Aprenda a dar seus primeiros passos no Power Automate com o nosso Curso Básico de Power Automate e saia do zero com essa ferramenta incrível de automação da Microsoft!
Aulas Disponíveis:
Curso Básico de Power Automate – Aula 1: Conhecendo o Ambiente do Power Automate
Vamos dar início ao Curso Básico de Power Automate! Isso mesmo, iniciaremos uma série de aulas para que você aprenda a dominar essa poderosa ferramenta da Microsoft!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
O Power Automate permite que você faça diversas automações em seu trabalho sem precisar programar!
A ideia é que você consiga automatizar tarefas repetitivas do dia a dia, aumentando sua produtividade e otimizando seu tempo para focar em atividades mais importantes.
Na primeira aula do nosso curso básico de Power Automate, vou te apresentar mais sobre essa ferramenta, explorando a interface do aplicativo e entendendo como ele pode ajudar você a ser ainda mais produtivo no trabalho!
O que é o Power Automate?
O Power Automate é uma ferramenta da Microsoft para automação de fluxos de trabalho, que se integra a diversos serviços e aplicativos, como e-mail, armazenamento em nuvem e Excel.
Podemos resumir o Power Automate em três principais pilares:
- Plataforma de Automação: O Power Automate é uma plataforma cloud que permite a automatização de tarefas e processos empresariais.
- Conexão de Aplicativos: Conecte diferentes aplicativos e serviços para criar fluxos de trabalho integrados e eficientes.
- Sem Código: Crie e implemente soluções sem a necessidade de conhecimentos avançados de programação.
Com essa ferramenta, você conseguirá aumentar sua produtividade e eficiência em tarefas diárias, automatizando processos repetitivos e focando em atividades que agreguem mais valor para sua empresa.
Saiba mais: O que é o Power Automate?
Benefícios do uso do Power Automate
O Power Automate oferece funcionalidades que tornam a automação acessível a todos, independentemente do conhecimento em programação. Ele permite a personalização dos fluxos conforme as demandas e objetivos específicos.
Os principais benefícios em utilizar o Power Automate incluem:
- Aumento da Produtividade: Automatize tarefas repetitivas e libere tempo para se concentrar em atividades estratégicas.
- Eficiência Operacional: Melhore a precisão e a consistência dos processos, reduzindo erros humanos.
- Escalabilidade: Crie soluções escaláveis que podem ser facilmente ampliadas à medida que suas necessidades aumentam.
Principais Usos do Power Automate
O Power Automate pode ser utilizado para criar diferentes fluxos e automações, como:
- Automação de E-mails: Crie fluxos de trabalho para enviar, receber e organizar e-mails de forma automática.
- Gerenciamento de Documentos: Automatize processos de aprovação e armazenamento de documentos.
- Agendamento: Automatize tarefas de agendamento, como envio de arquivos e eventos de calendário.
- Fluxos de Aprovação: Crie fluxos de aprovação personalizados para atender às necessidades de sua organização.
Fluxos de Trabalho Comuns no Power Automate
Existem inúmeras aplicações para o Power Automate. Alguns dos usos mais comuns incluem:
- Aprovação de Despesas: Automatize o processo de aprovação de despesas, desde o envio da solicitação até o pagamento.
- Onboarding de Novos Funcionários: Crie um fluxo de trabalho para gerenciar todo o processo de integração de novos colaboradores.
- Atualização de Relatórios no Power BI: Automatize a atualização de relatórios com base em gatilhos ou ações pré-definidas.
- Criação de RPAs: Crie RPAs (Automação Robótica de Processos) para automatizar tarefas operacionais.
Conectores e Integrações do Power Automate
O Power Automate oferece integração com diversas ferramentas e serviços por meio de conectores presentes no aplicativo. As principais integrações que podemos realizar incluem:
- Microsoft 365: Integre com aplicativos da Microsoft, como SharePoint, OneDrive, Outlook e muito mais.
- Serviços de Nuvem: Integre-se com serviços de armazenamento, colaboração e produtividade na nuvem, como Gmail, Google Drive e Trello.
- Operações com Dados: Filtre, selecione, analise e manipule dados utilizando operações específicas.
Existem centenas de conectores disponíveis, possibilitando uma diversidade gigantesca de automações.
Como Acessar o Power Automate
Para acessar o Power Automate, você pode procurá-lo no Google ou acessar o site oficial da ferramenta. Na página do aplicativo, basta selecionar a opção Experimentar gratuitamente.
No entanto, para utilizar o Power Automate é necessário ter um e-mail corporativo.
Aqui na Hashtag, temos uma aula ensinando como criar uma conta corporativa para utilizar o Power BI, e você pode seguir o mesmo procedimento para o Power Automate: Conta Gratuita no Power BI – Como Criar a Sua Gratuitamente
Power Automate Cloud
Ao fazer login com sua conta corporativa, você será direcionado ao Power Automate Cloud, uma versão acessada diretamente pelo navegador, sem a necessidade de instalação.
No menu lateral esquerdo, você encontrará o painel de navegação do Power Automate com opções como Página Inicial, Criar Fluxos, Modelos, Saiba Mais e Meus Fluxos (onde é possível acessar os fluxos já criados).
Além disso, você verá a opção “Criar sua automação com o Copilot”, que utiliza a IA da Microsoft para auxiliar na criação de fluxos.
Na parte inferior da tela, também há trilhas de aprendizado e outras opções para ajudar a explorar as funcionalidades e ferramentas do Power Automate.
Entre essas opções, temos conteúdos disponibilizados pela Microsoft para que você aprenda a utilizar a ferramenta e suas funcionalidades, organizados em diferentes níveis de conhecimento.
Outro link muito importante disponibilizado nessa página é a documentação completa do Power Automate, com guias e tutoriais sobre como utilizar cada conector e funcionalidade.
Recomendo que você acesse a documentação e salve o link para consultas futuras, garantindo que você aproveite ao máximo a ferramenta e tenha uma fonte segura para solucionar dúvidas.
Link para a Documentação Oficial do Power Automate.
É importante destacar que o Power Automate pode ser usado gratuitamente; porém, alguns recursos exigem uma licença premium. No entanto, é possível utilizar a maior parte da ferramenta sem custo.
Fluxos no Power Automate
Ao clicar em Criar no painel lateral esquerdo, você verá diferentes opções para criar seu fluxo no Power Automate.
Existem diferentes tipos de fluxos, como:
- Fluxo Automatizado: Iniciado automaticamente quando um evento específico ocorre, como a criação de um novo arquivo em uma pasta do OneDrive.
- Fluxo Instantâneo: Executado manualmente pelo usuário, por exemplo, ao clicar em um botão no próprio Power Automate ou via integração com outros aplicativos.
- Fluxo Agendado: Configurado para ocorrer em intervalos específicos (diariamente, semanalmente, ou em qualquer intervalo definido pelo usuário).
Esses fluxos podem ser criados do zero ou a partir de modelos pré-existentes disponibilizados pela Microsoft, que facilitam o trabalho.
Outra opção disponível é criar fluxos a partir de conectores. Conectores são pontes de integração e comunicação entre o Power Automate e outros aplicativos, serviços ou plataformas.
Os conectores são essenciais para automatizar tarefas entre sistemas e programas diferentes.
Quando você configura um fluxo, o conector faz a comunicação direta entre o Power Automate e o aplicativo desejado, seja ele uma ferramenta da Microsoft ou de terceiros.
Isso torna o Power Automate ideal para automatizar processos que envolvem serviços online como Microsoft Outlook, SharePoint, Google Drive, Teams, entre outros.
