Como Transformar PDF em Excel e vice-versa!
Aprenda como transformar PDF em Excel e vice-versa! Veja como importar um arquivo PDF para Excel, mantendo a formatação da tabela com o Power Query, e como exportar um Excel em PDF.
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O que você aprende neste vídeo
Resposta rápida: Para trazer um PDF para o Excel, vá em Dados, Obter Dados, De Arquivo, Do PDF: o Power Query lê o arquivo, mostra uma pré-visualização e o botão Carregar joga a tabela já separada em linhas e colunas. Para escolher o que entra, abra o Editor do Power Query antes. O caminho inverso é Salvar Como trocando o tipo para PDF.
Neste vídeo (10 min):
- 1:00 - Por que copiar e colar do PDF não resolve: o conteúdo cai todo em uma célula só.
- 2:00 - A limitação: a importação de PDF só existe nas versões mais recentes do Excel.
- 2:30 - Onde ficam os comandos: guia Dados, no canto do Power Query.
- 3:00 - O caminho Obter Dados, De Arquivo, Do PDF, e a escolha do arquivo no disco.
- 4:00 - A janela de navegação com a pré-visualização, e a escolha entre Tabela e Página.
- 4:30 - Clicar em Carregar, que é o passo que de fato traz os dados para a planilha.
- 5:00 - O resultado já vem separado em linhas e colunas, igual ao PDF de origem.
- 5:30 - Abrir o Editor do Power Query para escolher o que entra e o que fica de fora.
- 6:00 - Por que o Power Query é um passo intermediário entre o PDF e a planilha.
- 6:40 - Apagar a coluna que não interessa com a tecla Delete dentro do editor.
- 7:00 - As outras transformações disponíveis ali: remover linhas, agrupar e mesclar.
- 7:30 - Fechar e Carregar para aplicar a edição e devolver o resultado à planilha.
- 8:00 - O caminho inverso: Arquivo, Salvar Como, Procurar, e trocar o tipo para PDF.
- 9:00 - Conferir que o PDF gerado já sai sem a coluna que foi removida no editor.
Trechos do vídeo:
- O Power Query é um programa que roda junto do Excel, não dentro dele: o arquivo vai primeiro para o editor, é tratado ali, e só depois chega à planilha.
- Na janela de navegação as opções Tabela e Página costumam dar o mesmo resultado em PDF simples, e a pré-visualização não importa nada até o clique em Carregar.
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Para transformar PDF em Excel sem copiar e colar, use o Power Query: na guia Dados, clique em Obter Dados, escolha De Arquivo e De PDF, selecione a tabela e clique em Carregar. O Excel importa os dados mantendo linhas e colunas — e você ainda pode tratá-los no editor do Power Query antes de carregar.
Como Transformar PDF em Excel – Importe PDF para o Excel
Na aula de hoje, vou te mostrar como transformar PDF em Excel! É bastante comum precisarmos transferir informações de um arquivo PDF para o Excel, mas muitas pessoas tentam fazer isso usando o copia e cola, o que não resulta em um bom formato e acaba demandando mais trabalho.
Por isso, nesta aula, vou te ensinar a importar um arquivo PDF para o Excel utilizando o Power Query.
Esse recurso está disponível nas versões mais recentes do Excel e permite não apenas converter o arquivo PDF para o Excel, mas também realizar o tratamento e a manipulação dos dados antes de carregá-los definitivamente para o Excel.
Então, faça o download do material disponível e vem comigo. Hoje, vou te ensinar como transformar PDF em Excel de forma fácil, rápida e prática!
Importar Arquivo PDF para o Excel com Power Query
O processo de transformar PDF em Excel usando o Power Query é bastante simples e fácil de aprender. No entanto, é importante observar que essa funcionalidade está disponível apenas nas versões mais recentes do Excel.
Para começar, abra o Excel e vá até a guia Dados. Clique em Obter Dados e escolha a opção De Arquivo e De PDF.
Em seguida, selecione o arquivo PDF que você deseja carregar. Na janela que será aberta, escolha o que você deseja importar para o Excel.
Observe que a janela exibe o nome do arquivo importado, com as informações contidas nele (tabela e página). Ao selecionar qualquer uma dessas opções, é possível visualizar uma prévia das informações contidas nelas.
