Nessa publicação vou te mostrar as vantagens e desvantagens de utilizar a opção de formatar como tabela no Excel!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!
Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!
A formatação como tabela é um recurso dentro do Excel para auxiliar a manipulação das próprias tabelas e dos dados dentro delas, ou seja, essa formatação permite ao usuário fazer seleções de um modo mais fácil e rápido e utilizar referências que vão mudar automaticamente de acordo com a alteração dos dados na tabela.
Além disso você vai ter uma facilidade maior ao criar Tabelas Dinâmicas e ao criar gráficos, pois ao inserir novos dados eles serão automaticamente inseridos no gráfico!
É sempre recomendado que se use essa formatação, pois além de ser um procedimento simples de se fazer, ela gera algumas facilidades ao usuário, a primeira e mais visível são os filtros, que são bastante utilizados quando as tabelas são grandes e há a necessidade de restringir a visualização de dados específicos.
Você pode sempre utilizar esse recurso, pois ele facilita a visualização dos dados, te permite filtrar informações e ainda te permite criar a Segmentação de Dados, que são filtros automáticos dentro do Excel.
Para formatar os dados como tabela é bem simples, o primeiro passo é selecionar os dados (pode ser com o mouse ou utilizando o atalho CTRL + SHIFT + BARRA DE ESPAÇO).
O próximo passo é ir até a guia Página Inicial e selecionar a opção Formatar como Tabela.
É possível notar que o Excel nos dá várias opções pré-definidas para utilizar como formato. Existe também a opção para criar um estilo.
Ao selecionar a opção desejada o Excel mostra uma janela confirmando onde estão os dados para serem transformados em tabela e uma caixa importante perguntando se a tabela possui cabeçalhos.
Essa informação é importante, pois são os dados do cabeçalho que vão definir do que se trata cada uma das colunas. Como nossa tabela possui cabeçalhos o Excel já vai atribuir a eles uma formatação especial. (Caso o usuário desmarque essa caixa o Excel irá criar cabeçalhos).
Essa é a tabela formatada, o usuário poderá alterar a largura das colunas para caber todo o texto do cabeçalho clicando nas divisórias entre as colunas e arrastando (ou utilizando um duplo clique para o auto ajuste).
Caso o usuário queira alterar o estilo da tabela por algum motivo basta clicar em alguma célula dessa tabela e ir até a guia que foi criada, Design da Tabela.
Agora vamos verificar as vantagens de ter uma tabela formatada desta forma, a primeira delas é que ao inserir um dado o Excel puxa automaticamente o estilo da tabela para aquela linha/coluna em questão, seguindo o padrão.
Veja que o Excel inclusive mantém o padrão das linhas alternadas sem que o usuário precise formatar manualmente.
Uma função importante que obtemos ao transformar os dados em tabela é o filtro, que são essas setas que ficam ao lado do cabeçalho. Elas servem para filtrar os dados, neste caso vamos ordenar os dados da coluna C em ordem crescente. Para isso basta clicar na seta da coluna desejada e selecionar a opção de Classificar do Menor para o Maior.
Agora se o usuário quiser classificar a coluna A em ordem alfabética basta seguir o mesmo procedimento, mas neste caso selecionando a opção desejada.
É interessante que dentro da parte de filtros não temos somente ordem crescente/decrescente e ordem alfabética. Na parte que contém palavras temos os Filtros de Texto e na parte de números temos os Filtros de Números, que nos dão mais opções para filtrar os dados.
Como a tabela possui todos os dados que foram selecionados o Excel nos dá a opção de alterar o nome dessa tabela para que possamos referenciar ela de forma mais fácil, para isso basta selecionar toda a tabela e ir até a guia Design da Tabela e alterar o nome. Neste caso o nome será alterado de Tabela2 para Base, pois temos uma base de vendas.
Para verificar a utilização deste nome que foi modificado, vamos utilizar a fórmula SOMA para somar os dados da coluna de Estoque.
É possível notar que estamos utilizando o nome Base primeiramente para que o Excel entenda que estamos fazendo essa operação dentro dessa tabela. Em seguida abrimos colchetes para informar o que será utilizado dentro dessa tabela, ao abrir colchetes na fórmula o Excel nos mostra as opções que temos dentro da tabela.
Então estamos selecionando dentre as opções que temos dentro da tabela apenas a coluna de Estoque, desta forma teremos o resultado da soma desta coluna.
Ao fazer essa fórmula com essa referência ao modificar ou acrescentar qualquer dado na coluna de Estoque essa fórmula será atualizada automaticamente.
Caso o usuário obtenha uma planilha de alguém e queira verificar quantas e quais são as tabelas que essa planilha possui, basta ir até a guia Fórmulas e selecionar a opção Gerenciador de Nomes.
Assim é possível verificar todas as tabelas dentro da planilha.
Algumas pessoas não gostam da utilização da tabela, e caso não queira mais esse formato basta pressionar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da tabela, ir até a opção Tabela e em seguida Converter em Intervalo.
Feito isso os dados não serão mais referenciados como tabela, no entanto a formatação das células vai continuar a mesma.
A primeira mudança que é possível observar é na fórmula de SOMA que foi criada, o Excel modifica ela.
Agora a fórmula está referenciando a aba em que os dados foram selecionados e as células em que esses dados se encontram, então se adicionarmos novamente dados a coluna de estoque os dados não serão atualizados, pois a fórmula está pegando da C2 até a C12.
Então essas foram as vantagens de utilizar a formatação como tabela. Ela facilita muito o trabalho, auxilia na hora de referenciar dados, permite a atualização automática de dados, entre outras vantagens.
Nessa aula eu te mostrei como usar a ferramenta Formatar como Tabela no Excel e como você pode fazer alguns ajustes nessa ferramenta para deixar sua planilha mais visual e mais fácil de trabalhar.
Vale lembrar que fica mais fácil visualizar seus dados, você já tem filtros para filtrar informações específicas se precisar, os gráficos ficam com as informações automáticas…
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