Blog

Postado em em 22 de dezembro de 2022

Como ser Mais Produtivo no Excel – 10 Truques Rápidos

Quer aprender como ser mais produtivo no Excel? Vamos te ensinar gráficos dinâmicos, ferramentas, classificações e muito mais!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) que utilizamos na aula, preencha:

Fala impressionadores! Na aula de hoje vamos ver 10 temas para otimizar seu tempo no Excel!

Para acompanhar melhor esta aula deixei 3 arquivos disponíveis para download.

Como ser Mais Produtivo no Excel? Vamos para os temas!

Tema 1 – Como ser Mais Produtivo no ExcelTabela com Emoji

Pouca gente conhece o atalho para usar os emojis no Excel e mais, que eles podem ser usados em funções!

Vamos começar utilizando a planilha 1:

Como ser Mais Produtivo no Excel
Planilha – exemplo.

Nesta planilha temos um cadastro com mais de 200 produtos.

Na segunda coluna temos a receita de cada produto e na terceira coluna uma sinalização para indicar se a meta de 80 mil reais foi atingida ou não.

Esta tabela funciona de forma dinâmica, se o valor da receita aumentar, o ícone da coluna 3 muda de vermelho para verde ou vice-versa.

Resumindo é uma tabela com formatação condicional e dinâmica!

Ícones Dinâmicos:

Vamos aprendendo a colocar os ícones:

Vou apagar os valores na coluna 3 e na 2, feito isso, vamos clicar na guia página inicialformatação condicionallimpar regras das células selecionadas.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Limpar regras.

Passo a passo:

Primeiro vamos ter que criar uma comparação, para isso vamos usar a função SE do Excel!

Como ser Mais Produtivo no Excel
Função SE

Teste lógico:

Se o valor da RECEITA for maior ou igual ao valor de META → aparece na minha coluna a palavra, SIM, se não, então vai aparecer a palavra NÃO.

Obs. Dentro da função os textos devem ser colocadas entre aspas.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Função SE

Neste caso a coluna de receita B2 tem o valor de 50 reais que é inferior à meta, por isso o resultado foi NÃO.

Nossa função SE está funcionando corretamente, mas queremos que no lugar de SIM e NÃO apareçam os emojis…

No seu teclado aperte a tecla Windows + a tecla ponto(.).

Vão aparecer diversos emojis, lembrando que estamos usando a versão Microsoft 365!

Vamos escolher um ícone para simbolizar o SIM✅, outro para simbolizar o NÃO⛔.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Emoji

Os emojis são tratados como texto dentro do Excel, por esse motivo podemos apenas substituir na nossa função, retirar o SIM pelo emoji ☑️ e o NÃO pelo emoji ⛔.

Precisamos apenas colocar na função o emoji copiando e colando no lugar do SIM.

emojis são tratados como texto no Excel
emojis são tratados como texto no Excel

Agora precisamos fazer mais dois passos importantes, arrastar a função para as demais células e colorir os emojis.

Antes de clicar na célula e arrastar para baixo temos que lembrar de trancar as partes da função que não podem se mover.

Ao arrastar para baixo todas as células da função vão se mover para baixo também, quando isso acontece na planilha não tem problema porque analisar o valor da célula de baixo é justamente o que queremos.

Mas quando isso ocorre na célula de META já se torna um problema porque perdemos nossa referência.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Observar trancamentos.

Vamos primeiro trancar a célula que corresponde a meta para que ela permaneça fixa e só depois arrastar a função para as demais células.

Como ser Mais Produtivo no Excel
F4

Para trancar vamos apertar F4 ou podemos fazer manualmente acrescentando o $ na frente do E da coluna da meta e $ na frente do 2 que é a linha da célula que contêm a meta.

Com isso trancamos a coluna e a linha, esta célula não vai se mover mesmo se arrastarmos a função.

Agora vamos passar o mouse no canto inferior direito da célula e quando aparecer no cursor do mouse o sinal de cruz dê um duplo clique.

