Aqui vou te mostrar com teoria e prática em apenas uma publicação o que você veria ao longo de todo um Curso Básico de Excel!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!
Clique aqui para baixar a planilha utilizada nessa publicação!
Nesta aula vamos mostrar os primeiros passos no Excel para iniciantes ou para quem ainda não sabe nada sobre o programa, ou seja, seria um passo a passo de como sair do zero no Excel.
Portanto a ideia dessa aula é fazer um curso de introdução ao Excel em uma única aula de forma com que o aluno possa aprender a criar uma planilha completa no Excel e dar seus primeiros passos com essa ferramenta.
Nesta primeira seção do curso básico de excel vamos trabalhar com algumas fórmulas e operações para entender como o Excel funciona e como fazer essas operações dentro do programa.
Inicialmente temos as seguintes informações, ou seja, teremos as operações a serem executadas e os valores que serão utilizados dentro dessas fórmulas. Lembrando que o usuário sempre poderá alterar os valores e as referências das células para ir conhecendo mais do programa e o que pode fazer com o que está aprendendo.
Antes de iniciar é importante que o usuário saiba que pode escrever normalmente dentro de uma célula (que é cada retângulo desse, representado por uma linha, em números e uma coluna, em letras). Então clicando na célula e escrevendo o usuário já terá sua informação dentro dela.
No entanto, para fazer cálculo precisamos utilizar o símbolo de = antes de começar a escrever, isso é muito importante para que o Excel saiba que aquela informação se trata de um cálculo, caso contrário o usuário terá a informação como um texto e não terá seu resultado.
Outra informação que não podemos deixar de mencionar nesse curso básico de excel é que podemos fazer referência a outras células quando estamos dentro de uma fórmula, então se dentro da célula o usuário começa a escrever = e clica na célula C2 por exemplo, o Excel vai saber que se trata do valor ou texto que está dentro daquela célula em específico.
Isso é muito importante para o próximo passo que é onde veremos as fórmulas e os operadores para preencher essa tabela e efetuar os diferentes cálculos que foram propostos.
Aqui temos um resumo de operadores e fórmulas juntamente com a descrição de cada um deles para que o usuário saiba o que cada um deles faz e como pode escrever dentro do programa.
Abaixo teremos um detalhamento de cada uma das fórmulas para que o usuário saiba como utilizar cada uma delas.
IMPORTANTE: Quando o usuário escreve = e começa a escrever a fórmula o próprio Excel mostra as opções que tem, então pode completar utilizando a tecla TAB, assim não precisa escrever até o final.
Outro ponto importante é que quando o usuário inicia a fórmula o Excel mostra os argumentos da fórmula, ou seja, as informações que precisam ser inseridas para que a fórmula funcione normalmente.
IMPORTANTE: A maior parte das fórmulas possuem nomes muito intuitivos, então de cara o usuário vai bater o nome em uma fórmula e vai saber o que ela faz, ou até mesmo quando precisar fazer uma operação vai saber apenas escrevendo o nome do que deseja fazer.
A soma é algo bem simples, mas no Excel temos duas formas de fazer, com o operador + que simboliza a adição, ou utilizar a fórmula SOMA.
Para a fórmula SOMA o usuário irá escrever = e em seguida o nome da fórmula (pode pressionar TAB para que o programa complete a escrita automaticamente), depois basta abrir o parêntese e escrever os valores que deseja somar, ou como foi feito no exemplo, selecionar as células que serão somadas.
OBS: Nas fórmulas utilizadas o usuário poderá observar que temos as células separadas por “;” ponto e vírgula e em outros casos separados por “:” dois pontos. Quando separamos por “;” quer dizer tanto que estamos indo para o próximo argumento da fórmula, ou seja, na soma por exemplo poderíamos ter escrito =SOMA(C2;C4), mas neste caso estaríamos somando a célula C2 com a célula C4 somente.
Com a utilização dos “:” quer dizer que estamos pegando um intervalo, então quando temos =SOMA(C2:C4) quer dizer que estamos indo de C2 até C4, ou seja, estamos considerando tudo entre essas duas células.
