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Postado em em 22 de outubro de 2020

Caixa de Listagem no Excel + Formatação Condicional

Nesse post vou te mostrar como construir uma ferramenta para destacar informações na tabela utilizando a Caixa de Listagem no Excel!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

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O que é e quando utilizar Formatação Condicional no Excel?

A formatação condicional como o próprio nome já sugere é uma formatação baseado em algum critério/condição, então é possível com que o usuário consiga realçar certas informações baseado nesse critério/condição. Desta forma facilita a visualização de dados importantes e chamam mais atenção aos olhos.

Essa formatação é utilizada de forma a realçar toda a linha da informação e não somente uma única célula, assim o usuário tem maior facilidade para encontrar as informações que deseja e visualizá-las de forma mais clara.

Então será utilizada sempre que o usuário precisar realçar essas informações para facilitar a visualização e não perder a informação de vista.

 

Como criar uma Caixa de Listagem no Excel?

Neste post vamos ver algo um pouco diferente e não somente a formatação condicional, aqui vamos aprender como o usuário pode utilizar a formatação condicional com o auxílio da Caixa de Listagem Excel.

Então a ideia é que quando o usuário selecionar uma informação na caixa de listagem o Excel irá realçar todas essas informações dentro da tabela facilitando a visualização.

 

Resultado a ser obtido

Resultado a ser obtido

No canto superior esquerdo temos a caixa de listagem e ao selecionar a informação de cliente todas as linhas que possuem esse cliente ficarão realçadas, desta forma fica muito mais fácil de analisar esses dados.

 

Base de dados inicial

Base de dados inicial

Essa é a tabela inicial que temos, portanto será necessário fazer alguns ajustes para chegarmos ao resultado desejado.

O primeiro passo é habilitar a opção Inserir Controles onde o usuário poderá inserir os controles de formulário, onde vamos utilizar a caixa de listagem. Para isso basta ir até a guia Arquivo, em seguida em Opções.

 

Opções do Excel

Opções do Excel

Em seguida basta ir até a opção Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (que é a barra que fica na parte superior esquerda do Excel). Dentro dessa opção basta alterar em Escolher comandos em para Guia Desenvolvedor.

Feito isso basta selecionar a opção Inserir Controles, clicar em Adicionar e por fim clicar em OK para que essa ferramenta fique visível dentro do Excel.

 

Controles de Formulário

Controles de Formulário

Agora é possível visualizar essa ferramenta na parte superior do Excel como uma maleta de ferramentas. Dentro dessa ferramenta vamos escolher a caixa de listagem é a 5ª opção na primeira fileira de Controles de Formulários (ao lado esquerdo da bolinha).

Em seguida basta clicar e arrastar para poder criar essa caixa de listagem e alterar o tamanho caso seja necessário.

 

Caixa de listagem inserida

Caixa de listagem inserida

O próximo passo é pegar as informações de cliente, ou seja, vamos escrever em outra coluna somente os clientes que temos nessa tabela sem repeti-los, assim podemos inserir dentro da lista.

 

Lista de clientes

Lista de clientes

Neste caso temos somente 4 clientes que se repetem ao longo da tabela, pois foram feitas diversas vendas para esses clientes por diferentes vendedores.

Agora para podermos inserir essas informações dentro da caixa de listagem será necessário clicar nela com o botão direito e selecionar a opção Formatar Controle.

 

Opção para formatar a caixa de listagem

Opção para formatar a caixa de listagem

Feito isso será aberta uma janela para que o usuário faça algumas alterações.

 

Inserindo as informações para a caixa de listagem

Inserindo as informações para a caixa de listagem

No primeiro campo vamos selecionar as células onde temos os nomes dos clientes (que serão acrescentados na caixa de listagem) e logo abaixo vamos selecionar o vínculo da célula.

Esse vínculo é para que quando o usuário selecione uma informação o Excel consiga nos informar qual foi a informação selecionada, então teremos dentro dessa célula um número que corresponde a informação selecionada.

Isso será importante para conseguirmos fazer a formatação condicional posteriormente.

