Nessa aula vamos te mostrar como compartilhar Dashboard do Power BI, dessa forma você poderá apresentar seus relatórios de forma eficiente!
O que você vai ver hoje?
4 Maneiras de Compartilhar Dashboard do Power BI
Você sabia que pode compartilhar seus Dashboards, arquivos e até mesmo vídeos explicativos sobre eles em uma página bonita e organizada utilizando o Power BI Online?
Neste post vou te mostrar 4 formas de compartilhar dashboard no Power BI que vão melhorar a maneira como você apresenta seus relatórios!
Criar Conta Gratuita no Power BI
Antes de começar a aprender como compartilhar seu trabalho você precisa acessar o site do Power BI Online e criar uma conta.
Essa conta pode ser gratuita ou PRO. A sorte é que já temos uma aula te ensinando como criar a sua conta no Power BI gratuitamente.
Aula 1 – Como compartilhar Dashboards na empresa?
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber a planilha que usamos na aula no seu e-mail, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Vamos te mostrar como fazer o compartilhamento de dashboards no Power BI, para que você possa compartilhar seus dashboards dentro da sua empresa.
Vale ressaltar que para compartilhar relatórios no Power BI é necessário ter uma licença PRO (licença paga do Power BI).
Compartilhando com pessoas individualmente
Para publicar de forma “segura”, não de forma aberta a todas as pessoas, existe a versão Power BI PRO, sendo a que as empresas costumam adotar. Você pode conferir mais detalhes dessa versão aqui.
Com o relatório pronto e sua conta já logada no aplicativo Power BI Desktop é só clicar em publicar, como mostrado no vídeo.
Garantindo que você tem uma versão PRO do Power BI, os relatórios serão compartilhados apenas para pessoas que conseguem se conectar no ambiente do Power BI Online, com pessoas específicas que também possuem a versão PRO do programa.
Para compartilhá-los individualmente, iremos localizar esse relatório em Meu workspace. Em seguida vamos:
- Clicar no relatório em questão para abrir.
- Compartilhar -> Relatório
Uma guia se abrirá à direita, para que você possa endereçar o e-mail das pessoas para as quais você deseja compartilhar seu relatório. Observe abaixo:
Assim, garante que apenas algumas pessoas selecionadas vão ver os seus relatórios, podendo também, limitar o que podem fazer com o relatório. Observe abaixo:
Você irá preencher os e-mails das pessoas de interesse, escolher as opções desejadas, e clicar em compartilhar.
Observe que você tem algumas caixas a personalizar/escolher.
- A primeira caixinha limita as pessoas escolhidas a compartilharem seu relatório com outras pessoas, ou libera (se marcado).
- A segunda caixinha limita a(s) pessoa(s) em questão a verem/criarem conteúdos nos conjuntos de dados do relatório, ou seja, na fonte de dados.
- A terceira diz respeito a enviar um e-mail automático para as pessoas dizendo que estão sendo permitidas a visualizar aquele relatório, minimamente.
OBS: Nesse link nós ensinamos como você pode criar uma conta PRO para testar por 60 dias.
Compartilhamento por Ambiente de Trabalho – Workspace Compartilhado
Na versão PRO você consegue criar um workspace (espaço de trabalho) voltado para uma área da empresa, por exemplo, ou para colaboração de pessoas específicas. Assim, determinadas pessoas podem interagir com o relatório de diversas formas.
Você pode criar um worskpace para as pessoas apenas verem (acessarem) o relatório, pode dar permissão para editar e mexer no relatório em si, pode dar funções para adicionar novos membros, etc.
Existem diversos níveis de atribuições para um worskpace. A página oficial da Microsoft com as atribuições e funções que as pessoas podem desempenhar se encontra nesse link.
Lembrando que essa funcionalidade só funciona com pessoas da versão PRO do Power BI, tanto para quem cria o workspace quanto para quem participa dele. Isso não é possível na versão do Power BI Free.
Aula 2 – Aplicativo no Power BI: A Melhor Forma de Compartilhar Dashboard
Nesta aula vou te mostrar como criar um aplicativo no Power BI que vai te fazer compartilhar seus Dashboards da melhor forma possível!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber a planilha que usamos na aula no seu e-mail, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
A Microsoft tem uma plataforma online para o Power BI que te permite compartilhar seus Dashboards e arquivos de base de suas análises em um único aplicativo.
Nesse aplicativo, que na prática lembra uma página da web, você também pode adicionar textos, imagens e vídeos com explicações sobre suas análises.
E a parte principal: o aplicativo pode ser facilmente compartilhado com sua empresa, grupos ou membros específicos!
A seguir vou te mostrar o passo a passo com a melhor forma de compartilhas seus dashboards do Power BI!
1. Crie uma conta
Para fazer os próximos passos você precisa criar um conta gratuita no Power BI Online. A sorte é que já temos um post e vídeo no canal ensinando como criá-la!
