Você sabia que, no Excel, é possível criar uma planilha de horas extras? Esse tipo de documento pode ser extremamente útil para o RH e para os funcionários!
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Planilha de Horas Extras – Como criar um banco de horas no Excel?
No Excel, é possível criar uma planilha de horas extras? Esse tipo de documento pode ser extremamente útil tanto para o RH quanto para todos os outros funcionários de uma empresa.
Afinal, no dia a dia, fica bem complicado calcular, por si só, quantas horas foram trabalhadas. Já na planilha, é possível acompanhar todos os dados de forma clara e eficiente.
Quer saber mais? Nesta publicação, nós vamos te mostrar como fazer uma planilha de controle de horas extras e, também, como calcular horas negativas.
O que é um Banco de Horas?
O banco de horas nada mais é do que o armazenamento das horas geralmente relacionadas a trabalho feitas por um trabalhador.
Esse banco é muito útil tanto para o empregado quanto para o empregador, pois com ele é possível fazer uma análise de quantas horas extras foram feitas, de quantas horas estão devendo e até mesmo o salário referente as horas extras.
Como muitas empresas têm o sistema de ponto e, às vezes, o funcionário fica na dúvida de como está o seu horário (por exemplo, se precisa pagar ou se tem horas extras para descontar), é importante construir um banco de horas.
A planilha de horas extras permite uma análise de forma mais completa, especialmente quando se utilizam modelos de planilha em Excel, que facilitam a organização e o cálculo das horas trabalhadas.
Quando fazer o controle de horas extras?
Como foi dito, há pouco, vamos utilizar um banco de horas sempre que precisarmos fazer análises de horas trabalhadas, para ter um controle desse tempo — seja para verificar as horas que o funcionário está devendo ou as horas extras que ele possui.
Depois, é só verificar até a quantidade, em valor de horas extras, que ele irá receber ao final do mês ou da semana.
O ideal, para ter um controle realmente efetivo, é usar a planilha de horas extras diariamente. Por exemplo, o RH (Recursos Humanos) pode disponibilizar a planilha para os colaboradores preencherem diariamente.
Então, ao chegar e ao sair da empresa, eles devem anotar os horários exatos. Você vai ver que essa frequência de uso ajuda na hora de realizar os cálculos.
Isso porque não é preciso ficar conferindo os horários, com cada funcionário, até porque, as pessoas dificilmente se lembrarão dos detalhes de suas horas de entrada e saída.
Planilha de cálculo de horas extras no Excel
Como já temos um modelo de planilha com alguns dados, vamos utilizá-los para aprendermos como fazer todos os cálculos necessários (isso para a análise dos casos dos funcionários).
Nesta tabela, é possível observar os horários de entrada e saída do funcionário durante toda uma semana (de segunda a sexta). A partir desses dados, vamos fazer os cálculos de horas trabalhadas, horas extras, total e salário extra.
1. Contabilizar as horas trabalhadas
O primeiro passo é calcular as horas trabalhadas, para isso será utilizada a seguinte fórmula.
Estamos subtraindo o horário de saída pelo horário de chegada e, em seguida, estamos retirando o período de almoço que o funcionário não está trabalhando.
Caso fique difícil entender essa fórmula, o usuário poderá utilizar F3-E3+D3-C3, que seria o horário que o funcionário fez no período da tarde + o horário no período da manhã, as duas formas vão gerar o mesmo resultado.
OBS: caso o usuário queira adicionar mais uma informação, a tabela pode colocar uma coluna para informar o período que o funcionário tirou no horário de almoço, pois existem algumas regras para esse horário.
Então, dessa forma é possível controlar melhor.
2. Cálculo de horas extras
Agora, basta arrastar a fórmula para as demais células, e vamos prosseguir para o cálculo das horas extras de cada dia para esse funcionário.
Já para a tarefa de como calcular banco de horas extras no Excel, basta pegar a quantidade de horas trabalhadas e subtrair da quantidade da jornada desse trabalhador.
Com isso, nós teremos os resultados das horas extras daquele dia. Em seguida, basta copiar a fórmula para as outras células. Lembrando de utilizar o trancamento na célula K2 (pressionando a tecla F4), pois essa referência não pode mudar.
É possível verificar que, na célula H7, temos vários ######, isso é uma forma do Excel de indicar ao usuário que temos um valor de hora negativa.
Ou seja, o Excel não faz essa representação de horas negativas, por isso, ele nos mostra esse “aviso”. No entanto, é possível fazer uma alteração na configuração do Excel para que possamos trabalhar com a planilha de horas extras e negativas, normalmente.
