Nessa publicação vou te mostrar oito erros comuns no Excel! Descubra se você também está fazendo algo errado e aprenda como corrigir.
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista aos vídeos abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!
Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!
Para receber por e-mail o(s) arquivo(s) utilizados na aula, preencha:
Na aula de hoje, vou te mostrar 8 erros comuns no Excel que muitas pessoas cometem sem perceber!
Esses erros foram os mais comuns identificados pela Hashtag Treinamentos ao longo dos anos de ensino em Excel. Vamos abordar cada um desses erros e, em seguida, ver como podemos solucioná-los.
Assim, você ficará pronto para aproveitar ao máximo o Excel e melhorar a construção das suas planilhas, evitando cada um desses erros no futuro.
Um dos erros comuns no Excel mais cometidos é o uso inadequado de atalhos.
Muitos usuários costumam usar excessivamente o mouse para realizar suas tarefas no Excel, quando há uma série de atalhos que facilitam diversas atividades.
O uso de atalhos é importante, pois pode fazer com que o usuário ganhe tempo em diversas atividades em relação a utilização do mouse.
Ganhar tempo em diversos projetos é muito importante, pois as vezes o usuário acaba perdendo muito tempo com uma atividade com o mouse que poderia fazer em segundo com os atalhos.
Acima temos alguns atalhos que podem poupar tempo e fazer com o que usuário seja mais produtivo nas suas atividades. Os atalhos já têm sua explicação bem direta, então vão fazer exatamente o que está na descrição, o único que talvez precise de uma explicação melhor é o atalho ALT.
Esse atalho serve para que o usuário possa utilizar qualquer opção da barra de ferramentas utilizando somente o teclado.
Ou seja, quando o usuário pressiona ALT todas as ferramentas ficam com uma legenda e a medida em que o usuário vai seguindo (pressionando as respectivas teclas) o usuário pode chegar em qualquer uma das ferramentas sem utilizar o mouse.
Essas legendas são da guia Página Inicial, então foi pressionada a tecla ALT em seguida a tecla C para entrar nas opções dessa guia.
Dessa forma o usuário pode verificar que existem atalhos no teclado para qualquer uma das opções, basta pressionar as letras ou números indicados pelas legendas para que o usuário chegue até a sua ferramenta.
Isso é interessante, pois a medida em que o usuário começa a utilizar os atalhos com ferramentas que utiliza ele acaba decorando a sequência e acaba ficando muito mais rápido para efetuar certas operações dentro do programa.
OBS: Pode ser que as legendas para os atalhos sejam diferentes em diferentes versões do Excel, mas o procedimento é exatamente o mesmo os atalhos vão funcionar da mesma forma.
Aqui temos alguns erros comuns no excel relacionados a linhas e colunas dentro do ambiente Excel. O primeiro deles é quando vamos utilizar uma fórmula e queremos selecionar alguns dados, como é o caso da fórmula SOMA.
Nesse caso temos que a fórmula SOMA vai das células B2 até B13, então se o usuário colocar mais dados abaixo na tabela o Excel não irá somar esses valores, pois só temos uma seleção específica.
O que podemos fazer nesse caso é, ao invés de selecionar esse intervalo, selecionar a própria coluna B, desta forma o Excel irá somar tudo que tivermos nessa coluna independente de tirarmos ou adicionarmos mais valores a ela.
É possível observar que o resultado da soma é exatamente o mesmo com as duas formas, no entanto se acrescentarmos mais dados essa segunda opção já irá atualizar a soma das vendas.
OBS: Temos um problema a utilizar a fórmula dessa maneira, selecionando uma coluna toda ou uma linha toda, pois o Excel irá processar todas elas por mais que não tenham dados nelas, então se o usuário for utilizar diversas somas selecionando sempre a coluna/linha inteira isso pode fazer com que a planilha fique mais pesado e consequentemente mais lenta para ser executada.
A segunda parte é relacionada as linhas de grade, muitas pessoas acabam por selecionar todas as células e “pintam” as células de branco ou outra cor para deixar a planilha com um aspecto melhor.
No entanto, ao fazer isso, acabamos entrando no mesmo problema que tínhamos na parte da fórmula SOMA, que vamos estar utilizando dados em milhares de células que não vamos utilizar, então da mesma forma vamos estar deixando a planilha mais pesada por este motivo.
Para resolver isso podemos simplesmente remover essas linhas de grade indo até a guia Exibir e desmarcando a caixa de Linhas de Grade.
