Você já conhece o Power Automate? Aprenda como sair do zero no Power Automate e criar sua primeira automação com essa ferramenta incrível da Microsoft!
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O que você vai ver hoje?
Como Sair do Zero no Power Automate em Apenas uma Aula
O Power Automate é uma ferramenta da Microsoft que permite a automação de tarefas sem a necessidade de programação, economizando tempo e otimizando trabalhos repetitivos.
Nesta aula, vamos explorar os conceitos básicos e criar uma automação simples, integrando o Power Automate ao Outlook e ao Google Drive.
Nosso fluxo será capaz de automatizar o salvamento de anexos de e-mails diretamente no seu Google Drive, de forma prática e eficiente.
O que é o Power Automate?
O Power Automate é uma plataforma da Microsoft que nos permite criar fluxos de trabalho automatizados entre diferentes aplicativos e serviços. O Power Automate é uma ferramenta completa que te oferece:
- Automatização Simplificada: O Power Automate é uma ferramenta gratuita da Microsoft que facilita a automação de tarefas repetitivas.
- Sem Precisar de Código: Com uma interface visual intuitiva, você pode configurar automações para o seu dia a dia sem escrever uma linha de código, sem programação.
- Conectado com Tudo: O Power Automate oferece centenas de conectores que permitem integração com plataformas populares, como Google Drive, Excel, Microsoft Teams, Gmail, Outlook, entre outras.
- Versatilidade nas Automações: Além das tarefas simples, a ferramenta permite criar fluxos mais avançados para gerenciar processos empresariais, como monitorar estoque, enviar cotações e automatizar ordens de compra.
- Personalização com Gatilhos e Condições: Com vários gatilhos e condições disponíveis, você pode definir quando as ações devem ser realizadas, criando automações totalmente personalizadas e eficientes.
Com ele, você pode automatizar tarefas repetitivas para que elas sejam executadas automaticamente.
E a melhor parte é que você não precisa ser programador para utilizá-lo. O Power Automate permite que você crie automações por meio de uma interface gráfica simples, arrastando e soltando elementos, sem a necessidade de escrever código.
Saiba mais em: O que é o Power Automate?
Salvando Anexos de E-mail com Power Automate
Imagine que você receba muitos e-mails diariamente, com anexos importantes, e precisa salvar todos em uma pasta específica no Google Drive.
Fazer isso manualmente pode consumir muito tempo, especialmente se precisar organizar os arquivos e registrar datas de recebimento.
Por isso, nesta aula, vou te mostrar como criar sua primeira automação com o Power Automate, capaz de realizar todo esse processo automaticamente para você.
Ou seja, assim que você receber um e-mail, o Power Automate verificará a extensão do arquivo, salvará o anexo no seu Google Drive, fará o registro em uma planilha e enviará uma notificação para o seu aplicativo no celular.
Planejando a Automação – Checklist para o Projeto
Antes de começarmos, é essencial planejar as etapas para garantir que a automação funcione corretamente. Para este projeto, precisaremos:
- Criar a pasta onde os anexos serão salvos;
- Criar uma base para registrar que o anexo foi salvo;
- Definir o gatilho do fluxo (Outlook ou Gmail);
- Verificar a extensão do arquivo;
- Salvar o arquivo no Google Drive (ou OneDrive, SharePoint);
- Registrar o nome e a data do arquivo na base de dados;
- Enviar uma notificação para o celular.
Para acompanhar essas etapas, você pode criar uma planilha no Excel, listando cada atividade, onde ela será realizada e marcar um checklist à medida que as etapas forem concluídas.
O primeiro passo é criar uma pasta no Google Drive onde os anexos serão salvos.
Criando a Pasta no Google Drive e a Planilha no Google Sheets
Depois, clique com o botão direito dentro da pasta e selecione Google Sheets para criar uma planilha em branco.
Vamos chamá-la de Registro de Salvamento de Anexos, com colunas Nome do Anexo e Data.
Isso garantirá que você tenha um controle organizado dos arquivos salvos.
Configuração do Gatilho no Power Automate
Agora que criamos a pasta e a planilha, o próximo passo é definir o gatilho que aciona a automação. A automação será feita no Power Automate Cloud, que você pode acessar pelo navegador.
