É bem provável que sua equipe já utilize o Excel na empresa, mas você sabe quais são as 5 coisas que a sua equipe precisa saber do Excel para aumentar a produtividade e melhorar o trabalho?
Você já deve saber que o Excel é uma ferramenta muito poderosa, mas muitas pessoas acabam não utilizando o potencial dessa ferramenta.
É por isso que eu quero listar o que sua equipe precisa saber do Excel para ter um aumento de produtividade. Algumas podem ser consideradas como dicas de Excel dependendo do nível da sua equipe com essa ferramenta.
O Excel é uma ferramenta poderosa, mas muitas pessoas acham que ele serve muita das vezes, só para guardar informações e fazer algumas consultas. Não que você não possa fazer isso, mas não está utilizando o potencial dessa ferramenta para melhorar o seu trabalho.
Geralmente o Excel é visto como uma base de dados. Ele pode servir como uma base de dados, mas ele é muito mais do que isso, por isso que eu quero te mostrar 5 coisas que a sua equipe precisa saber!
Pode parecer um pouco clichê colocar um ponto sobre fórmulas básicas no Excel, mas como eu disse anteriormente, muitas pessoas acabam utilizando o Excel só para inserir ou consultar informações.
Isso quer dizer que utilizam o Excel como uma base de dados e de consulta, só que com algumas fórmulas básicas, você já consegue extrair informações muito importantes de um negócio.
Vou citar algumas Fórmulas Básicas para o Mercado de Trabalho só para que você entenda o que estou falando e como isso já pode auxiliar a sua equipe a ter uma melhora significativa na análise de informações.
Essas foram apenas algumas fórmulas básicas do Excel, mas acho que você já entendeu como isso pode facilitar muito o trabalho e aumentar a produtividade, além de automatizar todo o processo.
Até porque, em determinadas empresas, as bases de dados estão sendo atualizadas constantemente, então como você faria uma média, uma soma de valores de forma manual com essa atualização constante?
Acho que você já entendeu que esse é um ponto muito importante. Por mais que sejam fórmulas básicas do Excel, elas são essenciais para suas análises!
Esse ponto não é somente relacionado ao Excel, mas é MUITO IMPORTANTE, a análise de dados, nada mais é do que a análise das informações que você tem dentro de uma tabela.
A análise de dados no Excel é essencial para que você consiga tirar informações importantes e consiga fazer com que os gestores tenham uma melhor visualização desses dados e consigam tomar decisões importantes.
Viu que agora faz todo sentido utilizar as fórmulas básicas para pegar o total de faturamento, a média de gastos, somar a quantidade de produtos…
Tudo isso começa a fazer sentido e começa a ficar muito mais fácil de entender quando começamos a trabalhar melhor com a ferramenta que temos.
Esse ponto é muito importante, pois é a análise de dados que vai fazer com que a empresa tome decisões importantes, faça ajustes em alguns setores, aumente a compra de insumos, faça a troca de produtos por outros que estão performando melhor.
Mas só é possível entender isso quando temos uma análise de dados bem feita. Você não vai conseguir visualizar tudo isso em uma tabela gigantesca com milhões de informações!
Agora vamos para o próximo tópico, pois ele está totalmente ligado com a análise de dados!
Já não é obvio que temos tabelas no Excel? A resposta é NÃO! Dentro do Excel nós temos as informações que são colocadas dentro das células, mas isso não significa uma tabela dentro do Excel.
Além disso, o Excel possui 2 tipos de tabelas. As tabelas comuns, onde formatamos um grupo de informações como tabela, e a Tabela Dinâmica, que é ESSENCIAL na análise de dados juntamente com os Gráficos no Excel!
Temos o costume de falar que tudo é tabela dentro do Excel, só que não é bem assim, o recurso de Formatar como Tabela no Excel, ele facilita muito o seu trabalho, pois ele agrupa as informações no formato de tabela.
Mas o que é isso? O Excel agora entende que aquele grupo de informações faz parte de um bloco, então quando for utilizar uma fórmula, ele vai entender que quer a soma de uma coluna por inteiro, ele vai facilitar na hora de filtrar uma informação, na hora de aplicar uma fórmula em uma coluna inteira…
Você tem algumas facilidades quando transforma sua base de dados em uma tabela e isso vai gerar um aumento de produtividade. Novamente temos mais recursos que deixam a sua equipe mais produtiva e eficiente!
As tabelas dinâmicas são tabelas, mas com um diferencial muito especial, elas permite com que você consiga fazer um resumo das suas informações de forma muito eficiente.
