Como AGRUPAR no Excel – Como OCULTAR de FORMA INTELIGENTE

Se você já abriu uma planilha no Excel, provavelmente já se deparou com grandes conjuntos de informações que podem ser difíceis de entender ou visualizar. É aí que o recurso de agrupamento de dados no Excel pode ajudar. 

Agrupar no Excel permite reunir linhas ou colunas em níveis recolhíveis, criando uma estrutura de tópicos que você expande ou oculta com os botões + e −. Selecione as linhas ou colunas e vá em Dados > Agrupar. É ideal para resumir grandes bases, mostrar apenas os totais e organizar relatórios sem apagar o detalhamento.

Ao entender como agrupar no Excel, você consegue organizar e resumir facilmente grandes quantidades de informações em categorias ou grupos menores. Isso torna mais fácil identificar tendências e padrões nos dados, além de facilitar a comunicação de informações para outras pessoas. 

Neste artigo, vamos explorar os conceitos básicos de agrupamento de dados no Excel e como você pode usá-lo para melhorar suas planilhas.

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O que você aprende neste vídeo

Resposta rápida: O instrutor compara Ocultar e Agrupar num DRE. Ocultar some com a linha sem deixar pista, só a quebra na numeração denuncia. Agrupar (guia Dados) cria o botão de − e + na lateral, deixando visível que há detalhe recolhido. A recomendação: agrupar quando o leitor pode querer abrir; ocultar só para esconder de fato.

Neste vídeo (9 min):

• 1:00 - O caso: um DRE em que os títulos importam e as aberturas (venda de mercadoria, IPI, ICMS…) poluem a leitura.
• 2:00 - Ocultar linhas funciona, mas o único sinal que sobra é a numeração pulando (de 2 para 5), quem não é de Excel não percebe que há dado ali.
• 3:00 - Reexibir tudo de uma vez: clicar no canto entre a linha 1 e a coluna A para selecionar a planilha inteira, botão direito > Reexibir.
• 4:00 - Agrupar (guia Dados) é a alternativa: cria o botão de − e + na lateral, deixando explícito que existe detalhe recolhido ali.
• 5:00 - Os números 1, 2, 3 no canto superior esquerdo alternam entre ver só os títulos e abrir todos os níveis de uma vez.
• 6:00 - AutoTópicos (dentro de Agrupar): o Excel procura o padrão da tabela e agrupa boa parte sozinho, depois é só completar o que ficou de fora.
• 7:00 - Dá para agrupar dentro de um agrupamento, criando níveis 1, 2 e 3 de detalhe.
• 8:00 - Os níveis não podem ser renomeados; se precisar explicar, a saída é uma legenda numa aba de resumo.

Trechos do vídeo:

• O critério de escolha entre as duas: “ocultar e reexibir só use quando você quiser realmente esconder informação; quando quiser dar a oportunidade das pessoas que vão analisar sua planilha poderem olhar a fundo, deixe agrupar e desagrupar disponíveis”.
• A vantagem do agrupar é de comunicação, não de cálculo: até quem tem pouca familiaridade com Excel “consegue ver que tem alguma coisa ali para apertar e descobrir”.
• AutoTópicos economiza tempo em tabela grande, mas não acerta tudo, no exemplo ele agrupou três blocos e deixou dois de fora, que foram feitos na mão.

O que são os Agrupamentos?

Agrupamento é uma forma, como o próprio nome já diz, de agrupar algumas informações. Isso é importante quando temos que “esconder” uma informação para diminuir a quantidade de dados que está sendo mostrada. Dentro do Excel é possível fazer isso com a ajuda de uma ferramenta chamada Agrupar.

Quando Agrupar no Excel?

Como já foi dito, vamos utilizar essa opção quando for necessário ocultar a visualização de alguns elementos. 

É importante ressaltar que não vamos ocultar do modo que fazemos no Excel, clicando com o botão direito e selecionando essa opção, pois caso o usuário mande essa planilha para alguém que não tenha muito conhecimento de Excel, essa pessoa não irá conseguir reexibir esses dados de volta.

Por isso, vamos utilizar a ferramenta de agrupamento para juntar alguns dados de forma eficiente e fazer com que qualquer pessoa consiga reexibir esses dados sem problema algum.

Importância do agrupamento de dados no Excel

Entender como agrupar no Excel é fundamental.

Agrupar dados no Excel é uma técnica importante para análise de dados porque ajuda a organizar e resumir grandes conjuntos de dados. 

Quando temos uma grande quantidade de informações em uma planilha do Excel, pode ser difícil visualizar padrões ou tendências significativas. É aí que o recurso de agrupamento no Excel se torna valioso.

Ao agrupar dados no Excel, podemos reduzir a complexidade dos dados e torná-los mais fáceis de entender. Por exemplo, podemos agrupar dados por mês, trimestre ou ano para obter uma visão mais geral dos dados e analisar as tendências ao longo do tempo.

