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Postado em em 15 de agosto de 2021

Atualizar Dashboards no Power BI sem Gateway [OneDrive for Business]

Nessa aula eu vou te mostrar como atualizar dashboards no Power BI sem utilizar o gateway só com o OneDrive for Business!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

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Resumo

Nessa aula eu vou te mostrar como atualizar dashboards no Power BI de forma automática sem que precise de um Gateway.

Nós já mostramos aqui no blog uma maneira que você consegue atualizar um dashboard de forma automática utilizando o recurso do Gateway, mas hoje, vamos te mostrar como fazer isso sem ele.

A ideia é te mostrar como fazer essa atualização sem internet e sem precisar deixar o seu computador ligado para essa atualização!

Atualizar Dashboard Automaticamente

Você já deve ter tentado atualizar seus dashboards de forma automática não é mesmo? Você provavelmente se deparou tendo que baixar o Gateway para atualizar.

Na aula de hoje eu vou te mostrar como você pode atualizar dashboard sem internet e como atualizar dashboard sem computador ligado!

Isso quer dizer que não vai precisar de conexão a internet a todo instante nem vai precisar deixar seu computador ligado para o Power BI obter os dados do PC.

Como atualizar dashboard no Power BI

Por padrão quando temos um arquivo em Excel (que é bem comum no Power BI) nós vamos até o programa e já selecionamos a opção para importar do Excel.

No entanto se fizermos isso teremos que de fato instalar o gateway no computador, deixar o PC ligado e fazer todos os ajustes para conseguir atualizar o relatório.

O que nós vamos utilizar para fazer essa diferença é o Google Drive ou One Drive, ou qualquer forma de armazenamento na nuvem que você preferir.

Mas qual a diferença? Esses programas permitem com que você faça uma sincronização no seu computador.

Essa sincronização é a criação de uma pasta no seu PC conectada diretamente ao drive na nuvem, ou seja, tudo que você inserir ou atualizar nessa pasta, será inserido ou atualizado no seu drive também.

OneDrive sincronizado no computador
OneDrive sincronizado no computador

Esse aqui por exemplo, é como fica o OneDrive no computador, então ele fica como uma pasta mesmo, e você pode acessar todos os seus arquivos do drive como se estivessem no seu computador.

Então o que você pode fazer é deixar o seu arquivo dentro dessa pasta, que já vai estar tanto no computador quanto na nuvem e utilizá-lo dessa forma para importar ao Power BI.

No exemplo que vou mostrar estou utilizando o OneDrive, mas vai servir para outros softwares de armazenamento.

Opção para sincronizar o OneDrive no Computador
Opção para sincronizar o OneDrive no Computador

Assim que você entra no OneDrive e faz o seu login, você vai se deparar com essa opção de Sincronizar.

Quando você sincronizar é que aquela pasta que mostrei será criada, então agora você vai ter uma pasta do OneDrive no seu computador com todos os arquivos do seu drive!

Então agora ao invés de importar o arquivo como Excel para dentro do Power BI, nós vamos utilizar um link da web para isso.

Mas como eu descubro esse link? Isso é bem fácil!

Abrindo o arquivo do OneDrive direto no Excel
Abrindo o arquivo do OneDrive direto no Excel

Primeiro vamos clicar com o botão direito no arquivo em Excel dentro do drive e vamos abrir ele no Excel, para que o programa do Excel abra no nosso computador, mas com o arquivo que está na nuvem.

Obtendo o caminho do arquivo (que está no OneDrive for Business)
Obtendo o caminho do arquivo (que está no OneDrive for Business)

IMPORTANTE: Como estamos utilizar o OneDrive esse passo só vai funcionar se você tiver uma conta OneDrive for Business, caso contrário o link gerado não vai ser reconhecido pelo Power BI.

IMPORTANTE2: Caso você não tenha essa conta do OneDrive for Business você pode fazer o procedimento através do Google Drive, só que aqui você terá que publicar o seu arquivo na Web para fazer com que o Power BI consiga ler esse link. Nós temos um post aqui no canal que explica como fazer essa parte no Google Sheets, então basta clicar aqui para acessar.

Depois vamos até a guia Arquivo > Informações > Copiar caminho. Com isso teremos o caminho do arquivo copiado, só que ele vai vir nesse formato.

https://hashtagtreinamentos-my.sharepoint.com/personal/alon_pinheiro_hashtagtreinamentos_com/Documents/BaseFuncionarios.xlsx?web=1

Esse é o formato que vamos ter utilizando o OneDrive for Business, neste caso vamos apenas excluir o ?web=1 e copiar esse link para utilizá-lo dentro do Power BI.

