Escala de Trabalho no Excel (Planilha Gratuita + Explicação)
Nessa publicação vamos aprender como criar uma escala de trabalho no Excel para que você possa utilizar na sua empresa ou no dia-a-dia.
Para montar uma escala de trabalho no Excel, informe o primeiro dia do mês em uma célula e calcule o último dia com FIMMÊS e DIA. Preencha os dias com SE e SEERRO, gere o nome do dia com a função DATA e o formato personalizado ddd, e destaque as folgas com formatação condicional.
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O que você aprende neste vídeo
Resposta rápida: A escala se monta sozinha a partir do mês escolhido: FIMMÊS descobre o último dia, um SE encadeado preenche os dias e para quando o mês acaba, e a função DATA remonta a data completa de cada coluna. Um formato personalizado com “ddd” exibe o dia da semana, e a formatação condicional destaca as folgas.
Neste vídeo (21 min):
- 2:00 - Primeiro passo:
FIMMÊSa partir da célula do mês, com 0 no argumento de meses, para achar o último dia. - 3:00 - A função
DIAsobre esse resultado devolve o número, 28, 29, 30 ou 31 conforme o mês. - 4:00 - A linha dos dias começa com 1 digitado; as demais somam 1 ao dia anterior.
- 5:00 - Para não passar do fim do mês, um
SE: se o dia anterior for menor que o último dia, soma 1; senão, devolve vazio (“”). - 7:00 - A célula do último dia precisa de F4, sem travar, ela se desloca ao arrastar e a fórmula para de comparar com a referência certa.
- 10:00 - Linha do dia da semana: a função
DATAmonta a data comANOeMÊSda célula do mês e o número do dia da linha de baixo. - 12:00 - A célula do mês também vai travada com F4, pelo mesmo motivo.
- 13:00 - Os “###” que aparecem são só largura de coluna: dois cliques entre os cabeçalhos ajustam tudo.
- 14:00 - Nos meses curtos, a data dá erro nas colunas sobrando, envolva a fórmula em um
SEque só monta a data quando a célula do dia não estiver vazia. - 16:00 - Exibir o dia da semana: selecione as datas e use Mais Formatos de Número > Personalizado, digitando ddd no campo Tipo.
- 19:00 - Acabamento: formatação condicional > Realçar Regras das Células > Texto que Contém “folga”, para destacar as folgas na escala.
Para baixar a planilha utilizada nesta publicação, preencha seu e-mail abaixo:
O que é uma Escala de Trabalho?
Nada mais é do que uma tabela com as informações de escala dos trabalhadores de uma empresa. Isso é utilizado para facilitar o controle dos trabalhadores e para verificar quantas pessoas estão trabalhando e as pessoas que estarão de folga em determinados dias da semana.
Quando utilizar esse modelo?
A escala de trabalho é muito utilizada por pessoas que trabalham por escala, ou seja, aquelas pessoas que não possuem dia e horário fixo de trabalho. Neste caso é muito importante essa tabela para que tanto os funcionários quanto os empregadores possam ter um controle das pessoas que trabalharão naquele dia e turno.
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Como criar uma Escala de Trabalho?
Inicialmente vamos analisar a tabela que temos para começar.
Nesta tabela temos algumas informações como o nome dos funcionários e a função de cada um deles. Na parte superior temos as informações de data para que possamos escolher o mês e automaticamente teremos o fim do mês ou o último dia do mês (que terão a mesma informação com formatos diferentes).
A ideia para a construção dessa escala é que o número e o nome dos dias da semana sejam alterados automaticamente a medida em que o usuário muda o mês, ou seja, esses valores serão alterados para que se adaptem ao mês visualizado.
Vamos começar preenchendo as informações importantes que são as informações do mês para que possamos obter as outras informações a partir delas.
Para o fim do mês vamos utilizar a fórmula FIMMÊS, que retornar o último dia do mês dada uma data. Essa fórmula possui apenas 2 argumentos, o primeiro é a data a ser analisada e o segundo é a quantidade de meses a partir daquela data que vamos observar. Como o mês a ser observado é o mês atual vamos deixar como 0 esse segundo argumento.
Para o último dia vamos utilizar a fórmula DIA referenciando a data que acabamos de obter que é a do fim do mês. Essa fórmula só possui um único argumento que é uma data e retorna o dia daquela data.
Na célula C2 temos uma Validação de Dados que nos permite escolher o dia primeiro de cada um dos meses do ano para atualizar a escala de trabalho. Portanto ao alterar o mês desejado as duas fórmulas abaixo serão atualizadas automaticamente.
Com essas informações já seremos capazes de fazer a atualização dos dias do mês selecionado para que o usuário possa preencher a escala daquele mês.