A vantagem de fazer a soma com a fórmula é que o usuário não precisa ficar selecionando ou escrevendo cada uma das referências, pode simplesmente selecionar todo um intervalo e fazer de uma só vez.
Essa operação não possui uma fórmula dentro do Excel, pois não é comum termos vários valores a serem subtraídos, portanto para uma subtração vamos utilizar apenas o operador – que indica a subtração.
A multiplicação é uma operação muito utilizada assim como a soma, e por esse motivo pode ser feita de duas maneiras, com a fórmula MULT (nas versões mais antigas tem o nome de PRODUTO) ou com o operador * que indica a multiplicação dentro do programa.
Assim como na fórmula de soma é possível utilizar o mesmo procedimento de seleção para fazer a multiplicação dentro da fórmula. Isso quer dizer que o usuário poderá selecionar várias células ou um intervalo de células para que possa efetuar a multiplicação.
Assim como a subtração a divisão não possui uma fórmula específica, pois não é comum fazermos uma sucessão de divisões de determinados valores, portanto para essa operação vamos utilizar apenas o operador / para fazer a divisão de valores dentro do Excel.
Como devem saber o cálculo da média é feito somando os valores e dividindo pela quantidade de valores que foram somados, no entanto, para que o usuário não precise perder tempo compondo essa fórmula, com soma e divisão podemos utilizar diretamente a fórmula MÉDIA.
Essa fórmula já faz esse cálculo automático, isso quer dizer que vai somar todos os valores e vai dividir pela quantidade de valores somando já retornando o valor médio entre o que foi selecionado.
Assim com a média temos outras fórmulas que facilitam a utilização para o usuário para que não seja necessário efetuar certos tipos de análise de forma manual. Desta forma é possível utilizar outras fórmulas para facilitar cálculos e o encontro de valores específicos.
Neste caso a fórmula MÁXIMO irá retornar ao usuário o valor mais alto de um intervalo selecionado, dessa forma o usuário não precisa fazer essa análise de forma manual. Então esse procedimento é automático, sempre que um número dentro desse intervalo for alterado essa fórmula já irá atualizar o valor mais alto.
Essa fórmula é exatamente o oposto da fórmula máximo, ou seja, o programa irá retornar o valor mais baixo de um intervalo de dados.
Essa fórmula é similar a fórmula máximo, no entanto tem uma diferença. Na fórmula máximo o programa irá retornar o maior valor dentro de um intervalo enquanto a fórmula MAIOR permite o usuário escolher qual valor ele quer. Isso quer dizer que o usuário pode utilizar essa fórmula por exemplo para criar um ranking.
Isso só é possível porque essa fórmula permite escolher com o argumento K o número desse valor. Assim quando colocamos o k igual a 1, quer dizer que queremos o primeiro maior valor dentro daquele intervalo.
Caso o usuário coloque o k igual 2, quer dizer que quer o segundo maior valor dessa seleção. Então com essa fórmula é possível escolher essas posições.
Essa fórmula segue o mesmo procedimento da fórmula maior, ou seja, permite com que o usuário escolha se quer o primeiro, segundo, terceiro… menor valor, então o usuário consegue extrair uma informação mais precisa ao invés da fórmula MÍNIMO que pega somente o valor mais baixo de uma seleção.
Essa fórmula é bastante utilizada, pois permite com que o usuário consiga contar quantos valores existem em um determinado intervalo.
Por valores podemos entender também informações, ou seja, células que não estão vazias. Essa fórmula CONT.VALORES é muito interessante, pois evita com que o usuário faça essa verificação de forma manual e deixa o procedimento automático evitando erros.
Então essa fórmula vai retornar a quantidade de células que possuem alguma informação em um determinado intervalo, com isso o usuário pode até saber por exemplo se existe uma informação que não foi preenchida.
Essa fórmula é similar a CONT.VALORES, no entanto essa vai contar apenas as células que possuem números, ou seja, irá desconsiderar as células que possuem um texto (isso também inclui célula que possuem textos + números).
