Blog

Postado em em 28 de novembro de 2019

ERROS COMUNS no Excel

Nessa publicação vou te dizer quais são os 5 Erros comuns no Excel que as pessoas cometem e, além de mostrar, também vou te ensinar como corrigí-los!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que são os Erros Comuns no Excel?

São os erros mais comuns que foram identificados pela Hashtag Treinamentos durante todos os anos de ensino em Excel. Então vamos abordar os 5 erros mais comuns dos alunos e em seguida vamos mostrar como solucionar esses erros para que possam melhorar a utilização do programa e evitar esses erros no futuro.

 

1º Erro – Utilização desproporcional do mouse

O primeiro dos 5 erros comuns no Excel diz que o usuário utiliza bastante o mouse, quando temos uma série de Atalhos que facilitam diversas atividades dentro do ambiente Excel.

 

Lista de atalhos - Erros Comuns no Excel

Lista de atalhos – Erros Comuns no Excel

 

O uso de atalhos é importante, pois pode fazer com que o usuário ganhe tempo em diversas atividades em relação a utilização do mouse. Ganhar tempo em diversos projetos é muito importante, pois as vezes o usuário acaba perdendo muito tempo com uma atividade com o mouse que poderia fazer em segundo com os atalhos.

Acima temos alguns atalhos que podem poupar tempo e fazer com o que usuário seja mais produtivo nas suas atividades. Os atalhos já têm sua explicação bem direta, então vão fazer exatamente o que está na descrição, o único que talvez precise de uma explicação melhor é o atalho ALT.

Esse atalho serve para que o usuário possa utilizar qualquer opção da barra de ferramentas utilizando somente o teclado, ou seja, quando o usuário pressiona ALT todas as ferramentas ficam com uma legenda e a medida em que o usuário vai seguindo (pressionando as respectivas teclas) o usuário pode chegar em qualquer uma das ferramentas sem utilizar o mouse.

 

Utilização de tecla ALT

Utilização de tecla ALT

 

Essas legendas são da guia Página Inicial, então foi pressionada a tecla ALT em seguida a tecla C para entrar nas opções dessa guia. Desta forma o usuário pode verificar que existem atalhos no teclado para qualquer uma das opções, basta pressionar as letras ou números indicados pelas legendas para que o usuário chegue até a sua ferramenta.

Isso é interessante, pois a medida em que o usuário começa a utilizar os atalhos com ferramentas que utiliza ele acaba decorando a sequência e acaba ficando muito mais rápido para efetuar certas operações dentro do programa.

OBS: Pode ser que as legendas para os atalhos sejam diferentes em diferentes versões do Excel, mas o procedimento é exatamente o mesmo os atalhos vão funcionar da mesma forma.

 

2º Erro – Linhas e Colunas

Aqui temos alguns erros comuns no excel relacionados a linhas e colunas dentro do ambiente Excel. O primeiro deles é quando vamos utilizar uma fórmula e queremos selecionar alguns dados, como é o caso da fórmula SOMA.

 

Utilização da fórmula soma selecioando um intervalo - Erros Comuns no Excel

Utilização da fórmula soma selecioando um intervalo – Erros Comuns no Excel

 

Neste caso temos que a fórmula SOMA vai das células B2 até B13, então se o usuário colocar mais dados abaixo na tabela o Excel não irá somar esses valores, pois só temos uma seleção específica. O que podemos fazer neste caso é ao invés de selecionar esse intervalo é seleciona a própria coluna B, desta forma o Excel irá somar tudo que tivermos nessa coluna independente de tirarmos ou adicionarmos mais valores a ela.

 

Fórmula de soma selecionando toda a coluna

Fórmula de soma selecionando toda a coluna

 

É possível observar que o resultado da soma é exatamente o mesmo com as duas formas, no entanto se acrescentarmos mais dados essa segunda opção já irá atualizar a soma das vendas.

OBS: Temos um problema a utilizar a fórmula dessa maneira, selecionando uma coluna toda ou uma linha toda, pois o Excel irá processar todas elas por mais que não tenham dados nelas, então se o usuário for utilizar diversas somas selecionando sempre a coluna/linha inteira isso pode fazer com que a planilha fique mais pesado e consequentemente mais lenta para ser executada.

A segunda parte é relacionada as linhas de grade, muitas pessoas acabam por selecionar todas as células e “pintam” as células de branco ou outra cor para deixar a planilha com um aspecto melhor, no entanto acabamos entrando no mesmo problema que tínhamos na parte da fórmula SOMA, que vamos estar utilizando dados em milhares de células que não vamos utilizar, então da mesma forma vamos estar deixando a planilha mais pesada por este motivo.

