outros recursos que são muito semelhantes aos que temos no Excel estão na própria barra de ferramentas, casos das partes de formatação, filtros, alinhamento, grade e fonte, entre outras opções.
Dessa forma, conseguimos deixar as informações com um aspecto mais agradável, não exatamente igual ao Excel, mas praticamente com a mesma funcionalidade.
Quer ver, então, como usar o Google Sheets de maneira aprimorada? A seguir, vamos falar um pouco sobre esses e outros recursos que tornam essa ferramenta tão diferenciada.
Veja também: Aprenda a Criar Planilhas Excel com ChatGPT
Modelos pré-formatados
O Google Sheets oferece uma variedade de modelos pré-formatados que facilitam a criação de planilhas para diferentes propósitos, como orçamento, planejamento de eventos e gestão de projetos.
Esses modelos economizam tempo e garantem que você comece com uma estrutura organizada e visualmente atraente.
Filtros
Os filtros permitem que você organize e analise rapidamente grandes conjuntos de dados.
Com apenas alguns cliques, é possível exibir apenas as informações relevantes, ocultando dados desnecessários. Isso é especialmente útil para identificar tendências e padrões em suas planilhas.
Fórmulas e funções
O Google Sheets possui uma ampla gama de fórmulas e funções que facilitam a realização de cálculos complexos.
Desde funções simples, como SOMA e MÉDIA, até funções mais avançadas, como PROCV e SE, você pode automatizar operações e obter resultados rapidamente, aumentando sua eficiência.
Conversão de dados
Converter dados de um formato para outro é uma tarefa comum, e o Google Sheets simplifica esse processo.
Você pode facilmente transformar texto em número, alterar o formato de datas e até mesmo agrupar informações, facilitando a análise e apresentação de dados.
Gráficos
Visualizar informações é fundamental para a compreensão de dados. O Google Sheets permite criar gráficos variados (barras, linhas, pizza, entre outros) com apenas alguns cliques.
Esses gráficos ajudam a transmitir informações complexas de forma clara e intuitiva, tornando suas apresentações mais impactantes.
Atalhos
O uso de atalhos no Google Sheets pode aumentar significativamente sua produtividade.
Com uma variedade de comandos rápidos disponíveis, você pode realizar tarefas comuns, como copiar, colar e formatar células, de forma mais ágil.
Conhecer e utilizar esses atalhos fará com que você trabalhe de maneira mais eficiente e fluida.
Quais são as vantagens do Google Planilhas?
A vantagem do Sheets que falamos, além da parte de compartilhamento e edição simultânea, é que ele é um programa gratuito.
Ou seja: muitas empresas acabam utilizando por não terem condições de adquirir as licenças do Excel para todos os funcionários.
Venha conferir, então, os principais benefícios em aprender como usar o Google Sheets e garantir o máximo de performance com a aplicação dessa ferramenta no seu dia a dia!
Acesso gratuito à ferramenta
O Google Planilhas é uma ferramenta gratuita disponível para qualquer usuário com uma conta do Google.
Isso significa que você não precisa gastar dinheiro com licenças de software, tornando-o uma excelente opção para estudantes, pequenos empresários e profissionais autônomos.
Além disso, a gratuidade não compromete a qualidade, pois oferece uma gama completa de funcionalidades que atendem à maioria das necessidades.
Oportunidade de usar em equipe em tempo real
Uma das principais vantagens do Google Planilhas é a possibilidade de colaboração em tempo real.
Vários usuários podem trabalhar na mesma planilha simultaneamente, permitindo que as edições sejam feitas instantaneamente e que todos vejam as alterações em tempo real.
Isso facilita a comunicação e a coordenação entre equipes, aumentando a eficiência e a produtividade.
Facilidade de usar em qualquer lugar
Como uma ferramenta baseada na nuvem, o Google Planilhas pode ser acessado de qualquer dispositivo com conexão à internet.
Seja em um computador, tablet ou smartphone, você pode visualizar e editar suas planilhas a qualquer momento, tornando a ferramenta ideal para quem precisa de flexibilidade e mobilidade em seus trabalhos.
Acesso ao armazenamento na nuvem
O Google Planilhas salva automaticamente seu trabalho na nuvem, o que significa que você não precisa se preocupar em perder dados.
Todo o seu conteúdo é armazenado no Google Drive, permitindo que você acesse suas planilhas de qualquer lugar e a qualquer momento, sem a necessidade de fazer backup manualmente.
Além disso, você pode recuperar versões anteriores de seus documentos com facilidade.
Facilidade para criar scripts e add-ons
Para usuários que desejam personalizar sua experiência, o Google Planilhas oferece a possibilidade de criar scripts utilizando Google Apps Script.
Essa funcionalidade permite automatizar tarefas repetitivas e integrar a planilha com outras aplicações.
Além disso, há uma variedade de add-ons disponíveis que podem ser facilmente instalados para ampliar as funcionalidades do Google Planilhas, tornando-o ainda mais poderoso.
