Modelo de Planilha de Gestão de Compras (Download Gratuito)

O objetivo dessa publicação é disponibilizar um modelo de Planilha de Gestão de Compras no Excel para o seu gerenciamento completo!

A planilha de gestão de compras é um modelo gratuito em Excel para controlar todo o processo de aquisição da empresa. Nela você registra fornecedores, pedidos, prazos e valores, acompanha o que foi comprado e tem uma visão organizada dos gastos, ajudando a negociar melhor e a evitar faltas.

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O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: A aula segue o fluxo da planilha: os cadastros alimentam as listas das outras abas; cada produto recebe até três cotações, com preço, prazo e data; e o registro das compras, que calcula o valor unitário, alimenta dois dashboards, um de preço por produto e ano e outro do ano inteiro.

Neste vídeo (11 min):

• 1:19 - Na aba de fornecedores entram tanto os que já vendem para a empresa quanto os que estão só sendo cotados, com e-mail, telefone e a data em que o registro foi atualizado.
• 1:59 - Como o cadastro é uma tabela, basta escrever o nome de um fornecedor novo para a tabela crescer e receber os outros dados dele.
• 2:22 - Na aba de funcionários há duas tabelas: à esquerda, os responsáveis pela compra, como um analista ou assistente, que fazem a cotação e a compra; à direita, quem aprova, como um gerente ou diretor.
• 2:48 - O cadastro de produtos fica no essencial, sem complicar: nome, categoria e unidade.
• 3:59 - Na aba de cotações, escolher o produto já traz a unidade (no exemplo, quilo), e as listas de produtos, responsáveis e fornecedores vêm dos cadastros, inclusive o fornecedor novo criado minutos antes.
• 6:17 - Na aba de compras, o produto escolhido já traz categoria e unidade do cadastro, e, informado o valor pago, a planilha calcula o valor unitário.
• 7:44 - No dashboard de análise de preço, com um produto e o ano de 2021, a linha preta mostra o total comprado: no exemplo, um pico em outubro, com o preço unitário constante o ano inteiro.
• 8:34 - Com outro produto, o comportamento é diferente: no exemplo, o preço unitário sobe no meio do ano.
• 9:47 - O segundo dashboard olha o ano como um todo: o total comprado mês a mês, o top 3 de produtos mais comprados e o total dos outros produtos.

Trechos do vídeo:

• A unidade de cada produto precisa estar no cadastro, porque é nela que a compra é contada: litros para uma bebida, quilos, unidades ou embalagens para outros produtos.
• Preço e prazo andam juntos na cotação: um fornecedor pode oferecer o menor preço e só entregar lá na frente. Se der para esperar, o preço menor pode compensar, mas o produto pode ser necessário bem antes.
• A data da cotação importa por causa da inflação: às vezes um produto cotado em janeiro já está com um preço bem diferente em julho.
• Guardar o histórico de todas as cotações mostra o padrão de cada fornecedor: quem costuma oferecer os preços mais em conta e quem costuma entregar mais cedo ou mais tarde.
• Olhar as compras de um produto ao longo do ano mostra não só a quantidade comprada, mas, às vezes, até a sazonalidade do preço: fruta, por exemplo, tende a ficar mais barata na época da colheita e mais cara fora dela.

Para receber a planilha que usamos na aula no seu e-mail, preencha:

Planilha de Gestão de Compras - Aba Fornecedores

Na aba Fornecedores, disponível no nosso modelo de planilha pronto em Excel, nós temos o cadastro de todos os fornecedores, incluindo tanto as empresas que já fornecem quanto aquelas que estão sendo cotadas.

Então é um controle geral de fornecedores já com todas as informações necessárias incluindo a data de atualização para que você verifique se precisa atualizar o contato.

Planilha de Gestão de Compras - Aba Funcionários

Aqui nós temos o cadastro tanto do responsável pelas compras que serão feitas, assim como o cadastro dos aprovadores dessas compras.

Como estamos tratando de compra geralmente vamos ter alguém em um cargo superior para verificar e aprovar a compra.

Isso é uma medida de segurança para verificar se tudo está sendo feito de forma correta e para evitar que sejam feita compras desnecessárias ou erradas!

Cadastro de Produtos

Aqui temos de fato o cadastro de produtos. Como você pode notar é um cadastro simples, mas você pode fazer as alterações necessárias.

Mas é importante que você faça o cadastro do produto, categoria e unidade para que a sua compra seja feita de forma correta e não ocorra erros por conta das unidades o que é algo muito comum.

Imagine você comprando 10 caixas de um produto de 10 Kg cada, sendo que na verdade você só precisava comprar 10 Kg do produto.

Então é muito importante que saiba a quantidade e a unidade desse produto!

Cotações dos Produtos

Essa aba é muito interessante, pois aqui você pode colocar as cotações que você fez para verificar qual tem o menor preço ou menor prazo de entrega dependendo da sua necessidade.

Mas geralmente vai ser o produto mais barato quando não está em uma urgência, então logo no final da tabela você já tem qual é o menor preço e o nome desse fornecedor.

Informações de Compras

Essa é outra aba muito importante, pois nós temos o registro de todas as compras que foram feitas com todas as informações importantes para a gestão.

Esse registro é muito importante tanto para que você possa saber quanto comprou, qual o preço pagou, data que foi feito o pedido, data de recebimento e o número da nota fiscal que é muito útil ter em mãos.

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• Gestão de Ordem de Serviço
• Gestão de Processos Seletivos
• Gestão de Empresas

Gráfico de Análise de Preços

Como nós já temos todos os registros das nossas compras fica muito mais fácil visualizar a quantidade de itens, quantidades compradas, preço total de compras e preço unitário em um formato gráfico não é mesmo?

Então aqui temos um dashboard para que você possa fazer uma análise de preços durante o ano para verificar o preço unitário e a quantidade de compras feitas durante esse período.

Isso é muito interessante também para identificar a sazonalidade de um produto para verificar se vale a pena comprar em outra época mais barata dependendo da sua validade.

Enfim, temos diversas análises que podem ser feitas em relação as suas compras, por isso é muito mais fácil visualizar tudo em um gráfico!

Gestão de Compras Anual

Além da nossa análise de preços, nós vamos poder fazer a análise de compras no ano, então vamos verificar o período de maior compra e qual foi o produto que teve maior gasto.

Essa é outra análise importante até para verificar como estão as compras durante os meses, se é necessário ter uma padronização, ou se será necessário aumentar as compras em um determinado período para diminuir em outro por conta dos custos.

É mais uma ferramenta para que você consiga fazer suas análises e tomar suas decisões com base nessas análises!

Conclusão do Modelo de Planilha de Gestão de Compras

Nessa publicação explicamos como utilizar o modelo de Planilha de Gestão de Compras e como você pode tirar o máximo proveito dela para fazer a gestão completa das suas compras.

Você deve ter notado que essa planilha é muito simples de usar, então você já pode baixar e começar a colocar suas informações para que tenha esse controle e consiga fazer suas análises para uma melhor gestão das compras.

Caso você ainda não tenha feito o download dessa planilha, basta preencher o seu e-mail abaixo que te enviamos:

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