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Postado em em 14 de dezembro de 2021

Como criar Indicadores de Desempenho (KPIs) no Excel? [GUIA]

kpi no excel

KPI Excel? Tem como fazer um KPI no Excel? Sim, é possível e você pode, por exemplo, fazer um gráfico de desempenho. Mas antes de aprender como fazer indicadores no Excel, é importante entender o que eles fazem.

A partir da compreensão sobre o que é KPI exemplos, será mais fácil entender como trabalhar KPI Excel.

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

Afinal, o que é um indicador de desempenho ou KPI?

KPI é uma sigla para Key Performance Indicator ou, traduzindo, Indicadores-Chave de Performance. São ferramentas que medem o desempenho de ações táticas de uma organização em determinado período de tempo..

Esse indicador-chave pode se manifestar em forma percentual ou numérica e é composto por métricas. Seu objeto de análise pode ser desde a quantidade de vendas feitas no mês até o índice de turnover.

Uma empresa que sabe como definir e implementar KPIs, portanto, apresenta muitos avanços em diversos setores. Veja a seguir alguns exemplos nas áreas empresariais e, na sequência, como fazer KPI Excel.

Exemplos de KPIs em Gestão de Pessoas

  • Investimento em treinamentos e eficiência da aprendizagem (impacto causado pelos treinamentos);
  • Nível de competitividade dos salários (interfere na produtividade dos colaboradores);
  • Índice de diversidade (interfere em um ambiente de trabalho saudável e inclusivo);
  • Turnover (índice de rotatividade voluntária e involuntária);
  • Taxa e custo de absenteísmo (ausência no trabalho);
  • Índice de satisfação dos colaboradores;
  • Taxa de produtividade.

Exemplos de KPIs de Vendas

  • Número de leads qualificados (potenciais clientes prontos para receber uma proposta de venda);
  • Taxa de conversão (eficiência da equipe em converter o potencial cliente em cliente)
  • Custa de Aquisição do Cliente (gasto para que um consumidor se torne cliente);
  • Ciclo de venda (tempo necessário para uma pessoa fazer a compra);
  • Ticket médio (gasto médio por pedido de seu cliente);
  • Número de leads gerados (potenciais clientes);
  • Número de negócios fechados.

Exemplos de KPIs Financeiros

  • EBITDA (desempenho e produtividade da empresa desconsiderando influências externas);
  • Rentabilidade (mede o tanto que os investimentos renderam para a empresa);
  • Margem bruta (quanto a empresa ganha após as deduções das despesas);
  • Geração de caixa (valor líquido gerado);
  • Lucratividade (lucro da empresa);
  • Faturamento (todas as receitas).

Exemplos de KPIs de Marketing

  • Taxa de conversão (número de visitantes que interagiram com o conteúdo e executaram a ação desejada pela empresa);
  • Custo por lead (avalia a relação entre o investimento total da campanha e o número de leads gerados);
  • Visitantes únicos (acessos únicos de usuários no site após o início das ações de marketing);
  • ROI (retorno sobre o investimento);
  • Ticket médio.

indicadores de desempenho no excel

4 passos para fazer indicadores de desempenho no Excel

Gráfico de desempenho para analisar a produtividade da equipe? Ótima ideia, mas como fazer um KPI no Excel?

Fazer KPI Excel é uma maneira de facilitar a tomada de decisões no mundo corporativo. Isso porque o gestor terá mais visibilidade sobre as informações, seja com gráfico de desempenho ou outra maneira de apresentação.

Pensando nisso, como montar um KPI passo a passo? Confira este mini guia bem simples!

1. Planeje seu dashboard

O primeiro passo para aprender como fazer um KPI Excel é planejar seu dashboard (painel). Com quais dados você deseja trabalhar? Apesar da importância de vários indicadores-chave de performance, não é viável utilizar todos os KPIs simultaneamente.

Portanto, planeje os dados do dashboard ao considerar (nesta ordem):

  1. o KPI a ser analisado;
  2. os dados necessários para calcular esse KPI;
  3. os usuários do dashboard;
  4. as principais informações a serem obtidas no painel;
  5. o modo de organização das informações.

Se você quer saber como montar um KPI passo a passo, tenha isso em mente: defina os indicadores que agregam mais valor à solução da empresa.

2. Faça um levantamento dos dados necessários para o cálculo do KPI Excel

O objetivo do painel já foi definido. Qual a próxima etapa para criar KPI Excel? Organizar todos os dados necessários para calcular um KPI.

