Como Utilizar Tabela Dinâmica no Excel? [Exemplo Prático]

A tabela dinâmica é uma importante ferramenta para ajudar na análise de dados, com automação e organização das informações de uma forma clara. Por isso, é uma ferramenta crucial para quem deseja aprofundar-se no Excel e dominar completamente o sistema!

Neste guia você vai ver o passo a passo para criar uma tabela dinâmica, como mudar o cálculo dos valores, como atualizar a tabela quando a base mudar e quais recursos extras deixam a análise mais completa. Tem vídeo e planilha para baixar.

A tabela dinâmica do Excel resume uma base grande em segundos, sem fórmula. Selecione qualquer célula da base, vá em Inserir > Tabela Dinâmica, confirme o intervalo e clique em OK; depois arraste os campos para Linhas, Colunas, Valores e Filtros. Quando a base mudar, use Dados > Atualizar Tudo — a tabela não se atualiza sozinha.

O que é uma tabela dinâmica no Excel?

Uma tabela dinâmica é uma solução do Excel para ajudar na análise de dados e na descoberta de insights em grandes volumes de dados.

Como o próprio nome já diz, é uma tabela que pode ser modificada de forma dinâmica para atender às necessidades do usuário.

Ao construir uma, você consegue destacar as informações mais relevantes e criar filtros com poucos cliques. 

Dessa forma, poderá entender melhor a base de dados e realçar as informações necessárias para uma apresentação de reunião, por exemplo. Pode responder a perguntas específicas e mudar a visualização de acordo com o que deseja entender. 

A tabela dinâmica é uma forma de destacar dados e insights relevantes sem precisar de um trabalho manual muito intenso. Ou seja, a tabela é um recurso de automação do Excel para facilitar a busca por certos padrões e tendências.

Para que serve a tabela dinâmica?

• Facilidade de uso: permite gerar insights rápidos e precisos sem grande esforço;
• Economia de tempo: outro ponto é a rapidez para análise. Com recursos de arrastar e soltar, é possível chegar às respostas em pouco tempo;
• Aumento de produtividade: justamente por ser mais prático e rápido, permite aumento de produtividade e agilidade operacional;
• Criação rápida de relatórios: com isso, é fácil criar os relatórios claros sobre os dados para apresentação na empresa;
• Apresentação mais clara e objetiva de dados: a tabela permite enxergar os dados de outra forma, com maior clareza;
• Geração de mais conhecimento: permite gerar mais conhecimento sobre o cenário e sobre os resultados, para permitir maior aprendizado.

Quais são as partes de uma tabela dinâmica?

Na estrutura da tabela dinâmica, temos Campos, Filtros, Rótulos de linha, Rótulos de coluna e Valores.

Os Campos são as colunas da minha base de dados da planilha principal. 

Os Filtros permitem criar filtragens para verificar algumas informações específicas, ainda mais específicas do que as que estão sendo apresentadas na tabela.

A parte de Rótulos de Linha é o local onde é configurado o campo que vai ser a definição de linha da tabela dinâmica. Ou seja, o elemento que se deseja analisar naquele momento.

O Rótulos de Coluna diz respeito aos elementos da base que devem ficar na coluna. Ou seja, os elementos que eu quero cruzar com os dados de linha.

Já os valores dizem respeito a somatórios feitos com as variáveis que é preciso analisar da planilha principal. 

Como mudar o cálculo dos valores (soma, média, contagem)?

Por padrão, a tabela dinâmica soma campos numéricos e conta campos de texto. Para trocar, clique com o botão direito em qualquer valor da tabela e escolha Resumir Valores Por — ou abra Configurações do Campo de Valor.

• Soma: total dos valores (o padrão para números);
• Contagem: quantos registros existem, inclusive de texto;
• Média: média aritmética dos valores;
• Máx. e Mín.: maior e menor valor do grupo;
• Produto: multiplicação dos valores;
• Contar Números: conta apenas as células numéricas;
• Desvio padrão e Variância: medidas de dispersão, úteis em análises estatísticas.

