Como Apresentar Tabelas no Excel (Barra de Rolagem e Formatação Condicional)

Vou te mostrar como apresentar tabelas no Excel utilizando duas ferramentas que vão fazer seus relatórios chamarem atenção.

Para apresentar tabelas no Excel sem ocupar o dashboard inteiro, mostre poucas linhas por vez: insira uma barra de rolagem (Controles de Formulário), vincule-a a uma célula e use PROCV para trazer os registros conforme a barra se move. Some barras de dados na formatação condicional e cole tudo como imagem com a ferramenta Câmera.

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: A aula ensina duas técnicas para caber uma tabela grande dentro de um dashboard: uma barra de rolagem (controle de formulário) vinculada a uma célula, que junto com PROCV troca os registros exibidos conforme o usuário rola; e a ferramenta Câmera, que transforma a tabela formatada com barra de dados numa imagem que continua atualizando sozinha.

Neste vídeo (26 min):

• 0:00 - Objetivo da aula: mostrar poucos vendedores por vez, com botões para descer e subir a lista, sem precisar exibir os 49 vendedores da base inteira no dashboard
• 4:00 - Montando a fórmula PROCV para trazer o nome e a venda do vendedor a partir do número da linha, buscando na planilha de vendedores
• 7:00 - Habilitando a ferramenta Inserir Controles: em Arquivo, Opções, Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, Guia Desenvolvedor, adicionando Inserir Controles
• 9:00 - Inserindo uma barra de rolagem pelos Controles de Formulário (não os ActiveX) e associando-a a uma célula
• 10:00 - Configurando a barra de rolagem em Formatar Controle: valor mínimo, valor máximo, alteração incremental e a célula vinculada
• 13:00 - Somando o valor da célula vinculada à barra de rolagem ao número da linha, para que o PROCV passe a buscar um vendedor diferente a cada clique
• 16:00 - Ajustando o máximo da barra de rolagem para não ultrapassar o último vendedor da lista e evitar erro do PROCV
• 18:00 - Ocultando as colunas auxiliares usadas para calcular a linha de busca, deixando só o resultado visível
• 19:00 - Aplicando formatação condicional de barra de dados nas vendas, e na opção Editar Regra marcando mostrar apenas a barra para esconder os números
• 21:00 - Habilitando a ferramenta Câmera pelo mesmo caminho da Guia Desenvolvedor, e selecionando o intervalo da tabela para publicar como imagem
• 22:00 - A imagem gerada pela Câmera continua ligada às células originais: quando a barra de rolagem muda os dados, a imagem no dashboard também atualiza

Trechos do vídeo:

• A barra de rolagem (controle de formulário) vinculada a uma célula, somada ao número da linha, faz o PROCV trocar os registros exibidos a cada clique
• Na formatação condicional de barra de dados, a opção mostrar apenas a barra na edição da regra esconde os números e deixa só a barra visual
• A ferramenta Câmera transforma um intervalo de células numa imagem que continua vinculada aos dados originais, então ela atualiza sozinha quando as células mudam
• Inserir Controles e Câmera não aparecem por padrão no Excel: as duas se habilitam em Arquivo, Opções, Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, na Guia Desenvolvedor

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O que é e quando utilizar um Dashboard?

Dashboard nada mais é do que um relatório ou resumo gerencial onde o usuário consegue analisar as informações de forma mais dinâmica, assim podemos resumir as informações e mostrá-las de uma forma mais adequada.

É sempre recomendado o uso de dashboard quando o usuário fizer alguma apresentação, pois além de organizar melhor os dados e deixá-los de forma mais visual e agradável é mais fácil para quem está visualizando, desta forma pode ter mais facilidade tanto ao interagir quanto ao analisar os dados.

Como apresentar Tabelas no Excel?

Nesta aula vamos aprender uma forma muito interessante para que você saiba como apresentar tabelas no Excel , sem que seja necessário inserir tabelas gigantescas dentro do dashboard o que o deixaria com um aspecto ruim.

Então vamos mostrar uma forma diferente de apresentar tabelas de forma eficiente dentro de dashboards.

O primeiro passo mais importante antes de construir o dashboard é analisar as informações que temos para saber como vamos representá-las.

Aqui temos informações bem simples, o número que seria uma espécie de ID do vendedor, o nome desse vendedor e por fim o valor de venda que ele fez.

Neste exemplo vamos fazer uma representação resumida dessa tabela com a visualização de 5 nomes por vez, para isso vamos criar uma aba e inserir as seguintes informações.

Antes de preenchermos com as informações vamos até a parte de Inserir Controles no Excel e inserir a Barra de Rolagem no Excel.

Que é a terceira opção da segunda fileira da parte de Controles de Formulário.

OBS: Caso ainda não saiba como habilitar essa ferramenta e queira conhecer outras ferramentas temos um post explicando essa parte:

https://www.hashtagtreinamentos.com/controle-de-formulario

Feito isso basta clicar e arrastar para criar a barra de rolagem do tamanho desejado. Com essa barra criada vamos clicar com o botão direito nela e ir até a opção Formatar Controle.

Ao selecionar essa opção teremos uma nova janela para configurar esse controle que acabamos de inserir.

O valor atual é o valor onde a célula que será vinculada a barra de rolagem vai se iniciar. Os valores mínimos e máximos são os limites da barra, onde nesse caso vamos de 0 até a quantidade de vendedores – a quantidade que vamos mostrar, como nesse caso vamos mostrar apenas 5 nomes por vez, teremos 44 + 5 que dá o total de vendedores que temos.