Desta forma as linhas de grade deixam de aparecer e o usuário não precisa perder uma memória para pintar células desnecessárias.
Agora temos um ambiente mais limpo sem as linhas de grade que acabam “poluindo” a visualização da planilha dentro do Excel.
E caso o usuário ainda queira pintar as células é recomendado que faça isso selecionando menos células, uma quantidade que possa abranger um pouco mais do que a visualização atual para que não tenha problemas.
Aqui temos um erro no excel que muitas pessoas cometem que é mesclar alguns dados dentro das tabelas, ao mesclar várias células o valor dessa mescla fica apenas na primeira célula dessa seleção, ou seja, as outras células por mais que visualmente estejam juntas e com o valor, não terão o mesmo valor.
Dos erros comuns no Excel, esse provavelmente é o mais cometido!
É possível verificar isso de algumas formas, a primeira delas é que ao selecionar a célula mesclada o Excel mostra ela como sendo a célula A2, ou seja, somente ela tem esse valor.
Outra forma de verificar é se criarmos em outras células fórmulas para igualar a essas células, como: =A2, =A3 e assim por diante até a célula A8.
Assim podemos confirmar que a única célula que de fato está com o texto é a célula A2. Isso acaba sendo um problema quando o usuário vai fazer algumas análises utilizando fórmulas para contar, somar, entre outras operações.
Neste caso temos 7 gerentes, mas se utilizarmos CONT.SE por exemplo para contar quantos gerentes temos o resultado final será 1, ou seja, estamos inserindo um erro dentro dos nossos dados, portanto é muito importante evitar mesclar células dentro de tabelas.
Outro erro no Excel ainda com essa mescla é na hora de filtrar os dados dentro da tabel. Então, da mesma forma que só 1 das células tem o cargo daquele vendedor na hora de filtrar teremos apenas 1 deles aparecendo.
Mesmo tendo 7 gerentes, ao filtrar por este cargo, temos apenas 1 único resultado, pois o Excel só considera a primeira célula da mescla com o dado que foi inserido.
Para que possamos corrigir esse erro o primeiro passo é selecionar toda a coluna A e desmarcar a opção de Mesclar e Centralizar.
Feito isso temos os nomes dos cargos apenas nas primeiras linhas de cada conjunto, agora para que o usuário não tenha que escrever cargo por cargo em toda a planilha vamos automatizar o procedimento. Para isso vamos até a opção Localizar e Selecionar e em seguida Ir para Especial.
Ao selecionar essa opção o Excel irá abrir uma nova janela. Aqui vamos selecionar a opção Em branco.
Ao pressionar OK o Excel irá selecionar as células em branco dos cargos que temos na tabela e na célula A3 que já está previamente selecionada vamos colocar a fórmula =A2.
Para finalizar vamos pressionar a tecla CTRL + ENTER para que o Excel leve essa fórmula a todos os espaços em branco e preencha todos eles automaticamente.
É possível observar que todos os espaços em branco foram preenchidos com as informações corretas de cada um dos cargos sem a necessidade de fazer um a um.
Com isso resolvemos também os erros no Excel de filtro e de fórmulas que envolvem cada um dos cargos, ou seja, agora essas fórmulas e filtros funcionarão de forma correta.
No 4° erro comum no excel teremos um exemplo para ranquear os vendedores pelas vendas que fizeram, ou seja, vamos pegar as 5 maiores vendas e ordená-las.
Neste caso estamos selecionando os dados em que vamos analisar e em seguida qual o número que queremos, neste caso queremos o primeiro maior, então vamos colocar o número 1.
Aqui muitas pessoas cometem o erro de colocar o número da posição que deseja de forma manual, portanto quando for escrever a fórmula logo abaixo irá precisar alterar a fórmula manualmente para alterar de 1 para 2.
Outro ponto é que ao selecionar o intervalo e “puxar” a fórmula para baixo ou copiar e colar o Excel vai modificar esse intervalo também, ou seja, na célula logo abaixo o intervalo que o Excel irá analisar será B3:B13, neste caso iríamos perder dados, pois o intervalo já estaria errado.
Então para resolver esses 2 problemas podemos para o primeiro caso referenciar as células da coluna D, pois ao copiar e colar a fórmula o Excel vai atualizar a referência e irá pegar o valor correto sem que o usuário precise alterar manualmente.