2. Adicione um novo Workspace
Com a conta feita, vamos entrar no site do Power BI e criar um workspace para que possamos armazenar nossos dashboards, arquivos e mais. Para isso, vá no menu do lado esquerdo da página e clique em Workspaces e depois no botão Novo workspace.
Dê um nome para o seu workspace e clique em Aplicar. Pronto! Agora você já tem um lugar onde pode armazenar seus dashboards.tar por 60 dias.
3. Publicando os dashboards em seu workspace
O próximo passo é fazer o upload dos seus relaórios para seu novo workspace.
Essa parte é bem simples: abra o Power BI com seu dashboard e vá no botão Publicar. Aqui embaixo abri o Dashboard Vendas, dos arquivos da aula.
Depois escolha o workspace que criamos no passo 2 e clique em Selecionar.
OBS: Repita o procedimento para os dois relatórios (Vendas e Investimentos)
Após publicar os dois relatórios, teremos o seguinte cenário:
Veja que abaixo de cada dashboard também consta um Modelo semântico, que nada mais é que um arquivo com os dados usados pra fazer os dashboards. Quando fazemos esse upload pro Power BI online, essa duplicação separa os relatórios em si de seus dados.
4. Crie o Aplicativo
Com o workspace criado e os relatórios publicados (passos anteriores), vamos seguir para a criação de nossa página, ou aplicativo, onde vamos organizar nossos materiais! Pra fazer isso, clique no botão Criar aplicativo, no menu superior dentro do nosso workspace.
Escolha um nome e uma descrição e clique no botão Próximo: adicionar conteúdo.
Na janela que vai abrir, você precisa escolher os arquivos do workspace que pretende utilizar em seu aplicativo. Para seguir nosso passo a passo, vamos escolher somente o relatório de vendas.
Depois clique no botão Adicionar e, a seguir, Próximo: adicionar público.
Nessa etapa você escolhe quais são as pessoas ou grupos que terão acesso ao seu aplicativo. Se você escolher Toda a organização, todos os usuários do seu domínio do e-mail corporativo terão acesso à página. Mas você também pode restringir para usuários ou grupos específicos.
Por fim, clique no Botão Publicar aplicativo e nosso portal está pronto!
5. Configure o aplicativo
Com o aplicativo já criado e publicado, vamos agora fazer modificações visuais que são de nosso interesse. Para isso, entre em seu worskpace pelo botão Workspaces do menu lateral do site e vá em Atualizar aplicativo.
Nesta tela, entre na aba Conteúdo e depois no botão Adicionar conteúdo.
Aqui você pode adicionar novos dashboards e criar uma seção no site com um vídeo, por exemplo, dos nossos dashboards publicados.
Para adicionar um texto escrito no Google Docs, por exemplo, clique na setinha pra baixo ao lado do botão Adicionar conteúdo e depois na opção Adicionar um link.
Na janela que vai abrir, preencha Nome do link com um título a sua escolha e Vínculo com o link do documento. Para que o conteúdo que você está adicionando apareça embutido no seu aplicativo, escolha a opção Área de conteúdo no campo Abrir em.
Em seguida vamos pegar um vídeo do YouTube, mas especificamente falando do seu link “embedado”, para que esse vídeo fique incorporado ao nosso dashboard.
Para isso, acesse o vídeo no YouTube, clique em Compartilhar > Incorporar e copie o texto entre aspas como destacado abaixo.
Volte ao seu aplicativo e faça o mesmo procedimento que fizemos para o texto do Google Docs, mas dessa vez cole o link da imagem acima em Vínculo.
Por fim, para organizar melhor seu índice de conteúdos do aplicativo, você pode criar novas seções para agrupar os elementos já adicionados. Faça isso clicando na setinha para baixo ao lado de Adicionar conteúdo e depois Adicionar uma nova seção.
Na imagem abaixo, criei uma seção chamada Dashboards e outra para as explicações.
Por fim, sempre que fizer modificações em seu aplicativo, nunca esqueça de clicar no botão Atualizar aplicativo, no canto inferior direito.
Aula 3 – Como enviar Relatório por E-mail de Forma Automática?
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
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Você provavelmente já precisou enviar uma versão do seu relatório ou até mesmo uma imagem por e-mail para atualizar seu chefe ou até mesmo a sua equipe.
Você deve fazer isso de forma manual, mas hoje eu vou te mostrar como fazer o envio de relatório automático no Power BI para enviar uma imagem desse relatório!
Envio de Dashboard Automático
A ideia aqui é que você consiga fazer o envio de relatório por e-mail com Power BI de uma forma automática, para que não precise fazer isso manualmente.
O que pode acabar esquecendo, então dessa forma você pode agendar e-mail no Power BI e mandar o relatório sempre que precisar!
Essa parte de envio de uma imagem do relatório acaba sendo mais prática, pois muita das vezes o chefe ou equipe precisa apenas da atualização das informações e não necessariamente utilizar de fato o dashboard.
Claro que é possível compartilhar também se for necessário, mas como é algo recorrente talvez seja mais interessante só a imagem do relatório atualizada.
