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Postado em em 24 de agosto de 2020

Contratações no Power BI

Hoje vou te mostrar todos os passos que precisamos seguir para criar uma análise de Demissões e Contratações no Power BI!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Clique aqui para baixar a planilha utilizada nessa publicação!

O que é uma Análise de Contratações no Power BI?

Como o próprio nome é uma análise de contratações e demissões no Power BI, então desta forma será possível fazer algumas análises de um determinado banco de dados dentro do programa, pois fica mais fácil do que analisar a tabela de forma manual.

Quando utilizar esse tipo de Anáise?

Geralmente esse tipo de análise é feito pelo RH de uma empresa, portanto é algo muito importante para fazer o controle de funcionários da empresa.

Como criar uma Análise de Demissões e Contratações no Power BI?

Para iniciar essa análise vamos primeiramente verificar as informações que temos.

Base de dados - Contratações no Power BI

Base de dados

Temos uma base de funcionários com diversas informações que serão utilizadas para essas análises incluindo claro as informações de data de contratação e de demissão.

A segunda tabela que temos é a famosa Tabela Calendário, que possui as informações de data do primeiro dia do ano da primeira data até o último dia do ano da última data que temos dentro da base funcionários.

Vamos fazer algumas análises como quantidade de contratações, funcionários atuais e quantidade de demissões.

Iniciando com a quantidade de contratações será necessário criar uma Medida para calcular quantas linhas existem na tabela, pois cada uma das linhas representa um funcionário diferente, portanto uma contratação diferente.

Para isso basta selecionar a opção Nova Medida, assim o Power BI irá abrir a barra de fórmulas para que o usuário escreva a fórmula para calcular essa quantidade de linhas.

Opção para criar Nova Medida

Opção para criar Nova Medida

Tendo a barra de fórmulas basta inserir a fórmula COUNTROWS. Essa fórmula é utilizada para contar a quantidade de colunas, então como argumento basta inserir a tabela que será utilizada para efetuar essa contagem.

Fórmula para contar as contratações

Fórmula para contar as contratações

Para o cálculo dos funcionários que estão ativos na empresa vamos analisar a coluna de demissão, no entanto vamos analisar somente as informações que estão vazias, ou seja, somente os funcionários que não foram demitidos, portanto não terão data de demissão.

Fórmula para calcular os funcionários atuais - Contratações no Power BI

Fórmula para calcular os funcionários atuais

Neste caso a fórmula é parecida, mas vamos utilizar a função CALCULATE que nos permite fazer um cálculo de acordo com um filtro (uma condição). A condição para esse cálculo é que a informação de data de demissão seja vazia, que será verificada pela função BLANK do Power BI.

Por fim para finalizar essas 3 análises iniciais vamos calcular a quantidade de demissões. A fórmula é similar a anterior, no entanto vamos calcular a quantidade de informações que temos na coluna data de demissão que é diferente de vazio, ou seja, somente os funcionários que foram demitidos.

Fórmula para o cálculo de demissões

Fórmula para o cálculo de demissões

Tendo essas 3 informações já podemos ir até o ambiente de relatórios e colocar essas medidas dentro de cartões para verificar esses resultados.

Para inserir uma informação no cartão, basta primeiramente criar o cartão, em seguida basta arrastar a medida criada para dentro do campo de Valores.

Inserindo as medidas dentro de cartões

Inserindo as medidas dentro de cartões

Desta forma temos as informações de contratação, funcionários atuais e demissões dessa empresa de forma automática sem precisar fazer esses cálculos de forma manual buscando na tabela.

Então caso o banco de dados seja atualizado essas informações, como são fórmulas, também serão atualizadas.

Para a próxima análise que é para verificar a quantidade de funcionários contratados e demitidos por ano vamos precisar fazer uma relação das medidas que criamos com os anos.

No entanto dentro da tabela de funcionários nós temos as datas completas e não somente os anos, mas dentro da tabela calendário temos essas informações separadas, então é possível relacionar essas duas informações para a criação de um gráfico.

Para criar essa relação será necessário ir até a guia Modelo onde o usuário poderá visualizar todas a tabelas que tem dentro desse arquivo para que possa fazer essas relações. Dentro dessa guia basta com que o usuário arraste as informações de uma planilha para a outra para que a relação seja feita.

IMPORTANTE: É necessário que ao arrastar as informações elas possuam o mesmo tipo de informação, neste caso vamos arrastar a coluna de Data de Contratação da base funcionários para a coluna de Datas da base calendário. Se elas não possuírem as mesmas informações é possível que a criação dos gráficos, tabelas, a parte de relatório em geral não funcione corretamente.

