Quer aprender a automatizar relatórios do Excel com o ChatGPT? Aprenda como usar inteligência artificial pra criar fórmulas no Excel e otimizar seus relatórios.
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O que você vai ver hoje?
Como Automatizar Relatórios do Excel com o ChatGPT
O ChatGPT é uma das ferramentas de inteligência artificial mais utilizadas no mercado de trabalho e está mudando a maneira como lidamos com dados.
Com ele, podemos automatizar tarefas repetitivas, o que contribui significativamente para melhorar nossa produtividade e agilizar nosso trabalho.
Na aula de hoje, vou mostrar como automatizar relatórios do Excel usando o ChatGPT! Vamos aplicar a inteligência artificial para realizar análises rápidas, inserir fórmulas complexas e estruturar suas tabelas para a análise de dados.
Apresentando a Base de Dados
No material disponível para download, você encontrará a nossa base de dados com o registro de clientes de uma loja.
Nela, temos informações como o nome do cliente, o estado (UF), a quantidade de compras e o valor total comprado.
ChatGPT e Análise de Dados
Nosso objetivo nesta aula será criar uma planilha com cálculos automatizados e desenvolver uma análise de dados a partir dela, utilizando fórmulas e funções no Excel.
Uma alternativa seria anexar o arquivo no campo de mensagens do ChatGPT e solicitar à IA que faça as análises de acordo com nossos objetivos.
No entanto, nesse caso, não teríamos um arquivo Excel funcional para desenvolver análises diretamente; elas ficariam restritas ao ambiente do ChatGPT.
Para aprender a analisar dados diretamente no ChatGPT, confira nossa aula: Como Fazer Análise de Dados no ChatGPT
Explicando a Planilha para o ChatGPT
Para que o ChatGPT possa nos ajudar a desenvolver fórmulas e cálculos automáticos na planilha, precisamos explicar a ele quais são os dados e informações contidos nela.
“Vou pedir sua ajuda para fazer algumas mudanças em uma planilha Excel que tem o cadastro de clientes de uma loja. Essa planilha tem:
Nome do cliente na coluna A
Estado (UF) na coluna B
Quantidade de compras na coluna C
Valor total comprado na coluna D
Tudo que eu pedir a partir de agora, quero que responda considerando essa estrutura de planilha que informei.”
Com isso, vamos utilizar o ChatGPT para nos ajudar a calcular:
- Total faturado
- Quantidade total de vendas realizadas
- Quantidade de clientes com 10 ou mais compras
Podemos listar essas análises em nossa planilha em duas colunas: uma com o nome da análise e outra onde inseriremos as fórmulas sugeridas pelo ChatGPT para apresentar os resultados que estamos buscando.
Solicitando as Análises para o ChatGPT
Com o layout da planilha definido, podemos solicitar ao ChatGPT as fórmulas e cálculos específicos para cada análise.
“Quero escrever na célula G2 o total faturado (soma de todas as vendas).
Na célula G3 quero a quantidade total de vendas realizadas.
Na célula G4 eu quero a quantidade de clientes que compraram 10 vezes ou mais.
Escreva as fórmulas que devo colocar nas células G2, G3 e G4. Escreva essas fórmulas em português e considere que a planilha está preenchida da linha 2 até a linha 100001.”
Perceba que, além de explicar os cálculos desejados, é importante contextualizar o ChatGPT sobre o idioma com o qual estamos trabalhando e o tamanho da planilha, para que ele exiba as fórmulas de forma adequada.
A partir disso, teremos a resposta dele com a sugestão das três fórmulas:
=SOMASE(D2:D100001)
=SOMASE(C2:C100001)
=CONT.SE(C2:C100001; ">=10")
Verificando as Fórmulas Geradas e Dando Feedback para o ChatGPT
A partir da nossa solicitação, o ChatGPT nos indicou três fórmulas do Excel, uma para cada análise desejada. Aqui, entra um ponto essencial: é importante revisar as fórmulas fornecidas para garantir que o resultado esteja correto e atenda aos seus objetivos.
Embora a inteligência artificial seja bastante avançada na compreensão e respostas, ela ainda é passível de erros.
Por isso, é fundamental que você conheça as fórmulas e funcionalidades do Excel para validar, corrigir e ajustar as respostas fornecidas pelo ChatGPT.
Por exemplo, as duas primeiras fórmulas fornecidas utilizam a função SOMASE. No entanto, além de essa função não ser adequada para o nosso objetivo, ela também precisa de mais de um argumento para funcionar corretamente.