Existem centenas de conectores disponíveis no Power Automate, com novos sendo adicionados regularmente. Alguns conectores são rotulados como Premium, e necessitam da assinatura paga.
Criando Automação com CoPilot – Criando um Fluxo com Copilot
Voltando pra tela inicial, você verá a opção “Criar sua automação com o Copilot”, que utiliza a IA da Microsoft para auxiliar na criação de fluxos.
Você pode descrever detalhadamente a automação que deseja criar. A Microsoft até fornece alguns exemplos para testar. Vamos selecionar a primeira opção:
“Todo mês, copie todos os arquivos da pasta do OneDrive para outra pasta do OneDrive”
Com isso, o Copilot irá analisar o comando e sugerir um fluxo de automação adequado para executar essa tarefa.
Após revisar as sugestões do Copilot, clique em Avançar para construir sua automação a partir do fluxo sugerido.
Criando um Fluxo do Zero – Designer de Fluxos
Para criar um fluxo do zero, volte à tela inicial do Power Automate e clique em Fluxo da nuvem agendado.
Esse tipo de fluxo permite definir uma ação que será executada em um período específico com uma recorrência pré-definida.
Na janela que será aberta, você poderá definir o nome do fluxo, a data de início, o horário e a frequência com que ele deve ser executado.
Ao clicar em Criar, você será direcionado para o ambiente Designer de Fluxos do Power Automate.
No Designer, os fluxos são montados em etapas, que podem incluir ações como o envio de e-mails ou integração com outras plataformas.
Cada etapa é representada como uma “caixinha” que você pode clicar e editar conforme necessário.
Se houver algum erro no fluxo configurado, um alerta será exibido na etapa correspondente.
Por padrão, o sistema abre o NovoDesigner, mas ele ainda apresenta alguns bugs. Recomendo desmarcar a opção Novo designer no canto superior direito para utilizar o designer antigo.
Nessa tela, também é possível usar o Copilot para auxiliar na criação e implementação do fluxo desejado.
Nas próximas aulas, aprenderemos a criar um fluxo do zero, passo a passo. Caso queira se adiantar e aprender como criar sua primeira automação, confira nossa aula: Como Sair do Zero no Power Automate em Apenas uma Aula
Curso Básico de Power Automate – Aula 2: Criando um Fluxo de Recorrência
Vamos para a segunda aula do nosso Curso Básico de Power Automate, onde aprenderemos a criar um fluxo de recorrência utilizando essa poderosa ferramenta da Microsoft!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Como vimos na aula passada, o Power Automate é uma solução da Microsoft que possibilita a criação de fluxos automáticos de trabalho, agilizando tarefas repetitivas e aumentando a produtividade e eficiência no ambiente profissional.
Nesta segunda aula, vamos ver em detalhes como criar um fluxo de recorrência para enviar automaticamente um dashboard de vendas por e-mail todos os dias.
Nesta aula você aprenderá a planejar e configurar esse fluxo, explorará as etapas de desenvolvimento e entenderá como testar o funcionamento para verificar se ele está atingindo o objetivo esperado.
Objetivos da Aula e Pré-requisitos
O objetivo desta aula é criar um fluxo que automatize o envio diário de um relatório com o dashboard de vendas via e-mail. Para seguir e realizar cada uma das etapas, você precisará de:
- Conta corporativa Microsoft: Necessária para acessar as funcionalidades do Power Automate.
- Conta de e-mail: Pode ser tanto do Outlook quanto do Gmail, dependendo da configuração preferida.
- Arquivo de Excel: Um dashboard de vendas salvo em uma plataforma de nuvem, como OneDrive ou Google Drive.
No material disponível para download, você encontrará o dashboard que utilizaremos como exemplo.
Nessa aula, utilizaremos o OneDrive para armazenar o arquivo Excel com o dashboard. Para isso, basta fazer login com sua conta Microsoft, acessar o OneDrive e carregar o arquivo disponível na aula para dentro dele.
Planejar o Fluxo e Definir Etapas
Antes de começar a desenvolver o fluxo no Power Automate, é fundamental fazer um planejamento prévio para definir o que será automatizado.
Planejar cada etapa e cada processo que precisa ser automatizado ajuda a evitar erros e garante que o fluxo atenderá às suas necessidades sem falhas.
Você pode esboçar as etapas em um papel, no Word, no Bloco de Notas ou em um aplicativo mais visual, como o PowerPoint.
Passos para planejar o fluxo:
- Defina cada etapa que será executada no fluxo, como a obtenção do arquivo, a inclusão do anexo e o envio do e-mail.
- Esquematize o processo para assegurar que todas as etapas estão bem definidas e na ordem correta.
Lógica do Fluxo – Passo a Passo
Selecionando o Tipo de Fluxo e Configurando a Recorrência
A primeira etapa no desenvolvimento do nosso fluxo no Power Automate envolve configurar o tipo de fluxo e definir a frequência com que ele será executado.
Neste exemplo, configuraremos o fluxo para rodar diariamente às 9:30 da manhã, garantindo que, a cada dia, o e-mail com o dashboard atualizado será enviado automaticamente no horário definido.
Para começar, acesse a página do Power Automate, selecione a opção para criar um novo fluxo e escolha a configuração de Fluxo de Nuvem Agendado.
Na janela que será aberta, defina o nome do fluxo, o horário de início da execução e o intervalo de repetição desse fluxo.
No nosso caso, o fluxo será agendado para iniciar no dia 16/10/2024, às 9:30 da manhã, repetindo-se todos os dias.
Localizar o Arquivo de Excel no OneDrive
Após definir a recorrência, você será levado para a página de designer do fluxo. Primeiramente, desmarque a opção Novo designer para trabalhar com o designer de fluxos antigos.
Em seguida, configure o fluxo para buscar o arquivo Excel (o dashboard de vendas) armazenado no OneDrive. Esse arquivo será anexado ao e-mail que será enviado diariamente.
Para isso, insira uma nova etapa no fluxo e pesquise pelo conector do OneDrive.
Observação: Note que existem os conectores OneDrive for Business e OneDrive. Vamos utilizar apenas o conector OneDrive.
Entre as ações disponíveis, selecione a opção Obter Conteúdo de Arquivo Usando Caminho.
Feito isso, caso seja seu primeiro acesso, você precisará autenticar o conector clicando no botão Entrar e inserindo as credenciais da sua conta do OneDrive.
Isso permitirá configurar essa etapa dentro do fluxo. No canto superior direito, ao clicar nos três pontinhos, você pode gerenciar as conexões criadas, ajustar configurações, renomear ou excluir conexões, além de adicionar comentários a essa etapa.
Em Caminho do Arquivo, clique no ícone de pasta e navegue até encontrar o arquivo com o dashboard que será enviado por e-mail.
Conector de E-mail – Anexar o Arquivo e Configurar o E-mail
Depois de configurar a obtenção do arquivo, é necessário que o Power Automate anexe automaticamente o dashboard de vendas ao e-mail.
Esta etapa envolve definir o nome do anexo e selecionar o conteúdo correto, garantindo que o arquivo certo seja enviado.
Para enviar o arquivo por e-mail, vamos adicionar uma nova etapa utilizando o conector do Outlook ou do Gmail. Para este exemplo, usaremos o conector do Outlook.
Vale lembrar que existem dois conectores para o Outlook: o Outlook365 e o Outlook comum. O Outlook365 requer uma licença corporativa, então utilizaremos o Outlook comum, que só exige uma conta pessoal.
