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Postado em em 27 de abril de 2020

Acumulado no Power BI: o que é, quando usar e como calcular

Vamos falar um pouco sobre como montar uma fórmula de acumulado no Power BI. 

Esse cálculo vai permitir entender a soma acumulada até um certo ponto, que a gente vai definir. Ou seja, permite visualizar resultados acumulados e ter uma noção temporal mais específica das contagens e somas.

Veremos como isso pode ser feito com uma medida envolvendo manipulação das tabelas, lógica e filtros

Confira!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nesta publicação, clique aqui!

O que é o Acumulado no Power BI?

Acumulado é uma forma de representar os dados em que conseguimos colocar a soma de uma informação até o momento, ou seja, quando falamos de gastos por exemplo. Vamos supor que temos 5 dias e em cada dias gastamos R$100,00 com um serviço/produto.

No primeiro dia teremos R$100,00, no segundo dia o nosso gasto acumulado é de R$200,00, pois temos 100 do primeiro dia e mais 100 do segundo, ou seja, é uma soma com o valor anterior e esse valor vai se acumulando a medida em que vamos descendo em uma tabela.

É um cálculo diferente de apenas buscar o valor total por dia. Logo, é uma forma de entender o quanto se tinha de faturamento total em um dado recorte temporal. 

Assim, quando se olha o valor, o analista consegue visualizar como a empresa estava até aquele momento específico.

Pode parecer difícil entender como ele funciona, mas, na verdade, não é tão complexo. É preciso fazer uma função um pouco mais elaborada, com filtros e uma lógica especial. Mas veremos que isso é compreensível. 

A lógica é basicamente a seguinte: precisamos calcular sempre uma soma dos valores menores do que o valor atual para armazenar na célula correspondente. Afinal, sempre queremos o acumulado no Power BI até aquele momento.

Então, usamos uma soma que considera todos os valores menores ou iguais àquele que estamos verificando. 

Quando utilizar essa métrica?

O acumulado no Power BI é muito utilizado para análise de custos/gastos para verificar o acumulado até o momento que está sendo analisado. 

Desta forma o usuário consegue saber o total até aquele momento sem a necessidade de sempre ficar somando todos os valores anteriores.

Também é uma análise perfeita para gerar gráficos e montar em um dashboard para visualização. Por exemplo, para mostrar esses custos/gastos ou até o faturamento e como isso foi crescendo (ou decrescendo) ao longo do tempo.

Essa visão pode ser levada para um executivo ou apresentada em uma reunião, por exemplo. É um recorte muito útil que pode auxiliar na tomada de decisão estratégica em diversas áreas. 

Por isso, é importante saber como fazer isso.

Etapas para o cálculo da medida de Acumulado no Power BI

Digamos que você tem uma tabela de vendas, com os valores de vendas a cada linha. 

Não há nenhuma relação entre os dados ainda. Nenhuma soma acontecendo. 

Vamos então buscar o cálculo acumulado das vendas por mês. 

Primeiro, você precisa da medida de faturamento total, que vai calcular a soma de todos os faturamentos da tabela de vendas. Inicialmente, essa medida vai apenas fazer um cálculo simples, sem muito detalhamento.

Depois, é preciso levantar as informações mês a mês. Ao relacionar o faturamento com a tabela de calendário, podemos estabelecer realmente o faturamento por mês. 

Então, em seguida, podemos definir a medida que queremos: faturamento acumulado. Essa medida é calculada a partir de um filtro do calendário para pegar somente os meses até aquele mês em questão.

Como utilizar o Acumulado no Power BI?

Inicialmente vamos fazer uma análise rápida dos dados que temos para verificar como esse acumulado  no Power BI será feito.

Tabela de dados

Tabela de dados

Aqui temos uma tabela com os dados de vendas de alguns produtos. Temos o código dos produtos (SKU), quantidade vendida, a loja que fez a venda, data da venda, código do cliente, preço unitário, a marca do produto e o faturamento na venda (preço unitário x quantidade vendida).

O primeiro passo que vamos fazer é a criação de uma medida para obter o faturamento total das vendas. Para isso basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer local da tabela e selecionar a opção Nova Medida.

Opção para criar uma nova medida

Opção para criar uma nova medida

Feito isso a barra de fórmulas irá aparecer para que o usuário possa escrever a fórmula desejada para essa medida. Lembrando que o nome antes do símbolo de = se refere ao nome da medida e o que vez depois é a fórmula para o cálculo dessa medida.

Fórmula para o Faturamento Total

Fórmula para o Faturamento Total

Vamos utilizar a fórmula SUM que é soma em inglês para somar os valores da coluna de faturamento na venda.

Como toda medida retornar apenas um único resultado ele não será mostrado dentro da tabela, para isso será necessário a criação de um gráfico/tabela para mostrar esse resultado. Neste caso vamos utilizar a opção de Matriz.

Para isso basta ir até a guia Relatório e selecionar a opção Matriz dentro da parte de visualização.

Criando uma matriz para mostrar o resultado

Criando uma matriz para mostrar o resultado

Com a matriz criada, basta arrastar a medida de Faturamento Total dentro do campo de Valores.

Inserindo o faturamento no campo de valores da matriz

Inserindo o faturamento no campo de valores da matriz

Feito isso já teremos o valor de faturamento total dentro da matriz.

