Aprenda a criar uma planilha de indicadores e metas automática no Excel! Veja como criar do zero e entenda quais são as informações mais importantes para ela.
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Planilha de Indicadores e Metas Automática no Excel
Na aula de hoje, quero te ensinar como construir uma planilha de indicadores e metas automática do zero! Criaremos juntos uma planilha para que você possa controlar os indicadores e metas da sua empresa ou do seu trabalho.
A ideia é que você entenda o funcionamento, os cálculos e quais são as informações mais importantes que devem compor essa planilha. A partir disso, você poderá fazer os ajustes necessários para adequá-la à sua área de atuação.
Esse tipo de planilha é essencial para o controle e análise dos indicadores e metas de qualquer negócio, permitindo verificar o progresso ao longo dos meses.
Definindo as Informações da Planilha
Para começar nossa planilha de indicadores, vamos abrir um arquivo em branco no Excel e definir as principais informações que essa tabela precisa ter, como: nome do indicador, departamento, mês, meta, valor observado, desvio, responsável, cálculo e bases de dados.
A ideia dessa planilha é centralizar todos os indicadores da empresa, permitindo o controle e a visualização correta de cada um deles.
As colunas Nome do Indicador e Departamento são úteis para identificar o indicador que está sendo analisado, assim como a área a que ele pertence.
Para este exemplo, estamos considerando uma análise de indicadores mensais, por isso foi criada a coluna Mês. Se na sua empresa os indicadores forem anuais, ou corresponderem a outro período, basta você alterar essa coluna para o nome apropriado.
As colunas Valor Observado, Meta e Desvio são as principais que irão informar o desempenho e a situação de cada indicador. São através dessas colunas que teremos o valor real atingido, a meta esperada e o desvio do valor observado em relação à meta.
As últimas colunas, Responsável, Cálculo e Bases de Dados, são colunas que irão fornecer mais informações sobre quem é o responsável por coletar e atualizar esses indicadores, qual o cálculo feito para o valor observado e qual a base de dados que precisa ser consultada para coletar esses valores.
Lembrando que essas são informações gerais que podem ser aplicadas a diferentes empresas e negócios. Você pode adaptar essa planilha de acordo com a sua realidade e área de atuação.
Definindo os Indicadores e as Informações Deles
Após determinar quais informações devem estar presentes na planilha, você pode começar a preenchê-la. O primeiro passo é pensar em quais indicadores serão analisados. Para o nosso exemplo, consideraremos os indicadores de Lucro e Novos Clientes.
A partir disso, podemos preencher a tabela com as informações disponíveis para cada um dos indicadores. Para nosso exemplo, vamos considerar apenas os indicadores até a metade do ano, então teremos 6 linhas para o Lucro e 6 para Novos Clientes.
Os valores da coluna Desvio serão obtidos através de uma fórmula no Excel, então, por enquanto, deixaremos essa coluna em branco.
Com as informações preenchidas, podemos partir para a coluna mais importante dessa tabela, a coluna Desvio.
Cálculo do Desvio e Função SE
O desvio pode ser calculado dividindo o valor observado pela meta e subtraindo 1 do resultado. Isso nos dá a porcentagem positiva ou negativa do desvio para o período observado.
=(E2/D2) – 1
Podemos replicar essa fórmula para toda a coluna e formatá-la como porcentagem.
Assim, é possível observar os meses em que o desvio foi positivo ou negativo. Por exemplo, em janeiro, o lucro foi 32% maior do que a meta estipulada. Já em fevereiro, ele foi 71% menor do que a meta.
Para tornar sua planilha mais completa e precisa, podemos tratar a situação em que o valor observado ainda não foi coletado e registrado na tabela.
Veja que, no exemplo acima, quando não temos um valor observado, o desvio fica registrado como -100%. Para evitar isso, podemos utilizar a função SE na nossa fórmula.
Com a função SE, verificamos se o valor presente na coluna Valor Observado é igual a 0. Caso seja, o valor na coluna Desvio será 0; caso contrário, aplicamos o cálculo de desvio normalmente.
=SE(E2=0; 0; (E2/D2) - 1)
Podemos replicar essa função para toda a coluna, e teremos o valor de 0% quando a coluna Valor Observado estiver vazia.
Formatação Condicional – Coluna Desvio
Para melhorar a visualização dos dados na coluna Desvio, podemos aplicar duas formatações condicionais a ela.
A primeira formatação condicional que aplicaremos será a Escala de Cor Verde – Branco – Vermelho.
Com essa formatação, os valores negativos variam em tons de vermelho e os valores positivos variam em tons de verde. Os tons mais fortes representam os menores e maiores valores.
Além disso, é importante aplicarmos uma segunda formatação para identificar quando o valor do desvio estiver marcado como 0%.
Para isso, selecionaremos novamente a coluna Desvio e aplicaremos a Formatação Condicional do tipo É igual a.
Dentro dessa formatação, definiremos a regra como células que são iguais a 0 com o formato personalizado.
Para esse formato, vamos atribuir a cor de preenchimento como sendo um amarelo bem forte, para destacar essas células das demais.
Dessa forma, fica fácil identificar quais linhas estão com o valor de desvio em 0% e verificar se o valor observado foi ou não preenchido.
Formatação como Tabela
Para finalizar, vamos selecionar todos os nossos dados e formatar como tabela.
Ao fazer isso, além de deixarmos nossos dados mais organizados e bonitos, também automatizamos as fórmulas e formatações aplicadas a eles. Dessa forma, quando inserirmos novos dados, o Excel manterá essa formatação para as novas informações.
Conclusão – Planilha de Indicadores e Metas Automática no Excel
Nessa aula, eu te ensinei como criar uma planilha de indicadores e metas automática no Excel a partir do zero!
Você aprendeu como realizar o cálculo de desvio e como tratar possíveis situações utilizando a fórmula SE no Excel.
Além disso, fizemos todo o procedimento de formatação condicional e de formatar como tabela para ajustar os dados e tornar sua análise muito mais intuitiva e clara.
A partir dessa base, você poderá editar e personalizar essa planilha de indicadores de acordo com as necessidades do seu trabalho e da sua empresa.
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