Embora muitos de nós estejamos familiarizados com as funções básicas de um dos editores de planilhas mais famosos do mundo, como criar tabelas e gráficos simples, existem muitas dicas de Excel que também podem ajudar a tornar o trabalho mais eficiente.
E, ao longo deste post, vamos compartilhar com você alguns truques do Excel para todos os níveis de conhecimento. Assim, eles podem te ajudar a trabalhar de forma mais inteligente, economizando tempo e esforço na manipulação de dados.
Acompanhe!
O que você vai ver hoje?
Dicas de Excel básico
Vamos começar para quem ainda não tem pleno domínio sobre a ferramenta Confira, abaixo, algumas dicas no Excel que vão te ajudar a realizar suas primeiras tarefas!
Aproveite também para dar uma olhada no vídeo abaixo e aprenda os truques escondidos do Excel:
Análise rápida de dados
É possível verificar que ao selecionar uma tabela de dados que o Excel nos mostra uma caixa no canto inferior direito dessa seleção chamada de Análise Rápida (atalho CTRL + Q).
Dentro dessa análise rápida é possível inserir algumas informações mais básicas de uma forma bem simples e rápida. É possível inserir formatações, gráficos, linhas/colunas de totais, tabelas (incluindo tabela dinâmica) e até minigráficos.
Com essa opção conseguimos inserir diversas informações úteis de forma rápida. Lembrando que se o usuário precisar de algo mais específico terá que ir até a opção desejada.
Preenchimento automático
Caso queira arrastar a célula para baixo (clicando e arrastando no quadrado verde no canto inferior direito da célula) teremos o seguinte resultado. Por não ter nenhum padrão, o Excel apenas copia o que temos na célula que tentamos expandir as informações.
No entanto, há uma forma de escolher como esses dados serão preenchidos. Para isso, ao invés de utilizar o botão esquerdo do mouse para arrastar, use o botão direito.
Feito isso, o Excel irá mostrar algumas opções que o usuário poderá utilizar. Uma delas é “Preencher Série” e, com isso, os valores serão preenchidos na sequência.
Existem outras opções que podem ser úteis, como o campo “Preencher sem formatação”, que preenche com a mesma informação, mas não leva a formatação da célula.
Já para a questão de datas, ao arrastar com o botão esquerdo do mouse, o Excel já entende que queremos a sequência dessa data. Mas é também possível usar o botão direito do mouse para fazer esse preenchimento e verificar as diferentes opções.
Quando estamos tratando de uma célula com data, existem mais 4 opções: a mais comum é a automática, que é executada quando arrastamos com o botão esquerdo do mouse.
“Preencher dias” é outra opção, e ela preenche os dias na sequência, enquanto mantém o mês e o ano, as outras opções vão preencher mês ou ano mantendo as outras duas informações.
Também existe a opção de “Preencher dias da semana”. É possível observar que essa opção faz um preenchimento somente dos dias da semana, ou seja, não considera sábados e domingos. Muitas das vezes é útil ter informações sem esses dias, principalmente quando se trata de trabalho.
Lembre-se, por fim, que existe o “preenchimento relâmpago”, indicado para os casos quando temos um padrão. Por exemplo: temos 5 nomes na coluna E e na coluna F queremos escrever [email protected] e assim sucessivamente baseado no nome que temos na coluna ao lado.
Para que o usuário não tenha que escrever um a um, basta digitar o primeiro nome e selecionar a opção de preenchimento relâmpago para o Excel pegar esse padrão de e-mails e continuar escrevendo por você.
Repetir ações
Esse truque do Excel está relacionado à repetição de uma ação — ou seja: conseguimos repetir uma ação que foi feita somente com uma tecla.
Neste caso, vamos supor que o usuário queira colocar bordas em todas essas informações, mas isso pode ser procedimento chato e repetitivo, pois o usuário terá que ir até as opções de bordas e escolher qual delas deseja.
Vamos começar colocando borda na primeira nota e em seguida vamos utilizar um atalho para repetir o procedimento nas outras células.
Feito isso temos as bordas inseridas. Para evitar que o usuário tenha que repetir o procedimento para as outras células, basta que ele selecione as outras duas células e pressione a tecla F4.
