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Postado em em 12 de dezembro de 2019

Como ENVIAR EMAIL pelo Excel

Nessa publicação vou te ensinar como enviar email pelo Excel utilizando uma única fórmula muito simples, a função HIPERLINK.

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que é o envio de e-mail pelo Excel?

É uma forma que temos de enviar e-mail para automatizar um processo utilizando o Excel, ou seja, não será necessário entrar no e-mail para que seja possível enviar uma mensagem a alguém.

Quando enviar email pelo Excel?

Esse recurso será utilizado sempre que o usuário precise enviar um e-mail de uma forma automática e mais dinâmica, ou seja, é possível automatizar um processo que seja feito com frequência utilizando esse recurso para diminuir o trabalho e ganhar tempo.

Como fazer isso com apenas uma fórmula?

Primeiramente vamos analisar os dados que temos na planilha inicial para que depois possamos utilizar eles para a criação do e-mail.

Tabela inicial para enviar email pelo excel

Tabela inicial para enviar email pelo excel

É possível observar que temos o nome da pessoa que irá receber o e-mail, o e-mail dessa pessoa e o assunto que será tratado. Na última coluna teremos um link/hiperlink para efetuar esse envio de forma automática utilizando os dados da tabela.

Para iniciar o procedimento de enviar email pelo excel e entender como funciona a sintaxe da escrita vamos clicar com o botão direito na célula D2 e selecionar a opção link ou hiperlink.

Opção para a criação do link/hiperlink

Opção para a criação do link/hiperlink

Feito isso será aberta uma janela de configuração do link/hiperlink. Nesta janela vamos selecionar a opção Endereço de email.

Janela para inserir as informações do link/hiperlink de e-mail

Janela para inserir as informações do link/hiperlink de e-mail

Aqui vamos escrever o e-mail para qual vamos enviar (e-mail fictício para fins de demonstração) e o assunto.

Informações para enviar email pelo excel preenchidas

Informações para enviar email pelo excel preenchidas

Ao preencher esses dois campos podemos ver que na parte de Texto para exibição o Excel já cria uma fórmula para o envio desse e-mail. Primeiramente temos o mailto: que significa enviar e-mail para e logo em seguida temos ?subject= que se refere ao assunto de que o e-mail se refere e também para separar esses dois dados.

Ao pressionar OK teremos o seguinte resultado.

Resultado da criação do link/hiperlink

Resultado da criação do link/hiperlink

Ao clicar no link/hiperlink o Excel irá abrir o programa relacionado a envio de e-mail (que deve estar vinculada a conta do usuário), irá colocar o e-mail do destinatário e o assunto.

Resultado após a seleção do link/hiperlink

Resultado após a seleção do link/hiperlink

É possível alterar a exibição que o Excel dá para o link, basta clicar com o botão direito nele e selecionar a opção Editar link/hiperlink, feito isso basta alterar o texto que está no campo Texto para exibição. Desta forma o Excel não irá mostrar o “código” utilizado para aquele envio e sim o texto que o usuário inserir, lembrando que a execução não irá mudar.

Alterando o nome do link/hiperlink que aparece para o usuário

Alterando o nome do link/hiperlink que aparece para o usuário

Continuaremos com o link/hiperlink, no entanto com um nome mais explicativo para o usuário para que possa facilitar sua utilização.

Por mais que essa seja uma boa opção para enviar e-mail ela não é a melhor, pois não conseguimos automatizar para as outras células, ou seja, teríamos que fazer uma por uma. Isso porque essa opção não nos permite fazer uma seleção de uma referência. Então para resolver esse problema vamos utilizar a fórmula HIPERLINK.

Fórmula do HIPERLINK

Fórmula do HIPERLINK

Essa fórmula possui apenas dois argumentos, o primeiro é para indicarmos onde está o vínculo que queremos “linkar” e o segundo é exatamente o que acabamos de fazer, que é mudar o nome que aparece para o usuário para que ele possa entender melhor do que se trata.

Para o primeiro argumento vamos inserir as informações que obtivemos anteriormente utilizando a opção de hiperlink do Excel, vamos utilizar exatamente aquele texto que começa com mailto: para que possamos enviar o e-mail.

OBS: Para essa parte é importante lembrar que quando formos referenciar um texto dentro de uma fórmula ele deve estar entre aspas duplas, ou seja, os nossos comandos estarão entre aspas duplas, pois são textos.

OBS2: Outro ponto é a utilização do & que servirá para concatenar as informações que temos. Como vimos anteriormente todos os comandos são escritos juntos, portanto é dessa forma que o Excel irá entender e por isso é que vamos juntar os textos e referência com o &.

=HIPERLINK(“mailto:”&B3&”?subject=”&C3&”&body=Oi, “&A3&”! %0A%0AAprendi a enviar e-mail pelo Excel, é muito maneiro!”;”Enviar e-mail”)

Esse é o texto que vamos utilizar dentro da fórmula de HIPERLINK, abaixo teremos um resumo do que cada um dos comandos faz dentro dessa fórmula.

Legenda dos comandos para inserir na fórmula HIPERLINK

Legenda dos comandos para inserir na fórmula HIPERLINK

OBS3: Lembrando que essas informações devem ser concatenadas utilizando o & para que o Excel entenda corretamente.

OBS4: Caso o usuário não queria referenciar nenhuma célula para inserir o corpo como o que foi feito no exemplo basta escrever o que deseja dentro das aspas de cada um dos comandos.

Ao escrever todo o código acima e clicar no link que foi criado teremos o seguinte resultado:

Como enviar email pelo excel com todas as informações

Como enviar email pelo excel com todas as informações

Desta forma temos o e-mail completamente preenchido com destinatário, assunto e corpo do e-mail. Então podemos automatizar um procedimento de envio de e-mail sem que seja necessário ficar escrevendo algumas informações.

Como é uma fórmula e temos algumas referências dentro dela, temos a possibilidade de copiar ou arrastar a fórmula para as outras células. Desta maneira é possível enviar o e-mail para as outras pessoas sem que haja necessidade de alterar manualmente o destinatário e o assunto do e-mail.

Lembrando que neste caso colocamos o corpo do e-mail dentro da fórmula, nada impede o usuário de criar mais uma coluna com o corpo do e-mail caso ele seja diferente para diferentes pessoas.

Nesta aula conseguimos aprender um método simples, fácil e automático para fazer envio de e-mails para diferentes pessoas tendo essas informações armazenadas em uma tabela.

Para acessar outras publicações da hashtag, acesse: https://www.hashtagtreinamentos.com/blog

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