Entre as ações disponíveis, selecione Enviar um email (V2).
Nesta etapa, você definirá o destinatário do e-mail, o assunto e o corpo da mensagem. Em Mostrar Opções Avançadas, estarão disponíveis os campos para anexar os arquivos desejados.
No campo Anexos Nome, insira o nome do arquivo que deseja enviar, incluindo a extensão correspondente. Neste caso, como é um arquivo Excel, utilize a extensão .xlsx.
Já no campo Anexos Conteúdos, insira um conteúdo dinâmico. Selecione a opção Conteúdo do arquivo, que aparecerá na janela ao lado da etapa atual.
Os conteúdos dinâmicos são valores capturados nas etapas anteriores do fluxo. Assim, a opção Conteúdo do arquivo é obtida a partir da etapa Obter o conteúdo do Dashboard, que configuramos anteriormente.
Testar o Fluxo
Após completar a configuração do fluxo, é importante realizar um teste para garantir que ele funcione corretamente.
Para testar o fluxo, primeiro clique em Salvar no canto superior direito.
O Power Automate permite testes manuais, nos quais o fluxo é executado imediatamente. Dessa forma, você poderá verificar se o e-mail é enviado corretamente e se o arquivo foi anexado como esperado. Clique em Testar e selecione Manualmente.
Durante o teste, verifique cada etapa. Se todas ficarem destacadas em verde, isso indica que o fluxo foi executado com sucesso.
Após a execução do teste, verifique a caixa de entrada do e-mail que você definiu como destinatário e confirme que o e-mail foi recebido com o dashboard em anexo.
Com o fluxo configurado e funcionando corretamente, você só precisará garantir que o arquivo esteja atualizado antes de cada envio.
Dicas e Boas Práticas ao Utilizar o Power Automate
Para assegurar o bom funcionamento dos seus fluxos, siga algumas boas práticas:
- Escolha do Designer: Opte por utilizar o designer “antigo” do Power Automate para configurar fluxos mais estáveis, já que o designer novo ainda pode apresentar alguns erros.
- Planejamento de Etapas: Antes de iniciar a criação do fluxo, planeje detalhadamente cada etapa. Isso ajuda a prever necessidades e prevenir problemas futuros.
- Nomeação e Organização dos Arquivos: Ao definir o nome dos anexos e configurar o conteúdo dinâmico, assegure-se de que cada nome esteja claro e que a extensão do arquivo (como .xlsx) esteja correta.
- Programe o Tempo dos seus Fluxos: Alguns serviços e conectores podem ter pequenos atrasos. Para evitar problemas, agende seus fluxos um pouco antes do horário desejado. Por exemplo, o envio de e-mails poderia ser programado para as 09:20.
Curso Básico de Power Automate – Aula 3: Estruturas de Repetição e Condicionais
Vamos para a terceira aula do nosso Curso Básico de Power Automate! Hoje, vamos explorar os controles de fluxo, as estruturas de repetição e as condições no Power Automate.
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Nesta aula, eu vou te apresentar alguns conceitos fundamentais dessa ferramenta: estruturas de repetição e condicionais. Assim, você aprenderá como aplicá-las dentro dos seus fluxos, tornando-os mais completos e eficientes.
Para isso, veremos um exemplo prático de como organizar arquivos automaticamente no Google Drive. Você aprenderá a configurar um fluxo que classifica automaticamente os arquivos em pastas específicas com base em suas extensões.
O que são Controles de Fluxo?
Controles de fluxo são funcionalidades internas que permitem aplicar condições, fazer loops, definir blocos de ação e encerrar a execução do fluxo.
As principais ações incluem:
- Condição
- Aplicar a cada
- Escopo
- Fazer até
- Opção
- Terminar
Estruturas de Repetição no Power Automate – Aplicar a cada
As estruturas de repetição, ou loops, são usadas para aplicar uma mesma ação a cada item de um conjunto de dados.
Por exemplo, o controle de fluxo Aplicar a cada cria uma estrutura de repetição que fará um looping sobre a saída de um bloco anterior.
O bloco Obter itens, por exemplo, pode obter todos os valores de uma lista do SharePoint. A saída desse bloco é um campo chamado Value, que contém exatamente a lista de valores obtidos.
O Aplicar a cada permite que executemos uma série de ações para cada valor contido nessa lista.
Condições no Power Automate
As condições, ou condicionais, no Power Automate permitem que o programa tome decisões com base em critérios específicos. Dessa forma, diferentes partes do fluxo são executadas quando uma determinada condição é satisfeita ou não.
As estruturas de condição fazem até mesmo parte do nosso dia a dia. Por exemplo, se está chovendo, levamos um guarda-chuva; caso contrário, deixamos o guarda-chuva em casa.
No Power Automate, essas condicionais podem ser aplicadas para diversos propósitos, como o gerenciamento de arquivos, criando fluxos em que diferentes caminhos são seguidos conforme o tipo ou tamanho do documento.
Aplicação Prática: Organizando Arquivos com Power Automate
Para compreendermos melhor o uso de condicionais e estruturas de repetição no Power Automate, vamos criar um fluxo para organizar automaticamente os arquivos no Google Drive.
Esse fluxo irá verificar cada arquivo e, dependendo de seu tipo, movê-lo para uma pasta específica. Para isso, precisaremos seguir os seguintes passos:
- Listagem dos Arquivos: A primeira ação do fluxo é listar todos os arquivos na pasta inicial.
- Percorrer cada Arquivo na pasta: Criar uma estrutura de repetição para percorrer cada arquivo presente.
- Verificação de Tipo: Usando a condicional, o Power Automate identifica o tipo de arquivo (Word, PowerPoint, Excel).
- Movimentação dos Arquivos: Com a estrutura “Aplicar a cada”, cada arquivo é verificado e movido para sua respectiva pasta.
- Remoção do Arquivo Original: Após a movimentação, o arquivo é deletado da pasta inicial, evitando duplicação.
Preparação do Ambiente
Antes de iniciar a configuração do fluxo no Power Automate, é essencial que você prepare o Google Drive com as pastas que receberão os arquivos organizados.
Neste exemplo, vamos criar três pastas dentro da pasta principal Arquivos no Google Drive:
- Planilhas para arquivos Excel.
- PowerPoint para apresentações.
- Word para documentos de texto.
Após a criação das pastas, vamos carregar no Google Drive alguns arquivos de teste que representam os formatos que desejamos organizar: um arquivo do Excel, um do PowerPoint e um do Word.
Você encontrará esses arquivos no material disponível para download.
Criando o Fluxo no Power Automate
Com as pastas configuradas, o próximo passo é criar o fluxo de automação no Power Automate.
Na tela inicial do Power Automate, escolha a opção Criar e, em seguida, Fluxo da Nuvem Instantâneo, o que permite que o fluxo seja acionado manualmente, em vez de ser agendado.
Dê um nome ao fluxo, como Organização de Arquivos.
Listando os Arquivos da Pasta
Com o fluxo criado, o primeiro passo é listar todos os arquivos presentes na pasta Arquivos no Google Drive.
Para isso, adicione uma Nova Etapa e busque pelo Google Drive como fonte, selecionando a ação Listar Arquivos na Pasta.
O Power Automate solicitará que você conecte sua conta para obter acesso aos arquivos. Feito isso, selecione o caminho para a pasta Arquivos, onde os arquivos estão salvos no Google Drive.
A partir desse passo, o Power Automate gera uma lista com informações detalhadas de cada arquivo, como o nome, o tipo de mídia e o caminho.