Assim é possível repetir a ação de inserir bordas de uma forma rápida e eficiente no intervalo selecionado (podendo ser mais de duas células como foram selecionadas inicialmente).
Vale lembrar que com esse atalho o Excel vai reproduzir a última ação que fez, ou seja, vai funcionar para formatações em geral também, como alteração de preenchimento e cor da fonte, entre outras mudanças.
Apagar várias linhas em branco
Pode acontecer de uma tabela ter algumas linhas em branco. Isso acontece algumas vezes quando vamos importar dados de outros lugares, ou seja, é possível que esses dados não venham 100% formatados ou corretos cada um em uma linha.
Neste caso, temos algumas informações espaçadas por linhas em branco, o que atrapalha a utilização da tabela.
Para resolver isso sem que o usuário tenha que remover linha por linha, o que pode ser bem trabalhoso dependendo da quantidade de informações que tenha, vamos selecionar toda a tabela e em seguida vamos até a guia Página Inicial.
Dentro desta guia, vamos até a opção de Localizar e Selecionar, e por fim vamos selecionar a opção Ir para especial.
Feito isso, teremos uma janela com algumas opções, dentro delas temos a opção Em branco, vamos selecioná-la e pressionar OK e, aí, o Excel irá selecionar todas as células em branco do intervalo selecionado.
Agora, basta utilizar o atalho para excluir as células que é CTRL – (teclar control juntamente com a tecla menos). Teremos uma caixa aparecendo para perguntar ao usuário qual ação tomar, neste caso basta pressionar OK e todas as células em branco serão excluídas.
Esse procedimento é muito interessante, pois é normal em planilha de Excel quando fazemos algum tipo de importação termos diversas linhas, mais de 1000 quando temos “poucos” dados, portanto o usuário irá economizar um tempo absurdo utilizando essa opção ao invés de selecionar uma a uma para excluir.
Converter unidades
Vamos para mais uma das nossas dicas de Excel para quem está começando: essa é uma fórmula muito interessante que a ferramenta tem porque diversas pessoas já foram procurar na internet uma calculadora para converter uma unidade em outra.
Pois sabia que o Excel consegue fazer essas conversões (vale lembrar que não possui todas as conversões, nem todas as medidas)? Para isso, vamos utilizar a fórmula CONVERTER.
A fórmula é composta por 3 argumentos:
- O valor a ser convertido;
- A unidade inicial;
- Para qual unidade vamos converter.
É possível observar que já existe uma lista com diversas unidades em que o usuário poderá selecionar ou se já souber a sigla (como já temos na tabela) podemos apenas selecionar essas células para facilitar.
Outra opção é utilizar as unidades diretamente da lista que já escreve automaticamente a unidade dentro da fórmula.
Dessa forma, conseguimos converter de uma unidade para outra de forma bem fácil e rápida sem a necessidade de buscar uma calculadora ou uma fórmula para isso.
Formatar datas
Esse é um dos truques do Excel que auxilia a formatar dados — especialmente útil, por exemplo, quando o usuário precisar converter as datas do modelo americano para o modelo brasileiro.
Para isso, temos uma tabela com algumas datas que se encontram no formato americano e vamos aprender a como fazer a conversão para o formato brasileiro: primeiro, selecione as datas e siga até a guia Dados para selecionar a ferramenta Texto para Colunas.
Dentro da janela que será aberta, pressione “Avançar” duas vezes até chegar na etapa que realmente importa. Depois, selecione a opção data e modificar para MDA (mês, dia e ano) que é o formato em que os nossos dados estão e não para qual o formato vamos transformar. Feito isso basta clicar em Concluir.
Fixar informações no rodapé
Para definir informações importantes no rodapé, você pode executar o seguinte passo-a-passo.
Primeiro, selecione as guias que você deseja editar. Use CTRL para selecionar várias delas e aplicar mudanças globais em todas.
Depois, vá em “Layout da Página” e clique no ícone de “Configurar Página”. Você verá uma caixa de diálogo.
Escolha Cabeçalho/Rodapé e comece a personalizar o seu rodapé, inserindo as informações que precisar nas seções.
Dicas de Excel intermediário
O Excel é uma ferramenta poderosa que pode facilitar a gestão e análise de dados de maneira eficiente. Ao dominar algumas funcionalidades intermediárias, você pode aumentar sua produtividade e obter resultados mais precisos.
