Conectar Power BI no Sharepoint – Passo a Passo
Nessa aula eu quero te mostrar como conectar Power BI no Sharepoint para que você possa criar um “site” para guardar arquivos!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
O que você aprende neste vídeo
Resposta rápida: Arquivo do SharePoint não entra por Pasta de trabalho do Excel, entra por Obter dados → Web, colando o caminho copiado em Arquivo → Informações → Copiar caminho, sem o sufixo ?web=1. A autenticação é em Conta organizacional, com o e-mail corporativo. Para juntar vários arquivos de uma pasta, o conector é Pasta do SharePoint, e não o link de um arquivo só.
Neste vídeo (22 min):
- 1:00 - SharePoint é o “OneDrive corporativo com site”: exige e-mail corporativo e é onde muitas empresas guardam as bases.
- 3:00 - Sincronizar a biblioteca (três pontinhos → Sincronizar) cria uma pasta local espelhada, o que você joga nela sobe sozinho para a nuvem.
- 5:00 - O caminho do arquivo sai de Arquivo → Informações → Copiar caminho, já dentro do Excel online.
- 5:30 - Apague o
?web=1do fim do link, só interessa o caminho até o nome do arquivo, com a extensão. - 6:00 - No Power BI: Página Inicial → Obter dados → Web, e cole o link. Não use “Pasta de trabalho do Excel”, que espera arquivo local.
- 7:30 - Na autenticação, escolha Conta organizacional e entre com o login da empresa, é o acesso que o SharePoint reconhece.
- 9:00 - Como o arquivo fica vinculado à nuvem, o botão Atualizar traz as alterações feitas por qualquer pessoa.
- 12:00 - Para juntar vários arquivos, copie o link da pasta, não o de um arquivo.
- 13:00 - Aí o conector é outro: Obter dados → Mais → Pasta do SharePoint.
- 15:00 - Clique em Transformar dados: a lista de arquivos precisa ser filtrada antes de combinar, senão o cadastro de funcionários entra junto com as vendas.
- 16:00 - Filtre por Filtros de Texto → Começa com (“base vendas”) em vez de desmarcar o arquivo na mão, assim o ano seguinte entra sozinho.
- 17:00 - Combinar arquivos exige mesma estrutura: mesmo nome de aba, mesmos cabeçalhos e mesma ordem de colunas.
- 19:00 - O Power Query pede um arquivo de amostra para aprender o padrão; com todos iguais, o primeiro serve.
- 20:00 - Depois de combinar, apague a coluna de origem do arquivo, renomeie a consulta e use Fechar e Aplicar.
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Na aula de hoje vamos te mostrar como conectar o Power BI no Sharepoint, para que você saiba como importar dados do Sharepoint! Assim você pode utilizar os arquivos da sua empresa diretamente das pastas de equipes, por exemplo.
Dessa forma você vai poder importar dados da web para o Power BI utilizando o link dos arquivos no Sharepoint (que você pode compartilhar com outras pessoas da empresa).
Assim você tem acesso aos arquivos e pode trazê-los para dentro do Power BI para poder fazer suas análises normalmente.
Então além de você ter o acesso desses arquivos através do Sharepoint você vai poder importar pasta do Sharepoint para o Power BI, assim como temos a opção de importar os arquivos de uma pasta do computador.
Isso é uma facilidade para que você não tenha que importar cada um dos arquivos separadamente. Assim vai poder importar todos de uma só vez para facilitar ainda mais seu tratamento de dados!
E aí, vamos aprender como fazer essa conexão do Power BI com Sharepoint para que você possa fazer suas análises com as informações compartilhadas?
Para conectar o Power BI ao SharePoint, copie o caminho do arquivo em Arquivo > Informações > Copiar caminho, remova o final ?web=1 e use Obter Dados > Web, autenticando com Conta Organizacional. Para trazer uma pasta inteira, escolha Obter Dados > Mais > Pasta do SharePoint e cole o link do site.
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Importando arquivo único do SharePoint
Vamos iniciar o exemplo importando um arquivo único que está no SharePoint, chamado de “CadastroFuncionarios”.
Como ele é um arquivo único a ser interpretado para o Power BI, nós vamos pegar o caminho desse arquivo na web para fazer a importação. Acompanhe os passos:
Abra o arquivo no seu aplicativo do Excel no computador (desktop)
Vá em Arquivo > Informações > Copiar caminho
Nesse momento você terá um link como “https://……………………………………….?web=1”
Cole esse link em algum local (Bloco de Notas, por exemplo) para verificar que o link foi copiado corretamente
Retire o “?web=1” do link copiado
Terá, ao final, algo como: “https://……………………………………….xlsx”
Com o caminho da web já copiado e da forma correta, vamos partir para a importação no Power BI, de fato. Temos que:
Obter Dados > Web
Colar o link final obtido acima e dar OK
Logo após você precisará selecionar as credenciais usadas, onde provavelmente você terá que usar Conta Organizacional e se logar, clicando em Entrar:
Por fim, Conectar.