Acesso a recursos de compartilhamento
Compartilhar uma planilha com colegas, amigos ou clientes é simples e rápido. Você pode definir permissões de acesso (visualização, comentário ou edição) e enviar o link diretamente por e-mail ou mensagens.
Essa facilidade de compartilhamento é especialmente útil para feedback e revisão, permitindo uma comunicação mais fluida entre todos os envolvidos.
Maior segurança dos dados
O Google Planilhas possui recursos de segurança robustos, incluindo criptografia de dados e autenticação em duas etapas. Isso garante que suas informações estejam protegidas contra acessos não autorizados.
Além disso, como os dados são armazenados na nuvem, você não precisa se preocupar com perdas devido a falhas no hardware.
Google Sheets: como usar na prática?
A utilização do Google Planilhas na prática é simples e acessível, mesmo para iniciantes. Abaixo, exploramos algumas das principais operações que você pode realizar com esta ferramenta.
Como acessar o Google Sheets?
Para acessar o Google Planilhas, você precisa de uma conta do Google. Uma vez logado, você pode ir ao Google Drive ou diretamente à página do Google Planilhas.
Clique em “Novo” no canto superior esquerdo, e então selecione “Google Planilhas”. Isso abrirá uma nova planilha em branco, pronta para você começar a trabalhar.
Como criar uma planilha no Google Planilhas?
Criar uma planilha no Google Planilhas é um processo fácil e rápido. Após acessar a ferramenta, você pode optar por começar com uma planilha em branco ou usar um modelo pré-formatado disponível na galeria.
Para isso, basta clicar em “Modelo” e escolher o que melhor atende às suas necessidades. Depois, você pode personalizar as células, inserir dados e aplicar formatações de acordo com sua preferência.
Como criar uma tabela no Google Sheets?
Na verdade, o layout do Google Sheets já possui um formato de tabela. O que você precisa, para personalizar, é inserir bordas (opção localizada no menu, ao lado de “cor e preenchimento”).
Então, na tela, você seleciona quantas linhas e colunas sua tabela precisa ter, clicando e arrastando. Depois, basta colocar a borda e pronto, a tabela está feita. Vale dizer que também dá para fazer tabelas dinâmicas.
Neste caso, vamos querer fazer uma soma das vendas por loja, podemos utilizar a fórmula SOMASE, que também temos no Excel.
Como compartilhar uma planilha do Google Sheets?
Vamos usar um exemplo, se tivéssemos três representantes de três lojas distintas, seria possível disponibilizar a planilha para que cada um pudesse fazer a atualização da sua própria unidade?
Sim, isso é feito a partir do botão compartilhar que fica no canto superior direito do Google Sheets.
Ao selecionar essa opção, teremos que dar um nome a esse arquivo para que o mesmo possa ser compartilhado.
Em seguida, vamos selecionar a opção Salvar.
Feito isso, teremos uma janela com a opção de compartilhar com pessoas e grupos, ou seja, basta inserir o e-mail dessas pessoas.
No entanto, na parte de Copiar link, existe a opção para selecionar se esse arquivo será restrito ou se Qualquer pessoa com o link poderá acessar esse conteúdo.
No caso restrito, somente às pessoas que estão na lista do compartilhamento serão habilitadas a editar a planilha.
Boa parte das fórmulas que temos no Excel podem ser usadas no Sheets, vamos considerar o exemplo abaixo para entender as fórmulas.
Como criar um gráfico no Google Sheets?
Nesta guia, já é possível inserir um gráfico e, em seguida, será possível fazer algumas modificações no mesmo.
No canto direito do programa, temos as configurações do gráfico e a parte de personalização. Assim, o usuário poderá trocar o tipo do gráfico e executar algumas alterações para melhorar a visualização.
Como editar e formatar um arquivo no Google Planilhas?
A edição e formatação de arquivos no Google Planilhas é intuitiva. Você pode clicar em qualquer célula para editá-la diretamente.
Para formatar, selecione as células desejadas e utilize a barra de ferramentas no topo para aplicar estilos de fonte, cores, bordas e alinhamento.
Além disso, você pode inserir fórmulas para calcular valores automaticamente, facilitando a análise de dados.
Qual é a diferença entre o Google Sheets e o Microsoft Excel?
Embora o Google Planilhas e o Microsoft Excel compartilhem muitas funcionalidades comuns, como a capacidade de realizar cálculos, criar gráficos e formatar células, existem diferenças significativas que podem influenciar a escolha de um em relação ao outro.
Confira, abaixo, algumas das principais delas.
Modelo de acesso e colaboração
O Google Sheets é uma ferramenta baseada na nuvem, o que permite que múltiplos usuários colaborem em tempo real. Isso significa que várias pessoas podem editar a mesma planilha simultaneamente, facilitando a comunicação e a troca de ideias.
Em contraste, o Microsoft Excel é tradicionalmente um software que deve ser instalado no computador.
Embora o Excel tenha introduzido opções de colaboração em suas versões mais recentes (particularmente com a integração ao OneDrive), sua funcionalidade de colaboração em tempo real não é tão robusta quanto a do Google Sheets.