IMPORTANTE: Para esse passo que vamos fazer você precisa publicar o seu relatório, então para isso você precisa criar uma conta corporativa. Nós temos aqui uma publicação de como fazer isso de forma gratuita, então basta clicar aqui se ainda não tiver sua conta!
Assim que fizer a publicação do relatório e entrar nele dentro do Power BI Online você vai clicar nos 3 pontos. Dentro dessa opção vamos clicar em Assinar.
De fato, para criar uma assinatura igual você faz em alguns sites para receber as informações.
Ao clicar nessa opção você já pode clicar em Adicionar nova assinatura para pode configurar para quais pessoas vai enviar, qual relatório está enviando, o assunto do e-mail, a descrição…
Além dessas informações nós temos a parte mais interessante, que é o agendamento desse e-mail.
Aqui você pode escolher a frequência, se é diário, semanal, mensal, quais os dias vai mandar, qual a hora e as datas de início e término desses envios.
Então fica algo bem automático mesmo para ser enviado conforme a configuração que fizer, mas ainda podemos incluir algumas coisinhas a mais.
Aqui você pode enviar a permissão para acessar o relatório, pode vincular ao relatório no Power BI e visualizar a imagem.
Essas são algumas opções bem interessantes, pois você pode enviar somente uma imagem se não for alguém que deva ou possa interagir com o dashboard.
Assim você consegue enviar informações específicas só ajustando essa assinatura.
Agora que já fez todos os ajustes você pode subir um pouco e clicar em Executar agora, para executar essa assinatura que acabou de configurar.
Pronto! Agora é só esperar o horário que você configurou que as pessoas vão receber um e-mail com o título e conteúdo que escreveu.
Com a imagem do dashboard e o acesso a ele caso tenha liberado. E como é uma assinatura cada pessoa que você cadastrou vai receber durante o período configurado!
Lembrando que você pode configurar mais de uma assinatura caso precise personalizar uma mais do que a outra!
Aula 4 – Como compartilhar dashboards em uma apresentação feita no PowerPoint?
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para receber a planilha que usamos na aula no seu e-mail, preencha:
Não vamos te encaminhar nenhum tipo de SPAM! A Hashtag Treinamentos é uma empresa preocupada com a proteção de seus dados e realiza o tratamento de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/18). Qualquer dúvida, nos contate.
Neste aula estamos ensinando 3 formas diferentes de compartilhar seus Dashboard, dentre essas maneiras de compartilhar a única ainda não ensinadas nas aulas anteriores é como fazer o compartilhamento em uma apresentação de PowerPoint.
Isso mesmo, você pode, no meio da apresentação de PowerPoint passar o seu dashboard e mostrar suas análises! Incrível né? Vamos aprender a fazer!
O primeiro passo é abrir seu PowerPoint. Dentro do PowerPoint nós conseguimos fazer algo que é chamado de EMBEDAR, ou seja, inserir um conteúdo multimídia no nosso PowerPoint.
Para isso no PowerPoint vamos clicar na guia inserir, para algumas pessoas já aparece o ícone do Power BI, mas, se no seu caso não aparecer, siga os passos abaixo:
Você vai precisar habilitar um suplemento no seu PowerPoint -> na mesma guia inserir clique em suplementos -> obter suplementos -> pesquise por Microsoft Power BI e adicione o suplemento.
Observe que vai surgir um espaço onde você pode adicionar um link, este é o link do seu dashboard.
Obs. Caso você não saiba como obter este link temos aulas explicando no detalhe, clique no link abaixo:
Como cadastrar e obter o link do seu dashboard.
Copie o link do seu dashboard e cole no PowerPoint no espaço onde a seta está indicando na imagem acima.
Feito isso seu Dashboard vai aparecer totalmente funcional, com suas análises e dinamismo dentro do seu slide!
Mas, neste caso, posso compartilhar meu dashboard dentro do PowerPoint com qualquer pessoa?
Não, na verdade, a pessoa que for ter acesso, terá que ter também uma conta no Power BI online e sua permissão de acesso ao dashboard.
Caso não possua, assim que clicar no dashboard uma mensagem irá aparecer pedindo que ela se conecte a conta ou se cadastre.
Obs. A pessoa que tiver o cadastro no Power BI Online e a sua autorização para visualizar o dashboard não vai precisar instalar o Power BI dentro do PowerPoint, isso só é necessário para quem está montando a apresentação!
Pronto! Compartilhar Dashboard dessa forma vai fazer a sua apresentação ficar ainda mais profissional e robusta.
Conclusão – Compartilhar Dashboard no Power BI
Nessa aula você aprendeu como compartilhar dashboards no Power BI, para que você possa compartilhar seus relatórios com seus colegas de empresa, por exemplo!
Vimos também como criar um workspace com dashboards, vídeos e documentos explicativos e organizá-los em seções.
Você viu que pode fazer esse compartilhamento de dashboards na empresa sem a necessidade de enviar o arquivo para cada pessoa!
Agora ponha em prática seus conhecimentos e faça seu próprio aplicativo usando seus relatórios do Power BI da melhor maneira!
Hashtag Treinamentos
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