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Postado em em 17 de novembro de 2020

Planilha em Excel Profissional: Truques e Dicas

Planilha em Excel Profissional

Só de aplicar algumas dicas e truques simples você consegue criar uma planilha em Excel profissional que impressiona qualquer um!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo ou acesse o nosso canal do YouTube!

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Para que serve o design de planilha no Excel?

Serve para com que os usuários consigam uma planilha profissional começando do zero, ou seja, será possível pegar aquelas planilhas “normais” que puxa de outros programas ou recebe de outras pessoas e deixá-las em um nível profissional para facilitar a utilização e análise dos dados.

Quanto utilizar as planilhas profissionais?

Vamos utilizar esse tipo de planilha quando o objetivo é facilitar a visualização e também a utilização do usuário, ou seja, mesmo que ele não saiba nada de Excel vai conseguir fazer todas as análises que precisar sem ter problema algum foram que o usuário poderá apresentar uma planilha mais bonita ao invés das convencionais.

Como fazer uma Planilha em Excel Profissional?

Nesta aula vamos estar criando uma planilha profissional do zero, ou seja, vamos pegar os dados como geralmente são disponibilizados, sem qualquer formatação e vamos transformar em uma planilha profissional para arrancar elogios.

Base de dados inicial
Base de dados inicial

É possível observa nessa base de dados que não temos nenhuma separação dos dados a não ser as linhas de grade do próprio programa, não temos a identificação correta do cabeçalho. E o mais importante é que não temos a formatação das datas nem dos valores, então alguém leigo em Excel poderia pensar que as datas estão erradas.

O primeiro passo que vamos fazer é selecionar todas as colunas de A até F (selecionando nas próprias letras para que toda a coluna seja selecionada). Em seguida vamos clicar e arrastar em qualquer linha que separa essas colunas para deixá-las todas com a mesma largura e assim com uma melhor visualização dos dados.

Ajustando a largura das colunas
Ajustando a largura das colunas

Veja que agora já conseguimos visualizar melhor as informações de cada uma das colunas. O próximo passo é alterar o formato da primeira e última coluna para data e moeda e alinhar todas as informações a esquerda para manter um padrão.

Vamos fazer tudo isso com as ferramentas de alinhamento e número que se encontra na guia Página Inicial.

Ferramentas para formatação
Ferramentas para formatação
Dados formatados
Dados formatados

Agora nossa tabela já está começando a tomar forma e fica mais apresentável. Outro passo que é muito importante e deixa a planilha muito mais limpa é remover as linhas de grade, pois com isso essas linhas em cinza serão todas removidas.

Para isso basta ir até a guia Exibir e desmarcar a caixa de Linhas de Grade.

Removendo as linhas de grade
Removendo as linhas de grade

Em adição a isso vamos fazer algo que permite com que os novos dados continuem com a mesma formatação dos itens já na base de dados. É algo bem simples, basta selecionar todos os dados (pode utilizar o comando CTRL + T) ir até a guia Página Inicial e escolher a opção Formatar como Tabela.

Formatando como tabela
Formatando como tabela

Feito isso o usuário poderá escolher uma variedade de estilos já prontos para formatar seus dados como tabela.

Dados formatados como tabela
Dados formatados como tabela

OBS: A escolha do estilo pode variar de acordo com as cores da empresa ou da necessidade do usuário quanto a apresentação.

Agora vamos partir para o que vai facilitar a análise dos dados que é a Segmentação de Dados, ou seja, é uma espécie de filtro em forma de botão. Isso quer dizer que ao invés do usuário ir até a seta em cada coluna para filtrar a informação desejada basta clicar no botão para filtrar por aquela informação.

Para gerar esse filtro basta selecionar qualquer informação da tabela, ir até a guia Design da Tabela e clicar em Inserir Segmentação de Dados.

Inserindo a segmentação de dados - Planilha em Excel Profissional
Inserindo a segmentação de dados

Feito isso será aberta uma janela para que o usuário possa informar quais as informações que deseja filtrar. Neste caso vamos criar um filtro para Unidade e Produto.

Selecionando os filtros
Selecionando os filtros

Feito isso serão criados os filtros com as informações contidas em cada uma das colunas.

Resultado da segmentação de dados - Planilha em Excel Profissional
Resultado da segmentação de dados

Isso quer dizer que caso o usuário selecione qualquer uma das informações a tabela automaticamente fará o filtro baseado naquela seleção. Caso queira selecionar mais de 1 opção o usuário pode segurar a tecla CTRL e selecionar os outros filtros.

Testando a segmentação de dados
Testando a segmentação de dados

Neste caso fizemos uma seleção da unidade da Tijuca e do produto Camiseta Pima. É possível observar que toda a tabela está filtrada somente com essas duas informações, ou seja, é muito mais fácil de visualizar os dados se tivermos somente aquilo que queremos ao invés de todos os dados juntos.

Opções para formatar a segmentação de dados - Planilha em Excel Profissional
Opções para formatar a segmentação de dados

Veja que ao selecionar a segmentação de dados e ir até essa guia temos algumas opções de formatação e estilos, então o usuário poderá alterar de acordo com sua necessidade. Neste caso vamos alterar o estilo para ficar de acordo com a tabela.

