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Postado em em 8 de dezembro de 2021

Dashboard de Compras no Power BI

Essa é uma aula especial onde eu vou te mostrar como construir um Dashboard de Compras no Power BI com todo o passo a passo!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:

Fala, galera! Hoje a aula é baseada na live que tivemos para ensinar como montar um Dashboard de Compras no Power BI!

Vamos, então, te ensinar algumas fórmulas no Power BI para que cheguemos à essa construção, como AVERAGEX, SUMX, SELECTEDVALUE… Algumas fórmulas DAX no Power BI para complementar nossa análise de dados.

Essas fórmulas vão ser muito úteis para criar medidas com os dados mais importante da nossa base de dados.

Isso é muito importante para podermos representar esses dados de forma mais visual para facilitar a análise desses dados.

Para a criação de dashboard além das medidas, cartões nós vamos utilizar a segmentação de dados para facilitar a seleção de dados e vamos inserir gráficos no Power BI.

Pois como você deve saber os gráficos facilitam muito na análise de dados e evitam que você tenha que mostrar uma tabela ou diversas informações, então tem uma visualização mais geral e resumida dos dados.

E aí, vamos para a criação desse dashboard de compras para que você consiga criar o seu próprio dashboard?

Bases de informação

– Compradores

Teremos uma tabela de compradores da empresa, como mostrada acima pelos 4 compradores envolvidos: Alon, João, Camila e Carolina.

Essa é uma tabela auxiliar de informações que vamos utilizar.

– Fornecedores

Teremos uma tabela de fornecedores da empresa, como mostrada acima pelos 5 fornecedores envolvidos.

Essa também é uma tabela auxiliar de informações que vamos utilizar.

– Materia Prima

Teremos uma tabela de matérias primas envolvidas nas operações da empresa, como mostrado acima.

Essa também é uma tabela auxiliar de informações que vamos utilizar.

– Compras

A tabela acima é a tabela que mostra os fatos/acontecimentos com as operações da empresa que usamos de exemplo.

A tabela fato vai (ou pode) ter informações repetidas (exemplos da imagem acima: Data Pedido, Data Saída, Previsão Entrega, Data Entrega, Comprador, Materia Prima, Quantidade, Desconto, Fornecedor).

Mais informação a respeito dos tipos de tabela no Power BI você encontra aqui nessa outra postagem do blog!

Importando os arquivos para o Power BI

Esse arquivo contendo as abas de interesse será importado para o Power BI a partir do método tradicional, já mostrado em outras aulas, que é:

  • Vamos obter dados a partir do Excel
  • Selecionar as planilhas (abas) em questão
  • Clicar em Transformar Dados, nesse caso.
Fórmulas no Power BI
Fórmulas no Power BI

Tratamento de dados

– Coluna condicional de Status da Entrega

Vamos criar uma coluna condicional para representar uma coluna em que podemos tirar a situação da entrega, em relação a sua previsão inicial.

  • Vamos até a guia Adicionar Coluna (pois vamos acrescentar uma coluna com esse resultado)
  • Clicar na opção de Coluna Condicional
  • Configurar da seguinte forma

Explicação: Se a data da entrega for menor ou igual a data de previsão da entrega, a resposta vai ser “No Prazo”. Caso contrário, ou seja, a data da entrega for maior do que a data de previsão da entrega, a resposta será “Atrasada”.

Para finalizar, vamos trocar o tipo de dado da coluna que ficou geral (ABC 123) para Texto (ABC), porque sabemos que nessa coluna só teremos informações textuais.

Claro que dentro do Power BI você tem a opção de ter o mesmo resultado utilizando as fórmulas DAX, mas dessa forma não precisa utilizar nenhuma fórmula.

Relacionamentos entre as tabelas

Para fazer os relacionamentos no Power BI precisamos acessar a terceira guia do aplicativo: a guia Modelo. É lá que se encontram as tabelas e as informações das colunas resumidas, e onde faremos os relacionamentos.

Depois de entender os conceitos de tabelas características e tabelas fato, vamos posicionar as tabelas características acima, e a única tabela fato que temos na parte debaixo, por convenção. Veja:

Repare que temos as mesmas informações nas colunas:

  • Codigo Comprador (dComprador) e Comprador (fCompras)
  • Codigo Fornecedor (dFornecedor) e Fornecedor (fCompras)
  • Codigo MP (dMateriaPrima) e Materia Prima (fCompras)

Levando em consideração que temos as informações complementares das tabelas dimensão de código de comprador, código de fornecedor e código de matéria-prima, faremos os seguintes relacionamentos inicialmente:

Dashboard de Compras no Power BI

OBS: O nome das colunas não precisa ser igual para fazer o relacionamento. Basta ter as mesmas informações (que foi o caso do exemplo acima)!

OBS2: A ordem de arrastar/conectar as colunas não faz diferença.

Tabela auxiliar dCalendario

Vamos inserir uma nova consulta/tabela que vai representar datas de um calendário, que vai ser mais uma tabela auxiliar da nossa tabela fato.