A construção da relação é bem simples basta literalmente clicar e arrastar a informação até a outra.

Inserindo uma relação entre as tabelas - Contratações no Power BI

Inserindo uma relação entre as tabelas

Feito isso irá aparecer uma linha com uma seta indicando que uma tabela tem uma relação com a outra. Ao posicionar o mouse sob essa seta é possível verificar quais as colunas estão sendo relacionadas, assim o usuário consegue conferir se a relação está de fato correta.

Com a relação feita já é possível utilizar dados de uma tabela e da outra para a criação dos gráficos, ou seja, caso em um campo seja necessário colocar uma informação de uma tabela e em outro campo de outra tabela esse gráfico irá funcionar normalmente.

Voltando ao ambiente de Relatório vamos criar um Gráfico de Colunas Clusterizado para mostrar as quantidades de contratações e demissões por ano.

Inserindo as informações nos campos do gráfico

Inserindo as informações nos campos do gráfico

Para os campos do gráfico em Eixo vamos inserir as informações de ano que se encontra na base Calendário, enquanto na parte de Valores vamos inserir as medidas com as quantidades de contratações e demissões.

Gráfico criado com as informações de contratação e demissão

Gráfico criado com as informações de contratação e demissão

Desta forma o gráfico será construído com as informações de contratação e demissão em cada um dos anos facilitando assim a análise desses dados.

OBS: Para mostrar os valores em cima das barras, basta selecionar o gráfico, ir até formato (símbolo de um rolo de pintar parede) e ativar a opção de Rótulo de Dados.

IMPORTANTE: Veja que no ano de 2000 tivemos 17 contratações, mas temos no gráfico um número de 3 demissões. Essas informações de demissão estão ERRADAS. Vamos filtrar na tabela somente as contratações do ano de 2000 para de fato verificar essas informações.

Analisando contratações e demissões do ano de 2000

Analisando contratações e demissões do ano de 2000

De fato, temos 17 contratações, no entanto as demissões foram das pessoas que foram contratadas nesse ano, mas é possível observar que 2 delas foram demitidas em 2001 e a outra só foi demitida em 2004, portanto não temos de fato 3 demissões no ano de 2000.

OBS: Então no gráfico na parte de demissão o usuário poderia interpretar da seguinte maneira: Das pessoas contratadas no ano de 2000, três delas foram demitidas sem indicar quando essas demissões ocorreram.

Esse problema ocorreu por conta da relação que foi feita, pois a relação foi feita entre as datas da base calendário e a data de contratação, então o Power BI assume que toda data será relacionada a data de contratação, o que acabou gerando esse erro e é algo que os usuários tem que tomar muito cuidado, pois isso pode gerar erros de análise.

Para corrigir esse problema primeiramente vamos ter que criar uma segunda relação entre Datas e a Data de Demissão.

Criando uma segunda relação entre as tabelas

Criando uma segunda relação entre as tabelas

É possível observar que essa segunda relação ela fica pontilhada, ou seja, é uma relação que não está ativa, pois o Power BI aceita uma única relação entre duas tabelas iguais. No entanto vamos deixar dessa forma e vamos criar uma segunda medida de quantidade de demissão, mas forçando o programa a analisar de fato a data de demissão ao invés da data de contratação.

Fórmula correta para a quantidade de demissões

Fórmula correta para a quantidade de demissões

Com essa fórmula será possível pegar a quantidade de demissões e utilizar a relação que acabamos de criar entre as tabelas com a data de demissão. Isso é possível através da fórmula USERELATIONSHIP, pois isso força o programa a utilizar aquela relação que está inativa.

Com isso basta alterar a medida que colocamos no gráfico para a nova medida criada para verificar o número real de funcionários demitidos em cada ano.

Gráfico final corrigido - Contratações no Power BI

Gráfico final corrigido

Agora sim temos as informações corretas dos funcionários demitidos em cada um dos anos, nos possibilitando analisar as contratações no Power BI. Por isso é muito importante que os usuários prestem atenção quando forem criar as relações e quando forem utilizar medidas que podem não estar se referindo aquela relação, portanto é preciso utilizar o USERELATIONSHIP para ativar essa outra relação.

Nesta aula foi possível aprender a como fazer uma análise de contratações e demissões e algo muito importante que é a verificação se as duas informações a serem analisadas estão pegando as datas corretas para que não ocorram erros e o usuário informe dados errados.

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