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Postado em em 17 de julho de 2019

Validação de Dados – Lista Suspensa Condicionada no Excel

Nessa publicação vamos mostrar como utilizar e quais as aplicações mais comuns da validação de dados. Você vai entender a importância dessa ferramenta!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que é a Validação de Dados?

A Validação de Dados é uma ferramenta do Excel que permite ao usuário fazer uma validação em uma célula ou conjunto de células, ou seja, podem ser definidas as informações que serão aceitas dentro dessa célula. Isso quer dizer que podemos limitar os dados a serem inseridos, desta forma podemos impossibilitar alguns erros como colocar um número onde deveria ter um nome disponibilizar uma lista de informações para que o usuário escolha apenas alguma delas e nada mais.

Resumindo, é uma forma de limitar os dados que serão inseridos em uma célula com o objetivo de evitar erros e fazer com que o usuário coloque apenas os dados que foram pedidos.

Quando utilizar essa ferramenta?

Vamos utilizar a validação de dados quando temos que limitar os dados que serão inseridos em uma célula para evitar erros ou para evitar que dados incompatíveis sejam colocados dentro de uma célula, como é o caso do preenchimento de dados.

Por exemplo, se temos um campo de telefone não vamos querer que sejam colocadas letras. Outro caso é selecionarmos uma lista de dados que podem ser escolhidos pelo usuário para facilitar a utilização de uma tabela, o que também evita o esforço repetitivo de escrever as mesmas informações.

Neste exemplo, vamos utilizar a validação de dados por lista suspensa, ou seja, ao selecionar uma célula teremos uma seta que irá abrir uma lista de itens que podemos escolher para inserir dentro daquela célula.

 

Lista a ser preenchida

Lista a ser preenchida

 

O objetivo será utilizar a validação de dados nas duas primeiras colunas utilizando algumas informações auxiliares, que estão logo abaixo.

 

Opções de preenchimento

Opções de preenchimento

 

Como utilizar a Validação de Dados?

Vamos começar com a coluna A da primeira tabela, ou seja, a coluna de categoria. O primeiro passo é selecionar a célula a ser inserida a validação, neste caso vamos selecionar a célula A2. Feito isso, vamos até a guia Dados e então vamos selecionar a opção de Validação de Dados.

 

Validação de Dados

Validação de Dados

 

Feito isso, uma nova janela será aberta para que possamos escolher o tipo de validação a ser feita. Neste caso, vamos utilizar a validação de lista, ou seja, vamos informar ao Excel as opções que vão aparecer nessa lista para que ele possa criá-la somente com essas informações.

 

Opção de Lista

Opção de Lista

 

Ao selecionar essa opção o Excel muda o campo logo abaixo para que seja possível escrever ou selecionar um intervalo que contenha essas informações.

 

Opções da Validação de Dados

Opções da Validação de Dados

 

Como já temos as informações a serem utilizada na aba de Opções, vamos simplesmente clicar na seta ao lado do campo Fonte para que possamos selecionar nossos dados.

 

Dados da aba Opções

Dados da aba Opções

 

Feito isso, é possível mudar de aba e selecionar os dados da célula A1 até D1. Agora basta pressionar ENTER ou clicar novamente na seta ao lado campo e em seguida pressionar OK. Ao fazer isso a validação de dados foi efetuada na(s) célula(s) selecionadas.

 

Validação de Dados Completa

Validação de Dados Completa

 

A célula que foi validada ficará com uma seta ao lado para que a lista suspensa seja aberta. Desta forma, o usuário poderá selecionar a opção desejada. É possível efetuar essa validação para mais de uma célula ao mesmo tempo, mas para isso será necessário selecionar todas as células antes de criar a validação. Outra forma é copiando essa célula que foi validada e colando nas outras que deseja ter a validação.

É possível observar que foram colocadas apenas 4 informações nessa lista, então quando o usuário tentar colocar algum dado fora do que está na lista o Excel retorna um erro para indicar que não é possível colocar aquela informação por conta da validação que foi feita.

 

Mensagem de Erro

Mensagem de Erro

 

Essa é uma maneira de colocar apenas os dados que foram utilizadas para a validação e não permitir nenhum outro dado diferente deles.

Essa mensagem é padrão do Excel, no entanto podemos alterar essa mensagem de erro para que ela possa indicar melhor o motivo do erro ocorrido.

Para isso, é necessário selecionar todas as células utilizadas na validação e novamente selecionar a opção de Validação de Dados. Será aberta a mesma janela que foi vista anteriormente, mas agora vamos selecionar a aba de Alerta de erro.

Nesta parte podemos descrever melhor o motivo do erro e até mesmo colocar um título para ele.

 

Alerta de Erro

Alerta de Erro

 

Agora essa mensagem irá aparecer se o usuário tentar colocar algum dado fora do que está na lista. Com uma mensagem mais personalizada é muito mais fácil que o usuário entenda o motivo daquele erro e o que pode fazer em relação a ele.

 

Mensagem de Erro

Mensagem de Erro

 

Para a próximo parte temos que efetuar uma nova validação para a segunda coluna da nossa tabela, no entanto essa validação vai depender do item que foi escolhido na coluna de categoria, que são exatamente os dados que temos na aba opções.

O primeiro passo é irmos até a aba de opções, selecionar todos os dados de uma categoria e renomear o nome desse intervalo na Caixa de Nomes (que fica ao lado esquerdo da barra de fórmulas) para o nome da categoria que está indicada na coluna.

Selecionando os dados da coluna de bebidas, que vai da célula A2 até A8.

 

Dados da coluna A

Dados da coluna A

 

Alterando o nome da célula (que neste caso será todo o intervalo) para o nome do cabeçalho que é Bebidas.

 

Alterando na Caixa de Nomes

Alterando na Caixa de Nomes

 

Esse procedimento será repetido para todas as outras categorias.

Feito isso, podemos voltar a aba inicial e agora selecionar a célula B2 para criar uma validação de dados. Essa nova validação será um pouco diferente, pois agora não vamos selecionar uma lista, mas vamos escrever uma fórmula para que o Excel consiga obter aqueles valores dentro do intervalo que acabamos de selecionar baseado na seleção da coluna de categorias.

 

Configurando a Validação de Dados

Configurando a Validação de Dados

 

Feito isso, basta pressionar OK e teremos a nova validação efetuada na segunda coluna da tabela.

 

Validação concluída

Validação concluída

 

Agora a validação de dados da segunda coluna vai mudar de acordo com a seleção utilizada na coluna A.

 

Alterando a coluna A

Alterando a coluna A

 

É possível observar que agora temos uma validação de dados ligada a outra para que possamos ter uma tabela mais organizada e separada por categorias. Desta forma, é possível ter uma organização da segunda coluna baseada na seleção da primeira. Isso evita o acúmulo de dados desnecessários e evita com que usuários coloquem os produtos em categorias diferentes as quais não pertencem.

Para acessar outras publicações que também abordam o tema de Validação de Dados, acesse: https://www.hashtagtreinamentos.com/filtro-avancado-como-filtrar-tabela-no-excel-junto-com-validacao-de-dados-e-remover-duplicatas/