Nesta etapa, a única fórmula fornecida corretamente foi a função CONT.SE, responsável por calcular a quantidade de clientes com 10 ou mais compras, aplicada na célula G4, que retornou o valor de 8195.
Após verificar e validar as fórmulas sugeridas pelo ChatGPT, podemos enviar um prompt de feedback, informando quais fórmulas funcionaram e quais apresentaram problemas.
“A terceira fórmula funcionou, mas as duas primeiras não funcionaram. Apareceu o erro ‘você inseriu um número insuficiente de argumentos’.”
Note que, a partir do nosso feedback, a inteligência artificial consegue identificar o erro e fazer a correção necessária, sugerindo agora o uso adequado da função SOMA.
Célula G2 (Total Faturado):
=SOMA(D2:D100001)
Célula G3 (Quantidade Total de Vendas Realizadas):
=SOMA(C2:C100001)
Novamente, é importante verificarmos e validarmos se as fórmulas estão corretas e, dessa vez, ao aplicá-las na nossa planilha, teremos o resultado esperado.
Quantidade de Compra por Estado
Agora, vamos desenvolver uma análise mais complexa a partir dos nossos dados, solicitando ao ChatGPT as fórmulas e funções necessárias para criar uma lista com todos os estados e suas respectivas quantidades de compras.
“Quero criar, a partir da célula F6, uma lista com todos os estados e a quantidade de compras feitas em cada estado. O nome do estado deve aparecer na coluna F e a quantidade de compras na coluna G. Qual/Quais fórmulas devo escrever para isso funcionar?”
A partir dessa solicitação, a inteligência artificial apresentará o passo a passo para criarmos e estruturarmos nossa tabela com a quantidade de compras por estado.
Novamente, lembre-se de analisar e validar as funções e fórmulas fornecidas pelo ChatGPT. Dessa vez, ele sugeriu utilizar a função ÚNICO para obter a lista de estados e a função SOMASE para contar a quantidade de compras de cada estado.
Lista de Estados Únicos:
=ÚNICO(B2:B10001)
Quantidade de Compras por Estado:
=SOMASE(B2:B100001; F6; C2:C10001)
Aplicando essas fórmulas à nossa planilha, teremos nossa tabela com os estados e a quantidade de compras.
Porém, apesar de funcionar, para otimizar a nossa planilha e evitar que a fórmula se desloque incorretamente ao arrastá-la para outras células, precisamos fixar as referências de célula.
Podemos, então, fazer essa solicitação ao ChatGPT:
“As duas fórmulas funcionaram, mas ao arrastar o SOMASE para baixo não seria necessário algum trancamento de fórmula?”
Observe que, com nosso feedback, o ChatGPT reconhece a necessidade de trancar as referências e faz os ajustes necessários na fórmula.
=SOMASE($B$2:$B$100001; F6; $C$2:$C$10001)
Dicas de Uso do ChatGPT com o Excel
Como vimos, o ChatGPT oferece uma forma prática e rápida de automatizar relatórios no Excel, economizando tempo e ajudando a corrigir erros. Aqui vão algumas dicas para você usar o ChatGPT com o Excel:
- Descreva o Layout da Planilha: Isso ajuda o ChatGPT a entender melhor o contexto e inserir as fórmulas corretas.
- Forneça Feedback Constante: Corrija e ajuste a IA sempre que necessário.
- Conheça as Fórmulas e Funcionalidade do Excel: Seu conhecimento em Excel é essencial para validar as informações e evitar possíveis erros da IA.
Para aprender outras aplicações do ChatGPT com Excel, confira a nossa aula: Use o ChatGPT com Excel e Seja 10x Mais Produtivo
Conclusão – Como Automatizar Relatórios do Excel com o ChatGPT
Na aula de hoje, vimos como o ChatGPT pode ser uma ferramenta valiosa para auxiliar na análise de dados e no processo de automatizar relatórios do Excel, economizando tempo e otimizando seu trabalho.
No entanto, mesmo com essa ajuda, é importante que você tenha pelo menos um conhecimento básico de Excel para fazer os ajustes necessários e garantir que a inteligência artificial funcione de maneira correta e eficaz.
A IA é uma ferramenta poderosa que pode te ajudar muito no trabalho, mas ela não substitui o seu conhecimento em Excel. Dominar o Excel é indispensável para alcançar resultados precisos. Para saber mais sobre o Excel e dominar essa ferramenta de forma completa, confira o nosso Curso Completo Excel Impressionador.
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