Para resolver isso podemos simplesmente remover essas linhas de grade indo até a guia Exibir e desmarcando a caixa de Linhas de Grade.

 

Opção para remover as linhas de grade

Opção para remover as linhas de grade

 

Desta forma as linhas de grade deixam de aparecer e o usuário não precisa perder uma memória para pintar células desnecessárias.

 

Resultado da remoção das linhas de grade - Erros Comuns no Excel

Resultado da remoção das linhas de grade – Erros Comuns no Excel

 

Agora temos um ambiente mais limpo sem as linhas de grade que acabam “poluindo” a visualização da planilha dentro do Excel. E caso o usuário ainda queira pintar as células é recomendado que faça isso selecionando menos células, uma quantidade que possa abranger um pouco mais do que a visualização atual para que não tenha problemas.

 

3º Erro – Mesclagem

Aqui temos um problema que muitas pessoas cometem que é mesclar alguns dados dentro das tabelas, pois essa função tem um problema que acaba sendo bem sério, pois ao mesclar várias células o valor dessa mescla fica apenas na primeira célula dessa seleção, ou seja, as outras células por mais que visualmente estejam juntas e com o valor não terão o mesmo valor. Dos 5 erros comuns no Excel, esse provavelmente é o mais cometido!

 

Tabela com cargos mesclados

Tabela com cargos mesclados

 

É possível verificar isso de algumas formas, a primeira delas é que ao selecionar a célula mesclada o Excel mostra ela como sendo a célula A2, ou seja, somente ela tem esse valor. Outra forma de verificar é se criarmos em outras células fórmulas para igualar a essas células, como: =A2, =A3 e assim por diante até a célula A8.

 

Verificando o conteúdo das células mescladas

Verificando o conteúdo das células mescladas

 

Assim podemos confirmar que a única célula que de fato está com o texto é a célula A2. Isso acaba sendo um problema quando o usuário vai fazer algumas análises utilizando fórmulas para contar, somar, entre outras operações.

Neste caso temos 7 gerentes, mas se utilizarmos CONT.SE por exemplo para contar quantos gerentes temos o resultado final será 1, ou seja, estamos inserindo um erro dentro dos nossos dados, portanto é muito importante evitar mesclar células dentro de tabelas. Outro problema ainda com essa mescla é na hora de filtrar os dados dentro da tabela, então da mesma forma que só 1 das células tem o cargo daquele vendedor na hora de filtrar teremos apenas 1 deles aparecendo.

 

Filtro com os cargos mesclados - Erros Comuns no Excel

Filtro com os cargos mesclados – Erros Comuns no Excel

 

Então mesmo tendo 7 gerentes ao filtrar por este cargo temos apenas 1 único resultado, pois o Excel só considera a primeira célula da mescla com o dado que foi inserido.

Para que possamos corrigir esse erro o primeiro passo é selecionar toda a coluna A e desmarcar a opção de Mesclar e Centralizar.

 

Selecionando toda a coluna A

Selecionando toda a coluna A

 

Feito isso temos os nomes dos cargos apenas nas primeiras linhas de cada conjunto, agora para que o usuário não tenha que escrever cargo por cargo em toda a planilha vamos automatizar o procedimento. Para isso vamos até a opção Localizar e Selecionar e em seguida Ir para Especial.

 

Opção Ir para Especial dentro de Localizar e Substituir

Opção Ir para Especial dentro de Localizar e Substituir

 

Ao selecionar essa opção o Excel irá abrir uma nova janela. Aqui vamos selecionar a opção Em branco.

 

Selecionando a opção Em branco - Erros Comuns no Excel

Selecionando a opção Em branco – Erros Comuns no Excel

 

Ao pressionar OK o Excel irá selecionar as células em branco dos cargos que temos na tabela e na célula A3 que já está previamente selecionada vamos colocar a fórmula =A2.

 

Resultado após a seleção das células em branco com fórmula escrita

Resultado após a seleção das células em branco com fórmula escrita

 

Para finalizar vamos pressionar a tecla CTRL + ENTER para que o Excel leve essa fórmula a todos os espaços em branco e preencha todos eles automaticamente.

 

Resultado após utilizar o atalho CTRL + ENTER

 

É possível observar que todos os espaços em branco foram preenchidos com as informações corretas de cada um dos cargos sem a necessidade de fazer um a um. Com isso resolvemos também os problemas de filtro e de fórmulas que envolvem cada um dos cargos, ou seja, agora essas fórmulas e filtros funcionarão de forma correta.

 

4º Erro – Referências

No 4° dos 5 erros comuns no excel teremos um exemplo para ranquear os vendedores pelas vendas que fizeram, ou seja, vamos pegar as 5 maiores vendas e ordená-las.

