Nessa publicação vamos utilizar a ferramenta de Filtro Avançado combinada com a Gravação de Macro para automatizar as nossas filtragens.
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!
Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!
O que é Filtro Avançado e o que são as Macros?
Filtro Avançado – É um tipo de filtro como os que são vistos nas tabelas, no entanto é possível fazer uma filtragem com mais de um filtro de uma sem ter todo o trabalho de ter que selecionar de coluna em coluna o que deseja. O usuário pode colocar todas as condições em uma única linha e fazer toda a filtragem de uma vez, ou em mais linhas se quiser mais de uma filtragem em conjunto.
Macros – São ações que podem ser gravadas a partir da gravação de Macros dentro do Excel, ou escritas através do código em VBA (Visual Basic for Application) e podem ser executadas posteriormente para repetir essa ação gravada.
Quando utilizar essas duas ferramentas?
Filtro Avançado – Será utilizado para fazer uma filtragem mais detalhada sem que o usuário tenha que utilizar filtro por filtro de cada uma das colunas e depois tenha que voltar tudo ao normal. É muito útil para extrair informações mais específicas de uma tabela mais ampla que contenha muitos dados, sem alterar a tabela principal.
Macros – As macros são utilizadas principalmente quando precisamos executar ações repetidas. Por exemplo, quando fazemos a utilização do Filtro Avançado temos sempre que selecionar a opção avançado, verificar as opções e marcar a caixa de registros exclusivos. Esse acaba sendo um processo trabalhoso caso o usuário precise sempre estar fazendo alguma filtragem, no entanto com a macro é possível gravar toda essa ação e atribuí-la a um botão. Desta forma, sempre que clicarmos nele essa ação será executada.
Como utilizar o Filtro Avançado + Macros?
Essa aula de Filtro Avançado é a continuação da aula anterior do mesmo assunto. Para acessar à aula anterior, acesse: https://www.hashtagtreinamentos.com/filtro-avancado-como-filtrar-tabela-no-excel-junto-com-validacao-de-dados-e-remover-duplicatas/
Portanto, é recomendável olhar a aula anterior para que possam se situar nessa ferramenta.
Relembrando, a função do filtro avançado é extrair informações mais específicas e detalhadas com o objetivo de facilitar a análise desses dados.
Considerando a tabela abaixo vamos analisar como ficariam os dados se filtrarmos os funcionários que são da unidade do Rio de Janeiro e que são da área de Marketing.
Após a filtragem podemos observar que temos apenas os funcionários da unidade e área selecionadas, ou seja, isso nos possibilita analisar melhor alguns dados da tabela sem a necessidade de analisar todos os dados existentes na tabela que podem até confundir a análise.
É possível observar que dos 149 registros que temos apenas 6 correspondem a nossa filtragem. Neste caso, seria muito trabalhoso analisar de um em um até encontrar os 6 registros que correspondem a nossa pesquisa. Portanto, essa é uma forma muito útil de criarmos um resumo gerencial dos dados a serem analisados.
Como o processo de filtrar depende de alguns passos, após algumas filtragens esse procedimento se torna chato e repetitivo, portanto, para isso vamos utilizar uma macro que faça esse trabalho repetitivo sempre que precisarmos, apertando apenas um botão. Desta forma, não teremos a necessidade de fazer toda a seleção que foi feita para a filtragem dos dados.
Para que possamos fazer isso o primeiro passo é deletar ou limpar os dados que foram filtrados para que possamos gravar uma macro que repita esse processo.
Uma das formas de limpar esses dados é selecionando todos eles, indo até a guia Página Inicial e selecionando a opção Limpar Tudo.
Feito isso, todos esses dados selecionados serão apagados e podemos começar a gravação da nossa macro.
Para que possamos gravar a macro temos que ir até a guia Exibir, selecionar a opção Macro e em seguida a opção Gravar Macro.
Ao selecionar essa opção uma janela será aberta para que possamos alterar o nome da macro, atribuir um atalho se necessário e adicionar uma descrição.
Nossa macro terá o nome de atualiza. Colocada as informações que o usuário deseja (neste caso vamos colocar apenas o nome da macro), basta pressionar OK.
Feito isso, todas as ações que forem executadas dentro do Excel serão gravadas. Portanto, vamos executar o passo a passo para a criação do filtro avançado que já foi ensinado anteriormente.
É importante lembrar que quando formos criar o filtro avançado devemos marcar duas opções importantes, que é Copiar para outro local, que será o local onde nossos dados serão colocados para que não filtre direto na nossa tabela original e a opção de Somente registros exclusivos.