Assim, você terá o seu arquivo importado para o Power BI, onde você deve optar por Carregar os dados ou Transformar Dados
Importando vários arquivos do SharePoint
Em um segundo exemplo, vamos importar 3 arquivos de uma única vez. Eles são chamados de “Base Vendas – 2019”, “Base Vendas – 2020” e “Base Vendas – 2021”. Veja:
Dessa forma vamos passar o link do sharepoint em si, e o Power BI vai interpretar quais arquivos estão dentro da pasta. Assim, pegaremos apenas os arquivos de interesse de uma vez só, ao invés de pegar cada link individualmente (que também seria possível).
Vamos, então:
Copiar apenas o início do site do SharePoint, limitado ao nome seguinte à parte “sites” do link do SharePoint. Algo como:
Abrir o Power BI
Na 1ª Guia do Power BI > Obter Dados > Mais… > Pasta do SharePoint (em Tudo)
Vamos fazer o procedimento idêntico ao de cima de colar o link > dar OK > ir em Conta Organizacional > Entrar > Conectar (pode deixar o link mais “simples” do site)
Assim vão ser carregados todos os arquivos que estão dentro desse site criado no SharePoint. Observe:
Nesse momento você vai optar por Transformar Dados, porque queremos escolher de quais arquivos vamos puxar os dados, e posteriormente combinar
Filtrar os arquivos que começam com “Base Vendas”. Assim, qualquer outro arquivo que está lá ou venha a entrar será desconsiderado, a não ser que comece com o texto desejado.
Vamos, após ter apenas os arquivos desejados em evidência, clicar no ícone de duas setas para baixo, ao lado do cabeçalho da coluna “Content”, para efetivamente baixar o conteúdo dessas planilhas e combinar os arquivos. Observe:
Importante: os arquivos combinados devem ter a mesma quantidade de colunas, e mesmos cabeçalhos. Selecionaremos as abas dos arquivos para ter como prévia (caso tenhamos mais de uma aba, por exemplo). Clicaremos em OK:
Teremos como resultado:
A partir daqui você pode tratar normalmente os seus dados, mudar o nome da consulta, excluir colunas, criar colunas, criar medidas e visuais posteriormente que vão compor o seu relatório.
Perguntas frequentes
1. Como importar vários arquivos do SharePoint de uma vez?
Use Obter Dados > Mais > Pasta do SharePoint e cole o link do site, até o nome que vem logo depois de sites. Clique em Transformar Dados, filtre pelo início do nome dos arquivos e expanda a coluna Content para combinar todos em uma única tabela.
2. Quais credenciais usar ao conectar o Power BI ao SharePoint?
Na janela de credenciais, escolha Conta Organizacional e clique em Entrar com o mesmo usuário corporativo que acessa o SharePoint. As opções anônima ou Windows costumam falhar, porque o SharePoint exige autenticação da organização. Depois de entrar, clique em Conectar para carregar os dados no Power BI.
3. Por que remover o ?web=1 do link do SharePoint?
O caminho copiado pelo Excel termina em ?web=1, que abre o arquivo no navegador em vez de entregar o conteúdo. Cole o link em um bloco de notas, apague esse trecho final e deixe a URL terminando em .xlsx. Só então o conector Web do Power BI consegue ler a planilha.
4. Os arquivos do SharePoint precisam ter o mesmo formato?
Sim. Para combinar vários arquivos, eles devem ter a mesma quantidade de colunas e os mesmos cabeçalhos. Ao expandir a coluna Content, você seleciona a aba usada como prévia e confirma. Se algum arquivo fugir do padrão, a combinação retorna erro ou traz colunas em branco no resultado.
Conclusão de Como Conectar Power BI no Sharepoint
Nessa aula eu te mostrei como você pode fazer para conectar o Power BI no Sharepoint, dessa forma você pode trazer as informações do seu Sharepoint direto para o seu Power BI.
Com isso você não precisa ter o arquivo diretamente no seu computador, ele vai ficar na nuvem e ficará sempre atualizado!
Nesse post você aprendeu:
- Como conectar o Power BI com Sharepoint
- Como importar um arquivo único do SharePoint para o Power BI
- Como importar arquivos múltiplos do SharePoint para o Power BI
- Como importar pasta do Sharepoint para o Power BI
Até mais, pessoal! Fique ligado no nosso canal do Youtube para mais conteúdo de Power BI toda semana! Um abraço!
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