Vamos pensar em rentabilidade, um KPI financeiro exemplos excel. Será preciso organizar duas colunas de dados: renda mensal e lucro mensal para o período analisado. Com base nessas informações, o cálculo será feito.

No mundo ideal, os números devem ser extraídos de outra planilha criada com base nos resultados de uma empresa. Assim, seu dashboard KPI Excel será sempre enxuto e atualizado.

A propósito, quando pensamos em como fazer indicadores no Excel, menos é mais. Pense que o objetivo final é facilitar a tomada de decisão. Os dados devem ser muito bem escolhidos e assertivos. Portanto, ter uma planilha paralela é uma prática interessante.

3. Facilite o cálculo com uso assertivo das fórmulas do Excel

Após separar os dados necessários para o cálculo, devemos otimizá-lo. O uso das fórmulas do Excel tornam tudo mais fácil.

Muitos gestores podem até considerar as equações muito complicadas, mas não é preciso muito para alcançar seu objetivo. Fórmulas simples servem muito bem para o propósito.

O indicador de rentabilidade, por exemplo, é a divisão do lucro do período pela renda. Se tivermos duas colunas paralelas, a fórmula desse KPI Excel será “=A2/B2”.

4. Atente-se à apresentação dos dados

Por fim, o último passo de como fazer um KPI Excel é a apresentação dos resultados. Você fez o cálculo com inúmeros dados, mas pode simplificar a análise.

Os dados de lucro para cada mês não precisam ser mostrados em números e tabelas cheias de linhas e colunas. Basta fazer um gráfico de desempenho para comparar a evolução ao longo do ano.

Dessa forma, o gestor identificará rapidamente os períodos de alta e baixa demanda. A consequência é identificar a sazonalidade do seu negócio e fazer um planejamento estratégico mais assertivo.

Não sabe como transformar seu KPI Excel em gráfico? Fique tranquilo, porque a própria ferramenta traz funcionalidades bem intuitivas para esta finalidade.

Exemplo prático de cálculo de KPIs com Gráfico no Excel

Como apontamos, indicadores de desempenho são análises que nos indicam como está o crescimento ou a queda de determinados valores.

Vamos dar agora um exemplo de KPI Excel. Utilizaremos esses indicadores para verificar o desempenho de vendas ocorridas nos anos de 2017 e 2018. Portanto, será possível analisar qual o crescimento obtido (podendo ser positivo ou negativo).

Esse crescimento será dado em porcentagem e será nosso indicador de desempenho, pois com ele será possível analisar se o crescimento foi positivo ou negativo.

Tabela base

Tabela base

Quando utilizar os Indicadores de Desempenho?

Vamos utilizar esses indicadores em alguns casos para facilitar a análise de uma tabela de dados, para que seja possível analisar de forma mais rápida e visual o crescimento ou o decaimento de desses dados. Portanto, assim como outras formas de análise os indicadores de desempenho vão auxiliar nessa análise e ao criarmos um gráfico ficará ainda mais visível esse crescimento dos dados.

Lembrando que para análise de dados em uma tabela um gráfico sempre facilita essa análise resumindo esses dados para que seja possível visualizar de forma rápida e efetiva o que está acontecendo com os dados em geral.

Ao final teremos uma análise completa e bem visível desses dados com os indicadores (também bem visíveis por conta das cores utilizadas) e um gráfico desses indicadores para que facilite a visualização desses dados como um todo.

Planilha finalizada

Planilha finalizada

Como utilizar esses indicadores?

Tendo como base a figura anterior para a criação das nossas análises o primeiro passo é construir a coluna de crescimento (que será o nosso indicador de desempenho) para que possamos analisar o desempenho das vendas dos anos de 2017 e 2018. Portanto vamos calcular o percentual que aumentou ou diminuiu do ano de 2017 para o ano de 2018 nessas vendas.

Para isso vamos utilizar uma fórmula simples, que será mostrada abaixo.

Calculando a variação percentual

Calculando a variação percentual

Com essa fórmula é possível calcular apenas o crescimento ou decaimento de um ano para o outro. Para isso temos a divisão de um ano pelo outro que dá a relação dos valores nos anos selecionados menos 1 que representa 100%. Portanto, estamos pegando a relação de um valor pelo outro e subtraindo 1 para que seja possível encontrar quanto tivemos de aumento ou decaimento de um ano para outro.