Então com a fórmula CONT.NÚM é possível contar quantas células em um determinado intervalo possuem algum número (isso inclui células que possuem fórmulas que retornam um resultado em número).
Nesta primeira parte foi possível cobrir o assunto de fórmulas e operações para que o usuário consiga fazer cálculos, sejam eles básicos ou até mais complexos utilizando a combinação do que foi apresentado.
Foi possível também verificar algumas diferentes fórmulas que o programa oferece para facilitar a vida do usuário para evitar que ele tenha mais trabalho, para diminuir o tempo gasto, para evitar erros e até mesmo automatizar todo o processo.
IMPORTANTE: Com as fórmulas que vimos nesse curso básico de Excel nós estávamos selecionando as células, ou seja, pegando o valor que aquela célula possui, o programa consegue automatizar essas operações. Isso porque se o usuário modifica esses valores as fórmulas automaticamente serão atualizadas, ou seja, o usuário não precisa se preocupar em refazer os cálculos, o programa irá recalcular e gerar o novo resultado automaticamente.
A próxima ferramenta do nosso curso básico de Excel é a validação de dados.
A validação de dados é uma ferramenta muito útil e importante dentro do Excel, pois ela permite com que o usuário consiga delimitar o tipo ou quais informações outros usuários poderão inserir dentro de uma célula.
Isso é muito importante para que se possa ter um padrão e evitar com que as pessoas insiram informações erradas, o que pode atrapalhar a análise desses dados.
Neste caso temos uma lista de produtos com algumas informações de valor e estoque, mas neste caso veja que temos apenas 3 fábricas. Isso quer dizer que ao invés de toda vez fazer com que o usuário escreva cada uma das fábricas é possível inserir uma validação de dados para que o usuário consiga selecionar essas fábricas.
Isso é importante porque permite com que o usuário selecione as informações corretas, evita com que a escrita saia errada e desta forma evita erros de análise, pois dentro do Excel faz diferença se o usuário escreve por exemplo São Paulo e Sao Paulo.
Com essas informações o usuário já teria um resultado diferente quando fosse analisar todas as fábricas, pois todas elas precisam estar escritas da mesma forma, então a validação de dados além de limitar a escolha não permite com que o usuário escreve algum texto ou valor fora do que foi limitado.
Para utilizar a validação de dados neste caso primeiramente vamos selecionar todas as células que serão validadas, que são as células de B2 até B19. Em seguida vamos até a guia Dados e por fim selecionar a opção de Validação de Dados.
Feito isso será aberta uma nova janela para que o usuário faça a configuração dessa validação.
É possível observar que o Excel oferece diversas opções para personalização, ou seja, é possível limitar por números, data, hora, até mesmo personalizado que é a opção onde o próprio usuário escreve sua fórmula para a validação.
Neste caso como já temos uma lista das fábricas a serem escolhidas basta selecionar a opção Lista e no retângulo logo abaixo basta selecionar o intervalo onde essas informações se encontram.
Como as fábricas que queremos limitar estão nas células H2, H3 e H4 basta selecionar todo esse intervalo e em seguida pressionar OK para continuar.
Ao finalizar a validação de dados o usuário irá perceber que ao selecionar qualquer célula que teve uma validação aplicada terá uma seta logo ao lado (só irá aparecer quando o usuário clicar na célula).
Essa seta indica que naquela célula temos uma validação de dados de lista, portanto para verificar o seu conteúdo basta clicar na seta.
Desta forma o usuário poderá selecionar a informação desejada que ela será automaticamente inserida dentro da célula, assim teremos um padrão de informações.
Caso o usuário insira uma informação que não seja o que está na lista, ou está fora do que foi determinado o Excel irá informar um erro informando que o valor informado não está dentro do que foi definido.
Como as vezes essa informação pode não ficar muito clara, dentro da própria validação de dados (selecionando todas as células e indo até validação de dados) o usuário poderá alterar essa mensagem dentro da aba Alerta de erro.