Você consegue resumir sua base de dados que é gigantesca em tabelas menores que vão melhorar muito sua análise sobre essas informações.
Isso já vai facilitar sua análise e poupar o tempo da sua equipe, pois não vão ter que passar por centenas de informações para trazer um resumo delas. Aqui você tem isso de forma automática e com as informações corretas, ou seja, não tem a possibildiade de alguém ter desconsiderado um item ou adicionado um item por engano.
E o que podemos fazer com esses resumos? Já ouviu falar que “Uma imagem vale mais do que mil palavras”? Pois é, os gráficos são essas imagens!
Você já sabia que era possível sair daquela tabela sem graça e confusa para analisar gráficos dessa maneira que ficam muito mais intuitivos? Aqui você consegue ver de forma bem direta as análises de valor por categoria.
Consegue analisar o percentual de entregas, inclusive, consegue verificar que a quantidade de Pendente está muito alta, então pode verificar qual o problema na logística da entrega ou da produção que está aumentando esse percentual.
Consegue verificar quais são os setores que estão tendo mais problemas em relação aos produtos pendentes… São infinitas as possibilidades! Sua equipe precisa saber do Excel para melhorar cada vez mais!
Com isso você consegue criar um Dashboard, que nada mais é do que uma visualiazação melhorada dos seus dados utilizando gráficos e indicadores para facilitar o entendimento daquela infinidade de dados que tínhamos inicialmente.
Temos o exemplo de um Dashboard de Finanças Pessoais por exemplo. Se você olhar não vai nem pensar que ele foi feito em Excel, não é mesmo? Olha só como o Excel é incrível e pode trazer sempre o aumento de produtividade para sua equipe!
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Você já deve ter notado que as fórmulas básicas do Excel são essenciais, certo? Mas não podemos deixar de falar das fórmulas avançadas, que vão te permitir criar análises eficientes dentro do Excel.
Uma dessas fórmulas é a famosa fórmula PROCV, que é uma fórmula de busca dentro do Excel. Já imagou você tendo que buscar as informações de um cliente ou de um produto dentro de uma base de dados com mais de 100.000 itens?
Seria muito demorado e ineficiente, por isso podemos utilizar algumas fórmulas avançadas para fazer análises mais detalhadas e criar ferramentas para auxiliar quem está utilizando o Excel.
Outra fórmula interessante é a fórmula SOMASES, que é uma junção da fórmula SOMA + a fórmula SES.
Mas o que é isso? Essa fórmula te permite fazer uma soma de acordo com uma condição, ou seja, você pode somar apenas os produtos que tiveram resultado abaixo da média, somente os produtos do setor de informática…
Você começa a fazer análises mais detalhadas, então você sai de uma análise global para uma análise mais detalhada que pode te auxiliar a entender os problemas de um setor.
Como foi o problema dos produtos pendentes no nosso exemplo. Podemos verificar o prazo de entrega de cada produto, como está o prazo de produção desses itens…
Dessa forma conseguimos chegar no detalhe do problema e até trazer soluções mais eficientes para o problema!
É o último ponto, mas não menos importante do que os outros. Os atalhos do Excel podem ter um grande aumento de produtividade, pois permite que você faça algumas atividades de forma bem mais rápida e eficiente.
Um exemplo bem simples é a seleção de informações de uma base de dados. Vamos supor que você precise fazer uma seleção, seja para utilizar uma fórmula ou para utilizar uma ferramenta.
Quando temos 10 itens é muito simples fazer isso com o mouse, mas quando a base de dados tem 100.000 itens isso já fica inviável com o mouse, pois você vai passar alguns minutos para fazer uma seleção.
Enquanto que ao utilizar o atalho você leva 1 ou 2 segundos para fazer essa seleção independentemente da quantidade de itens.
Essa é uma das coisas que a sua equipe precisa saber para o aumento de produtividade, pois os atalhos e as ferramentas corretas, podem te poupar horas de trabalho.
Nessa publicação eu citei 5 coisas que a sua equipe precisa saber do Excel para que ela se torne mais eficiente com o Excel.
É muito comum as pessoas utilizarem o Excel só como uma base de dados seja para inserir informações ou só para fazer uma busca, mas o Excel é muito mais do que isso.
Você viu como você tem inúmeras possibilidades, pode criar tabelas, gráficos, ferramentas e fórmulas eficientes que não só vão facilitar o seu trabalho, como vão trazer resultados para a empresa.
Imagine você sair de uma análise básica que faz através de uma base de dados gigante para um Dashboard bem detalhado com as informações importantes da empresa, seria incrível não é mesmo?
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