Para o segundo problema podemos utilizar o trancamento de células (ao selecionar o intervalo pressionar a tecla F4).
Assim será possível copiar e colar a fórmula para as outras células e obter os resultados corretos sem perda de informação e sem a necessidade de fazer alterações manuais.
O 5°, dos erros comuns no excel, é bem recorrente quando os usuários vão escrever os dados dentro de uma base, pois acabam escrevendo esses dados de forma diferente para os mesmos dados, por exemplo, o usuário coloca um espaço a mais ou a menos dentro da palavra, coloca acento em uma palavra e não coloca na outra.
É possível observar que algumas palavras têm espaçamentos a mais do que as outras, algumas tem acentos e outra não (isso para o mesmo vendedor). Isso é um problema, pois na hora de filtrar esses dados o Excel reconhece eles como se fossem diferentes e na realidade não deveriam ser.
Aqui temos que o Excel reconhece 2 nomes do mesmo vendedor para cada um deles por conta dessas diferenças na hora de escrever cada um deles, então para filtrar já teríamos um grande problema, pois poderíamos obter dados errados com a utilização desses formatos diferenciados.
Para corrigir esse erro vamos utilizar a fórmula ARRUMAR para que o Excel remova esses espaços errados que foram inseridos.
Agora podemos copiar a fórmula para as outras células para obter os nomes dos vendedores sem os espaços indesejados.
Agora que estão padronizados vamos selecionar todos e copiá-los (utilizando o atalho CTRL + C) e em seguida vamos colar na coluna de Vendedor como valor, ou seja, vamos até a opção de Colar e selecionar a opção de Colar Valores.
Feito isso podemos deletar a coluna das fórmulas que utilizamos.
Para o acento teremos que colocar manualmente mesmo, caso sejam poucos como este caso basta simplesmente arrumá-lo. Se tivermos mais podemos filtrar e deixar todas as variações com e sem acento em seguida copiar e colar somente no que foi filtrado.
Assim como os atalhos, muitas pessoas não conhecem as vantagens e a importância de utilizar a formatação como tabela em suas planilhas.
O uso de tabelas não é obrigatório, mas facilita a automação e a formatação consistente dos seus dados.
Inserir uma tabela na sua planilha permite a propagação automática de fórmulas e formatações. E é muito prático de fazer. Basta selecionar os dados, ir até a guia Inserir e clicar em Tabela.
Além de automatizarem os cálculos e formatações, mantendo a consistência sempre que novos dados forem inseridos, as tabelas permitem que os gráficos gerados a partir delas também sejam ajustados dinamicamente conforme as modificações feitas.
Esse também é um erro bastante comum no Excel: utilizar fórmulas muito recentes em planilhas que serão compartilhadas com outras pessoas.
Quando estudamos e trabalhamos com Excel, muitas vezes queremos usar as fórmulas mais recentes disponíveis, pois elas facilitam e tornam muitos processos mais práticos e organizados.
No entanto, ao criar uma planilha que precisará ser compartilhada, é fundamental verificar se as fórmulas utilizadas são suportadas pela versão do Excel que os destinatários possuem.
Em algum momento, ao trabalhar com Excel, iremos nos deparar com erros e problemas nas fórmulas e funções aplicadas.
Ao enfrentar um erro em uma fórmula extensa, o primeiro passo deve ser isolar os valores problemáticos, dividir a fórmula e localizar em qual trecho dela o problema está acontecendo.
Feito isso, basta analisar e identificar o trecho com erro. Para te ajudar nessa etapa, vou deixar a aula abaixo com os erros mais comuns nas fórmulas do Excel e como resolvê-los:
Aprendemos quais são os 8 erros comuns no Excel mais cometidos pelos alunos e como corrigir esses erros para evitá-los futuramente.
Assim, você ficará pronto para aproveitar ao máximo o Excel e melhorar a construção das suas planilhas, evitando cada um desses erros no Excel em seus futuros trabalhos.
Se quiser aprender mais sobre Excel, você também pode conferir esses 3 truques para usar com gráficos no Excel para impressionar com essa ferramenta!
Essa é uma apostila básica de Excel para que você saia do zero de forma 100% gratuita!
Para acessar outras publicações de Excel Básico, clique aqui!
Sócio fundador e especialista em Python da Hashtag Treinamentos. Criador do Método Impressionador para ensinar pessoas comuns a crescerem na carreira e se destacarem na empresa usando o Python.