Resumindo, a divisão é para verificar quanto um valor representa do outro e a subtração do valor 1 é para pegarmos apenas o que aumentou o diminuiu, caso contrário estaríamos pegando o percentual que representa o valor de 2018 para o valor de 2017. Isso quer dizer que R$12.546 representa 52% do valor de 2017, então ao subtrair os 100% para verificar o aumento, temos que do ano de 2017 para 2018 o aumento foi de -48%, ou seja, não foi um aumento e sim um redução do ano de 2017 para o ano de 2018.

Feito isso, teremos o seguinte resultado na célula E4, lembrando de formatá-la como porcentagem para que tenhamos o resultado de forma mais visível.

Indicador de desempenho calculado

Indicador de desempenho calculado

Agora basta estender a fórmula para as demais células dessa coluna para completarmos a coluna de porcentagem de crescimento.

Arrastando a fórmula

Arrastando a fórmula

Vamos agora fazer uma formatação condicional para preencher as células com porcentagens positivas (verde) e negativas (vermelho). Isso é mais uma ferramenta para melhorar a visualização desses dados quando falamos em KPI Excel.

Confira também uma aula de formatação condicional.

Aplicando a formatação condicional

Aplicando a formatação condicional

É possível observar que fica mais fácil analisar os dados com as cores, sabendo que em verde temos as porcentagens positivas e em vermelho temos as porcentagens negativas.

O próximo passo é a criação do gráfico inteligente dos dados de 2018, ou seja, esse gráfico vai mostrar os dados desse ano com a mesma formatação da coluna da porcentagem de crescimento. Portanto se o crescimento for positivo teremos as barras do gráfico em verde e se forem negativas teremos as barras do gráfico em vermelho.

Para a criação desse gráfico será necessária a utilização de duas colunas auxiliares. Na primeira vamos colocar a seguinte fórmula.

Indicador de desempenho auxiliar

Indicador de desempenho auxiliar

Caso a porcentagem seja positiva, pegaremos o valor do ano de 2018. Caso contrário, essa célula receberá o valor 0. É possível observar que teremos os seguintes resultados para a primeira coluna auxiliar.

Resultado da Coluna

Resultado da Coluna

Agora, vamos criar a segunda coluna auxiliar, que terá uma fórmula oposta à que utilizamos. Ou seja, se a porcentagem for negativa, pegaremos o valor do ano de 2018.

Indicadores de desempenho no caso negativo

Indicadores de desempenho no caso negativo

Feito isso, teremos as duas colunas auxiliares completas para que possamos criar o nosso gráfico de desempenho inteligente. Montar KPI Excel não é tão difícil se explicamos dessa forma, né?

Colunas auxiliares prontas

Colunas auxiliares prontas

É possível observar que quando a porcentagem é positiva temos os valores do ano de 2018 na primeira coluna, e quando essa porcentagem é negativa temos os valores deste ano na segunda coluna.

Agora é possível começar a criação do gráfico, para isso será necessário selecionar os dados da primeira coluna auxiliar e criar um gráfico de barras.

Gráfico de colunas

Gráfico de colunas

Feito isso é possível observar um gráfico que possui algumas lacunas, que correspondem exatamente a segunda coluna auxiliar.

Indicadores de desempenho no gráfico

Indicadores de desempenho no gráfico

Para adicionar os dados da segunda coluna auxiliar no gráfico é necessário clicar no gráfico com o botão direito e selecionar a opção Selecionar Dados.

Selecionar Dados

Selecionar Dados

Ao selecionar essa opção será aberta uma janela, nela será possível adicionar os dados da outra coluna auxiliar. Para isso basta clicar na opção Adicionar e selecionar os dados da coluna desejada.

Adicionar dados

Adicionar dados

Após a seleção dos dados teremos a seguinte janela preenchida.

Editar série

Editar série

Após pressionar OK, teremos o gráfico preenchido com as informações das duas colunas auxiliares. A elaboração do KPI Excel está tomando uma forma bacana, certo?

Indicadores de desempenho no gráfico

Indicadores de desempenho no gráfico

O gráfico ainda não está completo, é preciso modificar algumas configurações para que o gráfico fique como foi mostrado no início. O próximo passo é deixar as distâncias entre as barras iguais, para que o gráfico fique bem formatado. (Essa diferença entre espaços ocorre porque o gráfico foi feito com duas séries de dados diferentes).

Para fazer essa alteração basta clicar com o botão direito na coluna azul e selecionar a opção Formatar Série de Dados.

Formatar série de dados

Formatar série de dados

Feito isso será aberta uma aba a direita do programa e nela vamos selecionar a opção Eixo Secundário.

Eixo Secundário

Eixo Secundário

Assim, o gráfico ficará com as distâncias iguais entre as barras e consequentemente melhor formatado.