Tem ainda a opção Mostrar Valores Como, no mesmo menu do botão direito: ela troca o número absoluto por % do total geral, % da linha, diferença em relação a outro item, total acumulado e outras visões — sem escrever nenhuma fórmula.

Como fazer uma tabela dinâmica no Excel? (Exemplo prático)

O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: A tabela dinâmica resume uma base grande sem escrever fórmula. Selecione toda a base, vá em Inserir e Tabela Dinâmica, confirme o intervalo e escolha uma nova planilha; depois arraste os títulos das colunas para Linhas, Colunas, Valores e Filtros. O resumo muda conforme você troca os campos de lugar.

Neste vídeo (20 min):

• 0:45 - Apresenta a base de vendas com região, data, produto e preço
• 2:05 - Explica que cada linha é um registro de venda
• 3:55 - Insere a tabela dinâmica e confirma o intervalo da base
• 5:50 - Mostra os quatro campos: filtros, colunas, linhas e valores
• 6:40 - Arrasta região para Linhas e vê as cinco regiões
• 8:20 - Soma o valor total por produto no campo de valores
• 10:00 - Classifica os produtos por soma em ordem crescente
• 12:00 - Cruza produto e região colocando região em Colunas
• 13:00 - Recupera a lista de campos pelo botão direito
• 15:00 - Troca o valor total por quantidade numa segunda tabela
• 16:00 - Abre o detalhe por trás do número com duplo clique
• 17:00 - Coloca a data em Filtros para analisar um dia específico

Trechos do vídeo:

• Cada linha da base representa uma venda de um produto em uma região.
• Basta arrastar o título da coluna para linhas, colunas ou valores para montar o resumo.
• Um duplo clique no número da tabela dinâmica abre os registros que formam aquele total.

Clique aqui para fazer o download da Planilha Dinâmica!

Como dissemos, as tabelas dinâmicas Excel são muito úteis para que você possa resumir suas informações e ter uma maneira de “ler” esses dados de forma mais rápida e eficiente.

Isso quer dizer que você não terá que ficar procurando item a item dentro de uma tabela gigante para poder juntar as informações que precisa.

Para isso é que temos a tabela dinâmica. Ela será capaz de fazer esse compilado de informações da forma que for melhor para visualizar.

Antes de criar as tabelas dinâmicas no Excel é necessário ter pelo menos uma tabela contendo as informações que vamos compilar.

1. Base de dados

Essa será a tabela que vamos utilizar para o nosso exemplo, vale lembrar que ela possui mais de 700 linhas, ou seja, são muitos dados para analisar um a um.

O que a tabela dinâmica vai nos permitir nesse caso é fazer um resumo pelas informações que temos no cabeçalho.

Isso quer dizer que podemos fazer um resumo do valor total por região, ou por produto, quantidade vendida por produto… Temos diversas possibilidades, que vão depender da sua necessidade.

Vamos ao passo a passo para a criação da tabela dinâmica e depois vamos mostrar como organizar os dados de acordo com a sua necessidade:

• Clicar em qualquer célula da base (ou selecionar todo o intervalo — o atalho CTRL + T seleciona tudo de uma vez);
• Ir até à guia “Inserir”;
• Selecionar a opção “Tabela Dinâmica”;
• Conferir se o intervalo dos dados está correto;
• Pressionar OK para criar a tabela dinâmica em outra planilha.

Pronto, viu como é fácil? Agora temos uma tabela dinâmica criada, mas você vai perceber que ela vai estar sem nada, que nem a imagem abaixo, certo?

2. Criação da tabela dinâmica

Você terá uma imagem na tela com algumas orientações. Que são para que o usuário utilize a guia que apareceu à direita do programa.

A guia de “Campos da Tabela Dinâmica”, ela será responsável pela construção da sua tabela.

Veja que temos os nomes de todos os cabeçalhos (as colunas da base) e, logo abaixo, os 4 campos onde distribuímos essas informações para dar forma à tabela: Filtros, Colunas, Linhas e Valores.

OBS: não é obrigatório usar todos os campos. Use só o que você quer visualizar — colocar campos demais deixa a tabela pesada e atrapalha a leitura.

Vamos montar uma tabela com as informações de “Região” e “Valor Total”.