Replicando a função.
Replicando a função.

Pronto, todas as células estão com os ícones funcionando conforme os valores da coluna B e o valor da META.

Nosso próximo passo é colorir os ícones, assim conseguimos identificar mais rápido se a meta foi ou não batida.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Replicando a função.

Formatação Condicional:

Esta formatação condicional é um pouco diferente das usuais, nela vamos usar uma fórmula, porém, é simples, acompanhe!

Na guia página inicial vá em formatação condicional → nova regra → usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Nova regra.

Vamos escrever na barra de fórmulas uma comparação, mas sem usar a fórmula SE desta vez.

=B2 >= E2

=B2 >= E2
=B2 >= E2

Em seguida clique em Formatar → Fonte → cor → escolha verde-claro.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Definir cor.

Agora podemos fazer o mesmo para o ícone negativo.

Vamos refazer o passo a passo escrevendo na barra de fórmulas:

=B2 < E2 (Se a receita for menor que a META)

Novamente clique em Formatar → Fonte → cor → escolha vermelho.

Atenção! Antes de replicar esta formatação para as outras células, precisamos observar como estão os trancamentos das células.

Para isso vamos voltar em formatação condicional e, ao invés de clicar em nova regra, vamos clicar em gerenciar regras.

Selecione qual das regras você quer editar e clique em editar regra.

Editar regra.
Editar regra.

Observe que mesmo não tendo trancado as células, todas elas estão trancadas.

Para a célula que corresponde as METAS isso é bom, mas se observarmos bem, para a célula B2 que corresponde a RECEITA já não é interessante.

O B desta célula corresponde a coluna que deve permanecer a mesma, mas as linhas representadas pelo número 2 nós queremos que modifique e passe a analisar a linha 3 a 4 a 5 e assim por diante.

Para isso precisamos apenas tirar o $ da frente do número 2.

=$B2 < $E$2

10 truques Excel 16
=$B$2 < $E$2

Feito isso, podemos clicar na primeira célula → depois no pincel de formatação → e selecionar as demais células da coluna de emojis.

Todos os emojis agora têm a mesma formatação.

Pincel de formatação.
Pincel de formatação.

Podemos usar qualquer emoji para fazer esta tabela, coração, flor, ninja, o que você achar melhor.

Tema 2 – Como ser Mais Produtivo no ExcelAnálise Rápida

Na mesma tabela vamos selecionar toda a coluna B, para selecionar toda a coluna clique na primeira célula com os valores e aperte o atalho control + shift + seta para baixo.

Fazendo isso vai selecionar toda a coluna até onde houver informação.

Formatação
Formatação

No final da seleção observe que aparece uma caixinha com opções de análise rápida, caso não apareça você pode usar o atalho control + g.

Nesta caixa observe que temos várias opções de formatação rápida para fazer, vamos usar a barra de dados.

Formatação
Formatação

Esta opção preenche 100% a célula que possui o valor máximo da coluna, as demais o Excel preenche de maneira proporcional em relação à célula com o maior valor.

Nós ainda podemos classificar do maior para o menor.

Classificar do maior para o menor
Classificar do maior para o menor
Classificar do maior para o menor
Classificar do maior para o menor

Dessa forma temos uma imagem muito mais visual para mostrar em uma reunião, por exemplo.

Vamos usar a análise rápida na planilha 2 do arquivo desta aula…

Selecione a tabela.
Selecione a tabela.

Selecione todas as informações da planilha e clique na análise rápida → clique na opção de gráficos.

Gráficos.
Gráficos.
Gráficos.
Gráficos.

Conseguimos criar um gráfico ótimo em poucos segundos.

Mais uma aplicação de análise rápida!

Vamos usar a primeira planilha no formato inicial, sem classificar do maior para o menor.

Selecione toda a planilha clicando na primeira célula da tabela e usando o atalho → control + shift + seta para baixo, depois control + shift + seta para a direita.