Nesta aba o usuário poderá escolher sua própria mensagem e um título caso as informações inseridas sejam diferentes do que foi determinado.
Feito isso vamos utilizar as operações que aprendemos na parte inicial para obter o valor em estoque de um dos produtos para que possamos aprender uma ferramenta muito importante que vai economizar muito tempo na hora de replicar as fórmulas.
Então para obter o valor em estoque de determinado produto o que vamos fazer é utilizar o operador * que é da multiplicação para multiplicar o valor daquele produto pela quantidade que temos em estoque.
Feito isso o usuário pode estar se perguntando, mas agora tenho que escrever uma fórmula para cada um dos produtos? Vou ter que escrever mais 17 vezes nesse caso? E a resposta para essa pergunta é NÃO, não será necessário escrever isso diversas vezes, pois como estamos utilizando as referências o Excel consegue fazer algo incrível.
Para pode preencher a “mesma” fórmula para o restante da tabela, basta colocar o mouse no quadrado verde que fica no canto inferior direito da célula (é possível observar que o mouse vai se transformar em uma cruz preta), com isso basta dar um clique duplo com o botão esquerdo.
Feito isso o Excel vai pegar o mesmo padrão das referências, mas vai mudar essa referência para cada célula, ou seja, na célula logo abaixo teríamos que ter C3*D3 para que o cálculo fique correto, e em seguida C4*D4.
Mas com esse duplo clique o Excel entende que tem que pegar a informação de Valor de cada linha e multiplicar pela informação de Estoque de cada linha, desta forma só é preciso escrever a fórmula uma única vez e depois replicá-la para as demais células.
OBS: Para os próximos dois conteúdos de Filtro e Formatações vamos copiar toda a tabela que acabamos de fazer, selecionando todas as informações, utilizando o atalho CTRL + C (para copiar), vamos até a outra aba, selecionar a célula B2 e colar com o atalho CTRL + V. Isso será feito só para que possamos ter as informações preenchidas nas duas abas.
A próxima ferramenta do nosso curso básico de excel também é muito importante e muito utilizada, pois permite com que o usuário faça a filtragem dos seus dados de forma rápida para que consiga visualizar somente algumas informações que deseja naquele momento.
Para inserir o filtro é muito simples, temos duas formas de fazer isso, mas primeiro é necessário selecionar uma das células de cabeçalho (célula que tem a informação do que se trata aquela coluna).
Feito isso basta ir até a guia Dados e selecionar a opção Filtro.
Outra opção é utilizar o atalho CTRL + SHIFT + L, assim o usuário não precisa ir até a guia e selecionar a opção de filtro. Os atalhos ajudam para diminuir o tempo gasto em uma ação dentro do Excel.
É possível observar que todos os cabeçalhos agora possuem uma seta, que é bem parecida com a de validação de dados, no entanto essa seta sempre fica visível para indicar que temos um filtro.
Ao clicar nessa seta temos algumas opções tanto de classificação quanto de filtro. A primeira parte é referente a classificação onde podemos organizar por ordem alfabética caso as informações sejam texto, ou em ordem crescente/decrescente caso as informações sejam valores.
Logo abaixo temos a parte de filtro, onde o usuário poderá primeiramente visualizar todas as informações que têm naquela coluna e então poderá selecionar qual delas deseja visualizar. Neste caso vamos escolher apenas Rio de Janeiro para verificar o resultado.
É possível notar que a tabela vai diminuir e vai mostrar somente as fábricas que são do Rio de Janeiro, mas não se preocupe porque as outras informações não foram excluídas. É possível verificar olhando pela numeração das linhas, veja que algumas delas não seguem uma ordem, isso é porque as outras informações estão ocultas.
O usuário pode selecionar mais de um filtro em diferentes colunas em uma mesma tabela para detalhar mais ainda sua busca, neste caso podemos ir até o filtro da coluna A e colocar somente o que é Shampoo por exemplo.