Vamos começar o preenchimento dos números dos dias em seguida faremos o preenchimento dos nomes desses dias. Para a célula D7 vamos preencher com o número 1 que é o primeiro dia do mês, os demais serão preenchidos de acordo com uma fórmula para que sejam automatizados.
A partir da célula E7 vamos utilizar a seguinte fórmula. Vamos primeiro analisar a fórmula SE dentro dela. A fórmula SE está verificando se o dia anterior somado 1 é maior do que o último dia do mês, em caso positivo vamos deixar a célula vazia, pois se a soma for maior do que o último dia é porque o mês já acabou. Caso essa soma não seja maior do que o último dia do mês vamos somar 1 ao dia anterior e assim por diante até a última célula.
A fórmula SEERRO foi inserida, pois no mês de fevereiro por exemplo teremos 2 células vazias no final, pois temos 31 colunas, mas só 29 dias a serem preenchidos. Por conta desse motivo ao chegar na última célula e tentar somar o vazio que seria o dia 30 para preencher a última célula o Excel dá um erro, pois ele não consegue somar a atribuição de vazio + 1.
Então essa fórmula é utilizada para quando ocorrer um erro o Excel atribua vazio para que o usuário não veja que ocorreu um erro e deixa a visualização da tabela mais limpa.
Para o nome do dia da semana vamos utilizar essa fórmula. A fórmula SEERRO como vimos anteriormente serve para evitar que um erro apareça e com isso vamos inserir vazio na célula.
A outra fórmula que vamos utilizar é a fórmula DATA que irá retornar uma data baseado nas informações de ano, mês e dia fornecidos. Neste caso para as informações de ano e mês vamos utilizar essas fórmulas com referência da célula C2 que possui a data do mês atual.
Já para obter o dia vamos referenciar a célula logo abaixo, pois é a célula que acabamos de preencher os dias (em números) do mês atual.
Feito isso teremos as datas em cima de todos os dias (em números) do mês, no entanto queremos apenas o nome do dia e não a data completa desse dia. Para isso vamos selecionar todas as células com as fórmulas que acabamos de criar e irá pressionar as teclas CTRL + 1 para ir a formatação personalizada.
Feito isso vamos até a opção Personalizado e dentro da caixa de texto de Tipo vamos escrever ddd, para que o dia aparece com o nome abreviado. Caso o usuário queira com o nome completo basta colocar dddd.
Feito isso temos nossa tabela automática, então tanto os dias (em números) quanto o nome dos dias serão atualizados ao modificar a data do mês desejado, desta forma o usuário não irá precisar se preocupar em preencher manualmente os dias, principalmente para saber os finais de semana.
Para finalizar e deixar a tabela um pouco mais visual vamos realçar todas os dias que os funcionários tiverem folga. Para isso basta selecionar todas as células (lembrando de selecionar também as referentes ao dia 31). Em seguida vamos até a guia Página Inicial, Formatação Condicional, Regras de Realce das Células e por fim vamos selecionar a opção Texto que Contém.
Feito isso será aberta uma janela para que possamos escolher o texto que queremos realçar e qual será o tipo de realce. Para o realce o Excel tem alguns estilos padrões, mas o usuário poderá criar o seu próprio na opção personalizado.
Com isso teremos todas as células que possuem folga escrito realçadas, isso vale para os novos textos, ou seja, caso o usuário insira outra folga ela já ficará realçada. E caso apague uma célula que possua folga ela irá voltar ao normal.
Nesta aula foi possível aprender a como criar uma escala de trabalho que atualizam suas datas de forma automática ao modificar o mês desejado.
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Perguntas frequentes
1. Como fazer os dias da escala mudarem sozinhos ao trocar o mês?
Deixe uma célula com o primeiro dia do mês, controlada por validação de dados. A partir dela, o FIMMÊS devolve o último dia e a função DIA extrai o número desse dia. Os demais dias somam 1 ao anterior dentro de um SE, que para de preencher quando ultrapassa o último dia.
2. Para que serve o SEERRO na escala de trabalho?
A tabela tem 31 colunas fixas, mas nem todo mês chega ao dia 31. Ao tentar somar 1 a uma célula vazia, o Excel devolve erro. O SEERRO intercepta esse retorno e coloca vazio no lugar, deixando fevereiro e os meses de 30 dias com o final da escala limpo.
3. Como mostrar o nome do dia da semana na escala?
Monte a data completa com a função DATA, usando ano e mês da célula de referência e o número do dia da linha de baixo. Depois selecione as células, pressione Ctrl+1, vá em Personalizado e digite ddd para a abreviação (seg, ter) ou dddd para o nome completo.
4. Como destacar automaticamente os dias de folga?
Selecione toda a área da escala e vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Regras de Realce das Células > Texto que Contém, digitando folga. Escolha um dos estilos prontos ou crie um personalizado. O realce passa a valer para qualquer folga digitada depois, sem precisar refazer a regra.
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