Embora muitos de nós estejamos familiarizados com as funções básicas do Excel, como criar tabelas e gráficos simples, existem muitos truques, macetes e técnicas avançadas que podem ajudar a tornar o trabalho muito mais eficiente e preciso.
Neste post, vamos compartilhar com você alguns truques do Excel simples, mas pouco conhecidos, para resolver problemas comuns. Esses truques podem ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente, economizando tempo e esforço na manipulação de dados.
Vamos explorar os segredos da ferramenta que podem ajudar a impulsionar a sua produtividade e tornar o trabalho no Excel uma experiência muito mais agradável. Acompanhe!
É possível verificar que ao selecionar uma tabela de dados que o Excel nos mostra uma caixa no canto inferior direito dessa seleção chamada de Análise Rápida (atalho CTRL + Q).
Dentro dessa análise rápida é possível inserir algumas informações mais básicas de uma forma bem simples e rápida. É possível inserir formatações, gráficos, linhas/colunas de totais, tabelas (incluindo tabela dinâmica) e até minigráficos.
Com essa opção conseguimos inserir diversas informações úteis de forma rápida. Lembrando que se o usuário precisar de algo mais específico terá que ir até a opção desejada.
O segundo dos truques do Excel consiste em uma forma de preenchimento de algumas informações. Para o primeiro exemplo de número caso o usuário queira arrastar a célula para baixo (clicando e arrastando no quadrado verde no canto inferior direito da célula) teremos o seguinte resultado.
Como não temos nenhum padrão, o Excel apenas copia o que temos na célula que tentamos expandir as informações, no entanto temos uma forma de escolher como esses dados serão preenchidos. Para isso, ao invés de utilizar o botão esquerdo do mouse para arrastar vamos utilizar o botão direito do mouse.
Feito isso, o Excel irá mostrar algumas opções que o usuário poderá utilizar. Uma delas é Preencher Série, desta forma os valores serão preenchidos de 1 até 7 na sequência. Temos outras opções que podem ser úteis também, como é o caso de Preencher sem formatação, que preenche com a mesma informação, mas não leva a formatação da célula.
Já para a questão de datas, ao arrastar com o botão esquerdo do mouse o Excel já entende que queremos a sequência dessa data.
Neste caso, podemos também utilizar o botão direito do mouse para fazer esse preenchimento e verificar as diferentes opções que temos.
Temos algumas opções a mais do que no exemplo anterior, pois agora estamos tratando de uma célula com data, então neste caso temos mais 4 opções. A mais comum que é a automática que é executada quando arrastamos com o botão esquerdo do mouse é a Preencher dias.
Essa opção preenche os dias na sequência, enquanto mantém o mês e o ano, as outras opções vão preencher mês ou ano mantendo as outras duas informações. Por fim temos uma opção muito interessante que é Preencher dias da semana.
É possível observar que essa opção faz um preenchimento somente dos dias da semana, ou seja, não considera sábados e domingos. Muitas das vezes é útil ter informações sem esses dias, principalmente quando se trata de trabalho.
Para finalizar temos menos opções que o primeiro exemplo quando se trata de fórmulas.
Aqui temos somente a parte de preenchimento, que pode ser com a formatação ou somente utilizando a formatação da célula sem a fórmula. A parte de preenchimento relâmpago é para os casos quando temos um padrão.
Por exemplo, temos 5 nomes na coluna E e na coluna F queremos escrever [email protected] e assim sucessivamente baseado no nome que temos na coluna ao lado.
Para que o usuário não tenha que ficar escrevendo de um em um, basta escrever o primeiro nome e selecionar a opção de preenchimento relâmpago que o Excel vai pegar esse padrão de e-mails e continuar escrevendo.
Esse truque do Excel está relacionado à repetição de uma ação, ou seja, conseguimos repetir uma ação que foi feita somente com uma tecla.
Neste caso, vamos supor que o usuário queira colocar bordas em todas essas informações, mas isso pode ser procedimento chato e repetitivo, pois o usuário terá que ir até as opções de bordas e escolher qual delas deseja.
Vamos começar colocando borda na primeira nota e em seguida vamos utilizar um atalho para repetir o procedimento nas outras células.
Feito isso temos as bordas inseridas. Para evitar que o usuário tenha que repetir o procedimento para as outras células, basta que ele selecione as outras duas células e pressione a tecla F4.
Assim é possível repetir a ação de inserir bordas de uma forma rápida e eficiente no intervalo selecionado (podendo ser mais de duas células como foram selecionadas inicialmente).
Vale lembrar que com esse atalho o Excel vai reproduzir a última ação que fez, ou seja, vai funcionar para formatações em geral também, como alteração de preenchimento, cor da fonte, entre outras.
Aqui vamos ver uma tabela que possui algumas linhas em branco. Isso acontece algumas vezes quando vamos importar dados de outros lugares, ou seja, é possível que esses dados não venham 100% formatados ou corretos cada um em uma linha.
Neste caso, temos algumas informações espaçadas por linhas em branco, o que atrapalha a utilização da tabela.
Para resolver isso sem que o usuário tenha que remover linha por linha, o que pode ser bem trabalhoso dependendo da quantidade de informações que tenha, vamos selecionar toda a tabela e em seguida vamos até a guia Página Inicial.
Dentro dessa guia vamos até a opção de Localizar e Selecionar, e por fim vamos selecionar a opção Ir para especial.
Feito isso, teremos uma janela com algumas opções, dentro delas temos a opção Em branco, vamos selecioná-la e pressionar OK.
Feito isso, o Excel irá selecionar todas as células em branco do intervalo selecionado.