Nesse caso, é possível carregar tanto a tabela Table001 (Page 1) quanto a página completa (Page001), pois ambas possuem as mesmas informações.
No entanto, em situações em que existam mais de uma tabela por página, ou mais de uma página com tabelas, é essencial verificar se está carregando as informações desejadas.
Então, vamos selecionar a tabela e clicar em Carregar.
Com isso, a tabela será importada corretamente para o Excel, com todas as informações organizadas em linhas e colunas, mantendo a estrutura do arquivo PDF.
Tratar os Dados com Power Query
Em alguns casos, não queremos trazer todos os dados do arquivo PDF para o Excel. Pode ser necessário remover algumas linhas, colunas ou realizar edições e tratamentos antes de carregar no Excel. E fazer isso também é bem simples!
A primeira opção é, em vez de clicar diretamente em Carregar, selecionar a opção Transformar Dados.
No entanto, se o arquivo já foi carregado, como foi o nosso caso, basta retornar à guia Dados, selecionar a opção Obter Dados e clicar em Iniciar Editor do Power Query.
Com isso, a tabela será carregada dentro do Power Query, permitindo fazer o tratamento e as modificações necessárias antes de importá-la para o Excel.
Por exemplo, podemos querer remover a coluna Forma_Pgto. Basta selecionar a coluna, clicar com o botão direito do mouse sobre ela e escolher Remover.
E isso removerá essa coluna da nossa tabela.
Essa é apenas uma das muitas edições e tratamentos possíveis com o Power Query. Se tiver interesse em explorar mais sobre essa ferramenta no Excel, confira a aula completa aqui.
Após realizar as edições e tratamentos desejados, vá até a guia Página Inicial do Power Query e clique em Fechar e Carregar.
Isso recarregará a tabela no Excel, agora com as modificações feitas no Power Query.
Transformando Excel em PDF
Já vimos como é fácil transformar PDF em Excel, mas é ainda mais fácil transformar um arquivo Excel em PDF.
Dentro do Excel, com o arquivo que você deseja transformar em PDF aberto, vá na guia Arquivo, selecione Salvar Como e depois clique em Procurar.
Na janela que será aberta, escolha a opção PDF na lista de tipos de arquivos disponíveis e clique em Salvar.
Dessa forma você terá salvado a sua tabela do Excel no formato PDF.
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Conclusão
Nesta aula você aprendeu a importar informações de um PDF para o Excel, obtendo os dados de maneira rápida e prática, sem a necessidade de copiar e colar as informações uma a uma.
Você também aprendeu como manipular e tratar os dados no Power Query antes de carregar a tabela para dentro do Excel de fato, te permitindo editar e fazer os ajustes necessários antes de começar a trabalhar com a tabela.
E por fim, vimos como salvar um arquivo Excel novamente em um arquivo PDF. Foram algumas dicas simples, mas muito úteis que vão te ajudar a otimizar seu trabalho e economizar tempo quando precisar trabalhar com arquivos PDF e Excel.
Continue lendo para aprender o processo inverso: transformar um Excel em PDF.
Como Transformar Excel em PDF
Se você já tentou exportar uma planilha Excel para PDF e acabou com colunas cortadas ou informações faltando, esta aula é para você!
Usando uma base de dados grande, com várias colunas e linhas (baixe aqui embaixo, depois do vídeo), vamos mostrar como exportar para PDF de forma eficiente, controlando o que aparece no documento final.
São três métodos práticos que, com o ajuste correto das quebras de página, garantem um PDF limpo e profissional.
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Passo a Passo: Exportando Excel para PDF
Antes de exportar, é essencial ajustar as quebras de página para definir quais colunas e linhas aparecerão em cada página do PDF. Veja como fazer isso e os três métodos de exportação.
1. Ajuste as Quebras de Página (Passo Essencial)
Para evitar que colunas ou linhas sejam cortadas, configure os limites de impressão no Excel:
- Vá para a guia Exibir e selecione Visualização de Quebra de Página.
- Você verá linhas azuis pontilhadas indicando os limites de cada página.
- Arraste essas linhas para incluir todas as colunas desejadas (ex.: de "Nome" a "Forma de Pagamento") em uma única página.
- Ajuste também os limites de linhas, se necessário, para controlar quantas linhas aparecem por página.
