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Excel Avançado

Lista Suspensa Condicionada com PROCX no Excel

Diego Monutti

Neste artigo você vai aprender a criar uma lista suspensa condicionada com PROCX no Excel de forma prática e fácil.

A nossa abordagem é fácil e prática para criar listas suspensas condicionadas no Excel, pois não precisaremos combinar fórmulas complexas ou usar fórmulas pouco conhecidas.

Vamos utilizar a própria função PROCX para retornar uma lista de valores que, combinada com a validação de dados, criará nossa lista suspensa.

Quer aprender como fazer sua lista suspensa condicionada com PROCX? Então siga lendo para aprender!

Para criar uma lista suspensa condicionada com PROCX no Excel, monte a primeira lista pela Validação de Dados e, na coluna dependente, crie outra validação do tipo Lista usando a fórmula =PROCX(B2;$F$2:$J$2;$F$3:$J$12) no campo Fonte, com os intervalos travados. O PROCX retorna só os itens da categoria escolhida e exige o Microsoft 365.

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Apresentação das Tabelas

No material disponível para download, temos duas tabelas. A primeira será nosso registro de vendas, contendo informações sobre a data da venda, a categoria do produto vendido, o produto e o valor.

Apresentação das Tabelas - Tabela 1

Já a segunda tabela registra os produtos divididos por categorias.

Apresentação das Tabelas - Tabela 2

Nosso objetivo será criar duas listas suspensas na tabela de registro de vendas: uma para escolher a categoria e outra para selecionar o produto dentro dessa categoria.

Criação de Lista Suspensa – Validação de Dados

Para começar, vamos criar a lista suspensa referente às categorias dos produtos. Para isso, selecione todo o intervalo na coluna Categoria, onde desejamos criar a lista, vá até a guia Dados e clique sobre Validação de Dados.

Criação de Lista Suspensa – Validação de Dados

Na janela que será aberta, escolha a opção Lista dentro da caixa Permitir. Em seguida, na caixa Fonte, insira o intervalo contendo as categorias de produtos.

Criação de Lista Suspensa – Validação de Dados

Com isso, dentro da coluna Categoria, teremos nossa lista suspensa com as categorias dos produtos de acordo com a tabela 2.

lista suspensa Categoria

Essa primeira parte, de criar uma lista suspensa com a validação de dados, é relativamente simples e você já deve ter visto ou utilizado em outros contextos. Caso tenha alguma dúvida ou queira aprofundar seus conhecimentos, veja nossa aula abaixo:

Lista Suspensa Condicionada com PROCX

A lista suspensa condicionada no Excel nada mais é do que uma lista suspensa que se altera dinamicamente com base em alguma condição específica. Neste caso, criaremos uma lista suspensa para os produtos, condicionada à lista de Categoria.

Para fazer isso, utilizaremos a função PROCX no Excel. Essa é uma nova fórmula disponível na versão do Microsoft 365. Ela serve para realizarmos buscas tanto na horizontal quanto na vertical, de forma fácil e eficiente.

Caso você já tenha utilizado o PROCV, verá que o PROCX funciona de forma bastante semelhante, porém mais prática.

Passo a passo - PROCX para uma célula

Para funcionar, o PROCX só precisa de 3 argumentos:

  1. Valor Procurado (pesquisa_valor): É o valor para o qual estamos procurando informações, no nosso exemplo, a célula onde temos a primeira lista suspensa.
  2. Matriz de Pesquisa (pesquisa_matriz): É a matriz na qual vamos buscar o valor informado no primeiro argumento. No nosso caso, como estamos buscando a partir da categoria, passamos a linha com as categorias da tabela 2.
  3. Matriz de Retorno (matriz_retorno): A matriz que contém o resultado que estamos buscando, no caso os produtos presentes na tabela 2.

Por exemplo, vamos aplicar o PROCX na célula B6, considerando o valor procurado como a lista suspensa presente na célula B2.

Codigo
=PROCX(B2;F2:J2;F3:J12)

PROCX

Como resultado, teremos a lista de produtos contidos em Eletrônicos, porque na célula B2, a categoria selecionada é essa.

PROCX resultado

Se alterarmos a categoria na célula B2, a lista será atualizada com os produtos correspondentes.

PROCX resultado

Essa é uma aplicação comum do PROCX em uma célula do Excel. Caso você queira saber mais sobre e se aprofundar no assunto, temos uma aula completa aqui no blog com uma explicação detalhada sobre o uso de todos os PROCs do Excel, inclusive o PROCX:

Passo a passo - PROCX para lista suspensa condicionada

Porém, para o nosso caso, não queremos exibir a lista dos produtos em uma célula do Excel, mas sim como uma lista suspensa condicionada.

Para isso, vamos selecionar o intervalo de células na coluna Produto da primeira tabela e criar novamente uma validação de dados.

Definiremos novamente o tipo de validação como Lista, mas dessa vez, em Fonte, iremos copiar e colar a fórmula do PROCX que acabamos de usar, tomando apenas o cuidado de trancar os intervalos da Matriz de Pesquisa e da Matriz de Retorno.