Isso pode ser particularmente útil para fins de relatórios e apresentações, onde precisamos fornecer informações de forma clara e concisa.

Além disso, o agrupamento no Excel também pode ser usado para identificar valores atípicos ou exceções nos dados. 

Imagine que você pretende montar um consultório de dermatologia e está em dúvida sobre em qual bairro se instalar. É possível agrupar dados por categorias, como região e visualizar as diferenças nos valores entre essas categorias. Isso nos possibilita encontrar tendências e tomar melhores decisões baseadas em dados.

Outra vantagem do agrupamento no Excel é a capacidade de personalizar as configurações de agrupamento. Podemos escolher como agrupar os dados e definir critérios específicos, como o número mínimo de valores necessários para criar um grupo. 

Isso significa que é possível ajustar as configurações de agrupamento de acordo com as nossas necessidades específicas e obter insights mais precisos dos dados.

Dicas para evitar erros

Para avançar na compreensão sobre como agrupar no Excel, agora vamos citar algumas dicas para evitar falhas comuns. Dessa forma, você consegue melhorar sua visualização e otimizar a compreensão de quem acessa a planilha.

Verifique se os dados estão organizados corretamente 

Antes de agrupar dados, verifique se as informações estão organizadas corretamente na planilha. Isso inclui garantir que as colunas estejam alinhadas e que os dados estejam na ordem correta.

Não agrupe informações desnecessárias 

Ao agrupar dados no Excel, é fácil incluir informações desnecessárias e tornar a planilha confusa. Certifique-se de agrupar apenas as informações relevantes para a análise que está sendo realizada.

Cuidado com a sobreposição de dados 

Ao agrupar, é comum que duas informações se sobreponham e sejam consideradas como um único grupo. Certifique-se de verificar cuidadosamente os dados agrupados e, se necessário, ajustar as configurações de agrupamento para evitar essa sobreposição.

Use os recursos de filtragem para trabalhar com dados agrupados 

Uma das principais vantagens do agrupamento de dados no Excel é a capacidade de trabalhar com grandes conjuntos de informações. Para evitar sobrecarregar a planilha, utilize os recursos de filtragem para visualizar apenas as informações que são necessárias.

Verifique se os cálculos estão corretos 

No agrupamento no Excel, pode ser necessário realizar cálculos com os valores agrupados. Certifique-se de que esses cálculos estejam corretos e não incluam informações desnecessárias.

Como Agrupar no Excel?

Nesta seção, vamos entender como agrupar no Excel. 

Vamos primeiramente analisar os dados que temos para verificar quais informações podemos ocultar para que o usuário ainda tenha visão dos dados mais importantes.

Aqui temos um DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), é um relatório de demonstração contábil. Neste caso é possível observar que temos informações em negrito e abaixo delas temos informações que estão dentro delas, ou seja, fazem parte do cálculo.

Um exemplo prático e fácil de verificar é na linha 2 que temos a Receita Operacional Bruta, e nas linhas 3 e 4 temos duas informações que estão dentro desse valor. Então para evitar o método de ocultar que o Excel disponibiliza e dificultar o acesso a essa informação vamos utilizar a ferramenta Agrupar.

Essa opção se encontra dentro da guia Dados, então vamos selecionar as linhas 3 e 4 e em seguida utilizar essa ferramenta.

É possível observar que agora temos algumas informações no canto esquerdo da tabela, temos duas novas “colunas” e o símbolo de menos (que ao ser pressionado irá mostrar menos informações).

Desta forma é possível ocultar de uma forma mais intuitiva e mais fácil para que o usuário possa abrir as opções que deseja ver mais informações. Os números 1 e 2, que foram criados servem para que o usuário possa fechar todos os agrupamentos ou abrir todos eles ao mesmo tempo respectivamente. Isso serve para que o usuário não precise abrir um por um, ou fechar um por um.

Aqui podemos observar que todos os agrupamentos feitos (de forma manual) estão fechados, agora se pressionarmos o número 2 todos eles serão abertos.

É uma forma bem rápida e fácil de analisar todos os dados de uma vez. Outra forma que temos de fazer esse agrupamento é utilizando a opção AutoTópicos.

Para isso vamos desagrupar o que temos primeiro. Basta clicar no triângulo cinza ao lado da coluna A e em cima do número da linha 1, para que todas as células sejam selecionadas, em seguida basta selecionar a ferramenta Desagrupar.

Ao selecionar a opção de AutoTópicos vamos ter o seguinte resultado.

É possível observar que o Excel não faz todos os agrupamentos, mas já adianta bastante o serviço manual que o usuário terá que fazer. Agora basta agrupar o restante e tudo estará concluído.

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Perguntas frequentes sobre agrupar no Excel

Conclusão

Nesta aula aprendemos como agrupar no Excel, com uma maneira fácil e eficiente de ocultar alguns dados que podem ser facilmente mostrados novamente facilitar a visualização.

Lembrando que é possível agrupar itens dentro de outro agrupamento para fazer um maior detalhamento das informações.

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