Resultado da matriz

Resultado da matriz

É possível observar que o tamanho da fonte está muito pequeno, o que atrapalha a visualização dos dados. Para alterar isso vamos até a parte de Formato (com a matriz selecionada), em seguida vamos pesquisar por tamanho e por fim basta alterar para o tamanho desejado de fonte.

Alterando o tamanho da fonte - Acumulado no Power BI

Alterando o tamanho da fonte

Feito isso as informações da matriz já ficam mais visíveis.

Matriz com a fonte alterada

Matriz com a fonte alterada

Agora vamos alterar a formatação dessa informação para que fique correta como moeda. Para isso basta ir até a guia Ferramentas de medida, em seguida clicar no símbolo $ e selecionar a opção Moeda Geral. Logo ao lado temos a opção do número de casas decimais, vamos colocar apenas 2.

Alterando o formato do faturamento - Acumulado no Power BI

Alterando o formato do faturamento

Feito isso nosso faturamento total terá seu formato modificado para moeda com duas casas decimais.

Resultado da formatação como moeda

Resultado da formatação como moeda

Como queremos calcular o faturamento total mês a mês vamos utilizar a outra tabela que temos que é a tabela de Calendário.

Tabela de Calendário

Tabela de Calendário

Aqui temos uma tabela com todas as datas de 2016 até 2018 e temos também algumas informações úteis como mês, ano, mês/ano e o trimestre dessa data. Isso vai servir para que possamos fazer nossas análises sem ter como base somente a data completa.

Tendo essas informações vamos pegar a informação de mês/ano e colocar no campo de linhas da nossa matriz para que possamos verificar o faturamento total por mês em cada um dos anos.

Resultado da matriz após inserir as informações de mês/ano - Acumulado no Power BI

Resultado da matriz após inserir as informações de mês/ano

Aqui temos o faturamento de cada um dos meses em cada um dos anos de análise e no final temos a soma desses faturamentos que é exatamente o valor que calculamos de faturamento total das vendas.

Neste caso é possível notar que tínhamos apenas o valor do faturamento total, no entanto ao acrescentar as informações de mês/ano nas linhas da matriz o Power BI pega esse valor e divide essas informações para obter o faturamento de cada um dos meses.

Portanto por mais que não tenhamos o valor mensal de faturamento é possível obter desta forma sem a necessidade de fazer um novo cálculo. Vamos agora para a criação de uma Nova Medida para criar o cálculo do faturamento acumulado.

Fórmula para o Faturamento Acumulado

Fórmula para o Faturamento Acumulado

A fórmula a ser utilizada para o cálculo do faturamento acumulado no Power BI será essa. Foi feita uma divisão por linhas para facilitar o entendimento da fórmula (isso é possível pressionando SHIFT + ENTER).

A primeira fórmula utilizada é CALCULATE que permite ao usuário fazer um cálculo com um filtro. Neste caso vamos fazer o cálculo do faturamento total (que já calculamos).

Em seguida vamos utilizar a fórmula FILTER, pois como teremos um filtro mais complexo é necessário o uso dessa fórmula. Dentro dessa fórmula vamos calcular ALL (todas) as datas do calendário. Isso é necessário, pois a fórmula FILTER analisa linha por linha, então neste caso teríamos uma análise mês a mês e assim não conseguiríamos obter o total geral que temos.

Por fim vamos definir qual o critério para obter esse faturamento acumulado que será a fórmula da linha 4. Essa fórmula vai efetuar o cálculo das datas que são menores ou iguais a maior data daquele mês, ou seja, se a maior data de Fevereiro é 28 serão somados os valores de primeiro de Janeiro até 28 de Fevereiro, pois eles são menores.

Então a soma será feita baseado no mês de análise e serão somados todos os valores anteriores. Para finalizar vamos alterar o formato dessa medida para moeda geral e vamos inserir essa medida no campo de valores da nossa matriz.

Inserindo o Faturamento Acumulado na matriz - Acumulado no Power BI

Inserindo o Faturamento Acumulado na matriz

É possível observar que agora temos o faturamento acumulado em uma segunda coluna onde temos o valor do mês atual somado ao faturamento dos meses anteriores.

Agora podemos remover o valor de Faturamento Total, pois só nos interessa o Faturamento Acumulado. Feito isso podemos alterar o tipo de gráfico ao invés de Matriz para Gráfico de Colunas Empilhadas.

Alterando para o Gráfico de Colunas Empilhadas

Alterando para o Gráfico de Colunas Empilhadas

Lembrando que o usuário poderá fazer essa análise para datas, anos e trimestres. Basta alterar o campo de linhas para essas informações, vamos alterar para trimestres e verificar o resultado.

Alterando a análise para trimestres - Acumulado no Power BI

Alterando a análise para trimestres

Como o padrão do Power BI é colocar do maior para o menor ele já começa assim. Caso o usuário queira colocar do menor para o maior basta clicar nos 3 pontos no canto superior direito do gráfico e escolher a opção Classificar em ordem crescente.

Alterando a classificação do gráfico

Alterando a classificação do gráfico

Feito isso teremos o gráfico invertido indo do menor valor para o maior, que neste caso faz mais sentido para análise do faturamento acumulado.

Gráfico com os dados na ordem crescente - Acumulado no Power BI

Gráfico com os dados na ordem crescente

Neste conteúdo, foi possível aprender a como calcular o acumulado no Power BI e como representar esse cálculo dentro de gráficos, seja ele qual for. 

Foi possível também observar que podemos alterar entre os gráficos que temos para termos uma visualização diferente e talvez facilitar a análise desses dados.


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