Indicadores de desempenho no gráfico

Indicadores de desempenho no gráfico

A próxima alteração a ser feita no gráfico é a mudança de cor do gráfico. Vamos modificar a cor laranja para vermelho e a cor azul para verde. Desse modo, o gráfico ficará compatível com a coluna de porcentagem de crescimento. Isso faz com que a visualização desses dados fique sempre mais fácil para quem estiver utilizando essa tabela e gráfico.

Lembra que falamos sobre a 4ª etapa de fazer indicadores KPI Excel? A apresentação dos dados é muito importante.

Alterando a formatação das colunas

Alterando a formatação das colunas

Continuando nossa melhoria no gráfico vamos remover as linhas (basta clicar em uma delas e pressionar delete) e vamos deletar os dois eixos que temos (um a esquerda e um a direita, utilizando o mesmo procedimento).

Formatando o gráfico

Formatando o gráfico

Desta forma, estamos deixando nosso gráfico menos poluído com informações que por hora não serão importantes para essa análise. Feito isso, vamos trocar os números embaixo do gráfico pelos nomes dos meses que estamos analisando. Isso tornará a visualização mais intuitiva.

Para inserir os nomes, basta clicar com o botão direito do mouse no gráfico e selecionar a opção Selecionar Dados. Nesta janela que será aberta, clique na opção Editar.

Adicionando legendas

Adicionando legendas

Selecione as células que contêm os meses e pressione OK. Em seguida, repita o processo para a Série 2.

Selecionando a legenda

Selecionando a legenda

Ao finalizar, teremos o gráfico com o nome dos respectivos meses no eixo horizontal. Mais uma medida para facilitar a leitura dos dados ao fazer KPI Excel!

Gráfico legendado

Gráfico legendado

Para deixar o gráfico ainda melhor, vamos para as partes finais. Vamos deletar o título do gráfico e acrescentar as porcentagens em cada uma das barras para que seja possível saber a quanto aquela barra corresponde.

Para acrescentar a porcentagem, é necessário clicar em uma das barras do gráfico, selecionar o símbolo de + que aparece logo ao lado, ir até a opção Rótulos de Dados e selecionar a opção Base Interna.

Adicionando rótulo de dados

Adicionando rótulo de dados

Pronto. Os rótulos foram acrescentados ao gráfico, mas não temos ainda as porcentagens, apenas os dados das colunas auxiliares como rótulos. Então, faremos uma modificação para que o Excel nos mostre a porcentagem ao invés desses valores.

Para isso, vamos clicar com o botão direito em um desses rótulos e selecionar a opção Formatar Rótulos de Dados.

Formatar indicadores de desempenho

Formatar indicadores de desempenho

Será aberta novamente uma aba na lateral do programa. Nesta aba vamos selecionar a opção Valor a Partir das Células.

Valor a partir das células

Valor a partir das células

Ao selecionar essa opção o Excel irá mostrar uma janela para que o usuário selecione os dados desejados. Nesta nova janela vamos selecionar os valores da coluna de porcentagem de crescimento.

Adicionando os indicadores de desempenho

Adicionando os indicadores de desempenho

Ao pressionar OK as porcentagens serão adicionadas ao gráfico, no entanto os rótulos agora possuem as porcentagens e os valores que tínhamos antes. Para remover esses valores e deixar apenas as porcentagens vamos desmarcar a caixa de Valor na aba que ainda está aberta.

Indicadores prontos

Indicadores prontos

É possível observar as porcentagens nas partes inferiores das barras. No entanto, a cor desses rótulos não ajuda muito em sua visualização. Que tal alterar essa visualização?

Para isso, vá na parte de formatação de rótulos novamente, mas selecione a opção de preenchimento (símbolo de um balde). Escolha a opção de Preenchimento Sólido, defina uma cor e, caso queira, modifique a transparência desse preenchimento.

Formatando os rótulos

Formatando os rótulos

Para melhor visualizar essa porcentagem, podemos agora modificar a cor da fonte para branco na guia Página Inicial do Excel.

Mudando a cor do indicador de desempenho

Mudando a cor do indicador de desempenho

Enfim, temos o nosso gráfico completo com as informações necessárias sendo mostradas de forma direta. Assim, o usuário conseguirá fazer análises de forma rápida e efetiva com base nos dados da tabela.

Fazer KPI Excel é uma maneira de dar visibilidade ao gestor para que ele tome decisões assertivas no negócio. Para tanto, o responsável pode otimizar seu trabalho com o uso de fórmulas do Excel e de outras funcionalidades, como os gráficos.

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