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Postado em em 4 de julho de 2021

Alertas por E-mail no Power BI – Como Enviar os Alertas?

Alertas por E-mail no Power BI

Nessa aula vamos te mostrar como enviar alertas por e-mail utilizando o Power BI online, assim vai poder receber um e-mail quando bater a meta!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

Para receber a planilha que usamos na aula no seu e-mail, preencha:

Resumo

Nessa aula nós vamos te mostrar como enviar alertas por e-mail utilizando o Power BI Online!

Vamos te mostrar como corrigir o erro de caminho no arquivo (especial para o arquivo da aula).

E é claro, vamos te mostrar como criar um alerta (com cartões ou gráfico de velocímetro) para receber um e-mail quando a meta for batida!

Alertas por E-mail no Power BI

Já parou para imaginar como seria interessante se você conseguisse enviar um alerta por e-mail sempre que você batesse uma meta dentro do seu relatório de Power BI?

Você não iria precisar ficar sempre olhando o relatório e vendo se chegou em um determinado valor.

E hoje, é claro, nós vamos te mostrar como enviar alertas por e-mail quando chegar em um valor específico por exemplo! Assim será avisado tanto no Power BI Online quanto no seu e-mail!

Alertas Utilizando o Power BI Online

Antes de começar é importante que você tenha uma conta gratuita no Power BI Online.

Se você ainda não tiver não se preocupe, nós temos um post explicando o passo a passo para poder criar essa conta.

Basta clicar aqui para poder acessar o post e já criar sua conta para que possamos dar continuidade a aula!

Vamos a um ponto MUITO IMPORTANTE! Como você fez o download do arquivo em Power BI (dashboard) e do arquivo em Excel (base de dados).

Você vai notar que ao abrir o arquivo e abrir o Power Query você vai ter um erro, pois o programa não vai encontrar a base de dados no seu computador!

Erro de mudança de caminho no arquivo
Erro de mudança de caminho no arquivo

Aqui você pode clicar em Ir para Erro e depois em Editar Configurações. Assim será aberta uma janela para que você possa escolher o caminho correto do arquivo em Excel (que também está disponível para download).

OBS: Nesse caso nós já deixamos uma forma mais fácil para você ajustar o caminho do arquivo, mas é bom saber a maneira de fazer, pois pode estar utilizando outro arquivo para sua prática!

Se estiver utilizando outro arquivo pode apenas colocar o novo caminho do arquivo e dar seguimento.

Nesse caso nós já preparamos uma segunda consulta onde você só vai precisar inserir o caminho de onde está o arquivo para que o programa consiga ler o arquivo.

Essa é uma maneira mais fácil que deixamos para que você possa alterar o caminho do arquivo no Power Bi de uma forma mais rápida. Mas vale lembrar que o procedimento padrão é o que falamos anteriormente.

Corrigindo o caminho com a segunda consulta (especial para esse arquivo)
Corrigindo o caminho com a segunda consulta (especial para esse arquivo)

Feito isso o erro já vai sumir e você pode clicar em Fechar e Aplicar para voltar ao ambiente do Power BI.

Feito isso dentro da guia Página Inicial nós vamos até a opção Publicar para poder publicar relatório no Power BI Online.

Se essa opção não estiver habilitada é porque você ainda não fez o login na sua conta dentro do Power BI com a conta que criou.

Feito o login você pode publicar o relatório e escolher onde vai publicar, por padrão vai ter a opção Meu Workspace, mas depois pode criar outros, caso seja necessário.

Com o relatório publicado você pode entrar no site abaixo para fazer o seu login no ambiente do Power BI Online.

https://app.powerbi.com/home

Após fazer o login você pode acessar o Meu Workspace no menu lateral esquerdo e abrir o relatório que acabou de publicar.

Relatório no ambiente do Power BI Online
Relatório no ambiente do Power BI Online

IMPORTANTE: Antes de irmos para a parte de alerta, é importante ressaltar que só vamos conseguir enviar esses alertas com 2 tipos de visuais do Power BI. Então só vamos poder criar esses alertas com cartões ou com o gráfico de velocímetro. Os outros visuais não permitem a criação dos alertas.

Para começar o procedimento de criação dos alertas vamos colocar o mouse em cima do cartão ou gráfico de velocímetro desejado e vamos clicar no símbolo de um alfinete para fixar esse visual.

Fixando a informação no painel
Fixando a informação no painel

Ao clicar nessa opção será aberta uma janela para que possamos fazer algumas configurações simples.

A ideia é criar um painel (que é tipo um dashboard) só que vai ter apenas alguns gráficos e informações mais importantes, com uma única página!

Dando um nome ao painel criado
Dando um nome ao painel criado

Ao criar você pode ir para a visualização desse painel ou pode fixar mais algumas informações importantes caso queira.

Outro ponto bem interessante é que o Power BI vai fazer uma distinção entre um Relatório e um Painel.

Visualização do relatório e do painel no Workspace
Visualização do relatório e do painel no Workspace

O relatório é que montamos no Power BI e publicamos no ambiente online (e pode ter várias abas).

Já o painel só tem uma única página com as informações mais importantes dentro dele, podendo ser de diferentes relatórios as informações que serão centralizadas.

Agora que já criamos e fixamos algumas informações dentro desse painel vamos entrar nele (acessando pelo Meu Workspace).

Depois vamos até o cartão ou gráfico de velocímetro, vamos clicar nos 3 pontos e selecionar a opção Gerenciar Alertas.

Alertas por E-mail no Power BI
Abrindo o gerenciador de alertas

Com isso vamos abrir uma aba que é o gerenciador de alertas no Power BI, aqui vamos poder adicionar uma regra para enviar o nosso e-mail.

Alertas por E-mail no Power BI
Configurando o alerta (com a marcação de e-mail)

Aqui vamos selecionar as informações desejadas, e neste caso vamos estipular o limite para o lucro de 9 milhões.

IMPORTANTE: Na parte inferior temos uma caixa para enviar uma notificação por e-mail também, ou seja, o Power BI Online ele manda uma notificação no próprio ambiente online, mas se marcar a caixa também receberá a informação por e-mail!

Pronto! Agora assim que você atualizar seus dados e o lucro passar os 9 milhões você vai receber uma notificação no ambiente Power BI Online e vai receber um e-mail com esse alerta!

Alertas por E-mail no Power BI
E-mail recebido após atingir a meta do alerta

Esse é o exemplo do e-mail que você vai receber quando a meta desse valor for batida, vai te mostrar qual que era a meta e qual o valor atual!

Conclusão

Nessa aula nós te mostramos como criar e enviar alertas por e-mail utilizando o Power BI online através do gerenciador de alertas.

Agora sempre que precisar ser notificado não precisa mais ficar sempre abrindo e olhando o relatório, pode criar um alerta e quando sua meta for batida vai receber um e-mail com a informação!

E aí, que tal você colocar isso em prática com os relatórios da empresa? E ainda criar aquele painel com as informações mais importantes para mostrar para o chefe!

Já fica como sugestão o post para você atualizar seu relatório automaticamente para não ter que fazer esse procedimento de forma manual!

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