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Postado em em 23 de janeiro de 2020

Como Imprimir no Excel (Configurações e Soluções de Problemas)

Nessa publicação vamos te ensinar como imprimir no excel, mostrando também quais são as configurações ideias e como solucionar problemas de impressão!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que é a Impressão dentro do Excel?

É uma forma que o usuário tem de imprimir o que tem nas abas do programa, ou seja, caso tenha construído uma tabela e gráficos é possível imprimir para que tenha esses dados de fácil acesso em um papel próximo no trabalho por exemplo.

Essa é uma opção que praticamente todos os programas possuem, no entanto o Excel pode vir a apresentar alguns problemas em relação a impressão que é o tema dessa aula.

Como Imprimir no Excel?

O primeiro passo é aprender como fazer para imprimir os dados que estão no arquivo, o usuário poderá fazer isso de duas formas. A primeira delas é indo até a guia Arquivo e em seguida em Imprimir.

 

Acessando a opção de impressão do Excel

Acessando a opção de impressão do Excel

 

A segunda opção é utilizar o atalho CTRL + P. Essas duas opções levarão o usuário ao mesmo ambiente de impressão dentro do Excel.

 

Ambiente de impressão

Ambiente de impressão

 

Este é o ambiente de impressão dentro do Excel onde é possível ter uma visualização de impressão. É possível notar que já temos um problema, o gráfico está cortado, ou seja, na parte inferior podemos observar que temos duas páginas.

No caso de gráfico ou tabela não queremos que os dados sejam separados até porque pode prejudicar a análise dos mesmos, então para resolver esse primeiro problema vamos até a opção de Dimensionamento, que é a última opção no ambiente de impressão e selecionar a opção Ajustar Planilha em Uma Página.

 

Ajustando a planilha em uma página

Ajustando a planilha em uma página

 

Feito isso todos os dados que temos serão ajustados para caber em uma única página e já teremos a visualização deste resultado.

 

Resultado do ajuste de página

Resultado do ajuste de página

 

No entanto é possível observar que agora temos um problema para analisar esses dados, pois foram reduzidos para caber em uma única página. Uma solução para este outro problema é alterar o a orientação da página para Orientação Paisagem.

 

Alterando a orientação da página

Alterando a orientação da página

 

Desta forma tanto a tabela quanto o gráfico ficam melhores distribuídos dentro da folha como ficam com as informações ampliadas facilitando assim a leitura e análise desses dados.

 

Resultado da alteração de orientação da página

Resultado da alteração de orientação da página

 

Caso o usuário queira ainda melhorar mais a visualização para utilizar um pouco mais de espaço basta alterar a opção de Margens. Colocando em Margem Estreita por exemplo o programa permite a utilização de um pouco mais de área de impressão.

 

Opções para alteração de margem da página

Opções para alteração de margem da página

 

Então para esses dados essa foi a melhor configuração para termos uma melhor visualização desses dados.

Partindo para a segunda aba que possui dois gráficos vamos primeiramente imprimir somente a tabela, ou seja, vamos supor que neste primeiro momento não vamos querer a impressão dos gráficos.

Para isso vamos selecionar a tabela e novamente ir até o ambiente de impressão utilizando qualquer uma das duas formas que já vimos.

 

Ambiente de impressão da segunda aba

Ambiente de impressão da segunda aba

 

A princípio temos exatamente o mesmo resultado anterior, ou seja, uma folha com os dois gráficos cortados, mas neste caso vamos utilizar a opção logo abaixo de configuração e vamos alterar para Imprimir Seleção.

 

Opção para impressão da área selecionada

Opção para impressão da área selecionada

 

Desta forma o Excel entende que só queremos os dados que foram selecionados, então ele retira tudo que não está selecionado e deixa somente a seleção para ser impressa.

 

Resultado da impressão da área selecionada

Resultado da impressão da área selecionada

 

Esse método é muito importante quando o usuário tem diversas informações dentro de uma única aba e deseja imprimir apenas uma parte dela sem ter o trabalho de ter que copiar a tabela para outra página ou fazer alterações na tabela para que possa obter apenas o que deseja.

O próximo exemplo será ainda utilizando essa mesma aba que possui uma tabela e dois gráficos. Neste exemplo vamos querer imprimir a tabela em uma página e os dois gráficos em outra página para que possamos ter esses dados separados.

Para isso o primeiro passo é ir até a guia Exibir e em seguida selecionar a opção Visualização da Quebra de Página.

 

Opção para visualizar a quebra de página

Opção para visualizar a quebra de página

 

Veja que o Excel muda um pouco sua visualização ao selecionar essa opção.

 

Resultado da visualização da quebra de página para imprimir no excel

Resultado da visualização da quebra de página para imprimir no excel

 

Neste caso o Excel fez uma divisão de duas páginas de impressão, pode ser que apareça uma outra linha de divisão na parte inferior, mas vamos chegar ao ponto que podemos encontrar essa outra linha.

Para encontrar essa outra linha e facilitar a nossa divisão de áreas de impressão basta colocar o mouse sobre a linha azul inferior e puxá-la para baixo até que o usuário encontre outra linha de divisão.

 

Divisão das páginas quando for imprimir no excel

Divisão das páginas quando for imprimir no excel

 

Neste caso é possível observar que agora temos 4 páginas de impressão sendo mostradas, o que vamos fazer com essa linha pontilhada que apareceu é levá-la até o ponto em que vá dividir a tabela dos gráficos. E a linha vertical vamos levar a direita para que os gráficos fiquem todos em uma única página.

 

Imprimir no Excel arrastando as linhas pontilhadas

Imprimir no Excel arrastando as linhas pontilhadas

 

Feito isso agora temos apenas duas páginas de impressão. Na primeira delas temos somente a tabela e na segunda página temos os dois gráficos. Então essa informação é importante para o caso de o usuário ter que dividir as informações em páginas diferentes sem ter que fazer alterações dentro da aba para conseguir esse resultado.

 

IMPORTANTE: Em muitos dos casos sempre que o usuário entra no ambiente de impressão aparecem linhas cinzas pontilhadas que mostram a quebra de página. A maneira mais comum de remover essas linhas é fechando e abrindo a planilha novamente, no entanto temos uma forma mais eficiente de fazer com que essas linhas não apareçam.

Para isso basta ir até a guia Arquivo, em seguida em Opções. Feito isso será aberta uma nova janela, dentro dela vamos selecionar a opção Avançado de descer a barra de rolagem até a parte de Opções de exibição desta planilha.

 

Opção para remover as linhas de quebra de página

Opção para remover as linhas de quebra de página

 

Nesta parte vamos desmarcar a opção de Mostrar quebras de página, podendo desmarcar essa opção nas duas abas. Ao voltar ao ambiente Excel essas linhas não irão mais aparecer para atrapalhar a visualização dos dados.

Foi possível nessa aula aprender como imprimir os dados que temos dentro do Excel e a corrigir alguns erros que ocorrem com frequência no momento da impressão de tabelas e gráficos.

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