Em seguida vamos remover o cabeçalho para que fique mais agradável a visualização. Para isso basta clicar com o botão direito e ir até a opção de Configurações da Segmentação de Dados.

Acessando as configurações da segmentação
Acessando as configurações da segmentação

Dentro dessa nova janela basta desmarcar a opção de cabeçalho e pressionar OK. Após a alteração de estilos ou qualquer outra formatação desejada vamos seguir para o próximo passo.

Segmentação de dados após formatação - Planilha em Excel Profissional
Segmentação de dados após formatação

OBS: Lembrando que a formatação e posicionamento vão de acordo com a necessidade e gosto do usuário.

Para o próximo passo vamos utilizar a fórmula SUBTOTAL para obter o total de unidades e o valor total do que for selecionado. É muito importante nesse passo utilizar essa função, pois ela irá efetuar o cálculo somente do que está visível dentro da tabela. Caso o usuário utilize SOMA, por exemplo, o Excel vai somar tudo sem levar em conta o filtro que foi aplicado.

Fórmula SUBTOTAL
Fórmula SUBTOTAL

Essa fórmula é bem simples, ela pede uma função, que o próprio Excel irá mostrar quais são as funções disponíveis e vai pedir o intervalo para efetuar o cálculo dessa função.

Obtendo o total das quantidades - Planilha em Excel Profissional
Obtendo o total das quantidades

Neste caso vamos colocar 9 que é o número da função de soma dentro do SUBTOTAL e o vamos selecionar a coluna de quantidade.

Agora na célula ao lado vamos fazer o mesmo procedimento, mas somando a coluna de valores para obtermos o valor total do que for selecionado. Lembrando de formatar esse valor após concluir a fórmula.

Quantidade e valor total
Quantidade e valor total

Aqui temos o valor total de unidades e o valor total em reais do que foi selecionado. Então a medida em que o usuário muda a seleção dos filtros esses valores serão alterados automaticamente.

Alterando os filtros
Alterando os filtros

Assim o usuário consegue tem uma noção desses valores sem ter que de fato calcular ou utilizar uma fórmula para ter esses resultados sempre que fizer uma filtragem. Para que essas duas informações fiquem mais visíveis vamos criar duas caixas de texto e vamos igualar essas caixas de textos a essas células.

Para isso basta ir até a guia Inserir, em seguida em Texto e por fim selecionar a opção Caixa de Texto.

Inserindo caixa de texto - Planilha em Excel Profissional
Inserindo caixa de texto

Com as caixas de textos criadas basta ir até a barra de fórmulas e igualar cada uma delas a uma das fórmulas que acabamos de criar.

Igualando a caixa de texto a uma célula
Igualando a caixa de texto a uma célula

Feito isso teremos duas caixas de textos ligadas as células, então sempre que o valor das células for alterado o valor dessas caixas também será alterado.

Caixas de texto com as referências das células - Planilha em Excel Profissional
Caixas de texto com as referências das células

Agora basta apenas formatar as caixas para que os valores inseridos fiquem mais visíveis. Por fim podemos inserir mais duas caixas de texto para explicar cada um dos valores.

Caixas de texto após formatação
Caixas de texto após formatação

Feito isso podemos criar mais 2 caixas para identificar cada segmentação de dados, mas uma coisa que é muito IMPORTANTE após criar essas caixas de texto é clicar nelas com o botão direito ir até Tamanho e Propriedades.

Alterando as propriedades das caixas de texto - Planilha em Excel Profissional
Alterando as propriedades das caixas de texto

Na guia que for aberta ao lado do programa vamos até a parte de Propriedades e vamos marcar a opção Não mover ou dimensionar com células.

Alterando a opção de dimensionamento automatico
Alterando a opção de dimensionamento automático

Esse passo é muito importante, pois os filtros ficam alterando as células e se o usuário não remover essa interação com as caixas de textos elas terão suas formatações alteradas sempre que utilizar um filtro diferente.

Feito isso já temos a nossa planilha em Excel profissional, onde o usuário pode alterar os formatos e a forma com que representa os dados da forma mais adequada.

Planilha em Excel Profissional
Planilha profissional completa

Neste caso temos uma forma em que uma pessoa que não conheça de Excel consegue utilizar normalmente para fazer as análises de Quantidade e Valor total por Unidade e Produto.

Então foi possível aprender a como transformar uma planilha que não tem nada, nem mesmo formatação para uma planilha em Excel profissional, que chama mais atenção e o melhor de tudo facilita muito a análise dos dados.

Caso queira melhorar ainda mais os seus relatórios para impressionar os colegas e o chefe temos outro post que fala de Dashboards que é parecido com o que foi feito nessa aula, ou seja, uma apresentação mais elaborada com uma cara mais profissional sem aquela cara de Excel que só possui tabelas:

https://www.hashtagtreinamentos.com/dashboard-excel/

Hashtag Treinamentos

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