Importanto a base de dados para o Power BI (utilizando a opção Web)
Importanto a base de dados para o Power BI (utilizando a opção Web)

Aqui vamos ter os dados sendo carregados, mas nessa parte é possível que o Power BI solicite o login e senha caso você ainda não esteja logado.

Feito isso você já vai ter a base de dados no Power BI, podendo fazer os ajustes necessários dentro do Power Query para corrigir a base de dados caso ela esteja bagunçada.

Depois dos ajustes pode criar seu dashboard para que possamos dar continuidade.

Dashboard de exemplo
Dashboard de exemplo

Aqui temos um dashboard simples só te mostrar como vai funcionar a atualização automática.

Agora precisamos fazer a publicação do relatório online, para que você possa ter acesso no ambiente do Power BI Online.

Basta clicar na opção Publicar que fica dentro da guia Página Inicial e em seguida escolher em qual ambiente você vai publicar esse relatório, por padrão ele vai te mostrar o Meu Workspace.

IMPORTANTE: Para a publicação é necessário que você tenha uma conta corporativa no Power BI, caso ainda não tenha ou não saiba como criar basta clicar aqui que temos um passo a passo de como criar essa conta.

Atualizar Dashboards no Power BI
Dashboard no ambiente do Power BI Online

Ao entrar no ambiente online do Power BI e clicar em Meu Workspace você vai ver o relatório que publicou e pode clicar nele caso queira visualizá-lo.

Você vai notar que quando envia um relatório para o ambiente online você tem 2 arquivos.

Atualizar Dashboards no Power BI
Conjunto de dados (tabelas, cálculos e fórmulas)

Temos o Relatório e o Conjunto de Dados. Esse conjunto de dados são as tabelas, cálculos, fórmulas, tudo o que fizemos no arquivo.

Só que para fazer a atualização de dashboard no Power BI nós vamos ter que atualizar esse conjunto de dados. E nós temos duas maneiras de fazer isso!

Temos a maneira manual que é simplesmente clicando na seta circular (Atualizar Agora) e temos uma maneira automática!

A primeira vez que formos clicar para atualizar você vai notar um erro, pois tivemos que fazer um login e senha para importar os dados e o Power Bi online não salva essas informações.

Então vamos clicar nos 3 pontos desse conjunto de dados e vamos até as Configurações.

Configuração do Conjunto de Dados para corrigir a atualização
Configuração do Conjunto de Dados para corrigir a atualização

Você vai notar que vamos ter um erro na página seguinte, que é um problema por conta das credenciais.

Opção para editar as credenciais
Opção para editar as credenciais

Vamos então clicar em Editar Credenciais para ajustar e poder atualizar esses dados!

Ajustando as credenciais
Ajustando as credenciais

Vamos configurar dessa maneira e ao clicar em Entrar vamos ter que fazer o login novamente. Agora as credenciais estão salvas e você pode atualizar os dados normalmente.

Quando voltar no workspace e clicar em atualizar você vai verificar que não terá mais erros e que a data e hora de atualização vai ser alterada.

Agora para agendar atualização de dasboard automática (atualizar dashboard sem internet e atualizar dashboard sem computador ligado) basta clicar na opção Agendar Atualização que fica logo ao lado da opção de atualização manual.

Atualizar Dashboards no Power BI
Opção para agendar atualização

Ao selecionar essa opção nós podemos ajustar as informações das atualizações.

Atualizar Dashboards no Power BI
Configurando a atualização dos dados

Então podemos habilitar a opção de atualização agendada e escolher até 8 horários para que o Power BI faça essa atualização automática!

Conclusão para Atualizar Dashboards no Power BI

Nessa aula eu te mostrei como você pode atualizar dashboard sem Gateway instalado no seu computador.

E como você pode atualizar dashboards no Power BI sem que precise estar conectado com a internet no momento da atualização ou até mesmo com o computador ligado.

Como é um processo online que vai ser feito e por não estar conectado diretamente a internet no momento é possível que tenha alguns minutos de atraso nessa atualização, mas ela vai acontecer de forma automática!

Agora que você já sabe como fazer essa atualização já pode aplicar isso nos seus próximos relatórios e ter seus dashboards sempre atualizados!

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