Planilha de Gestão de Frotas [Baixe Grátis]

Você quer uma planilha grátis com dashboard? Preparei esta aula para te explicar como usar a planilha de gestão de frotas!

A planilha de gestão de frotas é um modelo gratuito em Excel para controlar veículos, abastecimentos, rotas e manutenções em um só lugar. Ela reúne o cadastro dos veículos, o registro de custos e um dashboard visual que resume quilometragem, gastos e manutenções, ajudando na tomada de decisão sobre a frota.

Caso prefira uma explicação em formato de vídeo, acesse:

O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: A aula mostra como as quatro abas se conectam: o cadastro alimenta veículos, rotas e manutenção, e a rodagem atual e o total de manutenção nascem de fórmula a partir do que você lança em rotas e vistorias, nunca digitados direto. Também mostra quando um veículo deve ficar parado e como atualizar o dashboard depois de preencher.

Neste vídeo (13 min):

• 1:46 - Explica a ordem certa de preencher as abas: primeiro cadastro, depois veículos, rotas e manutenção, até chegar no dashboard.
• 2:09 - No cadastro dos motoristas entra a CNH, porque depois dá para acompanhar quem está com ela vencida ou perto de vencer.
• 3:42 - A planilha de veículos traz placa, ano de fabricação, cor, rodagem de aquisição e rodagem atual de cada veículo da frota.
• 4:18 - As colunas azuis da planilha são calculadas por fórmula e não se preenchem à mão; só as pretas recebem dado digitado.
• 5:14 - Exemplo de rota lançada: 80 km entre Nova Iguaçu e Itaboraí com 7.000 kg de carga e R$ 2.000 de receita, e os custos separados em combustível, pedágio e outros, como alimentação do motorista.
• 6:09 - A rodagem atual soma sozinha a distância de cada rota: um caminhão comprado com 40 mil quilômetros aparece com 40 mil e quatrocentos depois que as rotas somam 400 km.
• 7:02 - Chama a manutenção de parte central da gestão da frota: é onde se gasta muito dinheiro, e um veículo parado por causa dela é rota e entrega que deixam de acontecer.
• 7:59 - Cada vistoria avalia o veículo por área (iluminação, elétrica, motor, embreagem, freios, lataria, vidros, pneus), aprovando ou reprovando cada uma.
• 8:33 - No exemplo, a vistoria de 9 de junho reprova o veículo na lataria por causa de uma batida no para-choque, com orçamento de 5 mil reais; a de 11 de junho aprova tudo.
• 10:21 - O dashboard final reúne CNHs vencidas, gasto de manutenção por veículo, total gasto com combustível e as maiores causas de manutenção, com um filtro de linha do tempo por trimestre.
• 11:15 - Para atualizar o dashboard depois de mexer nas planilhas, basta ir na guia dados e clicar em atualizar tudo.

Trechos do vídeo:

• A coluna de total gasto com manutenção, na planilha de veículos, não é alimentada pela planilha de rotas: quem atualiza esse número é a planilha de manutenção.
• Veículo com defeito apontado em vistoria fica parado até o defeito ser resolvido, e a regra vale de novo se a vistoria depois do conserto apontar o mesmo defeito ou outro.
• A lista de motivos de defeito não vem fixa na planilha: ela sai do cadastro, porque os motivos variam demais de empresa para empresa e de frota para frota.
• Mesmo quem não trabalha com frota pode usar essa planilha como material de estudo, olhando como o menu lateral, as fórmulas e as análises foram montados.

Para receber a planilha que usamos na aula no seu e-mail, preencha:

Fala Impressionadores! Na aula de hoje eu quero disponibilizar uma Planilha de Gestão de Frotas para você complementar seus modelos de planilhas gratuitas em Excel!

Essa é uma planilha pronta que você pode baixar gratuitamente e já utilizar no seu trabalho. Claro que pode fazer as modificações que precisar.

É interessante que você assista essa aula para saber como a planilha funciona, quais as informações que precisa colocar, o que está sendo calculado de forma automática.

Você vai poder fazer o cadastro das informações gerais, verificar a rota de veículos e verificar a manutenção de veículos. Para que você não tenha que visualizar tudo isso em tabelas, nós temos um Dashboard de Gestão de Frotas com um resumo bem visual de todas essas informações.

Assim fica muito mais fácil e intuitivo de verificar esses dados e até mesmo ajudar na tomada de decisões conforme os resultados obtidos!

Baixe o material didático da aula e acompanhe comigo!

Esta planilha está perfeita para quem trabalha com caminhão ou frota de caminhões. Se este não for o seu caso, você pode baixar para aprender como fazer essa planilha.

Como usar a planilha?

O ideal é que você preencha a planilha na ordem que temos os links para as abas, primeiro vamos preencher a tabela de Cadastro.