Para isso, basta ir até à guia Arquivo e, em seguida, em Opções. Feito isso será aberta a janela de opções dentro do Excel.
Dentro dessa janela, vamos até ao menu Avançado e vamos descer até encontrar a opção de Ao calcular esta pasta de trabalho. Aqui será marcada a opção Usar sistema de data 1904.
Depois basta pressionar OK e verificar que a data negativa que havia gerado um erro no Excel, agora, está tudo correto, ou seja, mostrando um horário negativo.
Feito isso, é possível, agora, fazer a soma tanto das horas trabalhadas quanto das horas extras.
Nesse caso, podemos utilizar a fórmula SOMA e selecionar os intervalos, no entanto existe um atalho para utilizar essa fórmula de forma mais rápida, esse atalho é ALT + =.
Desta forma, o Excel já coloca a fórmula soma selecionando todos os números acima da célula contendo a fórmula.
Vamos repetir o mesmo procedimento para obter o total de horas extras.
OBS: é possível que, quando o usuário fizer o cálculo na planilha de horas extras, o Excel retorne apenas no formato de 24h, ou seja, ele pode não mostrar o horário superior a 24h por conta da formatação.
A solução é alterar a formatação, para permitir que o Excel mostre o somatório sem essa restrição de horário. Para isso, basta selecionar a célula desejada e pressionar o atalho CTRL + 1.
Feita essa tarefa, será aberta uma janela de formatação de células. Na janela, vamos até à categoria Personalizado e, dentro da caixa de texto de Tipo, vamos escrever o seguinte formato: [h]:mm;@.
Essa formatação vai permitir que o Excel faça os cálculos sem o limite das 24h, ou seja, podemos verificar a soma normal do horário total.
3. Cálculo do valor da hora extra
Agora, vamos partir para a tabela ao lado que possui algumas informações que precisam ser preenchidas.
O primeiro valor a ser preenchido é a quantidade de horas trabalhadas por mês, como o funcionário tem uma jornada de 8h e o mês tem, aproximadamente, 22 dias úteis, vamos apenas multiplicar 8 por 22.
Para obter o valor por hora que o funcionário ganha, basta dividir o salário pela quantidade de horas trabalhadas.
Para a hora extra, temos que o valor é geralmente mais alto do que o valor normal pago, portanto, neste caso, vamos utilizar a hora extra sendo 50% a mais do que o valor normal.
Agora temos todas as informações desta tabela de horas extras preenchida, falta, apenas, preencher qual o salário extra que esse funcionário ganha.
Para fazer a conta do quanto o funcionário ganha pelas horas extras, basta multiplicar a quantidade de horas extras pelo valor da hora extra.
Mas, como estamos trabalhando com horas e valores, temos uma peculiaridade, vamos ter que além de fazer essa multiplicação, fazer mais uma pelo número 24, que corresponde a quantidade de horas.
Isso se dá porque o Excel atribui a cada hora uma fração das 24h do dia, ou seja, o horário que é mostrado é representado pelo horário dividido por 24, por esse motivo temos que multiplicá-lo por 24 para obter o resultado correto.
Com isso, vamos obter o valor correto do salário extra que o funcionário irá receber ao final dessa semana.
Então temos a planilha de horas extras e outras informações completa, ou seja, com tudo calculado para uma análise mais eficiente de cada funcionário.
Os dados adicionados são referentes a total de horas trabalhadas, total de horas extras e salário extra.
Conclusão – Planilha de Horas Extras – Como criar um Banco de Horas no Excel
Neste conteúdo, nós mostrarmos como é possível fazer uma planilha de horas extras, também, com adição de outros dados, como tempo trabalhado e salário adicional (referente às horas extras).
Todo esse controle, como dissemos, é crucial para empresa e colaboradores. Afinal, os cuidados com a jornada de trabalho é interessante para todas as partes.
Funcionário pode ter seus devidos pagamentos feitos. Já a empresa consegue ver que os funcionários estão permanecendo o tempo combinado, no local de trabalho.
Além disso, os empresários conseguem saber como remunerar seus funcionários de forma certa, de acordo com as horas a mais trabalhadas.
Ah, lembrando que algumas empresas não pagam as horas extras, mas, sim, descontam esse tempo da jornada de trabalho. A melhor escolha fica a seu critério.
De qualquer forma, vale demais usar a planilha do Excel e, assim, ter muito mais organização e retornos (em questão de produtividade dos funcionários e de lucros em relação aos projetos). Aproveite todas as nossas dicas sobre planilha de horas extras!
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