Quer aprender a criar uma planilha de gestão de contratos no Excel? Veja o passo a passo de como montar a sua e adaptá-la às suas necessidades.
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Aprenda a Criar uma Planilha de Gestão de Contratos no Excel
Fazer a gestão de contratos é parte essencial da organização de uma empresa, especialmente se sua empresa lida com vários fornecedores ou clientes simultaneamente.
Um dos maiores desafios é manter todas essas informações organizadas, acessíveis e garantir que os prazos sejam cumpridos.
Nesta aula, vou te mostrar como criar uma planilha automática de gestão de contratos no Excel, utilizando funções, tabelas e validação de dados para otimizar essa tarefa e automatizar o acompanhamento dos contratos no seu trabalho.
Por fim, veremos como aplicar formatação condicional para destacar as informações mais importantes, tornando a visualização dos dados mais fácil e intuitiva.
Planejamento da Planilha – Informações Importantes
Antes de começar a criação da planilha, é essencial identificar quais informações devem ser acompanhadas em cada contrato. Alguns dados importantes que devem estar presentes são:
- Código ou ID do contrato: Uma identificação única para cada contrato.
- Data de elaboração: A data em que o contrato foi criado.
- Contraparte (Outra parte): A parte com quem o contrato foi estabelecido (cliente ou fornecedor).
- Objeto do contrato: O produto ou serviço que está sendo negociado.
- Status: Indica se o contrato está em elaboração, aguardando assinatura ou se já foi assinado.
- Data Status: Data que corresponde ao estado atual do contrato. Até quando ele deve permanecer com o status atual.
- Atrasado?: Esta coluna será responsável por informar se o andamento do contrato está no prazo ou atrasado.
- Data de vencimento: O prazo final para a validade do contrato.
Cada uma dessas informações será uma coluna na nossa tabela.
Preenchendo as Informações
Com as colunas criadas, podemos começar a preencher as informações da planilha. Para o nosso exemplo, vamos considerar uma empresa que lida com venda e aluguel de casas/apartamentos.
Você pode adaptar os campos e os dados conforme a realidade da sua empresa.
As colunas Status e Atrasado? não serão preenchidas manualmente. Vamos utilizar a validação de dados e a função SE no Excel para isso.
Coluna Status – Validação de Dados
Para definir os possíveis status de contrato e evitar erros na inserção, vamos utilizar a validação de dados para definir os seguintes cenários: Em elaboração, Aguardando validação, Aguardando assinaturas, Assinado e Autenticado.
Faremos isso através da validação de dados. Selecione a célula E2, primeira linha da coluna Status, e na guia Dados selecione a opção de Validação de Dados.
Na janela que será aberta, defina o tipo de validação como Lista e, em Fonte, insira os status desejados.
Com isso, os usuários da planilha poderão selecionar o status correto sem precisar digitá-los manualmente.
Coluna Atrasado? – Função HOJE e Função SE
Para a coluna Atrasado?, que indicará se o contrato está dentro ou fora do prazo, vamos combinar a função HOJE(), que obtém a data atual automaticamente, com a função SE, que verificará o status do contrato.
Combinando as duas fórmulas, verificaremos se a Data Status do contrato é anterior à data atual. Se for, o contrato estará Atrasado; caso contrário, ele estará No prazo.
=SE(F2 < HOJE(); "Atrasado"; "No prazo")
Após aplicar essa fórmula, a informação na coluna Atrasado? será preenchida automaticamente com base na Data Status e na data atual.
Formatando como Tabela
Com a estrutura da planilha pronta e as fórmulas aplicadas, é hora de formatá-la como tabela. Isso facilita o manuseio e a inserção de novas informações, além de manter a formatação consistente
Para isso, selecione toda a tabela e, na guia Página Inicial, clique em Formatar como tabela.
Dessa forma, as novas informações que forem inseridas serão automaticamente formatadas, respeitando a validação de dados e as fórmulas já aplicadas.
Formatação Condicional
Para melhorar a visualização dos dados e tornar nossa tabela mais intuitiva, aplicaremos a formatação condicional à coluna Atrasado?.
Com isso, as células que indicarem contratos atrasados serão preenchidas em vermelho, e os contratos dentro do prazo serão preenchidos em verde.
Para isso, na guia Página Inicial, selecione a opção Formatação Condicional > Regras de Realce das Células > É Igual a.
Para o texto Atrasado, defina o preenchimento com vermelho.
E para o texto No prazo, defina o preenchimento com verde.
Essa formatação facilita a identificação rápida dos contratos que estão atrasados e necessitam de maior atenção.
Quando a Data Status for atualizada, tanto a informação quanto a formatação na coluna Atrasado? serão modificadas automaticamente, garantindo que a visualização esteja sempre correta.
Automação e Benefícios da Planilha de Gestão de Contratos
Ao automatizar o acompanhamento dos contratos da sua empresa, você garante que nenhum contrato seja esquecido ou passe do prazo sem ser notado.
Além disso, todas as informações estarão centralizadas em uma planilha, facilitando auditorias, revisões e oferecendo maior controle e organização.
O uso de validação de dados e funções como HOJE() e SE eliminam a necessidade de verificar manualmente o status de cada contrato, tornando o processo ainda mais eficiente e rápido.
Conclusão – Aprenda a Criar uma Planilha de Gestão de Contratos no Excel
Criar uma planilha de gestão de contratos no Excel é uma solução prática e eficiente para qualquer empresa que deseja organizar e acompanhar seus contratos de forma mais precisa.
Aplicando as funções, validações de dados e formatações apresentadas nesta aula, você pode automatizar o processo e garantir que todos os prazos e status sejam monitorados e cumpridos.
Essa planilha é uma ferramenta valiosa para quem lida com contratos no dia a dia e pode ser adaptada às necessidades específicas de cada empresa.
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