Na planilha cadastro você deve preencher no primeiro bloco quem são os motoristas que trabalham na empresa, o vencimento de sua CNH e um telefone para contato, informações básicas que precisamos ter.

No segundo bloco que é o motivo central da planilha de gestão de frotas é identificar quais são os tipos de defeitos ou problemas que ocorrem e devem ser controlados.

Esses motivos são diversos e variam de empresa para empresa, por este motivo este campo é passível de alteração, você pode substituir os valores por motivos que sejam coerentes com o seu negócio.

Por último nesta aba temos um cadastro com os tipos de veículos usados na empresa.

A segunda planilha é muito simples, nela vamos apenas completar as linhas com as informações de placa, cor, ano de fabricação, rodagem de cada veículo, etc.

No cadastro colocamos qual o tipo de veículo, nesta planilha vamos cadastrar cada um, com todas as informações e o total gasto em manutenção, é uma planilha mais detalhada, mas atenção, você não consegue colocar aqui um tipo de veículo sem tê-lo cadastrado antes na planilha de Cadastro.

Nesta planilha você não precisa preencher as colunas com os títulos em azul, preencha os títulos com cor preta e os demais vão ter o preenchimento automático.

Até agora preenchemos todas as informações básicas da planilha, agora vamos preencher uma informação que realmente vamos precisar gerir, estou falando das rotas dos caminhões.

Vamos cadastrar a data, veículo e o motorista que fez a rota. Para cada rota vamos cadastrar uma origem e um destino assim como a distância percorrida.

Também vamos colocar quanto foi o valor da carga e os gastos em combustível, pedágio e outros (outros pode ser hospedagem, comida, etc).

É uma planilha bem completa, assim você consegue uma base de dados organizada e boa para fazer consultas e análises.

Essa planilha também alimenta a planilha de veículos, isso porque na planilha de veículos temos com quantos quilômetros rodados compramos o veículo, a cada viajem feita com o veículo a distância rodada é somada a distância que tínhamos no momento da aquisição.

Então a informação colocada nesta planilha é somada a informação sobre o veículo na planilha de veículos.

As duas principais tabelas que devemos nos preocupar é a tabela de rotas e a tabela de manutenção.

A manutenção para uma empresa que presta serviços de carregamento é essencial por vários motivos:

• Motivos de segurança
• Porque a manutenção de veículos pesados gera um alto custo
• Porque se o veículo estiver parado gera um prejuízo gigantesco
• E pelos agendamentos que podem ficar fora do prazo por falta de caminhões.

O principal motivo desta planilha é fazer os agendamentos de manutenção, controlar para que os veículos voltem a funcionar o mais rápido possível, tentar diminuir os custos com manutenção fazendo uma manutenção preventiva, por exemplo.

A cada parte da manutenção não aprovada você pode colocar uma observação que pode ser um agendamento, posteriormente quando a manutenção for feita você deve lançar novamente as informações do veículo com tudo aprovado.

Obs. Sempre coloque o motivo do defeito, assim você pode com o tempo fazer uma análise do que é mais comum e agir preventivamente para não perder prazos ou entregas.

Por fim chegamos no dashboard, aqui vamos ter as representações gráficas de tudo o que colocamos nas planilhas:

• Podemos ver quanto foi gasto com manutenção e suas maiores causas quantas Viagens que obedeceram aos prazos
• Distância percorrida por cada motorista
• Quantidade de CNH vencidas
• Total de combustível, etc.

Note que temos a possibilidade de usar a linha do tempo, nesta linha do tempo temos o primeiro, o segundo, terceiro e quarto semestre, representados por T1, T2, T3 e T4.

Você pode clicar sobre um ou mais semestres e verificar o que ocorreu na sua frota ou caminhão naquele período específico.

Como atualizar o dashboard?

Assim que você alterar ou acrescentar informações em qualquer planilha desse dashboard, você deve clicar na guia Dados e escolher a opção Atualizar Tudo.

Pronto, fazendo assim você sempre terá as informações atualizadas

Conclusão - Planilha de Gestão de Frotas

Esta é uma ótima planilha para quem trabalha com caminhões e frotas, para você que não trabalha com isso saiba que temos aulas ensinando a como montar dashboards, planilhas, índices e gráficos, essas aulas estão disponíveis para você, assim você pode reproduzir dashboards como esse!

Vou deixar algumas dessas aulas aqui para você! Se quiser saber mais clique nos links!

MENU DE NAVEGAÇÃO COM CARA DE SITE NO EXCEL

EXCEL DASHBOARD: COMO CRIAR DASHBOARDS PASSO A PASSO?

BOTÕES NO EXCEL – APRENDA HOJE 3 TIPOS DE BOTÕES!

Espero que gostem das dicas e que aproveitem a planilha gratuita!

Eu fico por aqui! Um abraço,

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