Configurando a Estrutura de Repetição Aplicar a cada – Ação Compor
Com a lista de arquivos criada, agora é necessário configurar uma estrutura de repetição para que o Power Automate verifique cada arquivo individualmente.
Vamos criar uma nova etapa e utilizar a ação Compor, selecionando o conteúdo Name (nome).
Essa ação cria um bloco com a estrutura Aplicar a Cada, percorrendo cada item presente na lista Corpo (Body) gerada pela etapa anterior.
Nesse caso, o fluxo percorrerá todos os arquivos listados e, a partir daí, aplicaremos as próximas ações, como identificar o tipo de arquivo e movê-lo para a pasta correta.
Verificação de Tipo de Arquivo com Condições
Para mover cada arquivo para sua respectiva pasta, é necessário que o Power Automate identifique o tipo de arquivo (Word, Excel ou PowerPoint) antes de decidir a ação a ser tomada. Esse processo é realizado através de condições.
Cada arquivo possui um tipo (media type), que fornece informações sobre o formato do arquivo. Essa informação também está presente na nossa lista de arquivos e será usada para definir as condições de categorização.
Dentro do bloco Aplicar a cada, vamos adicionar uma ação e procurar pela ação Condição dentro da estrutura de controle (Control).
Nessa estrutura, vamos comparar o valor obtido a partir do tipo de arquivo (Media Type). E, de acordo com cada tipo, vamos mover o arquivo para a pasta correspondente. Para isso, precisaremos realizar três condições:
- Primeira Condição – Arquivos Word: A primeira condicional verifica se o tipo de mídia do arquivo corresponde a um documento Word (.docx). Se a condição for verdadeira, o arquivo será movido para a pasta “Word”. Caso contrário (Se não), executaremos a segunda condição.
- Segunda Condição – Arquivos PowerPoint: Nessa condição, verificaremos se o arquivo é uma apresentação PowerPoint (.pptx). Caso seja, o arquivo é movido para a pasta “PowerPoint”. Caso contrário, partimos para a terceira condição.
- Terceira Condição – Arquivos Excel: Por fim, verificamos se o tipo de mídia do arquivo é uma planilha Excel (.xlsx) e, se for verdadeiro, o arquivo é movido para a pasta “Planilhas”.
Essas condições funcionam como instruções de “sim/não”, em que o Power Automate segue diferentes caminhos dependendo do tipo de arquivo que está processando.
As informações sobre o Media Type de cada arquivo podem ser conferidas dentro do Body (Corpo) gerado na listagem dos arquivos. Por exemplo.
{
"Id": "1Uls_2fUUzBLXQqGqTgxjOPab55yphzIP",
"Name": "Arquivo Word 1.docx",
"DisplayName": "Arquivo Word 1.docx",
"Path": "/Arquivos/Arquivo Word 1.docx",
"LastModified": "2024-10-23T17:28:30Z",
"Size": 0,
"MediaType": "application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document",
"IsFolder": false,
"ETag": "\"MTcyOTcwNDUxMDAwMA==\"",
"FileLocator": "1Uls_2fUUzBLXQqGqTgxjOPab55yphzIP",
"LastModifiedBy": "Rafael"
}No exemplo acima, as informações se referem a um arquivo Word, cujo Media Type é: application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
Vamos criar a primeira condição verificando se o Media Type do arquivo selecionado é igual ao Media Type do arquivo Word.
Caso essa condição seja verdadeira, o Power Automate executará o bloco Se sim para mover o arquivo para a pasta correspondente. Caso contrário, ele executará o bloco Se não, onde definiremos a segunda condição.
Movendo os Arquivos para as Pastas Correspondentes
Após a verificação do tipo de arquivo, o Power Automate está pronto para mover o arquivo para a pasta correspondente.
Para isso, dentro do bloco Se sim de cada verificação, vamos adicionar a ação Obter conteúdo de arquivo usando caminho para recuperar o arquivo completo a partir do caminho obtido na etapa de listagem.
Em seguida, usando a ação Criar arquivo, vamos salvar o arquivo na pasta adequada (Word, PowerPoint ou Planilhas), de acordo com seu tipo, selecionando os conteúdos dinâmicos de Nome (Name) e Conteúdo do Arquivo.
Esse processo deverá ser repetido dentro do bloco de cada uma das outras condições, definindo as pastas correspondentes para Planilhas e PowerPoint.
Excluindo os Arquivos da Pasta Inicial
Para finalizar, após mover os arquivos para suas pastas designadas, o próximo passo é excluir os arquivos da pasta inicial para evitar duplicação.
Portanto, dentro de cada bloco Se sim, vamos adicionar a ação Excluir arquivo do Google Drive, passando para ela o Id do arquivo que foi obtido a partir do bloco Listar arquivos na pasta.
Essa exclusão garante que a pasta inicial fique limpa e sem arquivos repetidos. Tome cuidado para não selecionar o Id do arquivo que acabamos de criar, para evitar que o próprio arquivo seja deletado.
Testando o Fluxo
Para garantir que o fluxo está funcionando corretamente, é essencial executarmos um teste. Faremos isso manualmente.
Perceba que o Power Automate mostra o status de cada etapa, indicando que as condições foram satisfeitas e que cada arquivo foi movido corretamente.
Além disso, podemos verificar as pastas no Google Drive após a execução do fluxo e visualizar os arquivos organizados corretamente.
Caso, ao utilizar esse fluxo ou adaptá-lo, algum arquivo não seja movido corretamente, revise as condições e os caminhos para assegurar que o tipo de arquivo está sendo corretamente identificado.
Curso Básico de Power Automate – Aula 4: Filtrando Dados com o Power Automate
Na quarta aula do nosso curso básico de Power Automate, você vai aprender como filtrar dados utilizando essa poderosa ferramenta da Microsoft!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Nesta aula, vamos explorar como usar o Power Automate para realizar operações com dados, aplicar filtros e configurar o envio de e-mails automatizados, tudo isso integrado ao Google Sheets.
Vou detalhar cada etapa do processo para que você possa aplicar essa automação de forma prática no seu dia a dia de trabalho.
Operações de Dados no Power Automate
As operações de dados são fundamentais para quem deseja manipular informações de forma eficiente dentro do Power Automate. Elas permitem:
- Filtrar valores: Selecionar dados específicos em grandes matrizes, como filtrar funcionários de uma determinada área.
- Criar tabelas: Gerar tabelas HTML automaticamente para uso em e-mails ou relatórios.
- Concatenar dados: Combinar informações de diferentes fontes para criar mensagens personalizadas.
Essas funcionalidades tornam seus fluxos de trabalho mais precisos e eficientes, simplificando até mesmo as automações mais complexas.
Preparando os Dados – Objetivo da Automação
Para começar nossa automação, o primeiro passo é preparar os dados necessários, organizando as informações que serão utilizadas nos fluxos.
No material disponível para download, você encontrará a planilha de Cadastro de Funcionários, que usaremos como exemplo para esta automação.
Nela temos dados sobre o ID do funcionário, nome, cargo, área, salário, impostos, benefícios, vale transporte, vale refeição e remuneração total.
Nosso objetivo será filtrar os funcionários por área de atuação e enviar um e-mail para o diretor responsável de cada setor. O e-mail conterá a lista de funcionários da área e suas respectivas remunerações.
Como essa automação usará o Google Sheets, o primeiro passo será copiar e salvar essa planilha dentro dele.
Além da tabela principal, será necessário criar outra planilha com os e-mails dos diretores responsáveis por cada área.