 

Utilizando a fórmula maior para rankear os vendedores - Erros Comuns no Excel

Utilizando a fórmula maior para rankear os vendedores – Erros Comuns no Excel

 

Neste caso estamos selecionando os dados em que vamos analisar e em seguida qual o número que queremos, neste caso queremos o primeiro maior, então vamos colocar o número 1. Aqui muitas pessoas cometem o erro de colocar o número da posição que deseja de forma manual, portanto quando for escrever a fórmula logo abaixo irá precisar alterar a fórmula manualmente para alterar de 1 para 2.

Outro ponto é que ao selecionar o intervalo e “puxar” a fórmula para baixo ou copiar e colar o Excel vai modificar esse intervalo também, ou seja, na célula logo abaixo o intervalo que o Excel irá analisar será B3:B13, neste caso iríamos perder dados, pois o intervalo já estaria errado.

Então para resolver esses 2 problemas podemos para o primeiro caso referenciar as células da coluna D, pois ao copiar e colar a fórmula o Excel vai atualizar a referência e irá pegar o valor correto sem que o usuário precise alterar manualmente. Para o segundo problema podemos utilizar o trancamento de células (ao selecionar o intervalo pressionar a tecla F4).

 

Trancando as referências das células selecionadas

Trancando as referências das células selecionadas

 

Assim será possível copiar e colar a fórmula para as outras células e obter os resultados corretos sem perda de informação e sem a necessidade de fazer alterações manuais.

 

Resultado da fórmula após o trancamento

Resultado da fórmula após o trancamento

 

5º Erro – Base de Dados

Esse 5° dos erros comuns no excel é bem recorrente quando os usuários vão escrever os dados dentro de uma base, pois acabam escrevendo esses dados de forma diferente para os mesmos dados, por exemplo, o usuário coloca um espaço a mais ou a menos dentro da palavra, coloca acento em uma palavra e não coloca na outra.

 

Base de dados com problemas de escrita

Base de dados com problemas de escrita

 

É possível observar que algumas palavras têm espaçamentos a mais do que as outras, algumas tem acentos e outra não (isso para o mesmo vendedor). Isso é um problema, pois na hora de filtrar esses dados o Excel reconhece eles como se fossem diferentes e na realidade não deveriam ser.

 

Verificando nomes duplicados por conta deste erro - Erros Comuns no Excel

Verificando nomes duplicados por conta deste erro – Erros Comuns no Excel

 

Aqui temos que o Excel reconhece 2 nomes do mesmo vendedor para cada um deles por conta dessas diferenças na hora de escrever cada um deles, então para filtrar já teríamos um grande problema, pois poderíamos obter dados errados com a utilização desses formatos diferenciados.

Para corrigir esse erro vamos utilizar a fórmula ARRUMAR para que o Excel remova esses espaços errados que foram inseridos.

 

Fórmula ARRUMAR para corrigir os problemas de escrita

Fórmula ARRUMAR para corrigir os problemas de escrita

 

Agora podemos copiar a fórmula para as outras células para obter os nomes dos vendedores sem os espaços indesejados.

 

Resultado da fórmula para todos os vendedores

 

Agora que estão padronizados vamos selecionar todos e copiá-los (utilizando o atalho CTRL + C) e em seguida vamos colar na coluna de Vendedor como valor, ou seja, vamos até a opção de Colar e selecionar a opção de Colar Valores.

 

Opção de colar como valor

Opção de colar como valor

 

Feito isso podemos deletar a coluna das fórmulas que utilizamos.

 

Resultado final com os espaçamentos corrigidos - Erros Comuns no Excel

Resultado final com os espaçamentos corrigidos – Erros Comuns no Excel

 

Para o acento teremos que colocar manualmente mesmo, caso sejam poucos como este caso basta simplesmente arrumá-lo. Se tivermos mais podemos filtrar e deixar todas as variações com e sem acento em seguida copiar e colar somente no que foi filtrado.

 

Aprendemos quais são os 5 erros mais comuns cometidos pelos alunos e como corrigir esses erros para evitá-los futuramente.

Para acessar outras publicações da Hashtag, acesse: https://www.hashtagtreinamentos.com/blog

Você é do Rio de Janeiro ou de Niterói? Já conhece nosso curso de excel presencial que oferecemos nessas localidades? Clique para saber mais!


Quer aprender tudo de Excel para se tornar o destaque de qualquer empresa?


Quer aprender a construir um Dashboard do Zero e também tudo que você precisa para passar em uma Prova de Excel? Participe da Jornada do Excel!