- Volte para a Visualização Normal após definir os limites.
Exemplo: Na base de dados da aula, as colunas iniciais (até "Tipo de Seguro") apareciam no PDF, mas "Valor do Seguro", "Status de Pagamento" e "Forma de Pagamento" ficavam em outra página. Ajustando as quebras, todas as colunas foram incluídas na mesma página.
Dica: Sempre verifique as quebras de página antes de exportar, independentemente do método escolhido.
2. Método 1: Exportar pelo Menu "Arquivo"
Este é o método mais direto para criar um PDF:
- Clique em Arquivo > Exportar.
- Selecione Criar Documento PDF/XPS.
- Escolha o local de salvamento (ex.: Área de Trabalho) e nomeie o arquivo (ex.: "Relatorio_1").
- Clique em Publicar.
Resultado: O PDF é gerado com base nas quebras de página ajustadas, incluindo todas as colunas e linhas definidas.
Dica: Use este método para exportações rápidas, mas certifique-se de que as quebras estão corretas para evitar cortes.
3. Método 2: Salvar Como PDF
Uma alternativa simples que também depende das quebras de página:
- Clique em Arquivo > Salvar Como.
- Escolha o local de salvamento e, no campo "Tipo", selecione PDF.
- Nomeie o arquivo (ex.: "Relatorio_2") e clique em Salvar.
Resultado: O PDF reflete os limites ajustados, com todas as colunas visíveis, como no método anterior.
Dica: Este método é ideal para quem prefere o fluxo de salvamento tradicional do Excel.
4. Método 3: Imprimir como PDF
Este método usa a funcionalidade de impressão do Excel:
- Clique em Arquivo > Imprimir.
- Na lista de impressoras, selecione Microsoft Print to PDF.
- Verifique a pré-visualização para confirmar que as quebras de página estão corretas.
- Clique em Imprimir, escolha o local de salvamento, nomeie o arquivo (ex.: "Relatorio_3") e salve.
Resultado: O PDF é criado com o mesmo layout ajustado, mantendo todas as colunas e linhas desejadas.
Dica: Este método é útil para quem já está familiarizado com o processo de impressão e quer um PDF rápido.
Erros Comuns e Como Evitá-los
O principal erro ao exportar para PDF é não ajustar as quebras de página, resultando em:
- Colunas cortadas: Algumas colunas (ex.: "Valor do Seguro") aparecem em páginas separadas.
- Linhas divididas: O conteúdo é fragmentado em várias páginas sem critério.
Solução: Use a Visualização de Quebra de Página para definir exatamente o que será incluído em cada página do PDF. Teste a exportação com um arquivo pequeno antes de aplicar em bases grandes.
Conclusão
Com esses passos, você consegue transformar PDFs em planilhas Excel e criar PDFs profissionais, com todas as colunas e linhas que deseja, sem cortes ou quebras indesejadas.
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Perguntas frequentes
1. Como importar um PDF para o Excel mantendo a formatação da tabela?
Use o Power Query: na guia Dados, clique em Obter Dados, De Arquivo e De PDF. O Excel lista as tabelas e páginas do arquivo com uma prévia de cada uma; selecione a tabela desejada e clique em Carregar. Os dados chegam organizados em linhas e colunas, sem copiar e colar.
2. Dá para editar os dados do PDF antes de carregar no Excel?
Sim. Em vez de Carregar, clique em Transformar Dados para abrir o Power Query. Nele você remove colunas e linhas, ajusta tipos de dados e faz outros tratamentos; depois, na guia Página Inicial, use Fechar e Carregar para levar a tabela já limpa para a planilha.
3. Como transformar Excel em PDF sem cortar colunas?
Antes de exportar, ajuste as quebras de página: na guia Exibir, abra a Visualização de Quebra de Página e arraste as linhas azuis até incluir todas as colunas desejadas. Depois exporte por Arquivo e Exportar, use Salvar Como escolhendo PDF ou imprima com Microsoft Print to PDF.
4. Qual versão do Excel tem o recurso de importar PDF?
A importação de PDF pelo Power Query está disponível no Excel do Microsoft 365 e nas versões mais recentes para desktop. No Excel Online o recurso não aparece, então utilize a versão instalada no computador sempre que precisar converter arquivos PDF em tabelas de forma automática.
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