O Power Query é uma poderosa ferramenta de BI que ajuda bastante na organização de dados de planilhas. Por isso, é importante saber o que é Power Query, qual a importância dessa ferramenta, quais as vantagens de usar e como usar devidamente.
Assim, você adiciona um conhecimento importantíssimo ao seu currículo para se preparar para oportunidades de emprego e demandas nas empresas que for trabalhar.
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O Power Query é uma solução específica de Business Intelligence que ajuda a preparar dados para usar no Power BI. Assim, permite fazer uma interconexão com dados de planilhas do Excel (e de outras fontes) para colocá-los em um formato adequado no sistema de BI da Microsoft.
Basicamente, o Power Query está associado ao processo de ETL (Extrair, Transformar e Carregar). Facilita as estratégias de coleta e combinação de dados para possibilitar maior eficiência.
Além disso, a solução permite conectar fontes de dados, processar as informações para um formato mais interessante para criação dos gráficos/relatórios e compartilhar os dados, de modo que todos aproveitem a clareza que eles oferecem.
O Power Query é essencial para colocar os dados nos formatos certos, de acordo com o sistema de BI. Assim, permite coletar dados desestruturados, de planilhas bagunçadas e confusas para transformar em uma versão fácil de visualizar e de controlar.
Além disso, a ferramenta ainda automatiza as configurações e edições feitas nos dados para transformar de forma rápida e prática as próximas ingestões de dados.
Por exemplo, digamos que uma planilha desestruturada precise ser usada como fonte para o Power BI. Nesse caso, o Power Query possibilita fazer as funções do ETL, de modo a converter as informações em um formato fácil de analisar.
Toda vez que novos dados forem adicionados nesta planilha, com apenas um clique o usuário do Power BI é capaz de acionar o Power Query e transformar tudo automaticamente.
Além disso, a ferramenta mantém o histórico de edições.
Quanto às edições, é importante destacar que o sistema permite ações diretas para organização de dados, como renomear uma coluna, agrupar, desagrupar, mudar uma linha, etc.
Além de entender bem o que é Power Query, é preciso também conhecer as vantagens dessa solução.
Uma delas é a facilidade de coletar diversos dados, de inúmeras fontes. Pode ser o Excel, como também pode ser um sistema transacional da empresa. Essa coleta facilita a busca de dados desestruturados, independentemente de como estejam.
Assim, se reforçam as análises. Com essa visão robusta, a empresa pode chegar a melhores decisões também.
Outra vantagem é a facilidade de usar e a possibilidade de automação das funções de transformação. Tudo fica mais fácil se o usuário não precisa aplicar os mesmos filtros e as mesmas mudanças toda vez que os dados são atualizados.
O Power Query deve ser adotado quando a empresa precisa analisar dados para tomar uma decisão.
Ou seja, quando precisa colocar dados em um dashboard, em forma de gráficos, para atender a relatórios, de forma visual e simples.
Vamos entender na prática como funciona o Power Query.
Temos, inicialmente, um arquivo base com informações anuais de indicadores de uma empresa de quantidades e faturamentos de lojas, que se localizam em várias cidades.
Além disso, as informações estão dispostas em colunas, enquanto deveriam estar em linha (ou uma única informação na coluna; temos na mesma coluna números representando quantidade e faturamento, por exemplo)
Veja abaixo como está montada a planilha:
Os dados estão organizados de uma forma não ideal para o Power BI. Temos células mescladas, linhas em branco, cabeçalhos que se repetem, células em branco na linha do cabeçalho etc.
Abaixo exemplificamos como seria essa base de dados da forma ideal, com um cabeçalho único, com informações únicas em cada coluna.
Além disso, como foi comentado, agora temos únicas informações em únicas colunas. Veja:
Para começar a trabalhar com esses arquivos no Power BI, devemos importá-los para o programa.
É dentro do Power Query que você poderá tratar esses dados importados da forma não-ideal (mostrada na 1ª imagem), que eles passem para a forma ideal (mostrada na 2ª imagem).
Lá você pode fazer, com alguns passos e ferramentas com grande potencial, a transformação dos dados que seriam necessários em muitos passos e ações no Excel.
Uma vez tratados os dados, o conjunto de informações vai ficar moldado da forma ideal dentro do Power BI para serem utilizados pelo programa, sem alterar a conformação dos dados na planilha.
Assim que terminarmos o tratamento de dados, podemos ir na guia Página Inicial, clicar em fechar e aplicar. Então, podem ser criados visuais na primeira guia do Power BI, a guia Relatório.
OBS1: no Power Query não existe Ctrl+Z! Então, para desfazer um passo feito, deveremos procurar pela etapa a ser desfeita nas Etapas Aplicadas (guia à direita), e apertamos no X vermelho à esquerda da etapa
OBS2: E se eu inserir novos dados na planilha em Excel?
O interessante de fazer esse tratamento todo no Power BI é garantir que, ao adicionarmos mais dados na planilha do Excel, ocorre atualização de dados automática.
Mantendo aquele padrão de preenchimento no Excel, teremos com apenas um clique no Power BI todo o tratamento de dados feito nessas etapas.
Assim, como mostrado no vídeo, com apenas um clique conseguimos atualizar os dados da tabela do Excel, e, se tivéssemos gráficos prontos, eles também seriam atualizados.
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