Dica importante: Durante o processo de desenvolvimento e teste da automação, utilize seu próprio e-mail nos campos correspondentes.
Assim que tudo estiver funcionando corretamente, você poderá substituir pelos e-mails reais dos diretores de cada setor.
Com os dados devidamente organizados, estamos prontos para criar a automação no Power Automate.
Iniciando o Fluxo – Operações de Dados no Power Automate
Com os dados organizados, é hora de abrir o Power Automate e configurar um fluxo de nuvem instantâneo.
Dê um nome ao seu fluxo. No meu caso, escolhi “Filtrando informações de tabela”. Na etapa de configuração, defina “Disparar um fluxo manualmente” como o método para iniciar o fluxo.
Dentro do designer de fluxo, definiremos a primeira etapa da nossa automação que será responsável por obter os dados da planilha no Google Sheets.
Clique em Nova Etapa, selecione o conector Google Sheets (Planilhas Google) e, em ações, escolha Obter linhas.
Em seguida, especifique o arquivo que contém as informações dos funcionários e a planilha correspondente.
Filtrando Dados no Power Automate
Com os dados obtidos, é hora de definir a etapa responsável por filtrar as informações com as quais queremos trabalhar. Para isso, utilizaremos a operação Matriz de Filtro.
Crie uma nova etapa e busque por Compor. Selecione a opção Operação de Dados e, em seguida, Matriz do Filtro.
Dentro dessa operação, vamos configurar a filtragem para pegar apenas as linhas em que a coluna Área seja igual a Administrativo.
Caso os campos de valores não apareçam imediatamente, basta salvar o fluxo e abri-lo novamente para que as opções fiquem visíveis.
Se realizarmos um teste manual do fluxo nesse momento, veremos que, na saída da Matriz de Filtro, estarão apenas as informações das linhas em que a coluna Área tenha o valor Administrativo.
Criando Tabelas HTML
Depois de filtrar os dados, podemos usar o Power Automate para criar tabelas em HTML com as informações desejadas, que serão enviadas por e-mail. Essas tabelas facilitam a visualização das informações para o destinatário.
Crie uma nova etapa e adicione Criar Tabela HTML.
A tabela será criada a partir do corpo da etapa Matriz do Filtro.
Dessa forma, estamos pegando todas as informações da nossa planilha inicial, em que a área corresponda a Administrativo, e adicionando-as à tabela HTML.
No entanto, queremos enviar apenas as informações relativas ao nome e salário dos funcionários. E para isso precisaremos acessar os itens da lista e utilizar as funções do Power Automate.
Listas, Itens e Funções No Power Automate
No Power Automate, os itens de uma lista representam elementos individuais de um conjunto de dados, como as linhas de uma tabela.
Dentro de cada item, temos propriedades específicas, como nome, cargo, área e remuneração, que podem ser acessadas para manipulação ou filtragem.
Quando utilizamos a operação Matriz de Filtro, obtemos como resultado uma lista filtrada desses itens. A estrutura de uma lista no Power Automate segue a sintaxe:
[{“Propriedade1”: “valor1”, “Propriedade2”: “valor2”}]
As listas são definidas por um par de colchetes, e cada elemento dentro delas, envolvido por chaves {}, representa um item. Dentro dos itens, temos pares de propriedades e valores.
Para extrair apenas as informações de nome e remuneração dos funcionários, utilizaremos a função item() do Power Automate. Essa função permite referenciar elementos individuais da lista, acessando apenas as propriedades desejadas.
Para isso, selecione Mostrar opções avançadas e, em seguida, escolha a opção Personalizado para incluir apenas as colunas desejadas na nossa tabela HTML.
No campo Cabeçalho, você pode definir o nome das colunas como desejar. Eu utilizarei Nome e Remuneração.
No campo Valor, utilizaremos a função item(). Clique no campo Valor referente ao Nome e selecione Expressão no menu que será aberto.
Você verá uma lista de funções disponíveis para utilização. Você pode procurar manualmente ou digitar a expressão desejada.
A função item() permite acessar valores individuais de uma lista ou tabela de duas formas:
- item()?[‘CampoDesejado’]
- item().CampoDesejado
Vamos usar as duas formas para praticarmos, mas ambas produzem o mesmo resultado.
Para o Nome, utilizaremos a expressão: item()?[‘Nome’]
Observe que Nome é o nome da coluna dentro da nossa matriz filtrada que desejamos acessar. Se a coluna fosse Funcionario, a expressão seria: item()?[‘Funcionario’]
Com o valor para o Nome definido, vamos extrair a informação da remuneração utilizando a função item() dessa forma: item().RemuneracaoTotal
Você verá que, dentro da etapa Criar Tabela HTML, no campo Valor, aparece apenas item(), mas ao clicar sobre ele, será possível visualizar a expressão novamente.
Com isso, teremos apenas as colunas Nome e Remuneração como resultado na nossa Tabela HTML.
Enviando E-mails Automatizados
Com os dados filtrados e a tabela pronta, é hora de configurar o envio de e-mails dinâmicos.
Para isso, adicione uma nova etapa para obter os dados da planilha que contém os e-mails dos diretores responsáveis por cada área, assim como fizemos para a planilha principal com os funcionários.
Em seguida, adicione uma nova etapa com o conector do Outlook para enviar o e-mail. No campo Para, defina o valor do Email extraído a partir da etapa Obter linhas 2.
Ao fazer isso, o próprio Power Automate criará automaticamente uma estrutura Aplicar a cada.
Dentro dessa estrutura, vamos adicionar as etapas Matriz do Filtro e Criar Tabela HTML que já configuramos anteriormente. Você pode arrastar essas etapas para dentro do bloco Aplicar a cada ou recriá-las dentro desse bloco e excluir as antigas, se preferir.
Pode ser necessário remover os campos da etapa Criar Tabela HTML para poder movimentar as etapas. Basta fazer isso e adicionar os campos novamente como fizemos antes.
Com as etapas corretamente definidas dentro do bloco Aplicar a cada, podemos aplicar um filtro dinâmico à nossa Matriz.
Selecione novamente a etapa Matriz do Filtro e, dentro da condição, substitua o valor “Administrativo” pelo campo Area, obtido a partir da etapa Obter linhas 2.
Mude a ordem das etapas para garantir que o envio do e-mail ocorra por último, utilizando os dados obtidos nas etapas anteriores.
No campo Assunto, defina uma mensagem padrão, como: “Remuneração funcionário área:”, seguido do campo Area obtido a partir de Obter Linhas 2.
No corpo do e-mail, adicione a Saída obtida a partir da etapa Criar Tabela HTML.
Agora, podemos testar a automação manualmente para garantir que tudo está funcionando conforme esperado.
Com a automação funcionando corretamente, substitua os e-mails da planilha Emails Diretores pelos e-mails reais dos destinatários para os quais você deseja enviar o relatório.
Com isso, o Power Automate enviará um e-mail personalizado para cada destinatário, com base nos dados filtrados. A automação estará completa.
Lidando com Problemas Comuns
Durante a criação de fluxos no Power Automate, é comum encontrar alguns desafios. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a lidar com esses problemas de forma eficiente:
- Evite caracteres especiais: Não use acentos, espaços ou símbolos nos nomes das colunas das suas planilhas. Isso pode causar erros na integração do Power Automate com os dados.
- Gerencie limites de API: Serviços como o Google Sheets possuem limites de requisições. Caso você receba uma mensagem de erro como “Too Many Requests”, aguarde alguns minutos antes de tentar executar o fluxo novamente.