 

Caixa de listagem com clientes

Caixa de listagem com clientes

Após pressionar OK a caixa de listagem já possui as informações dos clientes e podemos selecionar qualquer uma delas. É possível observar que selecionamos as Lojas Inglesas e como é a terceira informação na célula de vínculo temos o número 3.

Então para cada seleção teremos um número diferente que corresponde a posição daquela informação para que possamos identificar qual informação foi selecionada pelo usuário.

Sabendo disso, vamos querer que na célula abaixo ao invés do número apareça exatamente a opção em que o usuário está selecionando para que possamos utilizar essa opção como argumento da formatação condicional.

Para isso vamos utilizar a fórmula ÍNDICE, assim podemos descobrir qual o nome do cliente baseado na posição dele dentro da nossa lista.

OBS: Caso o usuário ainda não tenha o conhecimento sobre a fórmula ÍNDICE temos uma outra postagem sobre a fórmula ÍNDICE e CORRESP que também servem para substituir o PROCV e eliminar o problema de busca que ela possui.

https://www.hashtagtreinamentos.com/indice-e-corresp/

 

Fórmula ÍNDICE

Fórmula ÍNDICE

Com essa fórmula seremos capazes de trazer o nome do cliente baseado na posição que ele ocupa dentro da nossa lista, então ao selecionar um nome dentro da caixa de listagem o Excel irá trazer o nome daquele cliente também para dentro da célula com o uso dessa fórmula.

 

Resultado da fórmula ÍNDICE

Resultado da fórmula ÍNDICE

Com isso pronto podemos agora partir para a formatação condicional. Então vamos selecionar todos os dados da tabela (ou todas as colunas de A até D caso o usuário prefira).

Feito isso basta ir até a guia Página Inicial, selecionar a opção Formatação Condicional e por fim selecionar Nova Regra.

 

Nova regra para formatação condicional

Nova regra para formatação condicional

Feito isso será aberta uma janela para que o usuário possa escolher o tipo de formatação que será feito, como queremos algo personalizado vamos escolher a última opção, que é: Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.

 

Fórmula e formato para a formatação condicional

Fórmula e formato para a formatação condicional

Depois disso temos que inserir a fórmula e nessa hora será necessária MUITA ATENÇÃO, pois vamos colocar a seguinte fórmula: =$C2=$H$6.

OBS: Caso o usuário tenha selecionado todas as colunas e não somente os dados é necessário começar pela célula C1.

Essa fórmula vai comparar a célula C2 (que é o cliente da tabela) com a célula H6 (que é a opção selecionada pelo usuário). O motivo de ter atenção nessa parte é que ao selecionar a célula C2 temos que deixar o trancamento ($) somente na coluna, ou seja, a linha poderá ser modificada.

OBS: Isso é muito importante para que seja possível efetuar a formatação condicional na linha inteira e não somente a célula que contém o nome do cliente.

Levando em consideração todos os cuidados é possível pressionar OK e verificar que ao alterar a seleção da caixa de listagem as informações serão alteradas forma automática.

 

Formatação condicional em linha completa

Formatação condicional em linha completa

É possível observar que como a célula H6 nessa seleção está com o cliente Arnaldo Eletro, todas as informações que possuem esse cliente estarão destacadas, dessa forma o usuário consegue analisar de forma muito mais fácil esses dados.

Nessa aula então foi possível aprender a como destacar informações na tabela para facilitar a análise e deixar com que o próprio usuário faça isso sem que precise ter conhecimentos no Excel.

Então apenas com a seleção dos clientes foi possível destacar essas informações, então é possível utilizar para apresentações ou até mesmo para que outras pessoas utilizem de forma fácil para essa análise rápida de dados.

Agora basta colocar em prática o que aprendemos, utilizar essas informações para melhorar as planilhas do trabalho e impressionar o chefe!

Caso ainda tenha dúvidas em relação a Formatação Condicional temos outros posts que vão auxiliar no entendimento dessa ferramenta.

https://www.hashtagtreinamentos.com/formatacao-condicional/

https://www.hashtagtreinamentos.com/formatacao-condicional-na-linha-inteira/

Hashtag Treinamentos

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