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Postado em em 24 de novembro de 2022

Cronograma de Projeto – Aprenda a Criar um Automático no Excel

Quer aprender a criar um cronograma de projeto automático no Excel similar ao gráfico de Gantt para visualizar seus projetos?

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) que utilizamos na aula, preencha:

Vamos criar um cronograma com diversas atividades que formata as células de forma automática para acompanhar a evolução do projeto.

Vou deixar disponível para download a planilha pronta, mas não se preocupe! Vamos fazer um passo a passo começando de uma planilha em branco, do zero para você aprender!

A primeira coisa que temos que fazer é descrever na planilha as atividades e etapas do projeto.

Nesta aula coloquei etapas sobre construção civil, mas pode ser sobre qualquer outro projeto desde que tenha início, meio e fim.

Tabela inicial.
Tabela inicial.

Você deve preencher as colunas como na imagem acima, a atividade, a data de início, a data de conclusão e a duração de cada tarefa.

Vamos calcular a data final no Excel usando a data de início e a duração que já definimos. Veja como:

Calculo - data final.
Calculo – data final.

Para o cálculo da data final de cada tarefa basta pegar a data de início da atividade, somar com a duração e subtrair 1.

Essa subtração é necessária, pois levamos em consideração o dia atual da tarefa, então para que o cálculo fique correto temos que fazer essa subtração.

A partir desse ajuste vamos colocar na tabela como data de início da segunda tarefa a mesma data de fim ou conclusão da primeira acrescido de + 1 dia.

Data de início e data final.
Data de início e data final.

Agora você pode replicar essa lógica para todas as outras células, defina o tempo de duração e depois é só replicar os cálculos.

Cronograma:

O primeiro passo agora é inserir todas as datas no cronograma a partir da data de início da primeira atividade.

Vou te ensinar a configurar as datas no formato da imagem abaixo.

Exemplo.
Exemplo.

Passo a passo:

Insira a data de início que será a mesma data de início da primeira tarefa, coloque o sinal de igual, selecione a célula com a data e dê enter.

Cronograma de Projeto
Primeira data.

Agora vamos formatar para que ao invés da data completa (20/01/2022) o Excel nos mostre apenas o primeiro dia.

Clique na célula onde está a data → vá em página inicial → na parte de números temos uma caixa de opções, clique e vá em mais formatos de númerosdata → escolha a opção que mostra apenas o dia e dê enter.

Cronograma de Projeto
Formatar células.

Feito isso nós já temos a informação da data somente com o dia, na célula ao lado vamos colocar o sinal de igual, copiar a primeira data já formatada e acrescentar + 1 dia ao cálculo.

Cronograma de Projeto
Datas.

Dê enter e arraste para as células do lado até chegar ao último dia do cronograma do projeto.

Cronograma de Projeto
Data resumida.

Agora vamos colocar os dias da semana, para isso vamos copiar todas as datas para a linha de baixo sem a formatação, vá em página inicial → na parte de números temos uma caixa de opções, clique e vá em mais formatos de números → clique em data e coloque no formato que estava anteriormente 00/00/00.

Vamos formatar como dia da semana, observe que nas opções de formatação não temos uma opção que deixe as datas aparecendo como dia da semana (seg, ter, qua…), vamos ter que criar esta formatação.

Com as datas selecionadas, dentro da caixa de Formatar células ao invés de clicar em data vá em Personalizado → em tipo escreva ddd → clique no ok.

Cronograma de Projeto
Formatação – data.
Dias da semana abreviados.
Dias da semana abreviados.

Ainda não sabe trabalhar com datas no Excel? Temos uma aula para te explicar como fazer, clique no link!

Pronto conseguimos nosso resultado! Vamos ao próximo passo que é adicionar na linha acima a data completa com o nome do mês, bem visual, e separar em blocos por semanas.

Clique na célula de cima → coloque o sinal de igual (=) clique na primeira data e dê enter → formate como dia da semana completo com o mês escrito por extenso 20-jan-22 → comesse selecionando da célula onde está a data e arraste para a direita até 7 células → clique em mesclar e centralizar.

Mesclar e centralizar.
Mesclar e centralizar.

No canto inferior direito da célula mesclada, clique e arraste até que você tenha as quatro semanas do projeto separadas e com as datas completas, faça o mesmo para as datas nas linhas de baixo, selecione → clique no lado inferior direito da célula e arraste até a quarta semana.

Arrastando e copiando as datas.
Arrastando e copiando as datas.

Se a largura das células com as datas estiver muito grande, selecione todas as colunas com as datas → clique com o botão direito do mouse → vá à opção largura da coluna → mude a largura para 4 → clique em ok.

Tamanho das colunas.
Tamanho das colunas.

Você deve ter notado que todo esse procedimento é para que essas datas fiquem automáticas, dessa forma você não vai precisar alterar manualmente todas as informações.

Basta alterar o primeiro dia que foi o que utilizou como base para as demais informações!

Nossa tabela está bem mais visual agora, o próximo passo é colorir as células de forma automática conforme a duração de cada atividade.

Vamos fazer isso usando formatação condicional, essa formatação condicional utiliza fórmulas! E hoje você vai aprender a usar!

Não é difícil, só precisamos lembrar que por trás das datas que formatamos para aparecer somente os números na segunda coluna, por trás delas, nós sempre vamos ter a data completa, ela só está formatada para aparecer de forma resumida, nossa formatação condicional vai utilizar esta data completa para definir até onde vai colorir as células.