Agora basta utilizar o atalho para excluir as células que é CTRL – (teclar control juntamente com a tecla menos). Teremos uma caixa aparecendo para perguntar ao usuário qual ação tomar, neste caso basta pressionar OK.
Feito isso, todas as células em branco serão excluídas e o usuário terá sua tabela sem esses espaços indesejados.
Esse procedimento é muito interessante, pois é normal em planilha de Excel quando fazemos algum tipo de importação termos diversas linhas, mais de 1000 quando temos “poucos” dados, portanto o usuário irá economizar um tempo absurdo utilizando essa opção ao invés de selecionar uma a uma para excluir.
Vamos para mais um dos truques do Excel! Esse é uma fórmula muito interessante que o Excel tem que acredito que diversas pessoas já foram procurar na internet uma calculadora para converter uma unidade em outra, seja para um trabalho, seja para algo pessoal.
No entanto, se tiver o Excel não será mais necessário buscar na internet uma calculadora que faça esse cálculo para você, pois o Excel consegue fazer essas conversões de diversas medidas (vale lembrar que não possui todas as conversões, nem todas as medidas). Para isso vamos utilizar a fórmula CONVERTER.
Temos aqui uma tabela com alguns exemplos das medidas que podemos fazer a conversão e vamos utilizar a fórmula CONVERTER para fazer isso de forma rápida e fácil.
A fórmula é composta por 3 argumentos. O primeiro é o valor a ser convertido, o segundo é a unidade inicial e o último é para qual unidade vamos converter. É possível observar que temos uma lista com diversas unidades onde o usuário poderá selecionar ou se já souber a sigla (como já temos na tabela) podemos apenas selecionar essas células para facilitar.
Outra opção é utilizar as unidades diretamente da lista que já escreve automaticamente a unidade dentro da fórmula.
Desta forma, conseguimos converter de uma unidade para outra de forma bem fácil e rápida sem a necessidade de buscar uma calculadora ou uma fórmula para isso.
Esse é um dos truques do Excel que vai nos auxiliar quando o usuário precisar converter as datas do modelo americano para o modelo brasileiro. Isso é necessário, pois as análises que fazemos nós temos o formato dd/mm/aaa, ou seja, temos o dia, depois o mês e por fim, o ano.
Já no modelo americano temos o formato mm/dd/aaaa, ou seja, eles começam com o mês, depois o dia e por fim, o ano. Isso quer dizer que o dia e mês ficam trocados em relação ao formato brasileiro.
Neste caso temos uma tabela com algumas datas que se encontram no formato americano e vamos aprender a como fazer a conversão para o formato brasileiro. Para isso vamos selecionar as datas, em seguida vamos até a guia Dados e vamos selecionar a ferramenta Texto para Colunas.
Dentro da janela que será aberta vamos pressionar Avançar duas vezes até chegar na etapa que realmente importa.
Nesta parte vamos selecionar a opção data e modificar para MDA (mês, dia e ano) que é o formato em que os nossos dados estão e não para qual o formato vamos transformar. Feito isso basta clicar em Concluir.
Feito isso as datas foram alteradas para o formato brasileiro que é dia, mês e ano.
Para definir informações importantes no rodapé, você pode executar o seguinte passo-a-passo.
Primeiro, selecione as guias que você deseja editar. Use CTRL para selecionar várias delas e aplicar mudanças globais em todas.
Depois, vá em “Layout da Página” e clique no ícone de “Configurar Página”. Você verá uma caixa de diálogo.
Escolha Cabeçalho/Rodapé e comece a personalizar o seu rodapé, inserindo as informações que precisar nas seções.
Vejamos algumas dicas para se tornar uma referência no Excel.
Antes de começar a explorar as funções mais avançadas do Excel, é importante ter uma compreensão sólida das funcionalidades básicas do programa. Isso inclui aprender a criar e formatar tabelas, inserir fórmulas simples e usar funções comuns, como SOMA e MÉDIA.
O Excel oferece uma ampla variedade de ferramentas de formatação e design que podem ser usadas para tornar suas planilhas mais profissionais e fáceis de ler. Aprender a usar essas ferramentas pode ajudar a melhorar a aparência e a clareza de suas planilhas. Então, é um conhecimento que não pode faltar.
As funções avançadas do Excel podem ajudá-lo a realizar análises de dados complexas e obter insights valiosos. Algumas das funções mais importantes incluem PROCV, SOMASE e CONT.SE. Usar essas funções pode ajudá-lo a economizar tempo e realizar análises mais precisas e eficientes.
Os truques do Excel que vimos podem te ajudar nesse quesito. Afinal, você aplica funções complexas com passos simples.
Se você deseja personalizar ainda mais suas planilhas ou automatizar processos no Excel, a programação em VBA (Visual Basic for Applications) pode ser uma habilidade valiosa a ser aprendida.
Criar macros, automatizar tarefas repetitivas e personalizar o comportamento do Excel para atender às suas necessidades específicas são algumas coisas que se podem fazer com o VBA.
Como em qualquer habilidade, a prática é fundamental para se tornar um expert em Excel. Certifique-se de praticar regularmente, tentando resolver problemas reais e aplicando as técnicas e ferramentas que você aprendeu.
Quanto mais você pratica, mais familiarizado você se torna com o programa e mais eficiente você se torna em sua rotina diária.
Existem muitos tutoriais e cursos online disponíveis que podem ajudá-lo a aprender mais sobre as funcionalidades avançadas do Excel e aprimorar suas habilidades.
Participar de fóruns e comunidades online de usuários do Excel pode ser uma ótima maneira de aprender com outras pessoas e compartilhar suas próprias dicas e truques.
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