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Postado em em 21 de janeiro de 2021

AutoSoma – Subtotal – Agrupar – Ferramentas Essenciais

AutoSoma – Subtotal – Agrupar

AutoSoma – Subtotal – Agrupar são ferramentas bem importantes do Excel que nem todos conhecem e vamos te ensinar como utilizar cada uma delas!

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AutoSoma – Subtotal – Agrupar

Você já deve ter ouvido falar em algumas dessas ferramentas dentro do Excel. Elas são muito úteis e podem te ajudar bastante nos seus trabalhos.

Se ainda não ouvir falar dessas ferramentas não se preocupe, pois vamos te ensinar como cada uma delas funciona e como vai poder utilizar isso nas suas planilhas.

E aí, está curioso para saber a funcionalidade de cada uma dessas ferramentas?

Então vem a com a gente que vamos mostrar passo a passo como utilizar cada uma delas dentro do Excel

Introdução: AutoSoma – Subtotal – Agrupar

Essa é mais uma aula da nossa sequência de Ferramentas Essenciais do Excel, no entanto é um pouco diferenciada, pois vamos tratar de 3 ferramentas em uma única aula.

Mas para facilitar o processo de aprendizagem vamos separar aqui no post em 3 tópicos diferentes.

Assim você que já sabe de alguma delas ou quer ir para alguma específica, pode ir para o ponto exato!

Vamos iniciar pela ferramenta AutoSoma, seguida de Agrupar e por fim do Subtotal!

Ferramenta AutoSoma Excel

O nome dessa ferramenta já dá uma dica de como ela funciona, então de fato ela vai fazer uma soma de forma automática.

Isso quer dizer que essa ferramenta já vai inserir uma fórmula automática dentro da célula selecionada e já vai colocar as células próximas como argumento.

Desta forma o usuário não precisa escrever a fórmula nem selecionar o intervalo em que deseja aplicar a fórmula.

Ferramenta AutoSoma
Ferramenta AutoSoma

Por mais que a ferramenta se chame AutoSoma ela não permite que você faça apenas soma, então vai ter as operações mais utilizadas e pode ir em Mais Funções para que insira uma fórmula personalizada.

Essa personalização é boa para quem não está familiarizado com as funções do Excel, então é algo mais fácil para utilizar.

Resultado da AutoSoma
Resultado da AutoSoma

Neste exemplo estamos utilizando de fato a operação de soma, mas basta clicar na célula que deseja ter o resultado e selecionar a operação desejada.

Neste caso selecionamos apenas uma única célula, então o Excel já mostra a fórmula e o intervalo.

Caso selecione todas as linhas abaixo dos valores ele já vai incluir automaticamente o somatório dos valores de todos os vendedores sem que você tenha que fazer mais nada.

Isso quer dizer que não tem que escrever fórmula, não tem que selecionar os dados e nem tem que arrastar a fórmula para o restante das células.

OBS: Outro ponto importante é que se chegar o final das colunas e utilizar a ferramenta, ela vai pegar os dados que estão na coluna fazendo a soma de todos os meses.

Ferramenta Agrupar Excel

Essa não é bem uma ferramenta, mas uma forma de agrupar informações.

Você já deve ter se deparado com uma base de dados onde tinha diversas linhas vazias e precisava excluir para poder trabalhar de forma eficiente com os dados que tem.

No entanto, muita gente vai selecionar linha por linha para poder excluir.

Esse processo funciona, claro! Só que já imaginou se você tem uma planilha com mil linhas ou até mais, já pensou o trabalho e o tempo que iria perder nesse processo?

É por isso que vamos te ensinar uma forma muito fácil de fazer tudo isso!

AutoSoma - Subtotal - Agrupar
Selecionando todas as colunas

Como nesses casos é bem complicado selecionar todos eles utilizando os atalhos porque vão parar nas células vazias, podemos selecionar todas as colunas diretamente na parte superior.

Isso mesmo selecionando em cima das letras, para selecionar todas as colunas que vamos agrupar as informações.

Em seguida basta pressionar a tecla F5, ou ir até a guia Arquivo > Localizar e Selecionar > Ir para especial.

Feito isso basta selecionar a opção Em branco, e é isso! Todas as linhas que estão em branco serão selecionadas, agora basta excluir com o botão direito do mouse ou com o atalho CTRL – (control menos).

Ir para especial
Ir para especial

Pronto, agora você economizou até horas de trabalho que iria perder só para excluir linha por linha.

Conseguiu fazer isso em segundos e ainda tem mais tempo para as outras atividades!

Gostou dessa super ferramenta? Que vai te poupar trabalho e te deixar muito mais eficiente no Excel!

Ferramenta Subtotal Excel

Essa ferramenta você pode não conhecer, mas aposto que já viu em alguma planilha e não tinha ideia do que era e como foi feito!

Ao selecionar todos os dados da tabela, podemos ir até a guia Dados > Subtotal.

AutoSoma - Subtotal - Agrupar
Seleção dos dados

Feito isso teremos essa janela onde vamos poder escolher qual o tipo de tratamento de dados que será feito.

Escolhendo as opções para o Subtotal
Escolhendo as opções para o Subtotal

Então neste caso, vamos fazer uma análise por região, fazendo a soma de cada um dos meses que compõem essa tabela.

Resultado do Subtotal
Resultado do Subtotal

Veja que agora temos o total de cada região de forma super rápido e fácil sem ter que separar e fazer todos os cálculos de forma manual.

OBS: As cores dos totais foram inseridas de forma manual para facilitar a visualização.

Veja que além de ter tudo separado por regiões que foi o que escolhemos ao lado direito, onde temos as linhas, temos os símbolos de – e + para abrir e fechar aquelas informações.

Outro ponto importante é que na parte superior temos 3 números que são muito úteis!

Número 1 – Recolhe todas as opções deixando somente o total geral;

Número 2 – Recolhe as regiões deixando somente o total de cada região;

Número 3 – Expande todas as regiões, mostrando todos os dados.

Esse menu de números é muito importante principalmente quando tem muitas informações, para não perder tempo expandindo ou recolhendo cada um deles de forma manual.

Essa ferramenta acaba sendo muito útil para agrupar os dados da maneira desejada com um tipo de operação específica.

Conclusão das Ferramentas AutoSoma – Subtotal – Agrupar

Essas foram as Ferramentas Essenciais Excel dessa aula. AutoSoma – Subtotal – Agrupar!

São ferramentas simples de serem utilizadas, mas são ferramentas que possuem um efeito grande, principalmente em relação a produtividade dentro do Excel.

Isso porque são ferramentas que te permitem ganhar tempo ao executar certas atividades, o que te dá mais vantagem e até reconhecimento dentro da empresa.

E aí, já conhecia alguma dessas ferramentas? Elas serão úteis para seus projetos pessoais ou do trabalho?

Se vão ser úteis para você, nada melhor do que praticar para poder dominar todas elas e se destacar sendo mais eficiente no Excel!

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