Aqui estão algumas dicas de Excel intermediário para aprimorar suas habilidades.
Criar atalhos
Criar atalhos personalizados pode economizar tempo e tornar seu trabalho mais eficiente. No Excel, você pode atribuir atalhos de teclado a funções e macros que usa frequentemente.
Para criar um atalho, vá para a guia “Arquivo”, clique em “Opções”, selecione “Personalizar Faixa de Opções” e configure seus atalhos conforme necessário.
Saiba mais: 5 macros úteis para o trabalho no Excel
Validação de dados
A validação de dados é uma funcionalidade que permite controlar o tipo de dados que os usuários podem inserir em uma célula. Isso é útil para garantir a precisão dos dados e evitar erros.
Para configurar a validação de dados, selecione as células desejadas, vá para a guia “Dados”, clique em “Validação de Dados” e configure as regras conforme necessário.
Formatação condicional
A formatação condicional permite que você destaque células que atendem a certos critérios. Isso é útil para identificar rapidamente valores específicos ou tendências nos seus dados.
Para aplicar a formatação condicional, selecione as células desejadas, vá para a guia “Página Inicial”, clique em “Formatação Condicional” e escolha as regras que se aplicam aos seus dados.
Classificar e filtrar dados
Classificar e filtrar dados são funcionalidades essenciais para organizar e analisar informações. Você pode classificar dados em ordem crescente ou decrescente e aplicar filtros para visualizar apenas as informações relevantes.
Para isso, selecione o intervalo de dados, vá para a guia “Dados” e use as opções “Classificar” e “Filtro”.
Enviar planilhas como anexo em e-mail
Enviar planilhas diretamente como anexos de e-mail pode ser um grande facilitador na comunicação e compartilhamento de informações.
No Excel, você pode fazer isso rapidamente clicando na guia “Arquivo”, selecionando “Compartilhar” e escolhendo a opção “E-mail” para enviar a planilha como anexo.
Ocultar abas e planilhas
Ocultar abas e planilhas pode ser útil para manter seu arquivo organizado e proteger informações sensíveis. Para ocultar uma aba ou planilha, clique com o botão direito na aba desejada e selecione “Ocultar”.
Para exibir novamente, clique com o botão direito em qualquer aba e selecione “Reexibir”.
Unificar textos
Unificar textos de diferentes células pode ser feito facilmente com a função CONCATENAR ou o operador “&”. Isso é útil para combinar informações de várias células em uma única célula.
Por exemplo, você pode usar a fórmula =A1 & ” ” & B1 para unir os textos das células A1 e B1 com um espaço entre eles.
Dicas de Excel avançado
Para aqueles que já dominam as funcionalidades intermediárias do Excel e desejam levar suas habilidades ao próximo nível, aqui estão algumas dicas avançadas que podem transformar a maneira como você trabalha com dados.
Distribuir séries
Distribuir séries é uma técnica avançada usada para preencher automaticamente uma série de dados seguindo um padrão específico. Isso é útil para criar rapidamente listas sequenciais ou padrões complexos.
Para usar essa funcionalidade, insira o início da série, selecione as células e arraste a alça de preenchimento enquanto mantém a tecla Ctrl pressionada.
Criar planilhas sequenciais
Criar planilhas sequenciais pode ser útil para organizar dados de forma cronológica ou em etapas.
Para fazer isso, você pode usar fórmulas e funções que automatizam a criação de novas planilhas com nomes sequenciais. Utilizar macros também pode simplificar esse processo.
Leia mais: Planilha de indicadores e metas automática no Excel
Preenchimento relâmpago
O preenchimento relâmpago é uma ferramenta poderosa para reconhecer padrões e preencher dados automaticamente.
Quando você começa a digitar um padrão, o Excel sugere automaticamente o preenchimento dos dados restantes. Para ativar essa funcionalidade, vá para a guia “Dados” e clique em “Preenchimento Relâmpago”.
Salvar modelos de gráficos
Salvar modelos de gráficos permite que você reutilize estilos e formatos de gráficos que usa frequentemente.
Para criar um modelo de gráfico, crie um gráfico com o estilo desejado, clique com o botão direito no gráfico e selecione “Salvar como Modelo”. Para usar o modelo, insira um gráfico e escolha “Modelos” na guia “Inserir”.