Na página inicial do Power Automate , clique em Criar e escolha a opção Fluxo da Nuvem Automatizado.
Essa opção permite que um evento, como a chegada de um e-mail, dispare o fluxo automaticamente.
Ao selecionar essa opção, vamos definir o gatilho do fluxo. O gatilho determina o momento em que o fluxo será executado automaticamente.
Em seguida, vamos configurar o gatilho usando a opção Quando chega um novo e-mail (V2) com o conector do Outlook.com, que é gratuito.
Caso prefira, você pode utilizar o Office 365 Outlook ou Gmail, dependendo da sua conta.
Após selecionar o gatilho, você será levado ao designer do Power Automate, onde configuraremos o fluxo.
Por padrão, o sistema abre o Novo Designer, mas ele ainda tem alguns bugs. No canto superior direito, desmarque essa opção para usar o designer antigo.
Com o fluxo criado, você pode nomeá-lo na parte superior da tela.
Além disso, durante seu primeiro acesso, será preciso conectar sua conta do Outlook ao Power Automate. Isso permitirá que o fluxo seja executado corretamente.
Basta clicar em Entrar e fazer login com o endereço de e-mail que você deseja automatizar.
Após fazer login com o e-mail que deseja automatizar, aceite as permissões solicitadas pela Microsoft para que a conexão funcione.
Atualmente, o gatilho está configurado para qualquer e-mail recebido. No entanto, você pode clicar em Mostrar Opções Avançadas para filtrar e-mails específicos que disparam o gatilho.
Por exemplo, na opção De:, você pode definir um remetente específico para o fluxo.
Para este projeto, marcaremos Incluir Anexos como Sim e Somente com Anexos também como Sim. Assim, o fluxo só será disparado quando o e-mail tiver um anexo.
Condição para o Fluxo – Filtragem de Anexos
Agora que definimos o gatilho do fluxo, precisamos filtrar os anexos que desejamos salvar.
Neste exemplo, vamos configurar o fluxo para salvar e registrar apenas arquivos Excel (.xlsx) recebidos por e-mail.
Para isso, clique em Nova etapa e selecione Condição.
Isso criará três caixas: uma para a condição que queremos analisar, outra para o que acontece Se sim (se a condição for atendida) e a última para o que ocorre Se não (se a condição não for atendida).
Na primeira caixa da condição, vamos verificar se o nome do anexo termina com a extensão .xlsx, indicando que se trata de um arquivo Excel.
Para isso, selecione a primeira caixa e escolha a opção Anexos Nome no menu Conteúdo Dinâmico. Os conteúdos dinâmicos são valores obtidos das etapas anteriores do fluxo.
Ao definir essa condição, uma nova janela chamada Aplicar a cada será exibida. Essa estrutura de repetição é criada automaticamente pelo Power Automate para verificar cada anexo individualmente.
Isso é muito útil para lidar com e-mails que contêm múltiplos anexos.
Agora, definiremos o que acontecerá dependendo do resultado da condição.
Se a condição for verdadeira (Se sim), ou seja, se o anexo for um arquivo Excel, precisamos adicionar uma ação para salvá-lo no Google Drive.
Dentro da caixa Se sim, clique em Adicionar uma ação e procure por Google Drive. Em seguida, selecione Criar arquivo.
Assim como aconteceu com a conta do Outlook, conecte-se à sua conta do Google Drive e permita as permissões solicitadas.
Defina a pasta onde os arquivos serão salvos e, em Nome do arquivo, escolha novamente a opção Anexos Nome. Em Conteúdo do arquivo, selecione Anexos Conteúdo.
Caso a condição não seja atendida (Se não), ou seja, o anexo não for um arquivo Excel, nenhuma ação é necessária. Podemos deixar essa parte em branco.
Então podemos salvar nosso fluxo, clicar em Testar e, em seguida, em Manualmente para verificar se essa etapa inicial está funcionando corretamente.
Na parte superior, logo abaixo do nome do fluxo, será exibida a ação necessária para realizar o teste. Nesse caso, basta enviar um novo e-mail com um anexo para a caixa de entrada do e-mail automatizado.