Como as opções já estão selecionadas automaticamente por conta da planilha estar pronta, não temos que modificar esses dados. No entanto, se o usuário quiser criar do zero deverá preencher os dois retângulos em branco. Na parte de intervalo de critérios deverá selecionar os critérios (cabeçalhos e as condições de filtragem) e onde serão copiados os dados, pode ser uma única célula, que o Excel irá reconhecer que dali em diante serão colocados os dados filtrados.
Feito todo, esse procedimento podemos ir novamente a guia Exibir, selecionar a opção Macro e em seguida Parar gravação.
Feito isso, nossa macro estará criada, agora vamos a criação de um “botão” para atribuirmos nossa macro. Desta forma sempre que pressionarmos esse botão nossa macro será executada sem a necessidade de fazer todo o passo a passo do filtro avançado.
Para a criação deste botão, vamos primeiramente inserir uma forma dentro do Excel (pode ser retângulo, triângulo, círculo, imagem… qualquer coisa). Neste caso, vamos inserir um retângulo. Para isso basta ir a guia Inserir, depois em Ilustrações, Formas e por fim vamos selecionar a forma desejada.
Feito isso, basta clicar em algum local dentro da planilha e arrastar até ter o tamanho adequado.
Criado o “botão” vamos agora atribuir nossa macro a essa forma. Para isso basta selecionar a forma com o botão direito do mouse e selecionar a opção Atribuir macro.
Ao selecionar essa opção será aberta uma nova janela que irá mostrar as macros que temos gravadas, basta selecionar a macro que criamos e pressionar OK.
Agora temos o nosso “botão” com a nossa macro de filtro avançado criado. Para verificar se está funcionando corretamente vamos modificar a área de Marketing para Compras e clicar no botão e observar nossa tabela filtrada sendo alterada.
Temos a atualização de forma instantânea. Podemos testar também com outros dados.
Temos agora uma ferramenta que nos possibilita fazer a filtragem avançada em questão de segundos sem a necessidade de sempre ficar abrindo a função e marcando as opções necessárias para que o filtro seja criado corretamente.
Para complementar nossa macro de filtro avançado, podemos também criar outro botão com o objetivo de apagar esses dados que foram filtrados para que não apareçam essas formatações desnecessárias como na última imagem.
O procedimento para a criação do retângulo para o botão é exatamente o mesmo que foi utilizado, no entanto vamos modificar a cor dele para vermelho (utilizando a opção preenchimento da forma na guia Formatar).
Agora vamos gravar uma macro da mesma forma que fizemos para o filtro avançado, no entanto essa gravação será apagando os dados da filtragem e em seguida vamos atribuir essa macro ao nosso novo botão.
Iniciada a gravação vamos selecionar uma quantidade grande de linhas abaixo do cabeçalho onde temos nossos resultados para ter certeza de que todos os dados sempre serão apagados.
Feito isso, vamos utilizar o atalho CTRL – (menos) para que possamos excluir essas células e vamos selecionar a opção de Deslocar células para cima. Essa opção faz com que as células abaixo sejam deslocadas para cima a fim de preencher o que foi excluído.
Ao pressionar OK todos os dados serão excluídos e por fim vamos selecionar a célula H7 para que não tenhamos essa seleção sempre que os dados forem excluídos.
Agora na guia Exibir e, em Macros, vamos Parar Gravação. Depois, vamos clicar com o botão direito do mouse no retângulo vermelho e atribuir a nova macro que acabou de ser gravada.
Em seguida, basta selecionar a macro que vamos atribuir para o botão e pressionar OK.
Agora a macro foi atribuída ao botão vermelho, para testar se realmente está funcionando vamos pressionar o botão azul (que é a macro do filtro avançado) e em seguida vamos pressionar o botão vermelho.
A macro funciona perfeitamente, então agora temos um botão para filtrar os dados de acordo com os critérios que foram escolhidos e outro para apagar esses dados filtrados.
Por fim, para deixar os botões com um visual mais agradável vamos formatá-los. Para isso basta clicar com o botão direito em cima de um deles e selecionar a opção Editar texto.
Feito isso, podemos alterar o texto dentro do botão e, em seguida, podemos ir até a guia Página Inicial para complementar as formatações, como tamanho da letra, cor e alinhamento.
Feito isso, temos nosso botão formatado.
Para finalizar podemos repetir o mesmo procedimento para o outro botão.
Agora temos duas macros funcionais que podem ser executadas por dois botões que tem suas descrições.
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