Usar painel de seleção
O painel de seleção é uma ferramenta avançada que ajuda a gerenciar e organizar objetos em sua planilha. Isso é especialmente útil ao trabalhar com gráficos, formas e imagens.
Para abrir o painel de seleção, vá para a guia “Página Inicial”, clique em “Localizar e Selecionar” e escolha “Painel de Seleção”.
Criar tabelas dinâmicas
As tabelas dinâmicas são uma das ferramentas mais poderosas do Excel para análise de dados. Elas permitem que você resuma, analise, explore e apresente dados de maneira interativa.
Para criar uma tabela dinâmica, selecione o intervalo de dados, vá para a guia “Inserir” e escolha “Tabela Dinâmica”. A partir daí, você pode arrastar e soltar campos para criar diferentes visualizações e resumos dos seus dados.
Qual a melhor forma de aprender Excel?
Vejamos algumas dicas para se tornar uma referência no Excel!
Aprenda as funcionalidades básicas
Antes de começar a explorar as funções mais avançadas do Excel, é importante ter uma compreensão sólida das funcionalidades básicas do programa.
Isso inclui aprender a criar e formatar tabelas, inserir fórmulas simples e usar funções comuns, como SOMA e MÉDIA.
Saiba mais: Como fazer Soma no Excel? Aprenda 3 diferentes métodos
Conheça as ferramentas de formatação e design
O Excel oferece uma ampla variedade de ferramentas de formatação e design que podem ser usadas para tornar suas planilhas mais profissionais e fáceis de ler.
Aprender a usar essas ferramentas pode ajudar a melhorar a aparência e a clareza de suas planilhas. Então, é um conhecimento que não pode faltar.
Entenda as funções avançadas
As funções avançadas do Excel podem ajudá-lo a realizar análises de dados complexas e obter insights valiosos. Algumas das funções mais importantes incluem PROCV, SOMASE e CONT.SE.
Usar essas funções pode ajudá-lo a economizar tempo e realizar análises mais precisas e eficientes. Os truques do Excel que vimos podem te ajudar nesse quesito. Afinal, você aplica funções complexas com passos simples.
Explore a programação em VBA
Se você deseja personalizar ainda mais suas planilhas ou automatizar processos no Excel, a programação em VBA (Visual Basic for Applications) pode ser uma habilidade valiosa a ser aprendida.
Criar macros, automatizar tarefas repetitivas e personalizar o comportamento do Excel para atender às suas necessidades específicas são algumas coisas que se podem fazer com o VBA.
Pratique, pratique, pratique
Como em qualquer habilidade, a prática é fundamental para se tornar um expert em Excel. Certifique-se de praticar regularmente, tentando resolver problemas reais e aplicando as técnicas e ferramentas que você aprendeu.
Quanto mais você pratica, mais familiarizado você se torna com o programa e mais eficiente você se torna em sua rotina diária.
Participe de fóruns e comunidades online
Participar de fóruns e comunidades online de usuários do Excel pode ser uma ótima maneira de aprender com outras pessoas e compartilhar suas próprias dicas e truques.
Aprenda com tutoriais e cursos
Existem muitos tutoriais e cursos online disponíveis que podem ajudá-lo a aprender mais sobre as funcionalidades avançadas do Excel e aprimorar suas habilidades.
Para quem busca se aprofundar no uso do Excel, recomendamos conhecer os nossos cursos! A Hashtag Treinamentos oferece conteúdos detalhados e práticos para todos os níveis de conhecimento.
Quer dominar o Excel e otimizar suas tarefas diárias? Conheça o curso online de Excel da Hashtag Treinamentos e eleve suas habilidades a um novo patamar!
Conclusão
Viu como as nossas dicas de Excel foram super úteis?
Para dominar a ferramenta e aprimorar suas habilidades, é fundamental conhecer desde as funcionalidades básicas até as avançadas, como criação de tabelas dinâmicas e uso de macros em VBA.
Além disso, práticas regulares, participação em fóruns e comunidades online, e o uso de tutoriais e cursos são essenciais.
Explore as diversas opções de aprendizado disponíveis, como os cursos da Hashtag Treinamentos, para transformar seu trabalho com planilhas e tornar suas tarefas diárias mais eficientes!
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