Para inserí-la, temos que:

  • Clicar na 2ª guia do Power BI
  • Clicar em Página Inicial > Nova Tabela
  • Escrever a seguinte fórmula:

dCalendario = CALENDARAUTO()

  • Dar enter

Colunas da tabela dCalendario

Vamos inserir colunas na consulta/tabela que vai representar datas de um calendário.

Para inserí-las, temos que:

  • Clicar na 2ª guia do Power BI (Dados)
  • Clicar em Página Inicial > Nova Coluna
  • Escrever as seguintes fórmulas, a cada coluna:
Ano = YEAR(dCalendario[Datas])

Mes = MONTH(dCalendario[Datas])

Nome do Mês = dCalendario[Datas].[Mês]

Mês/Ano = STARTOFMONTH(dCalendario[Datas])

Mês Abreviado = LEFT(dCalendario[Nome do Mês], 3)
  • Dar enter

Como temos colunas de datas agora, vamos relacionar a tabela dCalendario com a tabela fCompras com as colunas, respectivamente, de Data e Data do Pedido.

Ao final, teremos, para essa consulta, a seguinte visualização (para as 10 primeiras linhas):

Dashboard de Compras no Power BI

Medidas

Para fazer parte da nossa análise de dados, precisamos criar medidas, que serão as nossas totalizadoras.

Farão parte de indicadores ou serão indicadores que representam fatos sobre os nossos dados.

. Para criá-las, vamos:

  • Na 2ª guia do Power BI (Dados)
  • Na guia Página Inicial
  • Nova Medida
  • Assim que a barra de fórmulas se abrir, colocar o nome da medida, seguido de um sinal de igual (=), e a operação/fórmula desejada

As fórmulas criadas (na ordem da aula) serão:

Custo Original = 
SUMX(
   fCompras,
   fCompras[Quantidade] * RELATED(dMateriaPrima[Custo Unitário])
)

 Explicação:

Vamos criar uma fórmula que vai representar o custo original dos serviços prestados pela empresa fazendo a criação de uma coluna virtual, que vai fazer a multiplicação entre a coluna de Quantidade (tabela fCompras) e da coluna Custo Unitário (tabela dMateriaPrima, relacionada diretamente com fCompras).

A medida vai fazer a soma dessa coluna virtual criada que vai fazer a multiplicação, linha a linha de quantidade e custo unitário, e vai mostrar um único resultado.

Custo com Desconto = 
SUMX(
   fCompras,
   fCompras[Quantidade] * (RELATED(dMateriaPrima[Custo Unitário])*(1-fCompras[Desconto (%)]/100))
)

 Explicação:

Vamos criar uma fórmula que vai representar o custo com desconto dos serviços prestados pela empresa fazendo a criação de uma coluna virtual, que vai fazer a multiplicação entre a coluna de Quantidade (tabela fCompras) e da coluna Custo Unitário (tabela dMateriaPrima, relacionada diretamente com fCompras) multiplicada pelo desconto percentual aplicado a cada linha (representada por 1 unidade subtraído pelo valor do desconto dividido por 100).

A medida vai fazer a soma dessa coluna virtual criada que vai fazer a multiplicação, linha a linha de quantidade e custo unitário, pelo desconto, e vai mostrar um único resultado.

Lead Time Compra = 
AVERAGEX(
   fCompras,
   DATEDIFF(fCompras[Data Pedido], fCompras[Data Entrega], DAY)
)

 Explicação:

Vamos criar uma fórmula que vai representar o custo com a média do tempo de entrega pela empresa fazendo a criação de uma coluna virtual, que vai fazer a média entre a diferença entre as datas presentes na coluna de de Data Pedido (tabela fCompras) e da coluna Data Entrega (tabela fCompras), e retornar o valor em dias.

A medida vai fazer a média coluna virtual criada que vai fazer a diferença entre as datas, linha a linha, e retornar apenas um valor como resposta.

Atraso Médio Entrega (Dias) = 
AVERAGEX(
   fCompras ,
   DATEDIFF(fCompras[Previsão Entrega] , fCompras[Data Entrega] , DAY)
)

 Explicação:

A fórmula acima vai fazer uma lógica parecida com a anterior, fazendo a diferença entre previsão de entrega e a entrega de fato, e retornando uma média como resposta.

Saving = [Custo Original]-[Custo com Desconto]

 Explicação:

A fórmula acima vai fazer uma subtração entre o custo original e o custo com desconto, que representa o Saving da operação.

Saving % = [Saving]/[Custo Original]

 Explicação:

A fórmula acima vai fazer uma razão entre o Saving e o custo original das operações, que representa o Saving percentual da operação.

Lead Time Despacho = 
AVERAGEX(
   fCompras,
   DATEDIFF(fCompras[Data Pedido] , fCompras[Data Saída] , DAY)
)

 Explicação:

A fórmula acima vai fazer o tempo médio de despacho (envio) das operações da empresa pelos fornecedores, com a lógica bem similar a do outro Lead Time criado.

