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Postado em em 27 de fevereiro de 2020

Remover Espaços Excel (Retirar Espaços em Branco Indesejados)

Nessa publicação vou te mostrar como acertar todos os seus textos e remover espaços excel, para não ter mais problemas com espaços em branco indesejados.

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nesta publicação, preencha seu e-mail abaixo:

O que são Espaços Indesejados no Excel?

São espaços que muita das vezes são obtidos após a importação de dados de outros programas, ou até mesmo da cópia de dados de outras fontes para dentro do ambiente Excel. Alguns dados podem vir com alguns espaços a mais do que deveria, podendo ser antes, no meio ou até depois das informações obtidas.

Quando fazer esse procedimento?

Vamos remover espaços excel sempre, por dois motivos. O primeiro é para que os dados fiquem organizados e o segundo para que o Excel não tenha problemas com as fórmulas, ou seja, no caso de um PROCV por exemplo ao procurar por um texto específico ele não será encontrado por conta desses espaços.

Como remover Espaços Excel?

O primeiro passo antes de remover esses espaços é verificar como eles modificam os dados e podem ser facilmente percebidos.

Tabela inicial com espaços indesejados

Tabela inicial com espaços indesejados

É possível observar que temos espaços antes de alguns nomes, no meio e até depois dos nomes. O mesmo acontece com o faturamento.

Por conta desse problema podemos observar que a soma do faturamento por exemplo não retorna valor algum, da mesma forma que acontece com a fórmula PROCV que se encontra na célula F2. O nome Paulo não foi encontrado porque a fórmula PROCV procura exatamente pelo nome que está na célula F1, e por conta dos espaços não temos um encontro exato.

O que vamos fazer inicialmente para corrigir esse problema é utilizar a fórmula ARRUMAR, pois ela permite a remoção de espaços desnecessários dentro de uma célula, portanto nos deixa apenas com os espaços simples entre palavras e nenhum outro.

Fórmula ARRUMAR

Fórmula ARRUMAR

A fórmula é bem simples e possui apenas um argumento, que é exatamente o texto que vamos remover espaços excel indesejados.

Fórmula ARRUMAR para todos os vendedores da tabela - Remover Espaços Excel

Fórmula ARRUMAR para todos os vendedores da tabela – Remover Espaços Excel

Ao arrastar a fórmula para as outras células é possível observar que os espaços antes, no meio e após os textos foram removidos e os textos estão corrigidos. No entanto para os nomes Rafael e Cleiton a fórmula não removeu os espaços.

Isso acontece porque o espaçamento que temos nessas duas células vieram de uma importação de dados e neste caso são como se fossem caracteres especiais que o Excel não considera como espaço, por mais que pareçam. Por esse motivo a fórmula ARRUMAR não consegue remover eles, pois não os vê como espaços “comuns”.

Para poder corrigir esse problema vamos selecionar a célula que tem esses falsos espaços, e na barra de fórmulas ou dentro da célula vamos copiar um desses espaços com o atalho CTRL + C. Em seguida vamos até a opção Substituir.

Ferramenta para substituir informações

Ferramenta para substituir informações

Após selecionar essa opção na parte de Localizar vamos colar o espaço que copiamos com CTRL + V e na parte de Substituir por vamos deixar vazio para que esses espaços sejam substituídos por nada, assim eliminando esses falsos espaços.

Inserindo o espaço indesejado e substituindo por "nada" - Remover Espaços Excel

Inserindo o espaço indesejado e substituindo por “nada” – Remover Espaços Excel

Feito isso vamos selecionar a opção de Substituir tudo, desta forma o Excel vai eliminar todos os falsos espaços deixando somente o que ele entende como espaço.

Tabela após substituir os falsos espaços

Tabela após substituir os falsos espaços

É possível verificar que na coluna D não temos mais nenhum espaçamento indesejado, pois todos eles forem removidos. O mesmo acontece com a coluna de faturamento, que agora podemos observar o valor final do faturamento que não estava sendo somado com a fórmula SOMA por conta desses espaços indesejados que o Excel não identificava, portanto, ao eliminar foi possível fazer a soma de todos os valores.

Agora para completar a tabela vamos copiar os dados da coluna D e colar como valores na coluna A para que os dados fiquem corretos. Depois podemos eliminar a coluna auxiliar.

Colando os dados como valores na coluna de Vendedores - Remover Espaços Excel

Colando os dados como valores na coluna de Vendedores – Remover Espaços Excel

Desta forma temos tanto a fórmula PROCV quanto a fórmula SOMA funcionando normalmente.

Então sempre que o usuário utilizar a fórmula ARRUMAR e ainda sim tiver algum problema com os caracteres que não são considerados como espaço poderá utilizar a ferramenta de Localizar e Substituir para remover esses espaços indesejados e organizar os dados para que as fórmulas funcionem normalmente.

Outro problema que podemos observar é que na coluna de faturamento o primeiro número não está com o símbolo de moeda e ao selecionar da célula C3 até a célula C8 podemos observar a soma no canto inferior direito do programa.

Soma dos valores selecionados

Soma dos valores selecionados

Repare que essa soma é exatamente a mesma obtida pela fórmula SOMA. Isso quer dizer que o valor de 16803 não está sendo contabilizado, pois o Excel não está vendo essa informação como um valor e sim como um texto.

Fórmula VALOR

Fórmula VALOR

Para corrigir esse problema vamos utilizar outra fórmula auxiliar que é a fórmula VALOR. Essa fórmula permite o Excel transformar um texto que contém número em valor.

Resultado da fórmula VALOR

Resultado da fórmula VALOR

Outra forma de perceber isso é que quando temos um texto dentro de uma célula ele fica alinhado a esquerda da célula, enquanto o valor fica alinhado a direita. Então ao utilizar a fórmula foi possível transformar de texto para valor, agora basta copiar esse valor e colar na célula C2 como valor para que não leve a fórmula somente o número dentro da célula.

Tabela completa - Remover Espaços Excel

Tabela completa – Remover Espaços Excel

Com isso temos o valor corrigido e a fórmula SOMA agora está considerando o valor de 16803 que estava sendo ignorado anteriormente.

Nesta aula foi possível aprender duas fórmulas + uma ferramenta para corrigir alguns problemas que podemos ter ao importar dados de outros locais para dentro do Excel. Isso é muito importante para que o usuário consiga utilizar as fórmulas corretamente sem que ocorram erros, como os que vimos, do programa não reconhecer falsos espaços e considerar números como texto.

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