Precisa controlar seus gastos? Aprenda como criar uma planilha de controle de despesas no Excel a partir do zero com um passo a passo completo.
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Planilha de Controle de Despesas no Excel
O Excel é uma ferramenta extremamente poderosa e uma grande aliada para realizarmos nosso controle financeiro, seja no âmbito pessoal ou profissional. Com ela, é possível organizar e visualizar seus gastos de maneira clara e eficiente
Nesta aula, você vai aprender como construir uma planilha de controle de despesas simples, eficiente e automática, utilizando algumas das principais funcionalidades do Excel.
Vamos partir de uma planilha em branco e, passo a passo, construir uma planilha completa que vai te ajudar a identificar onde estão os maiores gastos ao longo dos meses.
Com essa planilha, você terá um controle de despesas totalmente funcional e dinâmico, permitindo que você:
- Veja o total de despesas por categoria.
- Analise a evolução dos gastos ao longo dos meses.
- Crie gráficos para uma visualização clara e rápida das informações.
Estrutura Básica da Planilha de Despesas
A primeira etapa para construir nossa planilha decontrole de despesas é definir sua estrutura básica, ou seja, as colunas essenciais que ela precisa conter:
- Data da Despesa: Quando o gasto foi realizado.
- Categoria: A que área o gasto pertence (ex: Carro, Lazer, Contas).
- Descrição: Um pequeno detalhamento da despesa (ex: Gasolina, Conta de Energia).
- Valor: O montante gasto.
Com as colunas definidas, podemos começar a preencher a tabela com algumas despesas. Você pode incluir dados reais conforme seus próprios gastos.
Depois de preencher, selecione a coluna Valor e formate-a como Moeda para que os valores apareçam corretamente.
Em seguida, para melhorar a visualização e organização, selecione todos os dados e, na guia Inserir, escolha a opção formatar como tabela.
Isso não só melhora a apresentação, como também automatiza a aplicação de fórmulas e formatações para as futuras entradas de dados.
Quando você inserir novas despesas, o Excel aplicará automaticamente as fórmulas e formatações nas novas linhas.
Função ÚNICO e Função SOMASE – Criando Nossa Primeira Análise
Com a tabela criada, podemos começar a usar funções que ajudam a organizar e resumir os dados automaticamente, facilitando a análise dos seus gastos.
Primeiro, aplicaremos a função ÚNICO para listar todas as categorias de despesas sem repetir valores.
=ÚNICO(Tabela1[Categoria])
Note que eu limitei a seleção apenas às células dentro da tabela. Isso evita que a função retorne valores vazios, como o 0.
Além disso, como a função se baseia na coluna Categoria, ao adicionar novas categorias à tabela, elas serão incluídas automaticamente no nosso resumo.
Agora, vamos usar a função SOMASE para somar os valores gastos em cada categoria. Basta informar a coluna que contém as categorias, o critério de busca e a coluna dos valores que devem ser somados.
=SOMASE(Tabela1[Categoria];F2;Tabela1[Valor])
Podemos replicar essa fórmula para todas as linhas da nossa tabela de resumo. Vamos formatá-la para manter a aparência semelhante à tabela original.
Coluna Mês – Análise Mensal
Além de analisarmos nossos gastos por categoria, também podemos verificar quanto gastamos mês a mês. Para isso, vamos inserir uma nova coluna ao lado da coluna Data, chamada Mês.
Para extrair apenas o mês da data, utilizaremos a função TEXTO, passando como argumentos a data e o formato “mmm”.
=TEXTO([@Data];"mmm")
Com isso, teremos os nomes dos meses exibidos de forma abreviada.
Agora, podemos criar uma nova tabela de resumo, novamente utilizando a função SOMASE. Desta vez, consideraremos a coluna Mês que acabamos de construir manualmente.
=SOMASE(Tabela1[Mês];J2;Tabela1[Valor])
Assim, teremos uma tabela de resumo com as categorias e outra com os meses, permitindo visualizar em quais áreas e períodos tivemos mais ou menos gastos.
Criando Gráficos de Despesas por Categoria e Mês
Com nossas tabelas criadas, podemos gerar gráficos para visualizar melhor os dados, tornando nossa planilha de despesas mais intuitiva.
Podemos criar dois gráficos básicos:
- Gráfico por Categoria: Um gráfico de colunas que compara os valores totais de cada categoria, ajudando a identificar em quais áreas estamos gastando mais.
- Gráfico por Mês: Um gráfico de linha que mostra a evolução dos gastos ao longo dos meses.
É importante destacar que ambos os gráficos serão atualizados automaticamente conforme novos dados forem inseridos na planilha, tornando nossa análise mais prática e dinâmica.
Se você deseja aprender mais sobre como criar gráficos no Excel, não deixe de conferir nossa aula: Como Fazer Gráficos no Excel? Passo a Passo e Exemplos
Conclusão – Planilha de Controle de Despesas no Excel
Nessa aula, você aprendeu a criar uma planilha de controle de despesas no Excel de forma rápida e prática.
Embora simples, essa planilha é extremamente útil para o controle financeiro, permitindo visualizar de maneira dinâmica onde estão concentrados os maiores gastos, seja por categoria ou por período.
Essa planilha de gastos pode ser utilizada tanto para despesas pessoais quanto para despesas profissionais. Basta alterar as categorias e descrições para ajustá-las ao contexto necessário.
Com essa planilha de controle de despesas automatizada, você poderá acompanhar suas despesas de maneira organizada e tomar decisões mais informadas sobre seu orçamento ou o da empresa em que trabalha.
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