Aprenda a criar uma planilha de gestão comercial no Excel a partir do zero! Melhore a organização e a análise de dados do seu negócio!
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Como Criar uma Planilha de Gestão Comercial no Excel
O Excel é uma ferramenta poderosa para a gestão comercial, permitindo a criação de planilhas automatizadas que facilitam o controle e a análise das vendas.
Nesta postagem, vou mostrar em detalhes o processo de criação de uma planilha de gestão comercial no Excel, partindo do zero.
Mesmo que você não trabalhe diretamente na área comercial, aprender a criar essa planilha pode ser muito útil para praticar e entender melhor diversos conceitos do Excel que veremos ao longo do desenvolvimento.
Você aprenderá como utilizar validação de dados, fórmulas para o cálculo de totais, e como criar gráficos e tabelas dinâmicas para construir e visualizar sua análise de dados.
Estrutura Base da Planilha
Para começar, é essencial definir as informações básicas que a planilha deve conter.
Para o nosso exemplo, incluiremos os seguintes campos: data da venda, número da venda, nome do cliente, nome do produto/serviço, quantidade, preço unitário, valor total, forma de pagamento, status do pagamento e vendedor.
Esses são os campos essenciais da nossa planilha. Você pode personalizá-la com mais ou menos campos, conforme a necessidade do seu negócio.
Formatar como Tabela
Vamos preencher algumas linhas como exemplo e formatar a planilha como tabela. A formatação é um passo importante, pois facilita a automação e manutenção da planilha.
Para formatar, selecione todos os dados, vá até a guia Inserir e escolha Tabela.
Ao formatar como tabela, qualquer nova entrada de dados será automaticamente ajustada conforme as configurações e formatações definidas, mantendo fórmulas, estilos e validação de dados.
Leia também: Motivos para Formatar como Tabela no Excel
Cadastro de Clientes
Para melhorar a organização, é muito útil ter um cadastro de clientes em uma aba separada. Isso permite que os nomes dos clientes sejam selecionados automaticamente na planilha de vendas.
Vamos criar uma nova aba chamada Cadastro de Clientes e adicionar as colunas: Nome do Cliente, Cidade, E-mail e Telefone.
Validação de Dados
A validação de dados é essencial para garantir que as entradas na planilha sejam consistentes e precisas. Vamos adicionar essa funcionalidade às colunas Forma de Pagamento, Status do Pagamento e Cliente.
Para criar uma validação de dados, selecione a coluna desejada (começaremos pela “Forma de Pagamento”), vá para a guia Dados e selecione Validação de Dados.
Na janela que será aberta, em Permitir, selecione Lista, e em Fonte, insira as opções permitidas separadas por ponto e vírgula (;).
Para a coluna Status de Pagamento, faça o mesmo procedimento, usando as opções Pendente, Pago e Atrasado.
Para a coluna Cliente, ao invés de inserir valores fixos na Fonte, selecione a coluna Nome do Cliente na aba Cadastro de Clientes.
Repare que eu defini o valor final como sendo a célula 4000, assim quando novos clientes forem cadastrados na aba Cadastro de Clientes, eles estarão disponíveis na planilha Registro de Vendas.
Feito isso, podemos adicionar novas entradas a nossa planilha e, as entradas das colunas Cliente, Forma de Pagamento e Status de Pagamento, só poderão ser selecionadas a partir das opções pré-definidas.
Leia também: Como usar validação de dados no Excel? Aprenda com exemplos
Cálculo do Total
Ao invés de inserir os valores da coluna Valor Total manualmente, vamos atribuir uma fórmula a essa coluna. Para obter o valor total, multiplique o Preço Unitário pela Quantidade.
=[@[Preço Unitário]]*[@Quantidade]
Dessa forma, o valor total será calculado automaticamente ao inserir o preço unitário e a quantidade.
Com isso concluímos a criação de um cadastrado básico de gestão comercial no Excel. Dependendo do tamanho da sua empresa ou da sua área de atuação pode ser necessário mais informações para complementar essa tabela.
Análise de Dados com Tabelas Dinâmicas
Após concluir o cadastro inicial, focaremos na criação de tabelas dinâmicas que permitirão realizar análises de dados sobre as vendas registradas.
Para os nossos exemplos, criaremos tabelas dinâmicas para analisar o Total por Forma de Pagamento, Total por Produto/Serviço, Total por Status do Pagamento e Desempenho dos Vendedores.
Para criar uma tabela dinâmica, selecione os dados da planilha, vá até a guia Inserir e escolha Tabela Dinâmica.
Na guia criada, arraste os campos para as áreas de Linhas e Valores conforme necessário para cada análise.
Valor Total por Forma de Pagamento:
Após criar a primeira tabela, basta copiá-la para as células ao lado, alterando os campos em Linhas e Valores.
Valor Total por Produto/Serviço:
Valor Total por Status de Pagamento:
Desempenho dos Vendedores – Valor Total por Vendedores:
Perceba como rapidamente conseguimos construir 4 análises diferentes sobre os registros de vendas da empresa.
Você pode construir diversas análises considerando diferentes variáveis e combinações, esses foram apenas alguns exemplos rápidos para que você possa ter algumas ideias.
Leia também: Aulão de Excel – Tabela Dinâmica, Gráficos e Dashboards
Criação de Gráficos
Para tornar sua análise mais clara e intuitiva, você pode criar gráficos a partir das tabelas dinâmicas geradas. Os gráficos são uma excelente forma de visualizar os dados analisados.
Podemos criar gráficos de pizza, colunas, rosca e barras para representar visualmente cada uma dessas informações.
Para inserir um gráfico, selecione a tabela dinâmica desejada e, na guia Inserir, escolha o tipo de gráfico.
Personalize o gráfico conforme necessário, removendo elementos desnecessários e adicionando rótulos de dados para melhorar a visualização.
Posicione os gráficos sobre as tabelas dinâmicas para um visual mais limpo e intuitivo.
E essas são apenas algumas das análises que você pode fazer e exibir com gráficos no Excel.
Caso queira aprender como criar gráficos impressionadores confira esta aula: Como criar gráficos impactantes no Excel.
Conclusão – Como Criar uma Planilha de Gestão Comercial no Excel
Nesta publicação, você aprendeu como criar uma planilha automática de gestão comercial no Excel de forma rápida e prática.
Esse processo pode ser detalhado e personalizado conforme as necessidades do seu negócio, proporcionando grande benefício na organização e análise de dados.
Seguindo essas etapas, você pode desenvolver uma poderosa ferramenta para sua gestão comercial, gerenciando e visualizando de forma clara e intuitiva as informações da sua empresa.
E, se quiser aprender como construir um Dashboard Comercial no Excel e tornar sua planilha ainda mais impressionadora, confira a aula abaixo:
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