Custo
O Google Sheets é completamente gratuito para usuários com uma conta do Google, tornando-o acessível a todos.
O Microsoft Excel, por outro lado, geralmente exige a compra de uma licença ou uma assinatura do Microsoft 365, o que pode ser uma barreira para alguns usuários.
Funcionalidades avançadas
O Excel é amplamente reconhecido por suas ferramentas avançadas para análise de dados, como tabelas dinâmicas, gráficos complexos e uma variedade de funções estatísticas e financeiras.
Para usuários que precisam de análises detalhadas ou que trabalham com grandes volumes de dados, o Excel pode ser mais adequado.
Por outro lado, o Google Sheets possui uma interface intuitiva e é constantemente atualizado com novas funcionalidades, incluindo add-ons que podem expandir suas capacidades.
Armazenamento e segurança
No Google Sheets, seus dados são armazenados automaticamente na nuvem, o que oferece acesso em qualquer lugar e proteção contra perda de dados.
O Excel armazena arquivos localmente, a menos que sejam salvos em um serviço de nuvem como o OneDrive.
Isso significa que os usuários do Excel online devem gerenciar backups manualmente, o que pode resultar em perda de dados se não forem realizados regularmente.
É possível usar o Google Sheets offline?
Sim, é possível usar o Google Sheets offline, o que é uma funcionalidade valiosa para usuários que podem não ter acesso constante à internet.
Para habilitar o uso offline, você precisa seguir algumas etapas simples, confira!
Ativar o modo offline no Google Drive
Acesse o Google Drive em um navegador e vá até as configurações (clique na engrenagem no canto superior direito).
Selecione a opção “Offline” e ative a opção que permite criar, abrir e editar arquivos do Google Docs, Sheets e Slides offline.
Usar o Google Chrome
Para que essa funcionalidade funcione, é recomendável usar o navegador Google Chrome, pois a compatibilidade é otimizada para ele.
Uma vez que o modo offline esteja ativado, você poderá acessar suas planilhas mesmo sem uma conexão de internet.
Qualquer alteração feita será sincronizada automaticamente com a versão online assim que você se reconectar.
Essa funcionalidade é especialmente útil para profissionais que precisam trabalhar em ambientes com conectividade limitada, garantindo que a produtividade não seja comprometida.
Como aumentar a produtividade no Google Sheets?
Aumentar a produtividade no Google Planilhas envolve a implementação de práticas que otimizem o uso da ferramenta. Aqui estão algumas dicas que podem ajudar.
Utilize atalhos de teclado
Aprender e usar atalhos de teclado é uma das maneiras mais eficazes de acelerar seu fluxo de trabalho. Por exemplo, usar Ctrl + C para copiar e Ctrl + V para colar economiza tempo em comparação com o uso do mouse.
Além disso, o Google Sheets oferece uma lista completa de atalhos que podem ser acessados pressionando Ctrl + / (barra de espaço).
Crie modelos personalizados
Se você frequentemente utiliza o mesmo formato ou estrutura de planilha, considere criar modelos personalizados.
Isso não apenas economiza tempo, mas também garante consistência em suas apresentações de dados. Você pode salvar um arquivo como modelo e reutilizá-lo sempre que necessário.
Explore funções avançadas
Familiarizar-se com funções como PROCV (procura um valor em uma coluna e retorna um valor na mesma linha de outra coluna), SE (realiza uma comparação lógica entre um valor e um resultado esperado) e outras funções complexas, como CONT.SE e SOMASE, pode ajudar a automatizar cálculos e análises.
Essas funções podem economizar tempo e reduzir a probabilidade de erros manuais.
Colabore de forma eficaz
Utilize os recursos de comentários e atribuições disponíveis no Google Sheets. Ao mencionar colegas em um comentário (usando @), você pode atribuir tarefas específicas e facilitar a comunicação.
Essa prática ajuda a manter todos informados e a gerenciar projetos de forma mais organizada, permitindo uma colaboração mais fluida e produtiva.
Automatize com scripts e add-ons
Para usuários mais avançados, explorar o Google Apps Script permite automatizar tarefas repetitivas.
Você também pode instalar add-ons que expandem as funcionalidades do Google Sheets, como integração com outras ferramentas e análise de dados. Isso pode liberar tempo e permitir que você se concentre em tarefas mais estratégicas.
Ao aplicar essas práticas, você não apenas aumentará sua produtividade, mas também aprimorará suas habilidades no Google Planilhas, tornando-se um usuário mais eficiente e eficaz.
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Conclusão
Neste post, foi possível ver um pouco do que é o Google Sheets, como usá-lo e conhecemos algumas de suas principais aplicações.
Vale lembrar que dá para executar diversas tarefas, mas é importante ter em mente que o programa é limitado, ou seja, não é possível fazer 100% do que conseguimos no Excel.
Mesmo assim, a ferramenta é muito bacana para o dia a dia.
Por fim, deixamos aqui o desafio para você entrar na plataforma de planilhas do Google e explorar um pouco mais as guias. E conte conosco para qualificar ainda mais os seus conhecimentos em planilhas digitais!
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