- Teste frequentemente: Salve e execute o fluxo regularmente ao longo do processo de criação. Isso ajuda a identificar falhas nas configurações e garante que o fluxo esteja funcionando corretamente.
Curso Básico de Power Automate – Aula 5: Funções no Power Automate
Vamos para a quinta aula do nosso curso básico de Power Automate! Hoje, vamos explorar as principais funções dessa ferramenta poderosa!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Como vimos, o Power Automate nos permite criar fluxos automatizados que simplificam tarefas manuais de forma prática, eficiente e rápida.
Nesta aula, vamos mergulhar ainda mais fundo e explorar as funções do Power Automate, entendendo como elas ampliam as possibilidades dessa ferramenta incrível.
As funções são essenciais para manipular dados, realizar cálculos e transformar informações de maneira precisa, eficiente e prática.
Vou te mostrar o que são funções no Power Automate, como elas funcionam e como utilizá-las em cenários reais. Assim, você será capaz de combiná-las e criar fluxos personalizados e completos.
O Que São Funções no Power Automate?
As funções são comandos que permitem realizar cálculos, transformar dados ou executar ações específicas dentro de um fluxo. Elas são similares às fórmulas do Excel, mas aplicadas diretamente nos componentes dos fluxos automatizados.
No Power Automate, as funções estão organizadas em categorias principais, cada uma projetada para atender a necessidades específicas. Confira:
- Matemáticas: usadas para cálculos numéricos.
- Datas: úteis para manipular e formatar datas e horas.
- Texto: para editar, validar ou transformar strings (textos).
- Conversão: usadas para converter dados entre diferentes formatos.
- Coleções: ajudam a organizar e combinar listas de dados.
Essas categorias são pensadas para resolver problemas comuns que enfrentamos ao criar fluxos. E o melhor: você pode combiná-las para atender a demandas ainda mais complexas. Vamos explorar cada uma delas com mais detalhes!
Para estruturar esta aula, utilizarei blocos de Escopo no Power Automate. Dentro de cada escopo, usaremos blocos Compor para organizar as funções de forma clara e prática.
Além disso, preparei um material extra disponível para download, que inclui um resumo completo das principais funções do Power Automate. Assim, você terá uma referência prática sempre que precisar!
Funções Matemáticas
As funções matemáticas no Power Automate são ideais para realizar operações como soma, subtração e identificar valores máximos ou mínimos.
Imagine que você precise calcular um total, multiplicar preços ou identificar o maior número em uma lista. São essas funções que tornam essas tarefas simples e rápidas.
Entre as principais funções matemáticas, temos:
- add: Soma dois valores.
- sub: Subtrai um número de outro.
- mul: Multiplica dois números.
- max: Identifica o maior valor em uma lista.
- min: Identifica o menor valor em uma lista.
Para ilustrar o uso das funções matemáticas, preparei uma lista de números dentro de um bloco Compor. Vamos usar essa lista como base para explorar as funções.
Começando pela função add(), imagine que você queira somar dois valores. No editor de fluxo, selecione o campo onde deseja aplicar a função e acesse a guia Expressão.
Essa guia contém todas as funções disponíveis no Power Automate, e você pode selecioná-las manualmente. Caso já saiba qual função deseja usar, é só digitar a expressão diretamente na caixa de fórmulas.
Por exemplo, ao digitar add(5, 2), quando o fluxo for executado, o Power Automate retornará o resultado 7.
Agora, vamos trabalhar com nossa lista de números. Normalmente, em fluxos, você combinará funções matemáticas com outras etapas. Neste caso, usaremos a função add para somar dois valores específicos com base em suas posições (índices) na lista.
No Power Automate, os índices de uma lista começam em 0 e vão aumentando de 1 em 1 a cada posição.
Para somar valores de acordo com suas posições, precisamos utilizar os conteúdos dinâmicos. Neste caso, vamos selecionar as Saídas da Lista de Números.
Você verá que, na barra de fórmulas, aparecerá dentro da função add o item outputs(‘Lista_de_Números’). Isso representa a lista, que é a saída da etapa anterior que acabamos de definir.
Para selecionar o número dentro dessa lista que você deseja somar, será preciso informar o índice correspondente entre colchetes [].
Portanto, para somar o terceiro e o quarto número da lista, escreveremos:
add(outputs('Lista_de_Números')[2], outputs('Lista_de_Números')[3])
Assim, quando o fluxo for executado, o resultado será a soma dos valores 10 e 8, que são, respectivamente, o terceiro e o quarto número da lista.
Além da função add, temos também as funções sub para subtração, mul para multiplicação e div para divisão. O funcionamento de todas essas funções é o mesmo: elas recebem dois valores e retornam o resultado da operação.
Adicionalmente, temos as funções max e min, que retornam o maior e o menor número de uma lista, respectivamente.
Por exemplo, se adicionarmos a função max(outputs(‘Lista_de_Números’)) ao fluxo, o resultado será o número 900, que é o maior valor presente nesta lista.
Funções de Data
Manipular datas é uma necessidade comum em automações, especialmente quando precisamos ajustar fusos horários ou exibir datas em formatos específicos. No Power Automate, podemos usar diversas funções de data para atender a essas necessidades.
Entre as mais utilizadas, temos
- utcNow(): Retorna a data e hora atuais no formato UTC (Tempo Universal Coordenado).
- formatDateTime(): Transforma uma data em diferentes formatos, como “dd/MM/yyyy”.
Podemos usar a função utcNow() dentro de um bloco Compor para obter a data e hora atuais. Essa função é ideal para registrar o momento exato em que uma etapa do fluxo foi executada.
Mas e se quisermos converter essa data para um fuso horário específico e exibi-la em um formato diferente? Aí podemos combinar a função com o conector de Data e Hora.
Com esse conector, podemos definir a hora base como a saída da função utcNow(), o fuso horário de origem, o fuso horário para o qual desejamos converter e a forma como essa saída deverá ser apresentada.
No entanto, mesmo após a conversão, a data será exibida no formato americano. Para resolver esse problema, podemos usar a função formatDateTime().
Essa função recebe um timestamp (data e hora) e o formato para o qual desejamos converter. O formato precisa ser passado como uma string. Por exemplo: dd/MM/yyyy HH:mm:ss
Esse formato indica que a conversão deve ser apresentada como: dia/mês/ano horas:minutos:segundos
Neste caso, como estamos trabalhando dentro de um fluxo, podemos passar o corpo da saída do conector de fuso horário para a função formatDateTime, utilizando o formato desejado. O comando ficaria assim:
formatDateTime(body ('Fuso_horário_de_conversão'), 'dd/MM/yyy HH:mm:ss')Ao executar esse fluxo, teremos a data e hora atuais no formato brasileiro.
Também seria possível combinar as funções, utilizando utcNow() dentro da função formatDateTime. Assim, o comando ficaria:
formatDateTime(utcNow(), 'dd/MM/yyyy')
Isso exibirá a data de hoje no formato brasileiro.
Funções de Texto
As funções de texto no Power Automate são essenciais para organizar e manipular informações de maneira consistente. Seja para padronizar, unir ou contar caracteres, essas funções tornam os fluxos mais dinâmicos e personalizados.
Entre as principais funções de texto, temos:
- toLower: Transforma o texto em letras minúsculas.
- toUpper: Converte o texto para letras maiúsculas.
- length: Conta o número de caracteres de uma string.
- join: Junta várias strings utilizando um delimitador.