Codigo
=PROCX(B2;$F$2:$J$2;$F$3:$J$12)
Lista Suspensa Condicionada com PROCX no Excel

Feito isso, dentro da coluna Produto, teremos a nossa lista suspensa condicionada com os produtos de acordo com a categoria selecionada na célula da coluna Categoria.

lista suspensa condicionada com os produtos

Essa possibilidade de aplicar o PROCX para construir uma lista suspensa condicionada é uma novidade presente nas versões mais recentes do Excel, no Microsoft 365.

Caso você não tenha acesso a essa versão, ou queira saber outra forma de criar uma lista suspensa condicionada no Excel, verifique a aula abaixo, onde te mostro como fazer isso, utilizando o Gerenciador de Nome e a fórmula INDIRETO.

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Perguntas frequentes

1. Qual a diferença entre lista suspensa comum e lista suspensa condicionada no Excel?

A lista suspensa comum mostra sempre as mesmas opções, vindas de um intervalo fixo definido na Validação de Dados. Já a lista suspensa condicionada muda de forma dinâmica conforme o valor de outra célula: ao escolher a categoria Eletrônicos, por exemplo, a coluna Produto passa a exibir apenas os itens dessa categoria.

2. Por que usar o PROCX em vez do INDIRETO para lista suspensa condicionada?

Com o PROCX, uma única fórmula na Validação de Dados resolve tudo: ele busca a categoria e retorna a coluna de produtos correspondente. O método com INDIRETO exige criar um intervalo nomeado para cada categoria no Gerenciador de Nomes, o que dá mais trabalho para montar e manter quando a tabela cresce.

3. Em quais versões do Excel a lista suspensa condicionada com PROCX funciona?

O recurso depende do PROCX e das matrizes dinâmicas, presentes no Microsoft 365 e no Excel 2021 em diante. Se a sua versão for anterior, dá para chegar ao mesmo resultado combinando o Gerenciador de Nomes com a função INDIRETO, técnica que também cria listas suspensas dependentes no Excel.

4. Como travar os intervalos na fórmula do PROCX usada na validação de dados?

Adicione o cifrão às referências das matrizes de pesquisa e de retorno, como em =PROCX(B2;$F$2:$J$2;$F$3:$J$12). Travar impede que os intervalos se desloquem quando a validação é aplicada a várias células da coluna. O valor procurado, B2, permanece relativo para acompanhar a linha de cada lista suspensa.

Conclusão

Na aula de hoje você aprendeu a criar uma lista suspensa condicionada com PROCX no Excel de forma rápida e automática.

Essa abordagem é simples pois não precisamos combinar fórmulas complexas ou usar fórmulas pouco conhecidas.

Desse modo, seu trabalho com Excel se tornará muito mais rápido e otimizado, utilizando a função PROCX.

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: A lista condicionada ficou simples com o PROCX: monta-se a fórmula procurando a categoria escolhida na linha de títulos e devolvendo a coluna de produtos correspondente, e essa mesma fórmula vira a Fonte da Validação de Dados do tipo Lista. As matrizes de pesquisa e de retorno precisam ser travadas com F4.

Neste vídeo (10 min):

  • 2:00 - A primeira lista é a simples: selecione as células, guia Dados > Validação de Dados, tipo Lista, e aponte as categorias como fonte.
  • 3:30 - Antes de mexer na validação, teste o PROCX numa célula solta, é mais fácil conferir se ele está devolvendo a lista certa.
  • 4:30 - Valor procurado: a célula onde a categoria foi escolhida na primeira lista.
  • 5:00 - Matriz de pesquisa: a linha de títulos da tabela de apoio, onde ficam os nomes das categorias.
  • 5:30 - Matriz de retorno: todo o bloco de produtos, o PROCX devolve a coluna inteira da categoria encontrada.
  • 6:30 - Com a fórmula funcionando, copie-a e use como Fonte de uma nova Validação de Dados do tipo Lista.
  • 7:00 - Trave as duas matrizes com F4 (ou Fn + F4), sem isso a referência se desloca ao arrastar e a lista quebra nas linhas de baixo.
  • 7:30 - O valor procurado fica sem travamento: ele precisa acompanhar a linha para ler a categoria de cada registro.
  • 8:00 - Resultado: cada linha oferece apenas os produtos da categoria escolhida naquela linha.
  • 8:30 - O PROCX exige Microsoft 365, em versões anteriores, o caminho é a combinação ÍNDICE com CORRESP.
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Diego Monutti

Autor do artigo

Diego Monutti

Analista de Operações e Especialista em Python

Analista de Operações e SEO, além de redator técnico na Hashtag Treinamentos, onde produz conteúdos sobre dados, IA, programação e produtividade. Pós-graduando em Ciência de Dados e Inteligência Artificial pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), com foco em Business Intelligence, Machine Learning, MLOps e Big Data.

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