3. Inserindo as informações desejadas

Então na parte de linhas teremos as regiões que temos na nossa tabela de forma única sem repetir e em valores teremos o total de cada uma dessas regiões sem precisar utilizar nenhuma fórmula.

Isso quer dizer que podemos ter um resumo muito rápido sem ter o esforço de criar fórmulas para obter esses resultados.

4. Tabela dinâmica criada

Pronto, aqui já temos um resumo de vendas de cada uma das regiões em segundos, sem utilizar nenhuma fórmula do Excel.

Podemos então criar tabela dinâmica no Excel sem esforço e ter um resultado excelente, pois você já imaginou o tempo que levaria para poder escrever as fórmulas para fazer essa soma por região?

5. Alterando a análise de informações

Agora imagine se você tivesse que substituir as regiões por produto, para visualizar o valor total de cada um dos produtos.

Teria que refazer as fórmulas para alterar de região para produto e ainda alterar a coluna em que está procurando essas informações.

Sabe quanto tempo vai levar na tabela dinâmica? Apenas alguns segundos, pois basta remover o campo de “Região” e colocar o campo de “Produto”.

6. Outra possibilidade de análise

Agora tem outra análise de forma fácil e sem precisar analisar mais de 700 linhas para chegar nesse resultado.

As possibilidades para montar a sua tabela dinâmica são diversas, e você pode ir trocando os campos sempre que precisar de uma visualização diferente.

Gostou da versatilidade dessa ferramenta? Viu como é muito simples de alterar essas visualizações somente utilizando as informações que possui na própria tabela.

Com isso consegue criar diversas análises sem ter que utilizar ou ficar alterando fórmulas dentro do programa.

Como atualizar a tabela dinâmica?

A tabela dinâmica não se recalcula sozinha quando você altera a base: ela trabalha com uma cópia dos dados guardada na memória. Sempre que a base mudar, é preciso atualizar.

• Clique com o botão direito em qualquer célula da tabela dinâmica e escolha Atualizar — ou use o atalho Alt + F5;
• Para atualizar todas as tabelas dinâmicas do arquivo de uma vez, vá em Dados > Atualizar Tudo (atalho Ctrl + Alt + F5);
• Para que isso aconteça automaticamente, clique com o botão direito na tabela, abra Opções da Tabela Dinâmica > Dados e marque Atualizar dados ao abrir o arquivo.

Atenção a um detalhe que confunde muita gente: atualizar não inclui linhas novas. Se você acrescentou registros abaixo da base, o intervalo original continua o mesmo. Nesse caso, vá na guia Análise de Tabela Dinâmica (ou Analisar, em versões mais antigas) e clique em Alterar Fonte de Dados para selecionar o novo intervalo.

Para não precisar repetir isso toda vez, transforme a base em Tabela antes de criar a tabela dinâmica, em Inserir > Tabela. A Tabela cresce sozinha conforme você digita, e aí basta atualizar para as linhas novas entrarem na análise.

Recursos que deixam a análise mais completa

Com a tabela dinâmica montada, alguns recursos ajudam a explorar os dados sem refazer nada:

• Segmentação de Dados: botões de filtro visuais, ótimos para painéis e dashboards — ficam em Inserir > Segmentação de Dados;
• Linha do Tempo: filtro específico para datas, por dia, mês, trimestre ou ano;
• Gráfico Dinâmico: um gráfico ligado à tabela, que muda junto com os filtros;
• Agrupar: junta datas em meses, trimestres e anos, ou números em faixas (faixas de valor de venda, por exemplo);
• Campo Calculado: cria um cálculo novo dentro da tabela dinâmica, como margem ou ticket médio, sem mexer na base original.

Conclusão

Neste guia você viu como utilizar tabela dinâmica no Excel: montar a partir da base, trocar os campos, mudar o cálculo dos valores, atualizar quando a base muda e usar segmentação, gráfico dinâmico e agrupamento.

Portanto, agora que você sabe, já pode analisar seus dados de forma totalmente diferente.

O que acha de colocar a mão na massa e praticar com seus dados para poder impressionar o seu chefe na próxima reunião?

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