Contagem de produtos
Contagem de produtos

Na opção de análise rápida vá em tabelas, escolha a opção contagem de produtos como na imagem acima.

Clicando nesta opção, o Excel cria uma tabela dinâmica com todos os produtos da lista separando os que estão acima e os que estão abaixo da meta.

E se dentro desta tabela clicarmos duas vezes sobre o número de produtos que estão acima da meta, o Excel cria uma planilha que lista todos esses produtos, o mesmo ocorre com os produtos abaixo da meta.

Contagem de produtos
Contagem de produtos
Como ser Mais Produtivo no Excel
Planilhas dos produtos acima da META.

Se os valores da tabela ou da META se atualizarem, nós só precisamos clicar com o botão direito na tabela de contagem de valores e atualizá-la, o resto acontece automaticamente.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Atualizar

Dessa maneira você consegue bons resultados de um jeito muito rápido! Ou para sua análise ou para mostrar para seu líder e equipe.

Tema 3 – Como ser Mais Produtivo no Excel – Hiperlink

É muito comum em uma planilha de Excel ter uma quantidade grande de abas, navegar por essas abas dentro da planilha é uma tarefa que pode ser facilitada pelo uso dos hiperlinks.

Vamos criar um botão que nos ajuda nesta tarefa?

Botão
Botão

Clicando nesses botões vamos navegar nas abas da planilha de um jeito muito mais prático!

Como ser Mais Produtivo no Excel
Formas

Para criar o botão vamos clicar na guia inserir → ilustrações → formas → escolha o formato do botão.

Toda vez que clicarmos neste botão vamos querer ser direcionados para a planilha 8 e estando na planilha 8 vamos escolher outro formato de botão para programá-lo e fazer o caminho de volta a planilha 1.

Fazer isso é muito simples, basta clicar na forma escolhida com o botão direito do mouse e selecionar link ou hiperlink.

Link
Link

Vai abrir a caixa de opções abaixo, no canto esquerdo clique em Colocar neste documento → agora aparecem todas as abas da planilha, só temos que escolher para qual este botão vai nos levar.

Neste caso vamos escolher a aba 8 e clicar em ok, feito isso, clicando no botão ele nos leva direto para a aba 8.

Da aba 8 vamos programar o botão para nos levar de volta para a aba 1, é só refazer o mesmo procedimento mudando apenas a aba escolhida para a aba 1.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Colocar neste documento

Agora nosso botão já está funcionando, podemos ainda estilizá-lo clicando sobre ele com o botão direito do mouse e indo em formatar forma ou na guia forma de formato.

Como ser Mais Produtivo no Excel
Formatar botão

Tema 4 – Como ser Mais Produtivo no Excel Tipos de Dados

Para este tema vamos utilizar a tabela 3, nela temos os nomes em ordem alfabética dos países que disputaram a copa.

Imagine que você precise completar esta tabela com o número da população, do PIB e com a área de cada país.

Planilha - exemplo
Planilha – exemplo

Selecione todos os países → clique na guia Dados → vá em tipos de dados.

Realçado
Realçado

Selecione a opção geografia e observe a mudança na tabela.

Geografia.
Geografia.

Observe que foi adicionado um mapa em cada um dos países.

Clicando no ícone que aparece com um mais (+) no canto superior direito da primeira coluna vamos ter várias informações sobre esses países, incluindo a população, o PIB e a Área.

PIB
PIB

Clique em população e o Excel completa de uma vez a população em todos os países selecionados, observe que a cada vez que você clicar em uma das opções o Excel completa a próxima coluna com ela.

Tabela completa.
Tabela completa.

Assim conseguimos completar toda a nossa tabela de uma forma muito mais rápida do que se fossemos buscar cada informação dessa na internet.

Você não precisa ficar só em países, por exemplo, também é possível pesquisar cidades, ações, moedas…

Essa ferramenta tem inclusive o nome dos líderes de cada país e cidade.

