Fala Impressionadores! Hoje vou te apresentar uma planilha para empreendedores! Faça a Gestão Eficiente de suas Ordens de Serviço.
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) que utilizamos na aula, preencha:
Se você trabalha em uma empresa ou é empreendedor, essa ferramenta vai te ajudar muito.
É essencial em empresas ou negócios que a gestão das O.S sejam feitas de forma eficiente, é bom para o gestor, para quem cuida da programação e para os técnicos também.
Cada ordem de serviço gera uma O.S que deve ser descrita, planejada, iniciada e finalizada.
Com os dados dos serviços prestados o gestor poder tomar diversas decisões para otimizar o negócio.
Vamos conhecer nossa planilha para empreendedores?
Cadastro dos clientes:
Na parte de cadastro dos clientes vamos ter o endereço do cliente, contato, e-mail, etc.
Todas as informações para que os técnicos possam entrar em contato com os clientes.
Se quiser aprender ou relembrar sobre formatação de tabelas, clique no link!
Cadastros:
Temos uma planilha de cadastro, neste exemplo optei por uma empresa que oferece serviços de manutenção.
Nesta planilha nós encontramos todos os tipos de serviço que a empresa oferece.
Se manutenção não for o seu caso, preencha as planilhas com o que faz mais sentido para você.
Ordem de serviço:
Nesta tabela vamos encontrar todas as ordens de serviço, cada ordem tem seu código e status.
Alguns dos campos da tabela são preenchidos automaticamente outros manualmente e temos ainda os que tem uma lista com opções específicas.
Coluna de Código e Coluna de Data de Atendimento:
O código dos produtos, por exemplo, é gerado de forma automática, toda vez que nós colocarmos uma data nova a tabela gera o código automaticamente.
Coluna Tipo de Chamada:
O tipo de chamada já está predefinido por uma lista suspensa, os campos são preenchidos com os valores que vem da planilha de cadastro.
Coluna Situação O.S:
Na coluna de situação das O.S temos quatro estados possíveis para as ordens de serviço, podem estar agendadas, resolvidas, suspensas (quando temos algum ajuste ou compra de material pendente antes de poder dar continuidade) e por último podem estar canceladas.
Para deixar mais visual cada status tem uma cor específica.
Coluna Situação Problema:
Essa coluna serve para verificar se o problema está “Resolvido” ou “Não resolvido”, é importante para saber se a sua equipe está conseguindo atender as demandas dos seus clientes.
Quer aprender mais sobre as ferramentas que utilizamos para criar essa planilha? Temos aulas que vão te ajudar!
Planilha para imprimir as ordens de serviço:
Essa planilha foi feita com o resumo de cada pedido, ela pode ser impressa e facilita muito para o técnico que vai atender o cliente.
Nela o técnico encontra o endereço do cliente, a data que foi combinado o trabalho o tipo de chamado, preço, etc.
Para cada ordem gerada temos um resumo, o técnico só precisa saber o número da ordem digitá-lo em “Selecionar OS:” e pronto, já tem um guia fácil e organizado.
Lembrando que para trazer essas informações nós utilizamos a Função PROCV no Excel, sendo uma função de busca!
Por últimos temos um painel onde o gestor pode fazer o acompanhamento de todas as atividades:
É um painel simples, mas muito eficiente.
Podemos ver, por exemplo, que temos três O.S em aberto (inclui abertas ou suspensas) e 5 resolvidas (inclui resolvidas ou canceladas).
Temos ainda a quantidade de serviços separados por tipo e a porcentagem de problemas que foram resolvidos.
Quer saber como fazemos isso? Temos uma aula sobre tabela dinâmica e curso básico de criação de dashboards para você aprender mais sobre este resumo gerencial.
Outra análise interessante é a quantidade de trabalhos resolvidos por técnico.
A Izabelle, por exemplo, está com uma quantidade de serviços resolvidos muito maior que a do Lucas.
Podemos analisar se a atividade que a Izabelle está fazendo está mais em alta no momento.
A partir desta análise podemos verificar se vale a pena capacitar o Lucas nessa tarefa para que o trabalho fique mais bem distribuído e aumente a eficiência da equipe.
Gostou da planilha?
Espero que sim!
O objetivo dessa aula foi te mostrar como utilizar uma Planilha para Empreendedores criada dentro do Excel.
Como você deve ter notado, essa planilha é para fazer o controle de Ordens de Serviço em uma empresa, independente do serviço que está sendo prestado.
Ela cria um resumo dos serviços para impressão e ainda tem um dashboard (painel gerencial) que te ajuda a verificar o andamento dos trabalhos.
Além disso, te auxilia na avaliação dos colaboradores e a tomar decisões de forma eficiente, durante a aula foram disponibilizados alguns links que vão te ajudar a entender como a tabela foi feita.
Eu fico por aqui! Forte abraço,
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