Assim que o e-mail chegar, o fluxo será executado e você verá uma mensagem de êxito, juntamente com o tempo gasto em cada etapa.
Agora, a próxima etapa é registrar os anexos salvos na planilha do Google Sheets. Dessa forma, teremos um histórico com o nome do arquivo e a data de salvamento.
Para obter a data, podemos adicionar uma etapa antes da atual, entre o gatilho e a próxima ação.
Nessa nova etapa, vamos buscar por Data e Hora e selecionar a ação Hora atual.
Feito isso, dentro da condição Se sim, podemos adicionar uma nova ação.
Nessa ação vamos procurar por Planilhas Google e selecionar a ação Inserir linha.
Em seguida, selecione o caminho e o nome da planilha que você criou no Google Sheets e preencha o campo Nome do Anexo com a opção Anexos Nome, e o campo Data com a opção Hora atual.
Por fim, salve seu fluxo e teste novamente, dessa vez utilizando a opção de teste automático com o e-mail que já foi enviado no teste manual.
Tratando Possíveis Erros com o Power Automate
Ao realizar o teste anterior, você pode notar que o Power Automate indicou um erro na ação Criar_arquivo.
Analisando o fluxo, percebemos que o erro ocorreu quando o Power Automate tentou criar o arquivo no Google Drive.
Isso acontece porque a automação está tentando salvar um arquivo com um nome que já existe no Google Drive.
Para resolver esse problema, podemos adicionar um novo conteúdo ao nome do arquivo no momento da sua criação.
Editando o fluxo, podemos incluir o campo dinâmico Hora de Recebimento. Dessa forma, além do nome do anexo, o Power Automate adicionará a hora de recebimento ao nome do arquivo no Google Drive, evitando erros de duplicidade.
Agora, ao testar novamente, a automação será executada corretamente, salvando o arquivo na pasta do Google Drive.
Além disso, a automação registrará as informações na planilha como esperado.
No entanto, vale destacar que tanto a criação dos arquivos quanto o registro na planilha estão utilizando o horário universal (UTC, fuso horário +0).
Você pode optar por manter esse horário ou adicionar uma etapa de conversão de fuso horário para ajustá-lo conforme sua localidade.
Ajustando as Horas Registradas – Fuso Horário
Para corrigir o horário universal (UTC) para o fuso horário da sua região, basta adicionar uma nova etapa logo após a etapa de Data e Hora. Nessa etapa, procure pela ação Fuso Horário de Conversão.
Na ação, você deve definir a Hora base como o campo Hora atual e escolher o fuso horário de origem (UTC) e o fuso horário de destino (o da sua região). Além disso, é possível selecionar o formato desejado para exibir a data e hora.
Depois de configurar, dentro da condição Se sim, modifique as ações de criação do arquivo e registro na planilha para que, ao invés de utilizar a Hora atual, o fluxo use a Hora convertida.
Enviando Notificação para o Celular
Essa é uma ação adicional que deixará sua automação mais completa. Ainda dentro da condição Se sim, adicione uma nova ação e procure por Notificação. Selecione a opção Notificação Móvel.
Para isso, é necessário que você tenha o aplicativo do Power Automate instalado no seu celular. Com essa funcionalidade, você receberá uma mensagem de execução bem-sucedida sempre que o fluxo for executado.
Você pode personalizar a mensagem conforme sua preferência. Depois disso, salve novamente o fluxo e faça um novo teste para garantir que tudo está funcionando.
No final, você receberá a notificação no seu celular.
Conclusão – Como Sair do Zero no Power Automate em Apenas uma Aula
O Power Automate é uma ferramenta versátil, permitindo a automação de processos complexos sem a necessidade de programação.
Nessa aula, você aprendeu como criar um fluxo automático que salva anexos de e-mails no Google Drive, registra os detalhes dos arquivos em uma planilha e envia notificações para o celular.
Embora esse fluxo seja simples, ele pode otimizar e acelerar uma tarefa que consome tempo no seu dia a dia. Explore mais possibilidades de fluxos e automações de acordo com as suas necessidades, e continue acompanhando nosso blog para mais aulas e novidades sobre o Power Automate.
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