Quer aprender a trabalhar com prazos e vencimentos no Excel? Veja como criar uma planilha prática e eficiente para lidar com essas informações!
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Planilha com Prazos e Vencimentos no Excel – Aprenda e Baixe Grátis
Uma planilha de controle de prazos e vencimentos no Excel é uma ferramenta essencial para gerenciar estoques, contratos, boletos e outras tarefas que envolvem datas importantes e prazos definidos.
O Excel oferece diversas funções e recursos que permitem criar uma planilha bem estruturada, automatizando o processo e tornando o monitoramento dos prazos mais eficaz e prático.
Nesta aula, vou te mostrar como criar e configurar do zero uma planilha para trabalhar com prazos e vencimentos no Excel, apresentando as fórmulas e funcionalidades necessárias e onde aplicá-las.
Apresentando a Base de Dados
No material disponível para download, você encontrará a base de dados que utilizaremos ao longo desta aula.
A planilha representa o controle de estoque de uma empresa, incluindo o nome do produto, a data da última compra, a quantidade atual em estoque e a data de vencimento.
A partir desses dados, criaremos as colunas Dias até vencimento e Vencido?, que nos permitirão calcular o prazo que resta para vender os produtos ou identificar os itens que já devem ser descartados.
Esse modelo de planilha auxilia no controle de compra e venda de produtos, evitando desperdícios, perdas financeiras e problemas com fornecedores.
Você pode adaptar as funções e cálculos apresentados ao longo desta aula para diferentes cenários, como controle de contas, contratos, ou outras tarefas que façam sentido para o seu dia a dia ou ambiente de trabalho.
Dias Até Vencimento – Função HOJE()
A coluna Dias até Vencimento será responsável por calcular automaticamente quantos dias faltam até a data de vencimento, considerando a data atual.
Para obter essa data, utilizaremos a função HOJE(), que exibe a data atual do sistema e se ajusta automaticamente cada vez que a planilha é aberta ou atualizada.
Para calcular a quantidade de dias até o vencimento de cada produto, subtraímos a data de vencimento pela data atual. Esta fórmula nos ajudará a monitorar quantos dias restam antes que o item expire.
Você pode aplicar a função HOJE() diretamente na fórmula que realiza o cálculo ou utilizar uma célula com a data atual.
=D2 - HOJE()
=D2-$H$2
Em ambos os casos, o resultado será o mesmo. No entanto, se você optar por utilizar a função HOJE() em uma célula à parte, é importante trancar essa célula ($H$2) ao referenciá-la na fórmula.
Isso garante que, ao arrastar a fórmula para outras linhas, a referência à data atual permaneça fixa, permitindo que as comparações sejam feitas corretamente.
Saiba mais sobre fórmulas de Data e Hora: Fórmulas de Data e Hora para Operações com Datas no Excel
Identificando Itens Vencidos – Função SE()
Para tornar o acompanhamento mais eficiente, vamos identificar automaticamente quais itens estão vencidos e quais ainda estão no prazo. Faremos isso na coluna Vencido? utilizando a função condicional SE.
Vamos comparar o valor na coluna Dias até vencimento com zero. Se o número de dias for menor que zero, isso indica que o produto já venceu; caso contrário, ele ainda está no prazo.
=SE(E2<0;"Sim";"Não")
Após aplicar a fórmula na primeira célula, basta replicá-la para toda a coluna.
Com isso, teremos uma visão clara dos dias restantes até o vencimento de cada produto e a indicação de itens que já estão vencidos.
Saiba mais: Função SE Excel: Exemplos e Dicas para Uso
Contagem de Produtos Vencidos e No Prazo – CONT.SE()
Agora que temos informações sobre os produtos que estão ou não vencidos, podemos utilizar a função CONT.SE() para analisar e determinar quantos produtos estão vencidos ou não.
A função CONT.SE requer dois argumentos: o intervalo (coluna a ser contada) e o critério (valor a ser contado).
Produtos Vencidos:
=CONT.SE(F:F; "Sim")
Produtos No Prazo:
=CONT.SE(F:F; "Não")
Assim, com a função CONT.SE, podemos contabilizar automaticamente quantos produtos estão vencidos e quantos ainda estão dentro do prazo.
Esses cálculos ajudam a monitorar o estoque e garantem um controle preciso do total de produtos expirados e daqueles que ainda são utilizáveis.
Criando um Gráfico de Rosca para Visualização Rápida
Para melhorar a visualização e compreensão da proporção de produtos vencidos e dentro do prazo, podemos adicionar um gráfico de rosca à nossa planilha, facilitando a análise dos dados.
Para criar o gráfico, selecione as contagens de itens vencidos e no prazo e, na guia Inserir, selecione Gráfico de Rosca.
Saiba mais: Todos os Gráficos do Excel – Como Usar Cada um Deles
Formatação Condicional – Destacando os Produtos Vencidos
A formatação condicional permite destacar automaticamente os itens vencidos, facilitando a visualização e identificação desses produtos na planilha.
Selecione a coluna Vencido? e, na guia Página Inicial, vá até a opção Formatação Condicional e escolha Regras de Realce das Células.
Vamos começar destacando os produtos vencidos em vermelho. Para isso, clique na opção É igual a.
Na janela que será aberta, defina o valor como “Sim” e escolha a cor vermelha para destacar essas células.
Agora, todos os produtos vencidos serão destacados em vermelho, permitindo uma visualização rápida e intuitiva.
Podemos aplicar o mesmo processo para identificar os produtos que ainda estão no prazo.
Neste caso, novamente a coluna Vencido? e, em Formatação Condicional, escolha a opção É igual a. Defina o valor como “Não” e aplique o realce em verde.
Essa automação na formatação ajuda a identificar rapidamente o status dos produtos conforme suas condições mudam. Por exemplo, ao alterar as datas de vencimento de produtos como o Suco e a Mostarda.
Perceba que a planilha, o gráfico e as análises de produtos vencidos ou no prazo serão atualizadas automaticamente.
Aplicações Alternativas da Planilha
Ao longo dessa aula, construímos uma planilha para controle de estoque. No entanto, as técnicas e funções utilizadas podem ser aplicadas a diversos tipos de controle, como:
- Contas a Pagar e Receber: Gerencie prazos de pagamento e vencimentos de boletos.
- Controle de Contratos: Monitore prazos de vencimento e datas de renovação de contratos.
Ou seja, você pode adaptar essa planilha conforme as necessidades do seu controle, seja para uso no trabalho ou pessoal.
Conclusão – Planilha com Prazos e Vencimento no Excel – Aprenda e Baixe Grátis
A criação de uma planilha automatizada de prazos e vencimentos no Excel é uma forma eficiente de controlar datas importantes.
Na aula de hoje, eu te mostrei como usar as funções HOJE, SE e CONT.SE, além da formatação condicional e gráficos, para construir uma planilha visual e automatizada para o gerenciamento dos seus prazos e vencimentos.
Essa planilha pode ser aplicada não apenas ao estoque, mas também ao controle de contratos e ao planejamento financeiro pessoal.
Manter uma planilha atualizada e visualmente organizada faz diferença no acompanhamento de prazos, ajudando a evitar perdas e a garantir que tudo esteja dentro dos períodos corretos.
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