Isso facilita muito a análise em determinados casos, pois não será necessário ficar buscando as informações em meio a diversas outras informações, basta selecionar o que deseja visualizar e filtrar, assim o Excel irá mostrar somente as informações desejadas.
Caso o usuário queira remover esses filtros para voltar a visualização inicial basta ir até a guia Dados e selecionar a opção Limpar.
Feito isso todos os dados serão reexibidos e teremos a mesma visualização inicial.
Nessa parte do curso básico de excel vamos ver uma ferramenta muito importante, pois ela permite com que o Excel formate uma ou mais células de forma automática, desta forma o usuário pode deixar uma formatação de acordo com uma fórmula por exemplo para que quando uma determinada condição for satisfeita ele faça essa alteração de formato.
Isso é muito útil, pois com uma célula preenchida com uma cor diferenciada fica mais fácil analisar certas informações, principalmente se tivermos um erro dentro da planilha.
Para iniciar vamos selecionar toda a tabela ir até a guia Página Inicial, em seguida ir no balde de preenchimento e escolher a opção Sem Preenchimento.
Feito isso toda a planilha ficará em branco e podemos alterar somente a primeira linha para dar um destaque no cabeçalho.
No início da aula vimos uma informação que ainda não foi utilizada que é a informação de Valor Segurança Máxima, que seria um valor limite de estoque para que possamos tomar cuidado, ou seja, estaríamos com um valor muito alto em estoque e precisaríamos tomar cuidado.
Então o objetivo seria inserir um “alerta” para que o Excel nos mostre todos os produtos que estão com o valor em estoque maiores do que esse máximo.
Então para criar esse alerta é que vamos utilizar a ferramenta de formatação condicional, que como o próprio nome já diz vai formatar uma célula de acordo com uma condição, então caso a condição seja verdadeira o Excel irá formatar, caso contrário irá manter como está.
O primeiro passo é selecionar o intervalo da formatação, neste caso vamos selecionar o intervalo da célula E2 até E19. Em seguida basta ir até a guia Página Inicial, depois em Formatação Condicional.
Dentro dessa opção temos alguns tipos de formatação padrão que o Excel disponibiliza, neste caso vamos selecionar Regras de Realce das Células e por fim É Maior do que.
Feito isso será aberta uma janela para que o usuário possa inserir as informações dessa formatação e escolher qual será o formato que as células irão assumir.
No campo a esquerda o usuário pode colocar o valor manualmente ou pode simplesmente selecionar uma célula para pegar como referência. Já no campo da direita o usuário poderá selecionar qual o tipo de preenchimento será utilizando, lembrando que além dos padrões o usuário poderá criar o seu próprio estilo de preenchimento.
Feito isso a formatação condicional já será aplicada e todos os valores maiores do que a célula selecionada (que possui o valor de R$80.000) serão formatados. Como essa formatação é automática se alterarmos o valor da célula H7 que foi selecionada para R$120.000 por exemplo o Excel irá atualizar a formatação e irá “pintar” somente os valores maiores do que o novo valor inserido.
Nesse curso básico de Excel foi possível aprender como criar uma planilha no Excel para iniciantes, então aprendemos diversas fórmulas, operadores e ferramentas que podem auxiliar e facilitar bastante as análises que o usuário precise fazer.
IMPORTANTE: O Excel é como qualquer outra atividade, ou seja, para ficar melhor e deixar todo o procedimento mais natural é necessário praticar, portanto fica a sugestão para que os alunos peguem tudo que aprenderam nesse curso básico de excel e coloque em prática.
Essa prática pode ser em planilhas com informações fictícias ou até mesmo em planilhas de trabalho que precisam ser melhoradas, o importante é praticar e entender de fato como cada ferramenta funciona e como elas podem te auxiliar nas atividades do dia a dia.
Para acessar outras publicações de Excel Básico, clique aqui!
Quer aprender tudo de Excel para se tornar o destaque de qualquer empresa?
Sócio fundador e especialista em Python da Hashtag Treinamentos. Criador do Método Impressionador para ensinar pessoas comuns a crescerem na carreira e se destacarem na empresa usando o Python.