Só precisamos formatar para colorir da data de início até a data final de cada atividade, então vamos selecionar todas as células onde queremos aplicar a formatação.

Vá em página inicialFormatação condicionalNova regra.

Nova regra.
Nova regra.

Quando selecionarmos a opção nova regra vai se abrir uma caixa com diversas opções listadas, nó vamos escolher a última delas “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas”.

Nós vamos utilizar uma fórmula que só vai pintar as células selecionadas caso elas respeitem uma condição, a condição é que a data tem que estar entre o início e o fim da atividade.

Obs. Temos 3 linhas com datas formatadas de maneira diferente, escolhemos neste exemplo utilizar a do meio onde aparecem apenas números para a nossa Nova regra.

Como vamos verificar se a data está entre o início e fim de cada atividade?

É simples, temos apenas que comparar se a data do cronograma é maior ou igual (>=) a data de início da tarefa ou se ela for menor ou igual (<=) a data do término da tarefa.

Para isso vamos utilizar a fórmula E:

Dentro da caixinha abaixo de “formatar valores em que esta fórmula é verdadeira” escreva (=E) e abra parênteses → selecione a célula com a primeira data, coloque o sinal de (>=) e selecione a data de início da primeira atividade → coloque o sinal de ponto e vírgula para colocar a próxima condição → selecione novamente a primeira data do cronograma e coloque o sinal de (<=) → clique na célula que corresponde a data final da última atividade.

Observe que na imagem abaixo as cores nos ajudam a entender a lógica usada.

Fórmula.
Fórmula.

Para replicar esta fórmula para as demais células temos que tomar muito cuidado com os trancamentos.

Se você não sabe trabalhar com trancamento de célula vou deixar uma aula aqui para você aprender!

Vamos ter que retirar alguns trancamentos das células para podermos replicar de maneira correta, agora a fórmula vai ficar assim:

=E(E$3>=$B7;E$3<=$C7)

Após definirmos qual célula deve ser formatada e qual não deve, só temos que formatar como a célula vai ficar, qual a cor e de que forma vai se destacar.

Clique em formatar → defina a cor do fundo → clique em ok.

Cronograma de Projeto
Cor das células.

Resultado:

Formatação condicional.
Formatação condicional.

Já estamos quase acabando nosso cronograma de projeto automático! As linhas já estão coloridas acompanhando a evolução do projeto, vamos colocar uma barra de rolagem para ficar com um aspecto ainda mais profissional e impressionador!

Barra de rolagem:

Vamos criar uma linha a mais na parte de cima da nossa tabela, nesta linha vamos inserir a barra de rolagem:

Vá na “guia desenvolvedor”, se na sua planilha não aparece a guia desenvolvedor vá em Arquivoopçõespersonalizar faixa de opções → na parte de Guias principais selecione a guia desenvolvedor → clique em ok.

Já dentro da guia desenvolvedor insira a barra de rolagem.

Barra de rolagem.
Barra de rolagem.

Após clicar vá para a linha criada na parte de cima da tabela, clique e arraste até o tamanho que deseja que a barra de rolagem ocupe.

Formatando a barra de rolagem:

Clique sobre a barra de rolagem com o botão direito do mouse → Formatar controle -> definir valor mínimo e máximo (como estamos falando de um cronograma, faz sentido definir de 0 a 365 dias).

Agora vamos para o vínculo da célula, que nada mais é do que uma célula que vai se alterando conforme você movimentar a barra, vamos escolher a célula A1.

Note que agora quando nós movimentamos a barra a célula A1 acompanha mostrando a contagem de 0 a 360.

Barra de rolagem.
Barra de rolagem.

Agora para fazer com que a tabela se mova com a barra de rolagem é muito simples! Veja:

Selecione a primeira data da tabela, deixei a data completa aqui para ficar mais visual…

Selecione a primeira data B8 e some a ela a célula A1 onde temos o vínculo da barra de rolagem.

Movimento da barra de rolagem.
Movimento da barra de rolagem.

Pronto! Finalizamos o nosso cronograma de projeto, ficou semelhante ao gráfico de Gantt, se você ainda não conhece essa ferramenta clique no link!

Ainda podemos fazer ajustes e formatar para ficar mais bonito, podemos mesclar e centralizar células, pintar as partes que queremos destacar, retirar as linhas de grade etc.

A célula onde está o vínculo A1 podemos pintar a cor do número de branco, assim ele está lá, mas fica imperceptível.

Cronograma de Projeto
Cronograma finalizado.

Se você precisa aprender mais sobre formatação temos aulas sobre formatação personalizada e formatação condicional vou deixar mais essas aulas para vocês como suporte para sanar as dúvidas!

Conclusão – Cronograma de Projeto.

Nessa aula mostramos como criar um cronograma de projeto automático no Excel do zero!

Dessa forma você vai poder fazer a gestão e acompanhamento das suas atividades até que elas sejam finalizadas.

E é claro, você ainda pode incrementar esse cronograma se quiser, para marcar as tarefas que já foram feitas, se houve algum atraso, nesse caso pode apenas alterar a duração.

Se você já trabalhou com algum software de gestão como MS Project vai perceber que o que temos é basicamente um gráfico de Gantt.

Esta aula com certeza vai te ajudar a entender mais sobre Excel, organizar seus projetos ou criar um cronograma impressionador no seu trabalho!

Bom pessoal, eu fico por aqui! Espero ter ajudado, nos vemos na próxima! Abraço,

Hashtag Treinamentos

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