Importar PDF para o Power BI usando Editor de Consultas
Vou te mostrar como utilizar o editor de consultas para importar PDF para o Power BI apenas com alguns cliques e ajustes na tabela.
Para importar um PDF no Power BI, vá em Página Inicial, Obter dados, Mais, PDF, Conectar e selecione o arquivo. O Power BI lista as tabelas encontradas: marque as que interessam e clique em Transformar Dados para abrir o Power Query, onde você renomeia, ajusta e combina as tabelas antes de carregar o modelo.
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O que você aprende neste vídeo
Resposta rápida: Para importar um PDF no Power BI, a aula usa Obter Dados e seleciona as tabelas detectadas no Navegador. No Power Query, as consultas são renomeadas, as colunas equivalentes recebem nomes iguais e as páginas são acrescentadas em uma nova tabela. As consultas auxiliares permanecem, mas com a carga desabilitada.
Neste vídeo (15 min):
- 0:00 - Exemplo de uma fatura em PDF com duas páginas de despesas
- 1:00 - Caminho Obter Dados, Mais, PDF e seleção do arquivo no computador
- 2:00 - Diferença entre as tabelas estruturadas e as páginas completas detectadas pelo Navegador
- 3:00 - Seleção das duas tabelas úteis e escolha de Transformar Dados em vez de Carregar
- 4:00 - Inspeção das duas consultas separadas no Editor do Power Query
- 5:00 - Identificação do cabeçalho ausente na tabela extraída da segunda página
- 6:00 - Renomeação das consultas e uso de Acrescentar Consultas como Novas
- 8:00 - Diagnóstico das quatro colunas geradas porque os nomes não coincidiam
- 9:00 - Renomeação para Descrição e Montante, permitindo empilhar os dados corretamente
- 10:00 - Por que as consultas de origem não podem ser excluídas após o acréscimo
- 11:00 - Desativação de Habilitar Carga nas duas consultas auxiliares
- 12:00 - Fechar e Aplicar para carregar somente a tabela final de fatura
Trechos do vídeo:
- Transformar Dados permite conferir e ajustar a extração antes de levá-la ao modelo.
- Para acrescentar tabelas nas mesmas colunas, os respectivos nomes precisam coincidir.
- As consultas de origem continuam como dependências, mas podem ficar com a carga desabilitada.
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Como importar dados de PDF para o Power BI
Olá pessoal, hoje vamos aprender como importar informações de PDF para o Power BI.
É muito comum que você queira trabalhar com tabelas presentes em arquivos PDF, que normalmente não podem ser editados. Importá-los para o Power BI pode ser uma boa forma de editar esses dados, extrair informações a partir deles e fazer análises em relatórios.
Para começar a importar, devemos estar com o Power BI aberto, e ir em Página Inicial -> Obter dados -> Mais… -> PDF -> Conectar. Em seguida iremos buscar o arquivo em PDF na pasta do seu computador para ser utilizado.
Em seguida, teremos o seguinte quadro de importação:
Teremos então, que selecionar as tabelas de interesse. No vídeo, escolhemos as duas primeiras tabelas (em 1 na imagem acima) e clicamos em Transformar Dados (em 2), para que seja aberto o Power Query.
Primeiramente, ao importar as tabelas, devemos sempre renomeá-las com nomes intuitivos para que facilitemos nossa análise de dados e não fique confuso o nosso tratamento, nos ajude a ser mais eficientes.
Para modificar seus nomes, devemos ir no menu à esquerda aberto, no ambiente do Power Query, clicar duas vezes no nome da tabela visualizada (destacada), e digitar o nome desejado. Repetiremos esse procedimento para as duas tabelas, e teremos os nomes Tabela 1 e Tabela 2, como no vídeo.
Ao importar os dados para o editor de consultas (Power Query), vemos que temos informações complementares em duas tabelas diferentes, mas que poderiam estar em uma única tabela. E adivinhe o que vamos fazer? Justamente, iremos juntá-las numa tabela só.
No exemplo dado no vídeo, iremos criar uma terceira tabela contendo as informações das duas tabelas existentes. Para juntar as duas tabelas numa nova (terceira), devemos, com a Tabela 1 selecionada, ir na guia Página Inicial do Power Query, em seguida clicar em Combinar -> Acrescentar consultas como Novas. Em seguida se abrirá uma caixa para dizermos como faremos essa adição de consultas. Observe abaixo como faremos:
Ao clicar em OK, repare que não aconteceu o que queríamos exatamente. Porque o resultado disso foi uma tabela com quatro (4) colunas cheias de “vazios” (null), com o nome Acrescentar. Iremos renomear essa tabela, como de costume, para “Fatura”.
Para chegar onde queríamos, precisaríamos igualar os nomes das colunas das nossas tabelas. Repare que na Tabela 1 temos colunas de nomes Descrição e Montante, e a Tabela 2 tem as colunas Column1 e Column2, por isso o Power BI confundiu as informações e colocou em 4 colunas.
Ao renomear Column1 e Column2 na tabela 2 para os mesmos nomes presentes na tabela 1, e repetindo o processo de acrescentar consultas como novas, vemos que teremos uma terceira tabela da forma ideal, que queríamos, com duas colunas, com a Descrição e Montante de tabela 1 e tabela 2 “somadas”.
OBS: Uma dica legal é não carregar as tabelas (Tabela 1 e Tabela 2) que utilizamos para formar a tabela de Fatura para o Power BI. Lembrando que todas essas operações fizemos no ambiente temporário do Power BI, o Power Query. Se clicarmos com botão direito nas tabelas 1 e 2 e desmarcarmos a opção de “habilitar carga”, essas tabelas serão ignoradas na hora de enviar as informações para o Power BI. Só a tabela final (Fatura) irá ser carregada e utilizada pelo Power BI, como você pode ver no vídeo.
Diferente do que muitos pensam, aprender como importar informações de PDF para o Power BI não é algo difícil nem trabalhoso. Apenas precisamos importar as informações e depois tratar as tabelas resultantes.
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Perguntas frequentes
1. Como juntar duas tabelas que vieram do mesmo PDF?
Com a primeira tabela selecionada no Power Query, vá em Página Inicial, clique em Combinar e escolha Acrescentar Consultas como Novas. O Power Query cria uma terceira consulta com o conteúdo das duas. Renomeie essa consulta para algo claro, como Fatura, antes de seguir com o tratamento.
2. Por que a tabela combinada ficou cheia de valores null?
Porque os nomes das colunas eram diferentes nas duas tabelas. Se uma tem Descrição e Montante e a outra tem Column1 e Column2, o Power Query entende que são quatro colunas distintas e completa o resto com null. Renomeie as colunas para nomes iguais e refaça a combinação.
3. Como evitar que as tabelas auxiliares sejam carregadas no relatório?
Clique com o botão direito na consulta que serviu apenas de apoio e desmarque a opção Habilitar Carga. Ela continua existindo no Power Query para alimentar a tabela final, mas não é enviada ao modelo do Power BI, que fica apenas com a tabela já combinada e tratada.
4. O Power BI reconhece as tabelas de qualquer PDF?
O conector varre o arquivo e lista as tabelas e páginas que conseguiu identificar, para você escolher o que importar. Quando a estrutura vem torta, o ajuste é feito no Power Query: promover a primeira linha a cabeçalho, remover linhas vazias e corrigir o tipo das colunas.
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