Tema 5 – Como ser Mais Produtivo no Excel Preenchimento Relâmpago.

Neste exemplo temos uma planilha com 199 municípios listados, nosso objetivo é separar o município do estado nas colunas ao lado e completar com essas informações toda a tabela.

Para começar vamos fornecer ao Excel um exemplo do que queremos fazer completando os primeiros dados de município e estado.

Preenchimento relâmpago
Preenchimento relâmpago

Assim que completarmos a segunda linha já é possível usar o preenchimento relâmpago, é muito simples, clique na próxima linha e use o atalho control + E.

Fazendo isso, o Excel completa o restante da coluna usando a mesma lógica que você mostrou nas primeiras células.

Na coluna de estado, se colocarmos apenas 2 exemplos não vamos ter um resultado correto.

Só precisamos voltar e escrever mais exemplos para o Excel entender a lógica e completar corretamente.

Erro
Erro

Completando apenas mais uma célula o Excel já consegue reconhecer o padrão e replicar de forma correta.

Tabela completa
Tabela completa

Você também pode colocar todas as letras em maiúsculo ou em minúsculo e o Excel completa seguindo este padrão.

Vamos aprender mais uma funcionalidade do preenchimento relâmpago?

Observe que temos nesta tabela a coluna população, esta tabela foi copiada do site IBGE e veio com alguns espaços entre os números, esses espaços atrapalham a fazer cálculos com os valores porque o Excel não consegue reconhecer a informação como um número.

erro
erro

Vamos usar o preenchimento relâmpago para remover os espaços!

Escreva o número retirando os espaços na coluna ao lado, escreva pelo menos 3 linhas como exemplo → use o atalho control + E!

Todas as células agora estão preenchidas sem os espaços e esses números agora podem ser usados em funções e cálculos sem problemas.

Outra opção interessante do preenchimento relâmpago é que podemos concatenar as informações.

Na planilha abaixo nosso objetivo será montar um resumo com todas as principais informações que temos nas primeiras colunas da tabela.

Vamos escrever este resumo, colocando as informações seguidas de vírgula, traço, maiúscula, parênteses, etc.

Construímos o padrão como for mais interessante para nós, e escrevemos o primeiro como exemplo para o Excel ter um padrão.

Resumo
Resumo

Feito isso clicamos em control + E. Pronto! Nosso resumo está completo!

Resumo completo
Resumo completo

Tema 6 – Como ser Mais Produtivo no Excel Formulários

Separei este tema porque muita gente não conhece a opção de formulário do Excel, a maioria nem mesmo tem essa opção habilitada.

Embora pouco usada, é uma boa opção para quando uma planilha é construída e várias pessoas vão usar, o formulário deixa o preenchimento mais intuitivo e fácil.

Se no seu Excel essa opção não foi habilitada siga o passo a passo abaixo:

Habilitando o formulário:

Clique na guia arquivo → opções → barra de ferramentas de acesso rápido → selecione todos os comandos → procure na lista por Formulário → adicionar → clicando em adicionar o formulário aparece na lista ao lado → feito isso é só clicar em ok!

Habilitando o formulário.
Habilitando o formulário.

Agora é só clicar no formulário → novo → colocar os dados da próxima pessoa da lista e dar enter, as informações serão acrescentadas na planilha.

Formulário
Formulário

Observe que a informação idade não precisa ser preenchida, usamos a função =DATADIF() para fazer o cálculo automático. Clique no link para saber mais!

Temos também uma aula sobre Controle de formulário Excel. Saiba o que é e como utilizar!

Tema 7 – Como ser Mais Produtivo no Excel Exclusão de linhas vazias

Neste tema vamos usar a planilha 7 do nosso material didático!

Observe que esta planilha esta cheia de linhas em branco.

Isso pode acontecer por várias razões, se toda vez que um produto sair de linha alguém apagar as informações da linha, por exemplo.