A alteração incremental é a quantidade que vamos acrescentar a cada vez que o usuário clicar nas setas para subir ou descer. A mudança de página é essa mesma alteração, mas quando o usuário clica na própria barra ao invés de clicar na seta.

Por fim temos o vínculo de célula, que é a célula onde a barra de rolagem ficará vinculada, ou seja, sempre que fizermos uma alteração na barra de rolagem essa célula é que receberá essas alterações e é baseado nessa célula que vamos fazer as nossas alterações.

Essa célula pode ser uma célula qualquer e neste caso vamos utilizar a célula F1 para que as outras células tenham base nessa célula.

Com isso vamos pegar esse valor da célula F1 e somar com o valor da célula B3 e assim por diante até chegar no quinto vendedor.

OBS: Vamos fazer com 5, pois queremos mostrar apenas 5 informações na tabela, caso queira mais informações basta aumentar a quantidade.

Feito isso teremos agora que os números da coluna F serão os números dos vendedores que serão mostrados, mas como queremos mostrar sempre 5 nomes ao mesmo tempo a medida em que o usuário altera a barra de rolagem sempre teremos os 5 valores sendo alterados ao mesmo tempo.

Neste caso a barra de rolagem está no 17, mas os nomes que serão mostrados serão de 18 a 22 para acompanhar essa barra, então os valores de 1 a 5 são importantes para manter essa sequência de 5 nomes por vez.

OBS: O motivo de colocar 44 sendo o valor final da nossa barra de rolagem é que ao pegar 44 e somar com 5 que é o último nome teremos os 49 vendedores e assim não ficaremos com espaços vazios na tabela.

Tendo esses valores que se alteram de forma automática, podemos agora puxar as informações de vendedor e venda utilizando a fórmula PROCV.

Agora basta repetir a fórmula para as outras células e fazer o mesmo procedimento para as vendas de cada vendedor.

Feito isso a medida com que o usuário interage com a barra de rolagem os nomes e os valores de venda são alterados automaticamente.

OBS: Caso o usuário ainda não tenha conhecimentos sobre a fórmula PROCV temos um post que ensina como utilizar essa função que é MUITO utilizada dentro do Excel:

https://www.hashtagtreinamentos.com/procv-excel

Agora podemos remover as linhas de grade dentro da guia Exibir, podemos posicionar melhor a barra de rolagem e ocultar as informações da coluna F (basta clicar na coluna com o botão direito e selecionar a opção ocultar).

Para melhorar ainda mais a visualização das informações, vamos na coluna E igualar as células aos valores das vendas, ou seja, teremos duas colunas iguais com os mesmos valores de venda.

Feito isso vamos até a guia Página Inicial, em seguida em Formatação Condicional e por fim em Barras de Dados (pode escolher qualquer um dos tipos).

Feito isso já teremos um “gráfico” dentro das próprias células.

O pequeno problema é que temos os valores sendo mostrado nas células, então ainda com elas selecionadas vamos até Formatação Condicional e em seguida em Gerenciar Regras. Será aberta uma janela tendo todas as formatações condicionais nas células selecionadas e vamos clicar em Editar Regra.

Dentro dessa outra janela vamos marcar a caixa Mostrar Barra Somente, depois basta pressionar OK e Aplicar.

Assim teremos um gráfico para cada vendedor sem os valores e a medida em que o usuário altera a barra de rolagem esse gráfico também é alterado. Após itens o usuário pode Formatar como Tabela no Excel as informações de vendedor e venda.

Por fim vamos habilitar a ferramenta de câmera, para isso temos que ir em Arquivo, Opções, Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Em Escolher comandos em vamos selecionar a opção Todos os Comandos e buscar pela ferramenta de Câmera. Feito isso basta clicar em Adicionar e em seguida em OK.

Agora podemos selecionar todos os nossos dados tanto vendedor, vendas e os gráficos e selecionar a ferramenta de câmera. Feito isso vamos em uma outra aba em branco e vamos clicar para colar essa imagem.

Com isso basta copiar e colar a barra de rolagem também nessa mesma aba, lembrando de alterar a célula de vínculo para a célula F1 da aba em que temos os dados.

Desta forma agora temos uma imagem que é alterada de acordo com a barra de rolagem, dessa maneira podemos prevenir com que o usuário exclua as fórmulas ou altera alguma informação importante.

Nesta aula foi possível aprender como apresentar tabelas no Excel de forma eficiente com a utilização da ferramenta câmera no Excel. É uma forma muito eficiente, pois é fácil de alterar a visualização dos dados e o usuário não precisa visualizar de cara todos os 49 vendedores de uma.

Então é mais um motivo para aprender como apresentar tabelas no Excel e acrescentar essa apresentação em seus dashboards, portanto vamos partir para a prática para poder impressionar o chefe no próximo relatório!

Caso tenha interesse em saber mais sobre dashboards temos mais conteúdos aqui no blog:

https://www.hashtagtreinamentos.com/dashboard-excel

E um bônus de um gráfico sensacional que vai fazer a diferença no seu dashboard junto com esse que acabamos de aprender:

https://www.hashtagtreinamentos.com/grafico-de-velocimetro-no-excel

Perguntas frequentes

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