As funções toLower e toUpper são simples e eficazes: elas recebem uma string (ou uma saída de texto) e convertem todo o conteúdo para o formato desejado: minúsculas ou maiúsculas.
Por exemplo, o texto “haShTaG treinaMENtoS” pode ser convertido para “hashtag treinamentos” usando a função toLower().
A função length, por outro lado, conta o número de caracteres de uma string, incluindo espaços. No caso do exemplo anterior, ela retornaria 20, considerando cada letra, número, espaço ou símbolo como um caractere.
Já a função join permite unir várias strings em um único texto, separadas por um delimitador.
Por exemplo, vamos considerar uma lista com duas informações: o nome de um usuário e o provedor de e-mail.
Podemos usar a função join para uni-las, utilizando o símbolo “@” como delimitador:
join(outputs('Compor'), '@')
Dessa forma, teremos como resultado o endereço de e-mail completo.
Funções de Conversão
Muitas vezes, os dados com os quais estamos trabalhando não chegam no formato correto. Por exemplo, números podem estar armazenados como texto. É aqui que entram as funções de conversão.
A função int converte um texto em um número inteiro, já a função float converte para um número decimal.
Por exemplo, a função int pode ser usada para converter o texto “20” apenas para o valor 20 dessa forma int(“20”).
Já a função float pode converter um texto como “20.5” para 20.5 da mesma forma: float(“20.5”).
É importante que você só use int para valores que podem ser convertidos para números inteiros. Se tentar converter um valor decimal com int, ocorrerá um erro.
Por exemplo, executando um fluxo para converter o valor “20.5”, seria possível converte-lo para float, mas ao tentar converter para inteiro, o Power Automate retornaria um erro.
Funções de Coleção
Para finalizar, vamos falar um pouco sobre as funções de coleção. Essas funções permitem manipular listas, organizar dados e remover duplicados.
Entre as funções de coleção que veremos hoje, temos:
- sort: Ordena os valores de uma lista em ordem crescente.
- union: Junta duas listas e remove duplicados.
Como exemplo, vamos considerar essas duas listas:
Lista de Números 2: [1, 2, 3, 9, 10]
Lista de Números 3: [8, 8, 4, 5, 5, 6, 7]
Vamos usar a função sort() para organizar a Lista de Números 3: sort(outputs(‘Lista_de_Números_3’)).
Se você estiver trabalhando com dados no formato de texto, essa função irá ordená-los em ordem alfabética.
Agora, vamos unir as duas listas em uma única:
union(outputs('Lista_de_Números_3'), outputs('Lista_de_Números_2'))
Da mesma forma, podemos combinar as duas funções para, além de unir e remover os valores duplicados, também organizá-las:
sort(union(outputs('Lista_de_Números_3'), outputs('Lista_de_Números_2')))
Outra funcionalidade interessante da função union é utilizá-la para remover valores duplicados de uma única lista. Para isso, basta passar como argumento a mesma lista duas vezes.
Combinação de Funções
Uma das grandes vantagens do Power Automate é a possibilidade de combinar funções. Ao combinar funções, você economiza etapas no fluxo, tornando-o mais eficiente e completo.
Dominar as funções no Power Automate é essencial para criar fluxos robustos que atendem a diversas necessidades, desde cálculos simples até transformações complexas de dados.
Comece experimentando com exemplos simples, pratique as combinações e explore a documentação oficial do Power Automate para descobrir novos usos.
Curso Básico de Power Automate – Aula 6: Projeto Análise de Despesas
Na sexta e última aula do nosso Curso Básico de Power Automate, vamos revisar e praticar tudo o que aprendemos até agora, construindo um projeto completo de análise de despesas.
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Como vimos até aqui, o Power Automate é uma ferramenta essencial para economizar tempo e reduzir erros no trabalho.
Nesta aula, criaremos um fluxo detalhado no Power Automate para analisar despesas, integrando dados do Excel e notificações via e-mail.
Veremos cada etapa: desde a configuração inicial até o envio automatizado de relatórios, revisando assim todos os conteúdos explorados ao longo deste curso!
Apresentação do Problema – Projeto Análise de Despesas
Antes de começar qualquer automação no Power Automate, é muito importante entender o desafio que será enfrentado e o objetivo que você deve alcançar com o fluxo.
Compreender os requisitos, as etapas envolvidas e o problema a ser resolvido é essencial para construir um fluxo eficiente e completo.
Desafio: A empresa HashtechSolutions enfrenta dificuldades para gerenciar os custos mensais de seus departamentos. O processo atual exige que os gestores revisem manualmente uma tabela no Excel, identifiquem quais setores excederam o limite orçamentário e enviem e-mails aos responsáveis. Isso consome tempo e está sujeito a erros.
Objetivo: Sua tarefa é criar um fluxo no Power Automate que:
- Seja disparado automaticamente quando o e-mail com o arquivo de despesas for recebido.
- Leia as tabelas de custos mensais, detalhamento dos custos e limites estabelecidos.
- Identifique os departamentos que ultrapassaram o limite orçamentário, considerando a margem de folga de cada setor.
- Envie automaticamente um e-mail aos responsáveis informando se a despesa foi ou não aprovada.
Apresentação da Base de Dados
No material disponível para download, você encontrará a nossa base de dados composta por três tabelas:
- Tabela de Custos Totais: Detalha os custos de cada setor.
- Tabela Base de Detalhamento: Contém informações adicionais sobre as despesas.
- Tabela de Limites: Especifica o limite e a margem para cada setor.
Salve este arquivo no OneDrive para podermos integrá-lo com o Power Automate.
Criando o Fluxo no Power Automate
Para começar nossa automação, vamos criar um Fluxo de Nuvem Automatizado no Power Automate. Nomeie o fluxo como Análise de Despesas, configurando o gatilho para que ele seja disparado quando um novo e-mail chegar no Outlook.
Após criar o fluxo, você pode alterar o designer para o modelo antigo, caso prefira essa interface.
Lendo os Dados do Excel
Com o fluxo criado, adicione uma nova etapa utilizando o conector do Excel e a ação Listar linhas presentes em uma tabela.
Em Arquivo, selecione o arquivo BasePlanejamentoCustos.xlsx, localizado na pasta Custos Mensais no OneDrive. Caso o arquivo esteja em outro local, basta selecionar o caminho correspondente.
Em Tabela, adicione primeiro a tabela TotalCustos.
Repita esse mesmo procedimento para as outras duas tabelas presentes no arquivo.
Processando os Dados – Loop, Filtro e Cálculos no Power Automate
Depois de carregar as informações das tabelas, será necessário criar um loop para comparar os custos planejados de cada setor com o limite disponível. Esse limite é calculado pela fórmula: Limite * (1 + Margem)
Tabela de Custos:
Tabela de Limite:
Adicione a etapa Aplicar a cada para percorrer cada linha da tabela Custos Totais.
Dentro do loop, utilize o Matriz do filtro para filtrar os valores (value) da tabela de Limites, onde o setor da Tabela de Custos Totais coincida com o setor da Tabela de Limites.
O resultado do filtro será uma lista com outra lista aninhada:
Para calcular o Limite Final, você precisará acessar o primeiro item da lista dentro do corpo da Matriz filtro, dentro dessa lista, acessar o item Limite.
Dentro do loop, adicione uma etapa com o bloco Compor e nomeie-o como Limite.