É comum receber este tipo de planilha, estas linhas vazias dificultam análises rápidas ou o uso de atalhos, mas, não se preocupe!

Você não precisa ficar excluindo linha por linha em branco, vou te ensinar um modo muito mais simples e eficiente.

Selecione todas as colunas da tabela, neste caso colunas A, B e C → clique no atalho F5 → vai aparecer a caixa de ir para → clique na opção especial.

Especial
Especial

Selecione na caixa abaixo a opção em branco.

Em branco
Em branco

Feito isso, todas as linhas que estão em branco vão ficar selecionadas.

Seleção das células em branco
Seleção das células em branco

Use para excluir o atalho Control -, esta opção abre algumas possibilidades de exclusão, na lista abaixo clique em deslocar células para cima.

Obs. A opção linha inteira vai excluir não só linha da tabela, mas também todas as informações da linha que estiver em toda a planilha.

A opção deslocar células para cima se limita a tabela apenas, sem afetar outras estruturas ao redor.

Deslocar células para cima
Deslocar células para cima

Tema 8 – Como ser Mais Produtivo no Excel Mudança de posição com Shift

Para explicar este tema vamos continuar usando a mesma planilha do tema anterior.

Nosso objetivo aqui é mover as linhas ou colunas de lugar sem precisar trocar informações, acrescentar linhas, excluir linhas ou copiar e colar.

Vamos fazer isso somente usando o shift!

Deixei na imagem abaixo duas células coloridas para facilitar a visualização…

Vou inserir o produto 5 desta tabela entre as células coloridas, células 14 e 15.

Exemplo.
Exemplo.

Vamos clicar com o mouse na linha 5 selecionando-a inteira, após selecionar vamos passar o cursor do mouse sobre a linha verde que esta contornando a linha selecionada até que o cursor mude para o formato de cruz.

Com o cursor em formato de cruz clique na linha verde e com o shift pressionado arraste a linha verde até a posição desejada, neste caso abaixo do produto 14.

Ainda com o shift pressionado solte a linha na posição desejada e depois libere o shift.

Selecionar linha
Selecionar linha

Pronto! Deslocamos a linha sem esforço!

Resultado
Resultado

Tema 9 – Como ser Mais Produtivo no Excel Puxada com o Botão Direito

Para este tema vamos usar a planilha 8 do nosso material!

A maioria das pessoas que trabalham com Excel sabem que clicando com o botão do mouse na posição onde temos a seta mostrada na imagem e arrastando para baixo, o Excel vai completar as linhas a partir da primeira informação da célula.

Neste caso temos duas informações, o mês e o ano, a primeira informação do mês será continuada, fev./21, mar/21, abr/21 e assim sucessivamente.

Exemplo
Exemplo

Mas, e se quisermos ao invés do Excel continuar a informação dos meses ele continuasse os anos que é a segunda informação?

Neste caso o mês permanece fixo e os anos são modificados a cada um.

É simples! É só clicar no canto da célula com o botão direito do mouse pressionado, clique e arraste para baixo.

Fazendo isso vai surgir várias opções de preenchimento, incluindo preencher anos!

Clique na opção preencher anos e os anos serão continuados ao invés dos meses.

Opções
Opções

Explore as opções!

Também é possível completar a sequência de segunda a segunda ou somente com dias úteis…

Explore esta ferramenta! Vai te ajudar muito.

Resultado
Resultado

Dica: Lista personalizada.

Você já trabalhou em alguma empresa onde você precisava fazer várias análises diferentes, baseado na mesma lista de produtos da empresa?

Que tal deixar esta lista salva para facilitar seu trabalho?

Isso é simples e economiza muito tempo. Vamos seguir o passo a passo abaixo para criar uma lista personalizada.

Arquivo → opções → avançado → use a barra de rolagem até o fim → clique em editar listas personalizadas.

Avançado
Avançado

Feito isso, vai abrir a caixa abaixo, nela é possível criar uma lista personalizada!