Inserindo plano de fundo

Para inserir essa imagem como plano de fundo no Power BI, devemos:

  • Na guia Relatório do Power BI clicar na parte em branco do nosso relatório (fora de qualquer visualização)
  • Em seguida iremos no menu de visualizações, clicar no “pincel de tinta”, que nos permite personalizar o que temos no nosso relatório
  • Procuraremos e entraremos na opção de “Segundo plano da página”.
Background Do Power BI
Background Do Power BI
  • Com esse submenu aberto, iremos clicar (intuitivamente) no botão de “Adicionar imagem”
  • Escolher a pasta onde se encontra a imagem a ser utilizada como plano de fundo.

Repare que, ao escolher, nada acontece. Mas por que?

O Power BI, por padrão, coloca a transparência da imagem inserida como 100%. Devemos diminuir a transparência a ponto da nossa imagem de fundo aparecer no nosso relatório (pode optar por 0% ou um pouco mais). Ao fazer isso, você verá que a nossa imagem apareceu com sucesso.

Para visualizar o resultado dessas medidas vamos criar alguns cartões de linha múltipla, nas visualizações (guia de Relatório), e arrastar a nossa medida criada de “Custo com Desconto” para o campo de Campos do cartão.

Para uma personalização rápida dos nossos cartões, vamos, no pincel do cartão:

  • Na propriedade rótulo de categoria, vamos aumentar o tamanho do texto
  • Vamos desativar a barra do cartão de linha múltipla
  • Na propriedade rótulo de dados, vamos em Casa decimais > 0
  • Para colocar a formatação de moeda, vamos clicar na medida (lado direito) > Guia Ferramentas da medida > Formatação > Seta para baixo no cifrão > Escolher “R$ Português (Brasil)”

Vamos, também, incluir um gráfico de área, para observar o Custo com Desconto (propriedade Valores) ao longo do tempo, onde Nome do Mês no Eixo.

Além desses dois visuais, agora vamos criar também dois gráficos de barras empilhadas:

  • Um para visualizar o Lead Time de Despacho por Fornecedor
  • Outro para visualizar o Saving por Fornecedor
  • Ativar o rótulo de dados para ambos
  • Ajeitar as unidades para observar o Saving, que é um número grande

Para fechar os visuais, vamos inserir rótulos de dados, para representar os nossos filtros:

  • Um para Ano, outro para Fornecedor, e outro para Comprador
  • Vamos colocar o rótulo de dados sem fundo, e com letra branca
  • Além disso, vamos colocar em lista suspensa

Veja como vai ficar o nosso dashboard de compras no Power BI completo, com os visuais:

Dashboard de Compras no Power BI

Tooltip (Minidashboard)

Vamos agora utilizar de uma ferramenta muito legal no Power BI: o tooltip!

Ele representa um minidashboard, que podemos “ativar” quando passamos o mouse pela informação de algum gráfico do nosso dashboard de compras no Power BI.

Vamos à sua montagem

  • Criaremos uma nova aba de relatório
  • Nas propriedades da página, clicaremos em Informações da página
  • Ativaremos a Dica de Ferramenta (assim habilitamos ela para ser uma dica de ferramenta de outra página/visual)
  • Clicando em Tamanho de página, vamos mudar o tipo para Dica de Ferramenta
  • Vamos utilizar a segunda forma de layout disponibilizada para a aula, chamada de “Plano de Fundo Tooltip”
  • Colocaremos esse plano de fundo da mesma forma que ensinamos anteriormente para o plano de fundo do dashboard
  • Criaremos dois cartões simples, onde vamos inserir as medidas de Custo com Desconto e a medida de Mês Selecionado
  • Para criar a medida de mês selecionado, usaremos a seguinte fórmula:
    Mês Selecionado = SELECTEDVALUE(dCalendario[Nome do Mês], "Janeiro")
  • Vamos também usar mais um gráfico de barras empilhadas onde colocamos como Valores o Custo com Desconto e no Eixo o Nome Fornecedor.

Veja como fica a forma final do nosso tooltip:

Dashboard de Compras no Power BI

Para ativá-lo, no gráfico que queremos, que é o primeiro gráfico de área (Custo Mensal ao longo dos meses), precisamos:

  • Clicar no gráfico em questão
  • Ir no pincel (suas propriedades de personalização)
  • Dica de Ferramenta > Página: mudar de Auto para Tooltip
  • Pronto, passando o mouse no gráfico, teremos algo parecido com o mostrado abaixo:
Dashboard de Compras no Power BI

OBS: E se eu incluir mais dados na minha base em Excel?

O interessante de fazer esse tratamento todo no Power BI é garantir que, ao adicionarmos mais dados na planilha do Excel, mantendo aquele padrão de preenchimento no Excel, teremos com apenas um clique no Power BI todo o tratamento de dados feito nessas etapas.

Assim, como mostrado no vídeo, com apenas um clique conseguimos atualizar os dados da tabela do Excel, e, se tivéssemos gráficos prontos, eles também seriam atualizados.

Conclusão do Dashboard de Compras no Power BI

Nessa aula incrível onde montamos um Dashboard de Compras no Power BI, nós lidamos com os seguintes conceitos:

Até o próximo post, galera! Fique ligado no nosso canal do Youtube para mais conteúdo de Power BI toda semana! Um abraço!

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