Adicione a seguinte expressão para acessar o valor do limite:
body('Matriz_do_filtro')[0]?['Limite']
Adicione outro bloco Compor para obter o valor da margem e nomeie-o como Margem.
body('Matriz_do_filtro')[0]?['Margem']
Com as duas informações obtidas podemos aplicar a nossa operação para calcular o Limite + Margem que é dado pela equação: Limite * (1 + Margem)
Como será necessário realizar cálculos matemáticos, é importante garantir que os valores de Limite e Margem sejam numéricos. Para isso, utilize a função float nas expressões de ambos os blocos.
float(body('Matriz_do_filtro')[0]?['Limite'])floar(body('Matriz_do_filtro')[0]?['Margem'])Com os valores numéricos, adicione uma nova etapa chamada Limite + Margem e utilize as funções mul() e add() para realizar o cálculo:
mul(outputs('Limite'), add(1, output('Margem'))
Feito isso, o cálculo do Limite Final estará configurado corretamente!
Comparando Resultados e Enviando o E-mail
Agora que temos o cálculo do Limite Final, podemos utilizá-lo para comparar se o Custo Planejado Mensal é menor ou igual à saída de Limite + Margem. A lógica será a seguinte:
- Se o custo for menor ou igual ao limite final: Aprovado
- Caso contrário: Reprovado
Para realizar a comparação, primeiro converta o Custo Planejado Total em um valor do tipo float.
Adicione o conteúdo dinâmico Custo Planejado Total normalmente no fluxo.
Em seguida, copie o campo e cole-o na barra de fórmulas. Remova o @ do início da expressão e envolva o valor na função float, conforme o exemplo.
Com a lógica configurada, vamos criar dois e-mails diferentes para cada caso.
Dentro do bloco Se sim, adicione a ação Enviar um e-mail do conector do Outlook.
Defina o destinatário. Durante o desenvolvimento, utilize um endereço de e-mail de teste para evitar envios indesejados.
No campo Assunto, adicione a frase Despesas Aprovadas e inclua o Setor como conteúdo dinâmico.
No corpo do e-mail, insira o nome do Responsável (também como conteúdo dinâmico da tabela) e complemente com a mensagem: Despesas Aprovadas.
Dentro do bloco Se não, configure outro e-mail utilizando o mesmo conector e o mesmo procedimento.
Evitando Loops Infinitos
Se você testar sua automação agora, perceberá que sua caixa de entrada começará a receber e-mails continuamente. Isso ocorre porque o fluxo, como está configurado atualmente, entra em um loop infinito.
O motivo é simples: o gatilho para o fluxo é o recebimento de um e-mail. Como estamos enviando um e-mail para nós mesmos, o fluxo acaba sendo disparado repetidamente, sem nunca ser interrompido.
Para resolver isso, basta retornar à etapa do gatilho do fluxo e adicionar um filtro para o campo Assunto. O filtro será: Base de Despesas Mensais. Assim, o fluxo só será ativado quando você receber um e-mail com esse assunto específico.
Inserindo a Lista de Despesas ao E-mail
Agora que o problema do loop infinito foi resolvido, podemos retornar às etapas Se sim e Se não do fluxo para adicionar a lista de despesas a cada e-mail.
Primeiro, adicione uma nova ação e busque por Matriz do filtro, onde filtraremos os valores (values) da Lista de Despesas em que o Setor da Lista de Totais for igual ao Setor da Lista de Despesas.
Com isso, podemos criar uma tabela HTML utilizando a ação Criar Tabela HTML da operação de dados.
Dentro dessa tabela HTML, adicione o corpo (body) da etapa Matriz do filtro 2. Para personalizar a exibição dessa tabela dentro do e-mail, clique em Mostrar opções avançadas e personalize as colunas.
Selecione Colunas Personalizadas e, no cabeçalho, adicione as seguintes colunas: Setor, Valor e Descrição.
Nos campos de Valor, usaremos a função item() para acessar os campos que desejamos exibir a partir da Matriz do filtro 2. Para cada campo, ficaremos com as expressões:
- Setor: item()?[‘Setor’]
- Valor: item()?[‘Despesa (R$)’]
- Descrição: item()?[‘Descrição’]
Para tornar a tabela mais atrativa e com uma formatação profissional, preparei um arquivo CSS que utilizaremos para estilizar a tabela HTML.
Após criar a tabela, adicione uma nova ação e inclua um bloco Compor da operação de dados.
Dentro desse bloco, copie e cole todo o conteúdo do arquivo CSS disponível para download nesta aula.
Dentro do código CSS, remova a palavra “HTML” no início, busque pelas tags <table></table>, apague o conteúdo exibido entre elas e adicione o conteúdo dinâmico da saída da etapa Criar Tabela HTML.
Além disso, localize a tag <h1> e adicione o conteúdo que estava anteriormente no corpo do e-mail, desde “Olá Nome” até “Despesas Aprovadas”. Cole cada uma dessas partes dentro de um <h1> no código.
Com isso, basta ajustar a ordem das etapas para que tenhamos: Matriz do filtro 2 > Criar Tabela HTML > Email + CSS > Envio do E-mail.
Dentro do corpo do e-mail, apague o conteúdo anterior e substitua pela saída atualizada gerada pela etapa Email + CSS.
Agora, ao executar o fluxo, caso as despesas sejam aprovadas, uma tabela personalizada será enviada para o responsável.
Perceba como o uso de HTML e CSS torna os relatórios mais visuais e profissionais. Por exemplo, as tabelas HTML foram estilizadas para destacar informações importantes, deixando-as mais claras e visualmente agradáveis.
Se você quiser aprender mais sobre HTML e CSS, confira o nosso Curso Gratuito de HTML e CSS e comece a dar os primeiros passos nessas linguagens. Isso expandirá ainda mais suas possibilidades com o Power Automate.
Conclusão Curso Básico de Power Automate
O Power Automate é uma solução poderosa para otimizar processos e reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas.
Com integrações robustas e suporte para diversas plataformas, ele se torna um aliado essencial no ambiente corporativo, aumentando sua eficiência e produtividade.
No nosso Curso Básico de Power Automate, você aprendeu o necessário para dar seus primeiros passos nessa ferramenta essencial e começar a criar suas automações, destacando-se no mercado de trabalho.
Posts mais recentes de Power Automate da Hashtag
- Curso Básico de Power Automate – Saia do Zero!
Aprenda a dar seus primeiros passos no Power Automate com o nosso Curso Básico de Power Automate e saia do zero com essa ferramenta incrível de automação da Microsoft! - Como Sair do Zero no Power Automate em Apenas uma Aula Você já conhece o Power Automate? Aprenda como sair do zero no Power Automate e criar sua primeira automação com essa ferramenta incrível da Microsoft!
- O que é o Power Automate? Você já ouviu falar em Power Automate Cloud e Desktop? Aprenda o que é o Power Automate, como ele funciona e quais automações você pode criar!
Posts mais recentes da Hashtag Treinamentos
- Aprenda a Criar Planilha de Estoque com ChatGPT e Excel
Quer aprender como criar uma planilha de estoque com ChatGPT e Excel? Aprenda como fazer isso de forma simples e direta! - Conheça o Gemini, o ChatGPT do Google Conheça o Gemini, a inteligência artificial do Google, que funciona basicamente como o ChatGPT do Google.
- Como Perguntar e Entender Direções em Inglês: Guia Completo para Viajantes
Aprenda como pedir e entender direções em inglês de forma clara e educada. Confira nosso guia completo com frases prontas e com as pronuncias adequadas.
Expert em conteúdos da Hashtag Treinamentos. Auxilia na criação de conteúdos de variados temas voltados para aqueles que acompanham nossos canais.