Assim, quando você precisar usar basta escrever o primeiro nome da lista e arrastar para baixo, agora o Excel vai completar com o restante dos nomes da sequência salva.

Você pode escrever a lista na parte de entradas da lista ou pode importar a lista da planilha do Excel → importar e adicionar → ok.

Lista personalizada.
Lista personalizada.

Feito isso sua lista personalizada estará sempre fácil de utilizar, basta escrever o primeiro nome que colocou na lista salva e arrastar para baixo ou clicar no canto da célula quando aparecer a cruz e dar dois cliques.

Tema 10 – Como ser Mais Produtivo no Excel Cálculo 3D

Para explicar este tema vamos usar a outra pasta, pasta de trabalho 2 do nosso material didático!

Como ser Mais Produtivo no Excel –
Pasta de trabalho 2

O que é o cálculo 3D?

Nesta planilha temos várias abas, cada uma corresponde ao total de vendas de um produto diferente durante todo o ano.

Nós vamos precisar somar o valor total de todos dos produtos por mês, esse é o nosso objetivo.

O mais comum é ver pessoas abrindo a função soma e clicando nos valores de janeiro de cada aba, isso é o mais comum.

Mas temos uma ótima notícia, para esta situação corriqueira temos uma opção prática que vai te salvar, até porque esta planilha tem 5 produtos, em uma empresa com um portfólio de 40 produtos seria inviável somar os meses a cada um.

Usando o método comum – Geralmente clicamos em cada célula B2 de cada aba, separando por ponto e vírgula e por fim somando:

Como ser Mais Produtivo no Excel –
Forma comum

Usando a forma 3D

Vamos abrir a função soma, na primeira planilha de produtos clique em B2 e segure o shift → clique na última aba que vai ser somada → feche os parênteses e dê enter.

Perceba que o resultado é o mesmo e não foi preciso fazer aba por aba.

Como ser Mais Produtivo no Excel –
Forma 3D

Mais um exemplo usando a forma 3D!

Desta vez vamos colocar uma planilha de manutenção no meio das planilhas de produção.

A célula B2 desta planilha vai entrar no nosso cálculo porque a planilha está no meio da nossa seleção e vai retornar um resultado errado.

Podemos colocar uma regra dentro da função soma para eliminar este problema:

=SOMA(‘*Prod*’!B2)

Dessa forma, o Excel entende que só deve somar as células B2 das abas com a palavra “Prod” no nome.

Como a planilha de manutenção não tem “Prod” em seu nome, ela será pulada e o cálculo vai resultar corretamente, somente com as produções.

Como ser Mais Produtivo no Excel –
Planilha de manutenção
Como ser Mais Produtivo no Excel –
Função com condição

Bom pessoal a aula de hoje fica por aqui! Gostaram das dicas?

Se quiser aprender outros conteúdos vou deixar sugestões de aulas para você!

Conclusão – Como ser Mais Produtivo no Excel

O objetivo desta aula foi ensinar como ser mais produtivo no Excel, achei importante trazer este tema porque muita gente desperdiça um tempo precioso em tarefas que o Excel já tem métodos praticamente instantâneos para fazer…

Muita gente ainda não sabe que pode fazer consultas de estados, PIB, moeda de um país, território e muito mais pelo Excel, como, por exemplo, usar os mesmos ícones do seu celular dentro de funções para personalizar suas tabelas…

Além dessas opções ainda podemos gerar gráficos instantâneos apenas com alguns cliques, tudo já formatado!

Todas essas facilidades estão nesta aula explicadas no detalhe, são 10 temas e uma dica para você impressionar em minutos!

Eu fico por aqui pessoal! Até mais!

Hashtag Free Excel Básico

Apostila Básica de Excel

Essa é uma apostila básica de Excel para que você saia do zero de forma 100% gratuita!

Hashtag Treinamentos

Para acessar outras publicações de Excel Intermediário, clique aqui!


Quer aprender mais sobre Excel com um minicurso básico gratuito?